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Tagesordnung

Tagesordnung. TOP 1 – Belegeingabe TOP 2 – Mittelabruf TOP 3 – Korrekturen TOP 4 - Indikatorenregistrierungssystem (IRS) TOP 5 – Verwendungsnachweis TOP 6 - Controlling (Ausgabeerklärung). Allgemeines.

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Presentation Transcript

  1. Tagesordnung TOP 1 – Belegeingabe TOP 2 – Mittelabruf TOP 3 – Korrekturen TOP 4 - Indikatorenregistrierungssystem (IRS) TOP 5 – Verwendungsnachweis TOP 6 - Controlling (Ausgabeerklärung) 2

  2. Allgemeines Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die KOM ist die Erfassung aller finanzieller und materieller Indikatoren Finanzielle Indikatoren werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst Materielle Indikatoren werden im Indikatorenregistratursystem (IRS) Daraus ergeben sich: Mittelabruf Verwendungsnachweis Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes gekennzeichnet. 3

  3. TOP 1 - Belegliste Abrechnung 4

  4. TOP 1 - Belegliste Belegliste Es werden folgende Belegarten unterschieden: Einnahmebeleg Ausgabebeleg Prüfbeleg Korrekturbeleg Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden Ein Beleg wird über sein Zahldatum, einen Mittelabruf bzw. einen Verwendungsnachweis zugeordnet 5

  5. TOP 1 - Belegliste Belegliste Eingabe erfolgt je Kostenposition 6

  6. TOP 1 - Belegliste Belegerfassung Liste der bereits erfassten Belege in der Ausgabenposition 7

  7. TOP 1 - Belegliste 8

  8. TOP 1 - Belegliste Prüfbeleg Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste Ein Prüfbeleg kann zu einem offenen oder einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung Prüfbelege werden immer in die aktuelle Abrechnung/ Mittelabruf einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt Prüfbelege können in Bezug zu einem bereits erfassten Beleg erstellt werden aber auch ohne Belegbezug 9

  9. TOP 1 - Belegliste Prüfbeleg 10

  10. TOP 1 - Belegliste Belegunabhängiger Prüfbeleg Liste der bereits erfassten Belege in der Ausgabenposition 11

  11. TOP 1 - Belegliste Belegunabhängiger Prüfbeleg 12

  12. Übung A Belegliste 13

  13. TOP 2 - Mittelabruf Mit einem Mittelabruf (MA) kann die ZGS die finanziellenIst-Indikatoren für einen bestimmten Zeitraum auf der Grundlage der im System erfassten Belege abrechnen und dokumentieren Ein Mittelabruf ist jederzeit während der Projektdurchführung möglich, mindestens jedoch zum Projektabschluss zusammen mit dem Verwendungsnachweis (VN) Zeitgleich ist immer nur ein Mittelabruf möglich Die Zuordnung der Belege zum Mittelabruf erfolgt über das Zahldatum (Zahldatum <= Datum des Mittelabrufs) Der Mittelabruf ist durch die ZGS zu prüfen und bei Anerkennung mit einer Freigabe zu bestätigen Bis zur Freigabe des Mittelabrufs können die dazugehörigen Belege bearbeitet und der Mittelabruf aktualisiert werden, nach Freigabe werden alle dazugehörigen Belege für eine Änderung gesperrt 14

  14. TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf - Ablauf 15

  15. TOP 2 - Mittelabruf 16

  16. TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf besteht aus 4 Teilen: Projektzuordnung (nur Anzeige) Ausgaben (Anzeige der Ausgaben nach Kostenarten) Gesamtausgaben (Anzeige der Summen Ausgaben, Einnahmen und zuschussfähige Gesamtausgaben) Finanzierung (zu bearbeiten) 17

  17. TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf bearbeiten Eingabe Muss identisch sein 18

  18. TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf aktualisieren Bei Änderungen an Belegen vor Freigabe des Mittelabrufs 19

  19. TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf freigeben 20

  20. TOP 2 - Mittelabruf 21

  21. TOP 3 - Korrekturen Korrekturbeleg Wurde ein Beleg im System mit falschen Angaben gespeichert und bereits mit einem Mittelabruf abgerechnet, muss die falsche Angabe mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten Mittelabrufs korrigiert werden Falscher Beleg verbleibt unverändert im System Der Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen Beleg verbunden Korrekturbeleg muss erläutert werden 22

  22. TOP 3 - Korrekturen 23

  23. Übung B Mittelabruf und Korrekturbeleg 24

  24. TOP 4 – Indikatorenregistrierungssystem (IRS) In Abhängigkeit zur Aktion werden im IRS projektbezogen die relevanten materiellen Indikatoren mindestens zum Abschluss des Projektes gespeichert Das IRS ist Voraussetzung für die erfolgreiche Erstellung eines Verwendungsnachweises 25

  25. TOP 4 – Indikatorenregistrierungssystem (IRS) 26

  26. Übung C Indikatorenregistrierungssystem (IRS) 27

  27. TOP 5 - Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis Mit einem Verwendungsnachweis (VN) wird das Vorhaben finanziell und materiell endabgerechnet. Voraussetzung: 1. es wurde mindestens 1 Mittelabruf erstellt, geprüft und bedient 2. die materiellen Indikatoren wurden erfasst 3. alle Änderungsanträge sind bewilligt. 28

  28. TOP 5 - Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis - Ablauf 29

  29. TOP 5 - Verwendungsnachweis Abrechnung - Verwendungsnachweis 30

  30. TOP 5 - Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis 31

  31. TOP 5 - Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis freigeben 32

  32. Übung D Login und Projektauswahl 33

  33. TOP 6 – Controlling 34

  34. TOP 6 – Controlling 35

  35. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 36

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