Jungtinis techninis sekretoriatas Rygoje info @latlit.eu

1. 2007–2013 m. Latvijos ir Lietuvos bendradarbiavimo per sieną programa PRAKTINIAI MOKYMAI “Kaip paruošti gerą projekto paraišką?” 3-asis kvietimas teikti paraiškas • “Projekto biudžetas” Jungtinis techninis sekretoriatas Rygoje info@latlit.eu 2010 m. sausio 18-19 d. Klaipėda, Panevėžys

2. Turinys • Bendrosios taisyklės • Išlaidų tinkamumas • Biudžeto eilutės • Netinkamų finansuoti išlaidų pavyzdžiai • Projekto pajamos, išlaidų pasidalijimas, 10%-20% taisyklės, lėšų panaikinimas • Biudžeto pakeitimai • Atsiskaitymas, kontrolė • PF projekto biudžeto pildymo klaidos • Biudžeto planavimas • Biudžeto planavimo ir paraiškos pildymo pavyzdys

3. Teisinė bazė • Programos dokumentas (Programme Document) • Programos vadovas (Programme Manual) • Nacionalinės išlaidų tinkamumo taisyklės • Guidelines for the First Level Controllers (Vadovas pirmojo lygio kontrolieriams) • (www.latlit.eu /How to implement / Reporting) • www.latlit.eu • Susiję ESir nacionaliniai teisės aktai • www.latlit.eu • www.esbendradarbiavimas.lt • Taikomos griežtesnės taisyklės!

4. Bendrosios taisyklės (1) • Geras finansų valdymas (Sound Financial Management) • (Council Regulation no 1605/2002 of 25 June 2002) • Ekonomiškumas – reikalingi ištekliai turi būti prieinami reikiamu laiku, pakankamo dydžio, kokybės bei geriausia kaina • Našumas – geriausias panaudotų išteklių ir pasiektų rezultatų santykis • Efektyvumas – konkrečių nustatytų tikslų įvykdymas ir planuotų rezultatų pasiekimas

5. Bendrosios taisyklės (2) • Vengti korupcijos ir interesų konfliktų situacijų • Vengti dvigubo finansavimo • Projekto rezultatų nuosavybė • Nauda visuomenei • Draudžiamos subrangos sutartys tarp projekto partnerių

6. Išlaidų tinkamumas finansuoti • Tiesiogiai su projektu susijusios išlaidos • Išlaidos atitinka gero finansų valdymo (ekonomiškumo, našumo ir efektyvumo) ir skaidrumo principus • Projekto partnerio/vad.partnerio patirtos ir apmokėtos išlaidos • Realiai apmokėtos išlaidos • Išlaidos priskirtos tinkamai biudžeto eilutei (BE) ir veiklos paketui (VP) • Išlaidos patirtos ir apmokėtos projekto metu (išskyrus projekto rengimo išlaidas) • Už išlaidas atsiskaityta tame pačiame periode kaip ir buvo sumokėta (išskyrus projekto rengimo išlaidas)

7. Išlaidų tinkamumas finansuoti • Išlaidos neturi viršyti paraiškos formoje nurodytų sumų: • bendro projekto biudžeto sumos • partnerio biudžeto sumos • Biudžeto eilutės (BE) sumos • Veikos paketo (VP) sumos • Išlaidos BE4-8 turi būti aprašytos paraiškos formoje • Realiai patirtomis išlaidomis taip pat gali būti laikomos: • pagal išankstinio apmokėjimo sąskaitą apmokėtos išlaidos rangovams, prekių tiekėjams ir paslaugų teikėjams, numatytos su rangovais, prekių tiekėjais ir paslaugų teikėjais sudarytose sutartyse • nepiniginis įnašas • netiesioginės projekto išlaidos ir nusidėvėjimo (amortizacijos) sąnaudos, jeigu jos apskaičiuotos laikantis Taisyklių, kitų Lietuvos Respublikos ir ES teisės aktų reikalavimų

8. Biudžeto eilutės • BE1 Personalas • BE2 Tiesioginės administracinės išlaidos • BE3 Netiesioginės administracinės išlaidos • BE4 Išorės paslaugos • BE5 Kelionės ir apgyvendinimas • BE6 Įranga ir infrastruktūra • BE7 Nepiniginis įnašas • BE8 Projekto parengimas

9. BE1: Personalo išlaidos • Darbo užmokestis • Įmokos į socialinio draudimo fondą, sveikatos draudimas, įmokos į pensijų fondą • Tiesiogiai projekte pagal darbo sutartį dirbančių partnerio institucijos darbuotojų darbo užmokestis • Apskaičiuojant darbo užmokestį turi būti taikomas faktinis darbo užmokesčio tarifas • Nacionalinių teisės aktų, Lietuvos išlaidų tinkamumo finansuoti taisyklių reikalavimai

10. BE1: Personalo išlaidos • Patvirtintos dokumentais, pagal kuriuos galima nustatyti realias atitinkamo partnerio sumokėtas išlaidas, pvz.: • darbo sutartys ir/arba dokumentai, kuriais nurodyti atlikti projekto darbai ir užmokestis, potvarkiai, laikaraščiai, skaičiavimų nustatyti projektui skirto personalo laiko vertę įrodymai • kasdienis personalo darbas, kuris būtų vykdomas nepriklausomai nuo projekto įgyvendinimo, nėra įskaitomas.

11. BE1: Personalo išlaidos • Išlaidos, sumokėtos pagal paslaugų sutartis ir (arba) autorines sutartis asmenims arba bendrovėms ir panašias sutartis pagal Civilinį kodeksą, negali būti priskirtos šiai BE. Jos turėtų būti priskirtos BE „Išorės paslaugos“. • Nacionalinės tinkamumo taisyklės - • Netinkamos išlaidos: • honorarai, kaip  yra apibrėžta  Lietuvos Respublikos Gyventojų pajamų mokesčio įstatymo (Žin., 2002, Nr. 73-3085; 2008, Nr. 149-6033) 2 straipsnio 5 dalyje • išeitinės išmokos, įmokos į pensijų ir kitus fondus  (išskyrus privalomas įmokas), premijos, vienkartiniai atlyginimų priedai ir kitos papildomos išmokos, kurios nėra susijusios su įprastomis darbo sutarties sąlygomis

12. BE1: Personalo išlaidos • Nacionalinės tinkamumo taisyklės – • Valstybės tarnautojų ir darbuotojų, kurių pareigybių skaičius yra tvirtinamas pagal Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo (Žin., 1999 Nr. 66-2130; 2002, Nr. 45-1708; 2007, Nr. 135-5453) 8 straipsnio 5 dalyje nustatytą tvarką, darbo užmokestis ir su juo susiję kitos įmokos laikomos tinkamomis finansuoti tik kaip Lietuvos partnerio nuosavo įnašo į projektą dalis ir negali būti didesnės nei išlaidų dalis, kurią sudaro Lietuvos partnerio nuosavas įnašas į projektą;

13. BE2: Tiesioginės administracinės išlaidos • Tiesiogiai su projektu (su biuro darbu) susijusios išlaidos • Svarbios projekto įgyvendinimui ir neatsirastų be projekto • Paremtos tiesioginėmis sąskaitomis, t.y. sąskaitos faktūros, išankstinio apmokėjimo sąskaitos, viešųjų pirkimų dokumentai, mokėjimo pavedimai, kasos išlaidų orderiai, kvitai, kasos čekiai

14. BE3: Netiesioginės administracinės išlaidos • Išlaidos tiesiogiai susijusios su biuro darbu ir projekto veikla • Proporcingai pagal pagrįstą ir aiškų metodą apskaičiuota reguliarių mėnesinių mokėjimų dalis Išlaidų dalies skaičiavimas yra paremtas: • personalo darbo laiku arba • biuro plotu naudojamu projektui iki 5 % viso tinkamo finansuoti projekto biudžeto

15. BE3: Netiesioginės administracinės išlaidos • Įrangos, kuri tiesiogiai susijusi su projektu, amortizacijos išlaidos yra laikomos tinkamomis finansuoti, jeigu: • šios įrangos pirkimas nebuvo finansuojamas iš nacionalinių arba Bendrijos fondų; • amortizacija apskaičiuota pagal atitinkamas apskaitos taisykles; ir • išlaidos yra iš projekto įgyvendinimo laikotarpio • Negalima įtraukti biuro baldų, kompiuterių ir kitos biuro įrangos pirkimo, nes tai turi būti priskirta BE6 „Įranga ir infrastruktūra“ • Nepriklausomų ekspertų administracinės išlaidos turi būti priskirtos prie išlaidų BE4 „Išorės paslaugos“

16. BE3: Netiesioginės administracinės išlaidos Indirect administration cost calculation tool (www.latlit.eu / 3rd call / planning tools)

17. BE4: Išorės paslaugos • Išlaidos, sumokėtos pagal sutartis ir sąskaitas išorės paslaugų teikėjams, kurie subrangos būdu vykdo tam tikras projekto užduotis(ir nėra įdarbinti projekte BE1) • Projekte negali subrangos būdu dalyvauti jo partneriai arba partnerio organizacijų darbuotojai • Turi būti vykdomi viešieji pirkimai • Planuojamos paslaugos turi būti nurodytos paraiškos formoje • Jeigu techninės dokumentacijos rengimo išlaidos pagal šią BE viršija 50 000 eurų, pareiškėjas turi pateikti galimybių studiją

18. BE5:Kelionės ir apgyvendinimas • Partnerių institucijų darbuotojų kelionės ir apgyvendinimo išlaidos, susijusios su jų dalyvavimu projekto veiklose • Dienpinigiai, kelionės išlaidos, apgyvendinimo išlaidos, kelionių draudimas ... • Ekonomiškiausia arba tinkamiausia transporto priemonė • Nepaisant projekto partnerio teisinio statuso dienpinigių tarifas ir apgyvendinimo išlaidos negali viršyti nacionaliniuose teisės aktuose valstybinėms institucijoms nustatytų ribų • Pasiekus ribas numatytas nacionalinėse viešųjų pirkimų taisyklėse jų reikia laikytis renkantis užduotį atliksiančią bendrovę arba asmenį

19. BE5:Kelionės ir apgyvendinimas • Dienpinigiai gali būti mokami tik asmenims, kurie dirba partnerių organizacijose pagal darbo sutartis • Patvirtintais atvejais projekto partneriai turi galimybę padengti svečių kelionės ir apgyvendinimo išlaidas ir priskirti jas šiai BE • Projekto veikloje dalyvaujančių nepriklausomų ekspertų kelionės ir apgyvendinimo išlaidos turi būti įtrauktos į BE4 „Išorės paslaugos“

20. Biudžeto eilutės Kelionės ir pagyvendinimas: Personalo Svečių Išorinių ekspertų Administracinės išlaidos: Personalo Išorinių ekspertų • BE1 Personalas • BE2 Tiesioginės administracinės išlaidos • BE3 Netiesioginės administracinės išlaidos • BE4 Išorės paslaugos • BE5 Kelionės ir apgyvendinimas • BE6 Įranga ir infrastruktūra • BE7 Nepiniginis įnašas • BE8 Projekto parengimas • BE1 Personalas • BE2 Tiesioginės administracinės išlaidos • BE3 Netiesioginės administracinės išlaidos • BE4 Išorės paslaugos • BE5 Kelionės ir apgyvendinimas • BE6 Įranga ir infrastruktūra • BE7 Nepiniginis įnašas • BE8 Projekto parengimas

21. BE6: Įranga ir infrastruktūra • Įrangospirkimas,statybosarbaremontodarbai • Paraiškos formoje pateikti investicinių išlaidų detalizavimą (AF, V.BL6) • Investicijos turi būti skirtos viešajam naudojimui • Nuosavybės ir naudojimo būdo negalima keisti 5 metus nuo projekto pabaigos • Partneris turi būti žemės savininkas ir/arba turi turėti teisę statyti šioje žemėje • Turi būti vykdomi viešieji pirkimai • Su paraiškos forma turi būti pateikti visi statybų techniniai dokumentai • Jeigu išlaidos pagal šią BE viršija 50 000 eurų, reikia pateikti galimybių studiją

22. BE6: Įranga ir infrastruktūra • Subsidijuojamų investicijų nuvertėjimo išlaidos negali būti apskaitomos projekto buhalterijoje • Visa iš dalies finansuojama įranga ir investicijos turi atitikti informavimo ir viešinimo taisykles • Nacionalinės tinkamumo taisyklės - • tinkamos tik specializuotų transporto priemonių pirkimo išlaidos

23. BE7: Nepiniginis įnašas • Tik nemokamas savanoriškas darbas • Apskaičiuojant laikytis minimalaus oficialaus mėnesio ar valandos tarifo • Darbuotojų, dirbančių partnerio institucijoje pagal darbo sutartis ir gaunantiems reguliarų atlyginimą, darbas nelaikomos nepiniginiu įnašu • Partnerio nemokamo savanoriško darbo vertė negali viršyti partnerio nacionalinio įnašo, t.y. 15 %

24. BE8:Projekto rengimo išlaidos • Išlaidos ne anksčiau kaip prieš 24 mėnesius iki JSVK sprendimo • Išlaidos turi būti nurodytos paraiškos formoje • Tinkamos finansuoti išlaidos: • techninės dokumentacijos rengimas (galimybių studijos/ investicinio projekto, techninio projekto, poveikio aplinkai įvertinimo, statybos leidimų) • galimybių studijos vertimas • paraiškos formos vertimas • Maksimali projekto rengimo išlaidų suma – iki 5% viso tinkamo finansuoti projekto biudžeto, bet ne daugiau kaip 50 000 eurų, kuri iš jų yra mažesnė • Rengimo išlaidos turi atitikti taisykles taikytinas BE „Išorės paslaugos“ ir išlaidų tinkamumo finansuoti taisykles

25. Netinkamų finansuoti išlaidų pavyzdžiai • PVM, kiti mokesčiai ir įmokos, jeigu teisiškai jie yra grąžintini • Subrangos išlaidos tarp projekto partnerių • Išlaidos ne projekto trukmės laikotarpiu, išskyrus projekto rengimo išlaidas • Neturinčios tiesioginio ryšio su projekto veikla • Už subrangos paslaugas, jeigu nebuvo laikomasi viešųjų pirkimų taisyklių • Prabangos prekės ir paslaugos, dovanos • Jau finansuotos iš Europos arba kitų tarptautinių arba nacionalinių fondų • Bankų pavedimai Lietuvoje • Mokėjimai už politinę arba religinę veiklą • Baudos, finansinės sankcijos ir bylinėjimosi išlaidos • Valiutų keitimo nuostoliai

26. Netinkamų finansuoti išlaidų pavyzdžiai • Turto pirkto iš Vyriausybės arba Europos Bendrijos dotacijų nuvertėjimas, amortizacija ir vertės sumažėjimas • Paskolos • Nepiniginis įnašas, išskyrus savanorišką neapmokamą darbą • Nenumatytos išlaidos • (Programos vadovas, skyrius 9.6)

27. Projekto pajamos • Pajamos yra reglamentuotos Tarybos reglamento (EB) Nr. 1083/2006 55 straipsniu, pagal kurį projektas, iš kurio gaunamos pajamos, apibrėžiamas taip: • „...veiksmas, susijęs su investicijomis į infrastruktūrą, už kurios naudojimą naudotojai tiesiogiai moka mokesčius, arba veiksmas, susijęs su žemės ar pastatų pardavimu, arba nuoma, arba kitu mokamų paslaugų teikimu“. • Visos pajamos gautos įgyvendinant projektą ir 5 metus nuo jo užbaigimo turi būti atskaičiuotos nuo tinkamų finansuoti išlaidų sumos. • Pvz.: seminaro, konferencijos dalyvio mokestis, • įmoka už brošiūras, knygas, • pajamos už nuomą, • pajamos už paslaugas. 27

28. 10% ir 20% taisyklės • Ne daugiau kaip 20% Programos finansavimo gali būti skirta Kauno apskričiai (gretutinė teritorija). • Ne daugiau kaip 10% Programos finansavimo gali būti skirta išlaidoms už Programos ir ES ribų. • Taisyklės galioja Programos (ne projektų) lygyje. 28

29. Išlaidų pasidalijimas • Projekto išlaidų pasidalijimas – tai tam tikrų projekto išlaidų paskirstymas tarp projekto partnerių pagal aiškų ir teisingą metodą, laikantis nacionalinių teisės aktų reikalavimų. • Vykdantysis partneris (Implementing Partner) • Mokantieji partneriai (Paying Partners) • Išlaidų pasidalijimo procese dalyvauja: • 1. vadovaujantysis partneris ir jo pirmojo lygio kontrolierius • 2. vykdantysis partneris ir jo pirmojo lygio kontrolierius • 3. mokantieji partneriai ir jų pirmojo lygio kontrolieriai. • Daugiau informacijos – Programos vadove, skyrius 8.4 ir dokumente FLC Guidelines Cost sharing

30. Lėšų panaikinimas De-commitment • Lėšų panaikinimo procedūra gali būti taikoma projektams: • ilgesniems nei du ataskaitiniai laikotarpiai • kurie yra antroje įgyvendinimo pusėje • kurie daugiau kaip 20 % nevykdo išlaidų įsisavinimo plano Todėl svarbu, kad projektai: • atsakingai vertintų savo išlaidų prognozę • būtų pasirengę greitai pradėti projekto įgyvendinimą po jo patvirtinimo • laiku ir pilnai atsiskaitytų

31. Lėšų įsisavinimas (INTERREG IIIB)

32. Pakeitimai biudžete • Leidžiamasbiudžetoperskirstymastarp: • Biudžetoeilučių • Veiklos paketų ir • projektopartnerių jeigu tai nesudarodaugiaukaip 30% bendroprojektobiudžeto • Atlikti biudžetopakeitimusgalima tik vienąkartą per projektoįgyvendinimą • Geraipagrįstaisatvejaisprojektas gali būti pratęstas, bet ne ilgesniamkaip 6 mėnesiųlaikotarpiui • Negalimaprašytiprojektopratęsimo, jeigujisbaigtasvykdyti

33. Projekto pradžios data VP pasirašo PS ir stiunčia JTS su Partnership Agreemnet ir Annex 2 Projektas patvirtintas VP gauna PS Max 2 savaitės Max 1 mėn po pasirašymo Projekto pradžios data 18d. 2010

34. Atsiskaitymo periodai • Projekto įgyvendinimas yra suskirstytas į šešių mėnesių laikotarpius – ataskaitos JTS kas 6 mėn. • Nustatyti tikslūs ataskaitiniai laikotarpiai konkrečiam kvietimui teikti paraiškas (visiems projektamsvienodi!) • Liepos 1 d. – gruodžio 31 d. • sausio 1 d. – birželio 30 d. • Pirmasis ir paskutinis ataskaitinis laikotarpis gali būti trumpesnis arba ilgesnis

35. Atsiskaitymo tvarka 1 periodas 2 periodas 3 periodas Projekto pradžia Partnerio pažangos ataskaita <= 1 mėn. Patvirtinta partnerio pažangos ataskaita <= 10 darbo dienų >= 10 darbo dienų Bendra projekto pažangos ataskaita JTS tikrina PLK PLK TI 3 savaitės VP PP ~10 darbo dienų PLK mėn 0 15 6 9 Max 3 mėn Max 6 mėn 9

36. Kontrolė • Pirmojo lygio kontrolė – 100 % išlaidų, veiklų, informavimo/viešinimo reikalavimų įgyvendinimo patikrinimas (visi partneriai) • Auditas (atlieka nacionalinės audito institucijos); rojektai auditui bus atrenkami atsitiktine tvarka • Kiti galimi patikrinimai (Europos Komisijos audito tarnybos, Europos auditorių teismas, nacionalinės institucijos, JTS/Vadovaujančioji institucija, Tvirtinančioji institucija) Projektai gali būti patikrinti ir jiems pasibaigus Tinkamas visų projekto dokumentų laikymas bent iki 2021 12 31

37. Klaidos pildant PF (1) • Išlaidos nėra pakankamai detalizuotos ir aprašytos • Išlaidų aprašymas yra galimybių studijoje ir nėra paraiškos formoje • Projekto biužetas nėra proporcingai paskirstytas tarp partnerių (ir nėra pagrindimo) • Biudžete nėra planuotas mokestis už pirmo lygio kontrolės paslaugas Lietuvos partneriams (3-4% nuo Lietuvos partnerio biudžeto) • Paraiškos formos lentelėje nėra parodytos planuotos išlaidos Kauno apskrityje ir už Programos teritorijos ribų

38. Klaidos pildant PF (2) • Sumos, nurodytos paraiškos formoje, neatitinka sumoms, nurodytoms papildomuose dokumentuose (galimybių studijoje, techniniuose statybų dokumentuose) • Biudžeto planavimas buvo pradėtas nuo maksimaliai leistinos biudžeto sumos • Biudžeto planavimas buvo pradėtas nuo maksimaliai leistinos projekto trukmės • Paraiškos formoje nėra informacijos apie projekte dirbančių žmonių skaičių, jų vaidmenį, planuotų darbo valandų (dienų) skaičių ir darbo valandų (dienų) įkainį • Paraiškos formoje buvo pakeistos atsiskaitymo periodų pradžios ir pabaigos datos

39. Biudžeto planavimas (1) • Planuoti projekto veiklas ir pirkimus • Planuoti projekto Veikos paketus • Planuoti visas projekto išlaidas • Kiekvienai planuotai išlaidai priskirti: • Projekto partnerį, kurio biudžetui ši išlaida bus priskirta; • Projekto atsiskaitymo periodą – kada išlaida bus patirta; • Atitinkamą Veiklos paketą; • Atitinkamą Biudžeto eilutę.

40. Biudžeto planavimas (1) Piniginė vertė eur Partneris Atsiskait. periodas VP BE Užmokestis koordinatoriui VP 1,2 1 1 3107 Kelionės draudimas 30 PP 1 1 5 Dienpinigiai 50 VP 1 1 5 Knygos vertimas 2500 VP 1 2 4 Komp. prog. pirkimas 700 PP 2 4 6 ... ... ... ... ... ...