PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål

1. PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål Fö 3/9: Lite om ledarstilsteori / allmänt om projekt Fö 10/9: LIPS-modellen för projekt / dokument Fö 11/9: Extern föreläsare Hemtentamen: Uppgifter baserade på boken ”Handbok för mindre projekt”

2. PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål Vad är ett projekt? Bra utgångspunkt: En eller flera uppgifter som ska lösas på en begränsad tid och med begränsade mänskliga och ekonomiska resurser.

3. PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål • Viktiga egenskaper för projekt: • måste ha ett avslut • projektuppgiften måste vara tydlig • consensus (vara överens) om projektuppgiften • har beställare / utförare • klara och tydliga ansvarsförhållanden

4. Beställare / sponsor/ uppdragsgivare Expert- grupp Projektgrupp PL

5. PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål • Projektledaren kan styra mot ett lyckat projekt, • genom att: • använda ett metodiskt arbetssätt • utveckla ”ordning och reda” i gruppen • klargöra uppgiften för gruppen • fördela uppgifter och fatta beslut • följa upp och kontrollera projektets flöde • revidera planer vid behov • skapa en fungerande arbetsorganisation

6. PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål Vilka ”verktyg” har PL för att hantera arbetet? Gruppen: - arbetskontrakt - processanalys Uppgiften: - projektplanering - uppföljningssystem Uppdragsgiv. - referensgrupp - avstämningsmöten

7. LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton * Kan vi karaktärisera personer som har projektledande befattningar? * Finns det allmänna egenskaper?

8. LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton Hänsyn till gruppmedlemmarna Den ideale ledaren God kamratskap samvaro / kommunikation Låt-gå mentalitet Auktoritär ledarstil Hänsyn till projektuppgiften

9. Den ideale ledaren God kamratskap Låt-gå LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton Basmodell Arbetsinsatsen blir: Grupp Auktoritär Hög aktivitet Trivsamt Stora arbetsinsatser som för projektet framåt ”Sken-arbeten” Arbete enligt order!! Projekt

10. Den ideale ledaren God kamratskap Låt-gå LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton Basmodell Flödet av ideér blir: Grupp Auktoritär Inga ideér Bra som det är Idévänligt klimat Inga ideér Ideér endast från ledaren Projekt

11. Den ideale ledaren God kamratskap Låt-gå LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton Basmodell Vid konfliktsituationer: Grupp Auktoritär Slätas över Andan är viktigare Blottläggs och hanteras öppet Förhalas och glöms Ledaren visar att han/hon har rätt Projekt

12. LEDARSKAPSTEORI - Hersey / Blanchard Relationsorientering Samrådande ledarstil Övertygande ledarstil Delegerande ledarstil Instruerande ledarstil Uppgiftsorientering Vilken ledarstil som används beror på medarbetarnas kompetens, säger forskarna!

13. LEDARSKAPSTEORI - Hersey / Blanchard Relationsorientering Samrådande ledarstil Övertygande ledarstil Delegerande ledarstil Instruerande ledarstil Uppgiftsorientering Medarbetarnas kompetens Hög Måttlig Låg

14. PROJEKTUPPFÖLJNING Flera variabler som påverkar projektet: * tid * uppgiftens art * pengar * kvalitetskrav * medarbetarnas tillgänglighet (arbetsvilja) * yttre omständigheter (oförutsedda)

15. PROJEKTUPPFÖLJNING Uppföljningen underlättas av: * projektmöten * avstämningstillfällen, milstolpar (milestones) * beslutspunkter, grindhål (tollgate) Mätbara mål underlättar!

16. PROJEKTFÖRBEREDELSER (från boken ”Handbok för mindre projekt”) Hur börjar arbetet?

17. PROJEKTFÖRBEREDELSER Projekt behöver ”genomlysas” t.ex. på följande sätt: 1. Gör en nedbrytning (WBS = work breakdown structure) 2. Identifiera arbetsuppgifter (halv dag --> vecka) 3. Identifiera vad som beror av vad Uppgift 1 Uppgift 4 Uppgift 5 Uppgift 2 Uppgift 3

18. PROJEKTFÖRBEREDELSER Projekt behöver ”genomlysas” t.ex. på följande sätt: 1. Gör en nedbrytning (WBS = work breakdown structure) 2. Identifiera arbetsuppgifter (halv dag --> vecka) 3. Identifiera vad som beror av vad 4. Gör tidsuppskattningar av varje arbetsmoment

19. PROJEKTFÖRBEREDELSER Tidsuppskattningar enligt trepunktsmetoden (s.27): Deltagare Minimal tid (veckor) Maximal tid (veckor) Kalle 2 5 Pelle 1 4 Anna 2 6 Britta 2 3 Ger medel c:a 3.1 veckor Beräkna variansjusterad tid: T = (max+4*medel+min)/6 = 3.3 veckor

20. PROJEKTFÖRBEREDELSER Tidsuppskattningar enligt trepunktsmetoden (s.27): Deltagare Minimal tid (veckor) Maximal tid (veckor) Kalle (2) 1 (5) 6 Pelle (1) 1 (4) 4 Anna (2) 1 (6) 7 Britta (2) 1 (3) 4 Ger medel c:a 3.1 veckor Beräkna variansjusterad tid: T = (max+4*medel+min)/6 = 3.3 veckor

21. PROJEKTFÖRBEREDELSER Tidsuppskattningar enligt trepunktsmetoden (s.27): Deltagare Minimal tid (veckor) Maximal tid (veckor) Kalle (2) 1 (5) 6 Pelle (1) 1 (4) 4 Anna (2) 1 (6) 7 Britta (2) 1 (3) 4 Ger medel c:a 3.1 veckor Ger också medel c:a 3.1 veckor, trots att medlemmarna är mer osäkra!! Beräkna variansjusterad tid: T = (max+4*medel+min)/6 = 3.3 veckor Beräkna variansjusterad tid: T = (max+4*medel+min)/6 = 3.4 veckor (rimligt!!)

22. PROJEKTFÖRBEREDELSER Projekt behöver ”genomlysas” t.ex. på följande sätt: 1. Gör en nedbrytning (WBS = work breakdown structure) 2. Identifiera arbetsuppgifter (halv dag --> vecka) 3. Identifiera vad som beror av vad 4. Gör tidsuppskattningar av varje arbetsmoment 5. Identifiera kritiska linjen, dvs den längsta kedjan av beroende aktiviteter 6. Fördela resurser, dvs vem gör vad / vem ansvarar för vad