Espaces de travail collaboratif et e-organisation

1. Espaces de travail collaboratif et e-organisation Journées Réseaux humains / Réseaux technologiques Miguel Membrado Fondateur & Directeur Général (c) 2003 - Mayetic

2. Présentation de Mayetic • Création de Mayetic en 1996 • Spécialité : le web collaboratif • Créée autour d’une e-organisation innovante • Produits principaux principaux • mayeticVillage, espaces de travail collaboratif • Vikao, agrégateur de documents multi-format • Web Content Manager, gestion de contenu web • 10/2000 : Mayetic lance mayeticVillage.net, service gratuit d’expérimentation et d’usage illimité • > Web : 45.000 membres, 3.000 organismes, 92 pays • 01/2002 : Lancement des offres entreprise mayeticVillage • > Version entreprise : 32 références (pme, grands comptes,…) • 09/2002 : Investissement de CDC-KINEON (Caisse des Dépôts et Consignations) dans Mayetic (2,2 M€) (c) 2003 - Mayetic

3. Travail Collaboratif - les constats • Plates-formes classiques de groupware (Lotus Notes, Microsoft Exchange, …) • ne permettent pas l’appropriation des outils par les utilisateurs • sont fort peu accessibles aux budgets et aux réalités de la plupart des organisations • génèrent des problèmes de compatibilité entre intranets, extranets et/ou outils de groupware • Les organisations ont besoin d’une réactivité optimale face aux besoins du marché • de plus en plus d’information à produire, gérer, classer, partager, valider, archiver, traiter, publier, ... • le management par projet est une évidence (nécessité d’une vision transversale) • Saturation des boites aux lettres • les boîte aux lettres sont devenues, par défaut d’autre solution, des outils de collaboration (c) 2003 - Mayetic

4. Une nouvelle génération d’outils • Notion d’espaces de travail collaboratif apparaît fin 90 et révolutionne le monde du collaboratif • La plupart des applications collaboratives sont les mêmes et peuvent être bâties sur des principes génériques • 3 axes majeurs • De la messagerie aux espaces de travail collaboratif • Du groupware aux espaces de travail collaboratif • De la collaboration à la publication dynamique (c) 2003 - Mayetic

5. 1. De la messagerie auxespaces de travail collaboratif • Messagerie : seul outil de travail collaboratif de la plupart des utilisateurs et des entreprises ! • Fichiers attachés • Gestion de dossiers • Quelques problématiques : • Regrouper un ensemble de documents pour envoi • Rechercher la dernière version d’un document • Dilapidation des espaces de stockage de l’entreprise • Illustrations… (c) 2003 - Mayetic

6. Saturation Seul outil de travail collaboratif de la plupart des utilisateurs et des entreprises : messagerie • Problématique 1 : Saturation, Dossiers persos, Versions de documents • Problématique 2 : Enchevêtrement et désorganisation de l’information (c) 2003 - Mayetic

7. 2 K 2 K 2 K 2 K 2 K 2 K 2 K 100K Espace de travail collaboratif A la 1ère étape, notification par mail sans .doc 14 k, à la 2ème : 14k, à la 3eme 14k, etc… 100K 100K 100K 100K 100K 100K 100K 100K Seul outil de travail collaboratif de la plupart des utilisateurs et des entreprises : messagerie • Problématique 3 : Dilapidation des espaces de stockage de l’entreprise et dispersion de l’information A la 1ère étape de collaboration un .doc de 100k = 800k sur les serveurs et mail box A la 2eme étape de collaboration un .doc de 100k = 1400 k sur les serveurs, puis 2200 k, etc.. (c) 2003 - Mayetic

8. De la messagerie auxespaces de travail collaboratif • En résumé, exemples de problématiques : • Regrouper un ensemble de documents pour envoi • Rechercher la dernière version d’un document • Dilapidation des espaces de stockage de l’entreprise • Conséquences : • Saturation des boites aux lettres • Les logiciels de groupware n’ont pas résolu le problème • Quelles alternatives ? • Les espaces de travail collaboratif résolvent directement ces points • Nous le vérifions tous les jours depuis 3 ans ! • Pourquoi ? …/… (c) 2003 - Mayetic

9. Espaces de travail collaboratif Collaboration Messagerie Communication Bureautique Production Une vision génériquedu travail collaboratif Concepts génériques (c) 2003 - Mayetic

10. 2. Du groupware auxespaces de travail collaboratif • Le Self-Service • Création en self service des espaces de travail, 24h24, 7j/7 • Organisation et Structuration des espaces par les gestionnaires/utilisateurs eux-mêmes • Le Prêt à l’emploi • Toutes les fonctions collaboratives directement disponibles aux utilisateurs finaux • Prise en compte complète de la chaîne collaborative (de la production à la publication, en passant par la révision/validation) • L’accès 100% Web • Plus de contraintede client propriétaire • Accès Universel aux espaces de travail (intranet, extranet,…) • L’accès Off-line • Pouvoir continuer à travailler sans connexion au LAN ou à internet (c) 2003 - Mayetic

11. Couverture fonctionnelledes besoins collaboratifs • Avantages constatés • Orienté utilisateur • Disponibilités à 100% • Création et structuration d’un espace en qq minutes • Pas de programmation • Interface 100% web • Coûts d’acquisition les plus bas du marché • Véritable outil de productivité pour toute l’entreprise • Une véritable (r)évolution dans les entreprises (c) 2003 - Mayetic

12. 3. De la collaborationà la publication dynamique • Publication dynamique d’information • Chaîne de traitement collaborative • Création des documents en ligne • Modification / suppression / révision / validation en ligne • Publication des documents en ligne • Nécessité d’une chaîne cohérente • Consultation générique d’information • Nécessité de formats universels • Conversions à la volée en HTML • Conversions à la volée au format Vikao • Publication au format Acrobat (c) 2003 - Mayetic

13. Espaces de travail collaboratifFonctionnalités principales • Création d’espaces en self-service • Gestion des membres et des droits d’accès • Sous-espaces de travail privés • Création/modification/suppression de documents en ligne • Partage de fichiers • Publication de documents Office en HTML • Publication de toute application d’entreprise au format VIKAO • Importation de fichiers HTML et multi-média (flash, audio, vidéo, ...) • Gestion de versions de documents • Circuits de validations multiples • Moteur de recherche (avec indexation des fichiers) • Canaux d’informations internes ou externes • Suivi des usages (statistiques) • Collaboratif synchrone (chat, partage d’applications, réunions virtuelles, …) (c) 2003 - Mayetic

14. Structure d’un espace de travail • Membres • Pages • Dossiers • Salles • Membres • Pages • Dossiers • Salles • Etc… (c) 2003 - Mayetic

15. Principaux usages • Espaces projets • Du petit projet (2 personnes) aux gros projets (> 250 personnes) • Publication des planning (WinProject, PMW, etc…) ou de plans (AutoCAD, etc…) grâce à VIKAO • Référentiel documentaire des projets • Espaces de publication • Prise en charge d’une partie des publications de document de l’intranet • Publication vers les partenaires/fournisseurs/clients à travers l’extranet • Espaces « jetables » • Durées de vie courtes pour projets temporaires • Espaces knowledge management • Animation de communautés de pratiques • Capitalisation de connaissances (interconnexion possibles avec « mémoires d’entreprises » tels que Documentum, Domino.Doc, etc.) • Publication de nomenclatures produits • Retours d’expériences • Espaces Formation • Infrastructure indispensable aussi en présentiel/distantiel (c) 2003 - Mayetic

16. La solution mayeticVillage mayeticVillage =des espaces de travail collaboratifprêts à l’emploiet accessibles enself-service pourtous les utilisateurs • Service Web mayeticVillage.netgratuit • 200 Mo gratuits par espace créé, usage illimité • Offres payantes complémentaires de personnalisation ou d’affiliation • Produit mayeticVillage pour entreprises • Intranet / Extranet collaboratifs orientés utilisateurs • Club Med, France 3, OMD Europe, FNAC, CNP, etc. (c) 2003 - Mayetic

17. Grands Comptes Administrations PME/PMI ONG Associations TPE Universités Associations Etudiants 1,5 K€ 8 K€ 15 K€ 0 K€ mayeticVillage, une offre commerciale pour tous Offres Entreprises Offres Web (c) 2003 - Mayetic

18. Illustrations (c) 2003 - Mayetic

19. e-collaboration, e-organisation retours d’expériences (c) 2003 - Mayetic

20. Rex : Communautés à accès gratuit • Surprise : très peu de demande d’assistance… • Fréquentation assidue, quasi quotidiennesur 50% des eC => véritable outil de travail • Nombre moyen de membres par communauté ~ 7, avec grands écarts entre minis (1) et maxis (> 1.000) • Public hétérogène • Entreprises • Universités, Académies régionales, Lycées • Associations parents d’élèves • Collectivités locales (mairies, conseils régionaux, …) • Associations, ONG, … • Diffusion virale de l’utilisation des communautés => une fois formé, l’utilisation des communautés devient naturelle (c) 2003 - Mayetic

21. Rex : e-Organisation Mayetic • Originalité Mayetic = une e-Organisation depuis 1996 • 1ère société française 100% en télétravail • 30 personnes à ce jour • Un modèle unique et formalisé (thèse de 3ème cycle en cours) • Quatre piliers • Système d’information collaboratif (vital à la bonne marche) • Niveaux hiérarchiques minimum et management à distance • Rémunération fixe + variable pour toutes les fonctions • 100% mobile (bureaux fixes ou de proximité, télétravail, …) • Bienfaits • Turn over quasi inexistant • Réactivité maximale pour les clients • Équilibre vie professionnelle / familiale amélioré • Capacité à travailler de n’importe où (grèves ) (c) 2003 - Mayetic

22. Rex : Communautés Mayetic • Types d’utilisation • Intranet : communautés de travail et de publication • Extranet : pour tout projet, création d’une communauté entre Mayetic et le Client • Difficulté des nouveaux arrivants internes : • Culture collaborative dans le SI très rare ! • Réflexe messagerie omniprésent • 1 mois minimum pour intégrer les bons comportements • Bienfaits : • Proximité accrue entre Mayetic et ses clients ; modifie en substance la relation par ajout d’un élément de confiance • Référentiel d’information absolument unique (c) 2003 - Mayetic

23. Rex : Communautés d’entreprise • Le self-service attire en même temps qu’il pose problème • Liberté par rapport au service informatique • Question posée : qui a le droit de créer des communautés ? => Solution d’avenir pour la plupart des applications • Pb de la dispersion de l’information • Créer des communautés modèles prêtes à l’emploi en fonction des thèmes • Fort élément structurant pour l’organisation • Rapidité d’appropriation des concept par les utilisateurs • Les organisateurs ont enfin un outil à leur disposition pour promouvoir l’organisation et sa cohérence (c) 2003 - Mayetic

24. Conclusion finale… • Les espaces de travail collaboratifs modifient les méthodes de travail • Il faut changer ses comportements • C’est un vrai saut qualitatif« positif » à effectuer, impliquant un accompagnement important et une volonté forte • Le travail collaboratif et les outils associés seront bientôt présents partout, c’est une évolution incontournable • De la e-collaboration à la e-organisation • C’est possible, et ça marche … sacrément bien  ! (c) 2003 - Mayetic

25. Quelques ressources • http://www.mayeticvillage.fr => Français • http://www.mayeticvillage.com => Anglais • http://es.mayeticvillage.com => Espagnol • FAQ + Forum + Formations en lignes accessibles à partir des pages d’accueil N’hésitez pas à créer des communautés et à faire connaître mayeticVillage autour de vous ;-) (c) 2003 - Mayetic

26. Questions / Réponses (c) 2003 - Mayetic