Normas Técnicas de Control Interno

1. Normas Técnicas de Control Interno

2. Seguridad razonable Los SCI no son infalibles porque tienen limitaciones inherentes: • El establecimiento de controles se basa en consideraciones de beneficio-costo • Los juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosos • El fracaso puede provenir de fallas humanas como errores o irregularidades • La Administración puede desbordar su propio sistema

3. Concepto de Normas Técnicas • Establecen criterios profesionales para ser observados en las distintas áreas de administración financiera, operacionales, de programas y proyectos, por lo que constituyen las guías básicas de aplicación general con carácter obligatorio en las entidades u organismos estatales.

4. Técnicas de C:I Son el conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar, y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al procesar y registrar las transacciones. Por consiguiente deben ser aplicadas con el propósito de obtener una certeza razonable de que el objetivo del control interno se logra total o parcialmente. Autorización Comparación Verificación de cumplimiento Doble verificación Control Previo Validación Reejecución Segregación de funciones, Acceso restringido, Supervisión Auditoría Interna Aseguramiento Numeración secuencial Verificación aritmética Archivos Especialización funcional

5. Procedimientos de C.I • Los siguientes procedimientos son esenciales para el control de los recursos humanos, financieros y materiales: Responsabilidades delimitadas Segregación de funciones Ningún empleado debe ser Responsable de una Transacción completa Instrucciones por escrito fianzas para Protección de los Recursos Públicos Control y uso de Formularios prenumerados Evitar el uso de dinero en efectivo Uso de un mínimo de cuentas bancarias y firmas mancomunadas. Depósitos oportunos e intactos.

6. Principios de C:I • Los principios de C:I son valores institucionales que sirven de base o cimientos en toda administración pública, con el propósito de alcanzar los objetivos programados. Equidad Moralidad Eficacia Eficiencia Economía Rendición de cuentas Preservación del Medio Ambiente

7. NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO (NTCI) • APENDICE I • ACTIVIDADES DE CONTROL APLICABLES A LOS SISTEMAS DE • ADMINISTRACIÓN (Son 9 Sistemas) • Organización Administrativa(14) • Administración de los Recursos Humanos(15) • Planeación y Programación(10) • Presupuesto(10) • Administración Financiera(18) • Contabilidad Integrada(11) • Contratación y Administración de Bienes y Servicios(24) • Inversiones en Proyectos y Programas(5) • Tecnología de la Información(7) • 114 elementos

8. (SON 14 FACTORES O ELEMENTOS) • 1. Estructura Organizacional • 2. Delegación de Autoridad y Unidad de Mando • 3. Canales de Comunicación • 4. Gerencia por Excepción • 5. Gerencia por Resultados • 6. Separación de Funciones Incompatibles • 7. Supervisión • 8. Procedimientos • 9. Documentos de Respaldo • 10. Control y Uso de Formularios Prenumerados • 11. Archivo de Documentación • 12. Control de Sistemas Automatizados • 13. Unidad de Sistema • 14. Custodia de los Recursos y Registro 111.ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

9. 1. 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL • Cada Entidad se organizará en función de su visión, • misión y objetivos institucionales, concordantes con • las disposiciones del Organismo Rector correspon- • diente, los principios generales de organización y • las NTCI. • La Estructura Organizacional debe estar subordinada a • la Planeación Estratégica de la Entidad. • Formalizarse en un Manual de Organización conforme • la naturaleza de sus operaciones.

10. 1.2 Delegación de Autoridad y Unidad de Mando • Fijación de los niveles de autoridad en los niveles de • mando, separando actividades incompatibles de modo • que cada ejecutivo asuma sus responsabilidades • Niveles superiores deben delegar autoridad a los niveles • menores a fin de que tomen sus decisiones conforme sus • funciones asignadas • Mantener el principio de unidad de mando en todos los • niveles, lo que significa que debe ser responsables de • sus actuaciones y funciones

11. 1.3 Canales de Comunicación Debe haber líneas de comunicación recíprocas entre todos los niveles de la Entidad de manera que permita una fluidez de las transacciones y de las desiciones gerenciales. 1.4 Gerencia por excepción El Máximo Ejecutivo y los distintos jefes de áreas, sólo deberán decidir sobre asuntos que no puedan decidir los niveles menores, orientando su atención a los asuntos de significación y trascendencia, al análisis y formulación de programas y proyectos, evaluación de la gestión por indicadores y otros de importancia.

12. 1.5 Gerencia por Resultados • Enfoque conceptual de gerencia por resultados, aplica- • dos a la organización en concordancia con la Planeación • Estratégica y la Programación de Operaciones. • Este enfoque significa establecer objetivos, metas, activi- • dades y tareas. • Asignar responsables por la realización de tareas y acti- • vidades y fechas concretas de resultados. • 1.6 Separación de Funciones Incompatibles • Se limitarán las funciones de las Unidades y de los Servi- • dores Públicos de modo que halla independencia y se- • paración entre funciones incompatibles como son: auto- • rización, ejecución, registro, custodia de fondos y otros. • -

13. 1.7Supervisión • Se establecerá y mantendrá en todos los niveles de mando • un adecuado nivel de supervisión que permita el logro de • los objetivos del control interno. • La supervisión se realizará mediante: • 1. La indicación de las funciones y responsabilidades • atribuidas a cada servidor. • 2. El examen sistemático del trabajo de cada Servidor • Publico (SP), en la medida que sea necesario. • 3. La aprobación del trabajo en puntos críticos del desa- • rrollo para asegurar que avanza según lo previsto.

14. 1.8Procedimientos Los procedimientos que se desarrollan en una Entidad deberán estar integrados en Manuales de Procedimientos. Estos deben ser de fácil comprensión y ampliamente difundidos. 1.9 Documentos de Respaldo Las operaciones deberán contar con toda la documentación necesaria y suficiente que respalde su veracidad, naturaleza, finalidad, autenticidad y que facilite su verificación. 1.10Control y uso de Formularios Prenumerados Se deberá establecer el uso de formularios prenumerados para las operaciones normales de las Entidades. Estos deberán preveer el número de copias necesarias y el destino de cada una, así como el control que deberá ejercerse sobre éstas.

15. 1.8Procedimientos Los procedimientos que se desarrollan en una Entidad deberán estar integrados en Manuales de Procedimientos. Estos deben ser de fácil comprensión y ampliamente difundidos. 1.9Documentos de Respaldo Las operaciones deberán contar con toda la documentación necesaria y suficiente que respalde su veracidad, naturaleza, finalidad, autenticidad y que facilite su verificación. 1.10Control y uso de Formularios Prenumerados Se deberá establecer el uso de formularios prenumerados para las operaciones normales de las Entidades. Estos deberán preveer el número de copias necesarias y el destino de cada una, así como el control que deberá ejercerse sobre éstas.

16. 1.11 Archivo de Documentación Archivo de documentación de respaldo en orden lógico de fácil acceso y utilización. Deberá ser conservada adecuada- mente, preservándola conforme el tiempo que indican las regulaciones legales sobre la materia. 1.12 Control de Sistemas Automatizados de Información Se deberá contar con un sistema automatizado de informa- ción que permita obtener, registrar, computar, compilar, controlar y comunicar información en forma correcta y oportuna. Debe tenerse en cuenta los mecanismos de auto- rización y prueba de los sistemas; restricción del acceso al Centro de Cómputo y protección física de los equipos.

17. 1.13 Unidad de Sistema Cuando sea necesario, se deberá contar con una instancia que se encargue de apoyar a la Maxima Autoridad, en el dise- ño e implantación de la estructura organizacional y de los ma- nuales, reglamentos y otros instructivos específicos que sirvan para el mejor funcionamiento de los Sistemas que tenga en operación la Entidad relacionados con la administración, fi- nanzas, control interno, informática y otros. 1.14 Custodia de los Recursos y Registro El acceso a los recursos y registros debe limitarse a los Servi- dores Públicos (SP) autorizados para ello, quienes están obligados a rendir cuenta de la custodia o utilización de los mismos. Las diferencias por comparatividad deberán ser investigadas para su debida atención, ya sea para sus co- rrecciones o para reposiciones según el caso.