Werkgroep informatiebeheer VAC Hasselt

1. Werkgroep informatiebeheer VAC Hasselt 23 mei 2014

2. aanwezigen

3. Stand van zaken • BZ: ABB • goed bezig aan het opschonen en vernietigen • vernietigingslijsten zijn ok • zeer arbeidsintensief, nog veel werk aan de winkel • al een aantal overdrachten naar Vilvoorde gebeurd

4. Stand van zaken • LNE: Albon • er wordt niets overgedragen aan Vilvoorde, er wordt ook niets vernietigd • graag duidelijkheid over planning wanneer verhuizen naar -2 • verhuisplanning staat op de website wen wordt besproken in de stuurgroep • procedure voor vernietiging dient via BZ te passeren aangezien LNE geen beleidsdomeinarchivaris heeft • hebben ook geen archiefbeleidsplan

5. Stand van zaken • RWO: RWO inspectie • niet op korte termijn overdragen naar Vilvoorde, hebben voorlopig genoeg ruimte toegewezen gekregen

6. Stand van zaken • RWO: Wonen Limburg • focus op verhuis van -1 naar -2 • hebben zelf een planning daaromtrent • gaan pas weten of ze genoeg plaats hebben wanneer ze effectief de verhuisbeweging hebben ingezet • half juni wordt gestart met jobstudent

7. Stand van zaken • LNE: Milieuvergunningen • dossiers in kartonnen dozen aan het steken • er wordt niets verhuisd naar Vilvoorde, voldoende plaats in de kelder • voor de rest geen problemen

8. Stand van zaken • LV: ALV • kelder is reeds gebeurd • overdracht naar Vilvoorde voor 850 dozen • archief boven wordt dagdagelijks gebruikt, (kan eigenlijk ook makkelijk in de kelder wordt bewaard) • voldoende opbergmogelijkheid beschikbaar op nieuwe locatie • bezorgdheid of er tussentijds verhuisd moet worden

9. Stand van zaken • LNE: Natuur en Bos • eerste trashday achter de rug, volgende gepland in juni • in de kelder heel wat ruimte, maar toch zal er overgedragen worden naar het Depot te Vilvoorde • in November een maand naar het eerste verdieping • geen archiefbeheersplan

10. Stand van zaken • LV: DLV • bezig het archief aan het uitdunnen in de kelder • bewaartermijnen zijn 10 jaar • vernietigingslijst dient doorgegeven te worden aan Isabel Maene

11. Vernietigen: niet zomaar! • Waarom niet?

12. Scenario’s voor vernietiging • voordeel voor entiteiten met goedgekeurd informatiebeheersplan! • volg de scenario’s op • http://www.bestuurszaken.be/scenario-vernietiging

13. Scenario BLAUW:met IBP

14. Scenario GROEN: geen IBP

15. Verklaring voor vernietiging • = vertrekpunt • waarom? • bij elke vernietiging • elke vernietiging documenteren • verantwoording naar burger en collega’s • Indien geen IBP: noodzaak voor gefundeerde selectiebeslissing http://www.bestuurszaken.be/verklaring-van-vernietiging

16. Verklaring voor vernietiging

17. Verklaring voor vernietiging Velden: • Beschrijving • Begin- en einddatum • Bestemming • Verwijzing informatiebeheersplan/ taakomschrijving • Omvang (strekkende meter of Gb)

18. Aandachtspunten • gecontroleerde omstandigheden • dit zorgt ervoor dat er geen inzage mogelijk is door derden en dat er voldoende garanties zijn dat het archief wordt vernietigd op de vooropgestelde manier • http://www.bestuurszaken.be/vernietigen-van-archiefdocumenten

19. Voor wie? • overgangsregeling: prioriteitenplanning • in afwachting van uitbreiding gebouw en dus capaciteit • prioriteit overdracht aan meest dringende situaties • prioriteit wordt bepaald aan de hand van vaste criteria, opgenomen in prioriteitenplan • prioriteitenplan wordt ingevuld door de entiteit en beoordeeld door het Depot • operationeel vermoedelijk zomer 2014 • ! Raadpleeg de website voor de laatste stand van zaken