Download
1 / 14
140 likes | 293 Views
VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Werkgroep ICT/Facilities 24 oktober 2011. Agenda. Vertraging v.d. Voorlopige Aanvaarding Aangepaste globale planning Gevolg: nieuwe gedetailleerde Verhuisplanning Afspraken vorige werk- en stuurgroep Signalisatie Postbusnummers Dienstvoertuigen
E N D
VAC BruggeJacob van MaerlantgebouwWerkgroep ICT/Facilities24 oktober 2011
Agenda • Vertraging v.d. Voorlopige Aanvaarding • Aangepaste globale planning • Gevolg: nieuwe gedetailleerde Verhuisplanning • Afspraken vorige werk- en stuurgroep • Signalisatie • Postbusnummers • Dienstvoertuigen • Vergaderzalen • Telefonie • ICT (Werkaanvragen GID) • Bezoek van de site
Planning: Vertraging V. Aanvaarding • Globale Planning – initieel: • Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” • Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 • Mijlpaal: Uitgestelde werken: 31/10/2011 • Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding” • Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing” • ICT, Meubilair, rolarchief. • Planning: okt. 2011 • Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten” • Planning: nov.-dec. 2011
Planning: Vertraging V. Aanvaarding • Globale Planning – Herzien: • Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” • Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 <= 07/10 <= 27/10/2011 • Mijlpaal: Uitgestelde werken: 31/10/2011 <= blijft onveranderd. • Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding” • Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing” • ICT, Meubilair, rolarchief. • Planning: 07/11/2011 – 16/12/2011 • Kan pas starten zodra toestand van V.Aanvaarding bereikt is. • Bijkomende issues – Raad van State (UDN-procedure): • Stoelen: opgelost • Opslagruimte voor meubilair • Rolarchief: nieuwe UDN => aanpassing v.d. planning • Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten” • Planning: 19/12/2011 – 13/02/2012
Globale tijdlijn verhuis VAC Brugge • Duur totale verhuisproject: 19/12 – 13/02/2012 • Verhuis naar VAC Brugge: 19/12 – 07/02/2012 • Verhuis meubilair naar locaties en depot meubilair: 19/12 – 08/02/2012
Impact gewijzigde verhuistiming • Impact op de huurcontracten AFM • ToVo – einde huur 31/12/2011 • Geen impact • AWV markt – einde huur 31/12/2011 • Geen impact • Mi en MV – einde huur 15/11/2011 • 2 maand huurverlening – sowieso verlenging tot 15/01/2012 (start verhuis ten vroegste 19/12) • Aanzienlijk volume archief vertraging rolarchief (geen risico’s nemen) • Vlabel – einde huur 31/01/2012 • Geen impact • ANB – einde huur 15/01/2012 • Geen impact
Impact gewijzigde verhuistiming • VSAWSE + L&V – einde huur 31/01/2012 • Geen impact • IJH + JW – einde huur 01/05/2012 • Geen impact • Entiteiten werkhuisstraat – einde huur 31/12/2011 • Zeer groot volume archief vertraging rolarchief (geen risico’s nemen) • Huur per 3 maand verlengen • AWV Rode Poort – einde huur 31/12/2011 • Volume te verhuizen hoeveelheid niet mogelijk voor 31/12/2011 • Huur verlengd met 3 maanden
Wijzigingen verhuistiming • Wijzigingen tegenover versie WG verhuis 06/10/2011: • MI van 29/11 + 5 – 6/12 naar 04/01 + 10 – 11/01/2012 • Vlabel van 29/11 + 06/12 naar 04/01 + 11/01/2012 • MV van 30/11 + 01/12 – 05/12 naar 05 – 10/01/2012 • ToVo van 05/12 naar 20 + 21/12 • Syntra van 05/12 naar 19/12 • K&G van 06 + 07/12 naar 19 + 20/12 • Ag Wonen van 07 + 12/12 naar 30/01 + 02/02/2012
Wijzigingen verhuistiming • Ag Wonen van 07 + 12/12 naar 30/01 + 02/02/2012 • Ag Insp RWO van 07 + 13/12 naar 30/01 + 03/02/2012 • Dep RWO – RO ag OE van 08 – 09 + 14/12 naar 31/01 + 01/02 + 06/02 • Archief Werkhuisstraat van 08/12 – 21/12 naar 31/01 – 13/02/2012 • AWV Rode Poort van 15 – 19/12 naar 12 – 16/01/2012 • VDAB (4 locaties) van 02 – 09/01 + 24 – 27/01 naar 02 – 09/01 + 19 -24/01/2012 • ANB van 09 – 12/01 naar 10 – 13/01/2012 • VAPH van 13/01 naar 07/02/2012 • FIT van 13/01 naar 07/02/2012 • AO van 13 +16/01 naar 07 + 08/02/2012
Wijzigingen verhuistiming • Insp WSE van 16/01 naar 17/01/2012 • VSAWSE van 16 + 20 + 23/01 naar 17 + 23 +24/01/2012 • L&V van 16 – 23/01 naar 17 – 24/01/2012 • JW van 27 – 31/01 naar 25 -27/01/2012 • Integrale jeugdhulp van 27 + 30/01 naar 25 – 26/01/2012
Afspraken en acties vorige vergadering Signalisatie Postbusnummers Dienstvoertuigen Vergaderzalen Telefonie ICT (Werkaanvragen GID)
Bezoekersdagen VAC Brugge • Algemeen: • Timing: vanaf 22-nov-2011 • info over de dienstverlening van aFM • daarna een rondgang in het gebouw • Groepen van max 65 personen - (info in grote groep - daarna opsplitsen in twee kleinere groepen) • de diensten die hiervan gebruik willen maken, maak een afspraak via vanmaerlant@bz.vlaanderen.be. • Verhuisverantwoordelijken: • apparte rondleiding. • De bedoeling daarvan is om de verhuisverantwoordelijken te laten zien hoe het gebouw er uit ziet en wat er van hen verwacht wordt op de dag van verhuis.
Parking VAC Brugge • Algemeen: • Vooraf moet men geregistreerd zijn als parkinggebruiker. • Hiervoor moet de personeelsbadge door ons ingelezen worden en krijg je daarna een parkeerkaart. • Om op de eerste dag van de parking gebruik te kunnen maken moet je vooraf aan je inhuizing langskomen in VAC. • Onthaalmedewerker kan parkeerkaarten aanmaken. • vooraf zullen we de uren waarop dit kan laten weten / kan ook tijdens de bezoekdag.
