Informatiebeheer centraal

1. Informatiebeheer centraal Stadsarchief Jan Verhoeven

2. Terugblik Business Case Informatiebeheer Centrum • verbeterslag op inhoud en digitalisering van processen waarna organisatie volgt Plan Stadsarchief • Transitie van DIV/DIM functie en Gemeentearchief: eerst (centraal) organiseren conform concernontwikkelingen en vervolgens kwaliteitsverbetering realiseren Als het niet kan zoals het moet, dan moet het zoals het kán! Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

3. Plan Stadsarchief • Informatiebeheer is onderdeel van de bedrijfsvoering • Bedrijfsvoering centraal (tenzij…) • post- en archiefzaken (DIV/DIM), informatiebeheer en archivering zijn nog niet meegenomen in centralisatie bedrijfsvoeringsfuncties • De opdracht aan het Gemeentearchief is om ook deze functies centraal te organiseren in samenhang met de huidige functies van het Gemeentearchief. Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

4. “DIV/DIM + Gemeentearchief = Stadsarchief” informatiebeheer archivering Creatie van informatie, vastleggen en bewaren voor ondersteunen werkproces (dynamische fase) Informatie vastleggen en bewaren voor reconstrueren werkproces (semi-statische fase) Informatie bewaren vanwege het kunnen afleggen van verantwoording en het cultuurhistorische belang (statische fase) Huidige situatie: 17 afd. DIV/DIM Gemeentearchief Beoogde situatie: Stadsarchief Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

5. Doelstelling • Het zodanig inrichten van het Stadsarchief en het concernbredeinformatiebeheer • zodat een kwaliteitsverbetering wordt bereikt en conform de centralisatie en standaardisatie van de bedrijfsvoeringsfuncties kostenbesparingen en formatiereductie worden gerealiseerd. Ook draagt dit bij aan de doelstelling van het concern om digitaal te gaan werken. Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

6. Transitie in 3 thema’s • De transitie van Gemeentearchief en decentrale DIV/DIM afdelingen naar één Stadsarchief krijgt vorm in drie thema’s: • vorming van het Stadsarchief • digitalisering informatiebeheer • versterking (cultureel) ondernemerschap Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

7. Vorming Stadsarchief • Stadsarchivaris benoemen tot proceseigenaar Informatiebeheer • Transitie DIV/DIM conform RSO aanpak, in principe uitvoering bij RSO • Vakinhoudelijke aansturing door Proceseigenaar Informatiebeheer • Tijdelijke projectorganisatie voor bewerken van decentrale archieven Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

8. Digitalisering Informatiebeheer • doorontwikkeling digitale dienstverlening, aangesloten op de landelijke digitale infrastructuur • uniformering en standaardisering van het concern document en records management • versnelde overname en beschikbaarstelling digitale archieven (e-depot) van het concern • onderzoek naar het ontwikkelen en aanbieden van e-depotdiensten aan derden, als één van de e-depotcentra in Nederland Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

9. Versterking (cultureel) ondernemerschap • Het Stadsarchief als regisseur over de informatie-verstrekking over de Rotterdamse cultuurhistorie • Het verhaal van de stad bevordert het Rotterdam bewustzijn en is één van de pijlers van de marketing van de stad • Het verhaal van de stad ‘levend’ en ‘levendig’ te houden met een grotere benutting en verrijking van de collecties van de betrokken instellingen. • cultureel ondernemerschap, onder meer door • ontwikkelen van nieuwe producten en diensten • verhogen inkomsten uit subsidies en sponsoring Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

10. 3 thema’s, veel uitdagingen… • Doorontwikkeling clustervorming • Specifieke knelpunten en ontwikkelingen op gebied van informatiebeheer per vakeenheid en per cluster • Concernhuisvesting • Verminderen “persoonlijke” dossiers • Verhuizen van archieven • HNW010 • (digitaal) werken any time, any place, anywhere • Programma Dienstverlening en vermindering regeldruk • Verbetering en digitalisering van processen Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

11. 3 thema’s, nog meer uitdagingen… • Edocs/Docloods? • Alfresco? • Povo/Corsa/Decos/…? • Record Managers? • Vervanging (wie regelt dat)? • Advies – Uitvoering – Toezicht? • Centraal postadres? • (Centraal) scannen van (alle) post? • Scanning on demand? • Papier versus digitaal, hybride omgeving? • Open data? Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

12. 3 thema’s, nog véél meer uitdagingen…. • Deelgemeentes? • Samenwerking Metropoolregio? • … Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

13. Hoe verder, planning • Concerndirectie is akkoord, ter besluitvorming naar college (voorjaarsretraite) Bij positief besluit: • Start met transitie DIV/DIM: bijeenkomst 30 mei 2012 • Voor transitie DIV/DIM aanhaken bij processen RSO • Overplaatsingen afgerond: december 2012 • Stadsarchief neemt verantwoordelijkheid op zich voor totale keten van informatiebeheer per 1 januari 2013 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer

14. Informatiebeheer centraal Vragen? Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer