1 / 18

Werkgroep informatiebeheer VAC Hasselt

Werkgroep informatiebeheer VAC Hasselt. 23 mei 2014. Stand van zaken. WVG: Zorginspectie k leine hoeveelheid, waarschijnlijk permanent te bewaren, archief moet nog naar het Depot overgedragen worden g een archief te vernietigen voldoende plaats in VAC

mandy
Download Presentation

Werkgroep informatiebeheer VAC Hasselt

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Werkgroep informatiebeheer VAC Hasselt 23 mei 2014

  2. Stand van zaken • WVG: Zorginspectie • kleine hoeveelheid, waarschijnlijk permanent te bewaren, archief moet nog naar het Depot overgedragen worden • geen archief te vernietigen • voldoende plaats in VAC • is er min aantal archiefdozen dat via het raamcontract gekocht moet worden? • Is het mogelijk dat er in VAC Hasselt centraal dozen worden aangekocht waar de entiteiten kunnen van afnemen. Is vooral interessant als er maar een paar dozen nodig zijn.

  3. Stand van zaken • MOW: Wegen en verkeer • tijdens een aantal trashdagen is veel documentatie, dubbele informatie, kladversie, … weggegooid. Daardoor is de hoeveelheid papier verminderd • nu wordt er opgelijst wat vernietigd kan worden. Er is een IBP. De vernietigingslijsten worden opgemaakt • een aantal beperkte reeksen worden overgedragen naar regieposten. De depotlijsten worden daarvoor opgemaakt

  4. Stand van zaken • RWO: Inspectie RWO • het opruimen verloopt vlot • voldoende plaats in het VAC • voorlopig wordt er niet overgedragen naar het Depot te Vilvoorde

  5. Stand van zaken • LV: ADLO • het opruimen verloopt vlot; is zo goed als klaar • geen vernietigingen of overdrachten naar Vilvoorde gepland • voldoende plaats in het VAC • interne verhuis in kelder is afgelopen

  6. Stand van zaken • LV: Agentschap LV • overdrachten naar het Depot te Vilvoorde verlopen vlot • kelder is opgeruimd • geen problemen

  7. Stand van zaken • BZ: ABB • overdrachten naar het Depot te Vilvoorde verlopen vlot • vernietigingen verlopen vlot. Vernietigingslijsten zijn ok

  8. Depot Vilvoorde • prioriteitenplanning wordt niet ingevoerd • Iedereen kan overdragen naar het Depot • Eerst overdrachtslijst sturen naar depot.vilvoorde@bz.vlaanderen.be • Dan datum overdracht afspraken

  9. Raamcontract archiefdozen • Het is er!!! • http://bz.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=11664&order

  10. Raamcontract archiefdozen

  11. Vernietigen: niet zomaar! • Waarom niet?

  12. Scenario’s voor vernietiging • voordeel voor entiteiten met goedgekeurd informatiebeheersplan! • volg de scenario’s op • http://www.bestuurszaken.be/scenario-vernietiging

  13. Scenario BLAUW:met IBP

  14. Scenario GROEN: geen IBP

  15. Verklaring voor vernietiging • = vertrekpunt • waarom? • bij elke vernietiging • elke vernietiging documenteren • verantwoording naar burger en collega’s • Indien geen IBP: noodzaak voor gefundeerde selectiebeslissing http://www.bestuurszaken.be/verklaring-van-vernietiging

  16. Verklaring voor vernietiging

  17. Verklaring voor vernietiging Velden: • Beschrijving • Begin- en einddatum • Bestemming • Verwijzing informatiebeheersplan/ taakomschrijving • Omvang (strekkende meter of Gb)

  18. Aandachtspunten • gecontroleerde omstandigheden • dit zorgt ervoor dat er geen inzage mogelijk is door derden en dat er voldoende garanties zijn dat het archief wordt vernietigd op de vooropgestelde manier • http://www.bestuurszaken.be/vernietigen-van-archiefdocumenten

More Related