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Formation Affelnet 6 ème

Formation Affelnet 6 ème. Classe virtuelle - Février 2012 ___________________ Directeurs d’école (Document de travail interne). Présentation de la formation. Intervenants : -Henry ARELLANO (Direction Générale de l’Enseignement Scolaire - MOA) -Céline De Zan

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Presentation Transcript

  1. Formation Affelnet 6ème Classe virtuelle - Février 2012 ___________________ Directeurs d’école (Document de travail interne)

  2. Présentation de la formation • Intervenants : -Henry ARELLANO (Direction Générale de l’Enseignement Scolaire - MOA) -Céline De Zan (DSI du Rectorat de Nancy - Formation) -Didier Walliang (DSI du Rectorat de Nancy - Développement)

  3. Organisation de la formation • 1 classe virtuelle de 2h30 • 1 partie théorique • 1 partie « pratique »

  4. Plan de formation • 1.Généralités………………………………………………………….5 • 2.Pré requis et accès………………………………………………..6 • 3.Circulation de l’information entre acteurs ………………………7 • 4.Actions du directeur d’école ……………….…………………….8 • 5.Lancement de la campagne d’affectation dans BE1D...………9 • 6.Présentation de l’application Affelnet 6ème…...…………..........26 • Page Accueil………...………………………………………………29 • Saisie des dossiers élèves…………………………………...……30 • Période d’affectation des élèves…………………………….....…50 • Résultats-Bilan de l’entrée en 6ème………………………...……52 • Traitement d’un exemple……………………………………….….54

  5. 1.Généralités • L’application AFFELNET 6ème est une application entre la base des élèves du 1er degré (BE1D) et la Base BEE. • Elle recueille les vœux des responsables des élèves, propose les affectations, transfère les dossiers des élèves affectés dans la base BEE de SIECLE et permet d’éditer des statistiques. • La partie «Directeur d’école» de l’application AFFELNET 6ème est destinée à recueillir les vœux des élèves de primaire qui doivent aller au collège => Utilisée dans les écoles élémentaires, elle doit avoir une présentation et une ergonomie proche de celle de BE1D dans le contenu de ses pages. BE1D AFFELNET6 SCONET

  6. 2.Pré requis et accès • Le directeur d’école ne peut commencer à utiliser AFFELNET 6ème que lorsque la campagne de saisie des vœux est ouverte; cela nécessite que l’IA ait paramétré l’application et intégré les dossiers des élèves issus de la base BE1D. • Accès Le directeur accède à AFFELNET 6ème par un portail d’identification et se connecte grâce à une clé OTP. Les directeurs autorisés à accéder à l’application sont ceux des écoles publiques de l’académie.

  7. 3.Circulation de l’information entre applications AFFELNET6 BE1D Réception du fichier transféré de BE1d SCONET Lancement de la campagne d’affectation en 6ème de collège par l’IA Réception dans SCONET des dossiers des élèves affectés dans un collège Saisie des demandes des familles par les directeurs d’école dans AFFELNET 6ème Saisie des demandes des élèves hors des écoles publiques du département par l’IA Intégration des dossiers des élèves dans la base établissement du collège par le principal Sélection dans BE1d des élèves susceptibles d’entrer au collège et validation de la liste par le directeur d’école Validation de l’affectation par l’IA : chaque élève a un collège d’affectation Accès pour le collège à la liste des élèves affectés Transfert des listes validées des élèves susceptibles d’entrer au collège vers AFFELNET 6èmepar l’IA Exportation des dossiers vers SCONET

  8. 4.Actions du directeur d’école BE1D : L’IA lance la campagne d’affectation, le directeur valide la liste des élèves sélectionnés puis l’IA réalise l’import des données de BE1D BE1D 1.Vérification de la liste des élèves issus de BE1D 2.Collecte des demandes des familles par la fiche de liaison 3.Saisie des dossiers AFFELNET6ème 4.Validation de la saisie

  9. 5.Lancement de la campagne d’affectation dans BE1DPour la Loire:lundi 30 Janvier 2012

  10. PHASES DU PROCESSUS 1 Constitution dans BE1D et transfert dans AFFELNET 6° de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Directeurs IA • Saisie dans AFFELNET 6° des demandes des familles 3 Affectation 4 Notification 5 Transfert des élèves affectés dans SCONET IA

  11. Constitution dans BE1D et transfert dans AFFELNET 6ème de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège. Du 30 Janvier au 16 Mars 2012

  12. Nouvelle rubrique : entrée au collège

  13. Les processus de la rubrique  « entrée au collège »

  14. Lancement de la campagne Possibilité de modifier les dates Ex : allongement de la campagne

  15. Le directeur d’école est informé de la campagne

  16. L’IA et l’IEN suivent la campagne Les directeurs peuvent être relancés

  17. Sélection d’une liste d’écoles à relancer Le directeur reçoit un message

  18. le directeur d’école reçoit un message de relance

  19. L’IA dispose de la liste des écoles concernées avec l’information sur la validation des effectifs

  20. 6.Lancement de l’export des données BE1D vers Affelnet 6ème Pour la Loire: lundi 19 mars 2012

  21. L’IA transfert les listes d’élèves La date du dernier transfert apparait

  22. L’IA confirme le transfert

  23. Le transfert s’effectue…

  24. Ecran final ok renvoi vers le menu de départ

  25. Export/Import des données issues de BE1D Export des élèves susceptibles d’entrer au collège BE1D Tables temporaires Import des élèves susceptibles d’entrer au collège AFFELNET 6ème

  26. Présentation de l’application AFFELNET 6ème

  27. 7.Ergonomie générale des écrans Informations Bandeau haut : -logo du ministère -nom et statut de la personne connectée -établissement -étape du menu -nom de l’application Liens présents sur le bandeau inférieur: -Accueil : Retour sur la page d’accueil -Contacts : liste des contacts départementaux -Aide : affiche l’aide relative à la page en cours -Documentation : Lien vers le guide utilisateur -Fil conducteur : guide utilisateur Directeur d’école -Quoi de neuf : Lien vers les actualités de l’application -Quitter : Lien de déconnexion Menu et sous menu : l’accès aux différents sous menus se fait par simple clic sur leur intitulé Menu Bandeau bas: -Nom de l’académie -Version de l’application

  28. 8.Ergonomie générale des listes Tri possible des colonnes : flèche ascendante et descendante située prés des entêtes de colonne de la liste Critères de recherche : -Saisir ou sélectionner un ou plusieurs critères et cliquez sur «Chercher», la liste répondra aux critères sélectionnés -Cliquez sur «Annuler» pour réinitialiser la recherche et éviter les filtres persistants Message d’erreur: affiché en cas de champs non saisis ou incorrectement saisis Menu Principe de cases à cocher pour la sélection de lignes: -de manière individuelle : cliquez sur la ou les cases à cocher en face de la ou des lignes à sélectionner puis cliquer sur un bouton d’ « Action » (ex:éditer..) -la totalité : cliquez sur la case à cocher dans le bandeau contenant les entêtes de colonne Ouvrir et/ou enregistrer la liste en format tableur Imprimer la liste Revenir à la page d’accueil ou page précédente

  29. 9.Page accueil 3 MENUS Dossiers élèves Affectation des élèves Résultats Calendrier des différentes activités du processus d’affectation Si la table des messages contient un message en cours de validité, il est affiché dans le cadre

  30. Saisie des dossiers élèves

  31. Dossiers élèves 10. Avancement de la saisie Avancement de la saisie Les contrôles présents à certaines étapes de la saisie permettent de générer des compteurs relatifs à l’avancement des dossiers Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Total : élèves importés de BE1D pour cette école; le directeur d’école vérifie le nombre d’élève importés dans Affelnet 6ème. Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats

  32. Edition du volet 1 de la fiche de liaisondu 20 au 26 Mars 2012

  33. Dossiers élèves 11. Edition du Volet 1 de la Fiche de Liaison Avancement de la saisie A partir de la liste des élèves de son école, le directeur sélectionne ceux dont il éditera les volets 1 de la fiche de liaison. Ce volet1 est adressé aux responsables et leur permet de renseigner l’adresse de l’élève à la rentrée. Sur cet écran, le directeur peut également consulter la fiche récapitulative de l’élève ou modifier le dossier élève si le volet1 de la fiche est édité. Edition volet1 fiche de liaison Le directeur peut constituer le fichier PDF avec les fiches de liaison pré-remplies des informations des élèves sélectionnés : -Editer les fiches sélectionnées : Le directeur sélectionne ses élèves (1) puis clique sur le bouton «Editer les fiches sélectionnées» (2) -Editer une fiche vierge : ouvre une fiche qui n’est pas pré-remplie nécessaire dans certains cas Saisie des langues étudiées à l‘école Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et le volet 1 édité ou non Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Lorsque la date est renseignée => la fiche a déjà été éditée Validation de la saisie Affectation des élèves Deux liens possibles sur le nom de l’élève : -si le volet1 de la fiche de l’élève est édité(date non nulle), le lien accède au dossier élève (données modifiables) -si le volet1 n’est pas édité, le lien accède à la fiche récapitulative (données non modifiables) Résultats

  34. Dossiers élèves 11. Edition du Volet 1 de la Fiche de Liaison Avancement de la saisie Le menu Edition du volet 1 propose 4 fonctionnalités : - Editer le volet 1 de la fiche de liaison d’un ou plusieurs élèves - Editer le volet 1 d’une fiche de liaison vierge - Consulter la fiche récapitulative de l’élève (volet 1 non édité) - Modifier le dossier de l’élève (volet 1 édité) Edition volet1 fiche de liaison Fiche de liaison volet 1 PRE-REMPLIE d’un élève Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats

  35. Dossiers élèves 11. Edition du Volet 1 de la Fiche de Liaison Avancement de la saisie Le menu Edition du volet 1 propose 4 fonctionnalités : - Editer le volet 1 de la fiche de liaison d’un ou plusieurs élèves - Editer le volet 1 d’une fiche de liaison vierge - Consulter la fiche récapitulative de l’élève (volet 1 non édité) - Modifier le dossier de l’élève (volet 1 édité) Edition volet1 fiche de liaison Fiche de liaison volet 1 VIERGE Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats

  36. Dossiers élèves 11. Edition du Volet 1 de la Fiche de Liaison Avancement de la saisie Le menu Edition du volet 1 propose 4 fonctionnalités : - Editer le volet 1 de la fiche de liaison d’un ou plusieurs élèves - Editer le volet 1 d’une fiche de liaison vierge - Consulter la fiche récapitulative de l’élève (volet 1 non édité) - Modifier le dossier de l’élève (volet 1 édité) Edition volet1 fiche de liaison Consulter la FICHE ELEVE : volet 1 non édité Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Informations non modifiables Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Accéder au DOSSIER ELEVE : volet 1 édité Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats Informations modifiables

  37. Saisie des dossiers après retour du volet 1 de la fiche de liaisondu 27 mars au 2 avril 2012

  38. Dossiers élèves 12.Saisie (de masse) des langues étudiées à l’école Avancement de la saisie Après retour des volet1 des fiches de liaison, le directeur peut saisir pour ses élèves, la langue étudiée à l’école et accéder à la mise à jour des dossiers élèves. Edition volet1 fiche de liaison Le directeur peut affecter la langue étudiée dans son école à un ou plusieurs élèves: (1)-Sélectionner par le système des cases à cocher un ou plusieurs élèves (2)-Sélectionner une langue au niveau de la liste «Langue étudiée à l’école» (3)-Cliquez sur le bouton «Saisir pour la sélection» Saisie des langues étudiées à l‘école Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et la langue étudiée Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Possibilité de consulter/modifier le dossier d’un élève en cliquant sur son nom Résultats

  39. Dossiers élèves 13.Saisie (de masse) du collège de secteur Avancement de la saisie Après retour des volets 1 des fiches de liaison, le directeur peut renseigner le collège de secteur de ses élèves en fonction de l’adresse de l’élève à la rentrée. Edition volet1 fiche de liaison Affecter un collège de secteur à un ou plusieurs élèves : Ce collège dépend de l’adresse de l’élève à la rentrée(renseignée par les responsables sur le volet1) (1)-Sélectionner par le système de cases à cocher un ou plusieurs élèves (2)-Sélectionner un collège grâce à l’aide à la saisie «?» (3)-Cliquer sur «Saisir pour la sélection» (lors de la validation, un message indique qu’un nouveau collège va être affecté au dossier) Saisie des langues étudiées à l‘école Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et le collège de secteur Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Une coche rouge dans la colonne adresse indique une adresse incomplète Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats Possibilité de consulter/modifier le dossier d’un élève en cliquant sur son nom

  40. Dossiers élèves 14. Saisie individuelle du collège de secteur et/ou la langue – dossier élève Avancement de la saisie Edition volet1 fiche de liaison 2 Onglets disponibles pour visualiser ou renseigner l’élève : -Informations de l’élève -Responsables légaux Ajouter ou modifier l’information au niveau de ces onglets : -Saisir directement l’information dans les champs de saisie Ou -Utiliser l’aide à la saisie (?) : Cliquer sur le point d’interrogation, une fenêtre s’ouvre, une liste de choix apparaît, la sélection se fait par simple clic sur le lien Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats Valider l’onglet pour sauvegarder les modifications Consultation des données figées de l’élève issu de BE1D=>ouverture d’une fenêtre

  41. Edition du volet 2 de la fiche de liaisonDu 3 au 6 Avril 2012

  42. Dossiers élèves 15. Edition du Volet 2 de la Fiche de Liaison Avancement de la saisie Cet écran permet d’éditer les volets 2 de la fiche de liaison et accéder aux dossiers élèves. Le volet 2 des fiches de liaison est adressé aux responsables et leur permet de renseigner les vœux d’affectation. Edition volet1 fiche de liaison Editer les fiches sélectionnées : cette action ouvre un fichier PDF contenant la fiche de ou des élèves sélectionnés avec le système de cases à cocher Editer une fiche vierge : ouvre une fiche qui n’est pas pré-remplie nécessaire dans certains cas Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et le volet 2 édité ou non Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Lorsque la date est renseignée => la fiche a déjà été éditée Validation de la saisie Affectation des élèves Un lien possible sur le nom de l’élève : -Accès au dossier de l’élève : modification possible Résultats

  43. Dossiers élèves 15. Edition du Volet 2 de la Fiche de Liaison La Fiche Volet 2 Editée sera envoyée aux responsables de l’élève. Les Responsables légaux renseignent les vœux de l’élève La Fiche Volet 2 Editée sera envoyée aux responsables de l’élève. Les Responsables légaux renseignent les vœux de l’élève. A RENSEIGNER PAR LES RESPONSABLES : LANGUE VIVANTE : -Langue vivante1/vivante2 pour la 6ème Formation demandée : -Choix 6EME : correspond au collège de secteur ou un autre collège différent du collège de secteur -Choix SEGPA : ce n’est pas une demande de dérogation -Choix CLASSES A HORAIRES AMENAGEES : c’est une demande de formation à recrutement contingenté relevant d’une procédure spécifique, les responsables doivent compléter le cadre D demande de dérogation -Choix AUTRE FORMATION :c’est une demande de dérogation, les responsables doivent compléter le cadre F demande de dérogation Choix AUTRE que le collège public de secteur: -au maximun 3 demandes de dérogation -Pour chaque demande de dérogation, les responsables devront saisir un motif Page 2 -LISTE DES FORMATIONS PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE -LISTE DES LANGUES VIVANTES PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE Avancement de la saisie Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats

  44. Saisie des dossiers après retour volet 2 de la fiche de liaisonDu 23 Avril jusqu’au 25 Mai 2012 dernier délai

  45. Dossiers élèves 16.Saisie (de masse) des vœux de secteur Avancement de la saisie Après retour des fiches de liaison - Volet 2 complété par les responsables, le directeur d’école peut saisir et/ou compléter les vœux des élèves : par saisie de masse sur le vœu de secteur ou saisie au niveau du dossier élève. Edition volet1 fiche de liaison • Saisie des vœux : Si le vœu de l’élève est l’OFFRE DE SECTEUR • - (1) Le directeur sélectionne un ou plusieurs élèves • (2) Il sélectionne un choix dans la liste déroulante des langue vivante 1 • (3) et enfin, clique sur le bouton «Saisir l’offre de secteur pour la sélection» • ATTENTION : si une demande existe déjà pour un élève, elle sera supprimée Saisie des langues étudiées à l‘école Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom et le prénom Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Dans le cas d’une demande différente du vœu de secteur ou si le directeur d’école souhaite modifier le dossier d’un élève, le lien présent sur le nom permet d’ouvrir le dossier de l’élève qui contient un onglet supplémentaire «Choix de la famille» Affectation des élèves Résultats

  46. Dossiers élèves 17.Saisie individuelle des vœux – Dossier élève Si l’affectation demandée est un collège public du département, le gestionnaire doit saisir une langue vivante 1(1) et une demande (2)(secteur ou non), dans le cas contraire l’affectation n’appartient pas au périmètre d’Affelnet6 Avancement de la saisie Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur 2 cas possibles pour la Demande: -Choix formation 6ème classique dans le collège de secteur : la saisie est terminée -Choix autre : le directeur doit sélectionner une formation(1) et dans le cas d’une formation autre que SEGPA, celle-ci constitue donc une demande de dérogation et le directeur doit saisir un identifiant collège(2) et un motif de dérogation(3) Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie • ATTENTION : • Les langues et les formations sont issues des offres de formation et des langues proposées au niveau du département • Dans le cas d’une demande de dérogation : • - Pour saisir un motif, sélectionner un motif puis cliquer sur le lien Ajouter, si plusieurs motifs sont sélectionnés, l’application prendra en compte le plus prioritaire Affectation des élèves Résultats Valider toute modification

  47. 18.Saisie (de masse) des décisions de passage Dossiers élèves Avancement de la saisie Cet écran permet d’initialiser les décisions de passage des élèves susceptibles d’entrer au collège Edition volet1 fiche de liaison Saisie des décisions de passage: -(1)Sélectionnez le ou les élèves -(2)Sélectionner une décision de passage dans la liste déroulante -(3)Cliquez sur «Saisir pour la sélection» ATTENTION : Si le directeur choisit pour un élève «maintien dans le cycle», un message avertit l’utilisateur que les demandes de l’élève seront supprimées. Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et la décision de passage (Appel/maintien dans le cycle/décision de passage) Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Colonne Nom/Prénom + Date de naissance Les liens dossiers élèves ne sont plus présents dans ce sous menu mais le directeur peut accéder au dossier élève par un autre sous menu (saisie des vœux par ex.) Résultats

  48. Validation de la saisie25 Mai 2012 dernier délai

  49. 19.Validation de la saisie Dossiers élèves Avancement de la saisie Cette page permet au directeur de signaler qu’il a terminé sa saisie de dossiers et demandes. Edition volet1 fiche de liaison Affichage des indicateurs de contrôle avant validation : - Lorsque tous les indicateurs sont à 0, le bouton Valider apparaît et le directeur peut soumettre sa validation - Si un indicateur est différent de 0, le bouton Valider n’est pas visible Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux La validation du directeur est supprimée si la modification d’un dossier est invalide Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats

  50. Période d’Affectation des élèvesdu 5 au 12 juin 2012

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