Departamento de Material e Serviços Auxiliares Formulários e catálogos de especificações

1. Departamento de Material e Serviços Auxiliares Formulários e catálogos de especificações

2. Recebimento dos pedidos De acordo com o memorando circular nº 02 enviado pelo DMSA, todos os pedidos deverão ser, primeiramente, enviados por e-mail (especificacoes_dmsa@ufrrj.br), à Seção Integrada de Recebimento Especificações e Relacionamento com os Requerentes (SIRERR), para uma avaliação prévia, antes da entrega final. A SIRERR terá até dois dias úteis para analisar os pedidos e, se for o caso, fornecer as orientações necessárias ao correto preenchimento dos formulários e anexos. Assim que a SIRERR autorizar a entrega final do pedido e seus anexos, os mesmos deverão ser impressos e entregues ao DMSA, com as devidas assinaturas.

3. Os formulários permanecem os mesmos? A equipe do DMSA reformulou os documentos para realização dos pedidos de aquisição e contratação de serviços. Esta modificação foi necessária para adequar os formulários às exigências da Procuradoria Federal da UFRRJ e subsidiar o DMSA com as informações necessárias para instruir adequadamente o processo licitatório. Ademais, tais mudanças objetivam a dinamização do processo, a racionalização dos trâmites, a eficácia das aquisições da UFRRJ e a celeridade dos processos.

4. Onde encontro os modelos dos formulários? Os modelos dos formulários estão disponibilizados na página do DMSA, no site de UFRRJ: http://www.ufrrj.br/portal/modulo/daf/index.php?view=dmsa Existem 9 modelos: Formulário 1 – Aquisição de material de consumo; Formulário 2 – Aquisição de material permanente; Formulário 3 – Conserto e manutenção; Formulário 4 – Serviços de Engenharia; Formulário 5 – Solicitação de curso; Formulário 6 – Solicitação de transporte; Formulário 7 – Prestação de serviços de pessoa jurídica; Formulário 8 – Prestação de serviços de pessoa física; Formulário 9 – Infraestrutura para eventos.

5. Catálogos de especificações O sucesso de um processo de licitação depende de um pedido de compra ou contratação, feito com o máximo de detalhes acerca das especificações do bem a ser adquirido ou do serviço a ser contratado, conforme estabelece a Lei 8.666/93 e suas alterações. Sendo assim, a equipe do DMSA está desenvolvendo catálogos de especificações, com os respectivos códigos do Sistema Comprasnet, para padronizar e facilitar os pedidos e o preenchimento do formulário de aquisição.

6. Onde encontro os catálogos de especificações? Os catálogos de especificações estão separados conforme os grupos de materiais mencionados no slide anterior, e disponibilizados na página do DMSA, no site de UFRRJ: http://www.ufrrj.br/portal/modulo/daf/index.php?view=dmsa Os catálogos de especificações servirão para facilitar e padronizar os pedidos, além de já estarem adequados aos códigos do Catálogo de Materiais do Sistema Comprasnet (CATMAT). Por oportuno, ressaltamos a dificuldade que o DMSA tinha em obter tais códigos, uma vez que as requisições vinham com especificações insuficientes para a identificação deste no CATMAT. Além disso, informamos que esses códigos são essenciais para o cadastro dos itens no pregão eletrônico.

7. Como preencher o formulário para aquisição? O novo formulário possui funcionalidades para automatizar e facilitar o preenchimento dos dados para aquisição de materiais de consumo. O formulário será disponibilizado nas versões em excel e word. No entanto, somente a versão excel possui tal praticidade e se por ventura não for possível utilizá-la, o mesmo terá que ser efetuado através do word .

8. Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Ao iniciar o preenchimento do formulário, a Unidade deverá ser escolhida com base nas opções disponíveis através da seta demarcada acima.

9. Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Ao escolher a Unidade, automaticamente os campos de Unidade e Centro de Custo são preenchidos, conforme figura abaixo:

10. Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição O grupo deverá ser escolhido com base nas opções disponíveis através da seta demarcada abaixo.

11. Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Primeiramente, com o auxílio do catálogo de especificação do respectivo grupo de material, o requerente deverá identificar quais itens o seu setor necessita. Em seguida, deve anotá-los e preencher o número correspondente no campo “código” do formulário para aquisição, conforme figura abaixo.

12. Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Suponhamos que ao consultar o catálogo de especificação do grupo de gêneros de alimentação, o requerente identifique que necessita dos itens 1, 4 e 6. Ele deverá preencher o formulário para aquisição e informar esses números no campo de “código”. Em seguida, automaticamente os campos de “descrição detalhada” e “CATMAT SIASG” serão preenchidos pelo sistema.

13. Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Posteriormente, o requerente deverá preencher o campo de “unidade” de acordo com uma das opções informadas na unidade de fornecimento do catálogo de especificações, além de preencher os campos de “quantidade e valor unitário”.

14. Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Os demais campos deverão ser preenchidos normalmente, atentando apenas para as novas informações exigidas. Em caso de dúvida, entre em contato com a SIRERR. Os demais formulários devem ser preenchidos normalmente, pois não há catálogo de especificações para tais objetos, além de não haver necessidade do código CATMAT.

15. O que devo fazer se o catálogo de especificações não tiver o item que necessito requisitar? Quando o catálogo de especificações não tiver o item que o requerente deseja adquirir, este deverá entrar em contato com a SIRERR, através de e-mail, enviando a sugestão da especificação e expondo os motivos para inclusão do mesmo no catálogo. Em seguida, a SIRERR analisará a solicitação e informará ao requerente qual, ou quais, possibilidades existem no sistema para que o requerente escolha a que melhor lhe atende e, em seguida, incluirá o item no catálogo de especificações.

16. Qual é a importância da especificação? Existem aquisições de bens, produtos e serviços que não atendem às necessidades para as quais foram adquiridos. Em muitos casos, essa problemática é oriunda de especificações mal elaboradas ou incompletas. A especificação é a descrição completa de todos os dados do produto/serviço que se pretende adquirir. O descritivo deve ser claro e preciso. Contudo, a descrição do objeto não pode ser tão específica a ponto de DIRECIONAR a compra a um determinado fornecedor, nem deixar de conter informações importantes que prejudiquem a aquisição do produto ou serviço adequado.

17. O que uma especificação deve conter? • Exemplos de itens constantes em uma especificação: • Descrição do item; • Aplicação; • Material (de que é feito); • Capacidade; • Dimensões; • Acessórios (se for o caso); • Utilização; • Detalhes específicos do item; • Unidade de fornecimento (como é fornecido usualmente no mercado). • Um produto ou serviço bem especificado é um bom caminho para assegurar a qualidade na aquisição!

18. Qual é a importância da justificativa? A justificativa quanto à necessidade de contratação deve ser suficiente para revelar a necessidade dos bens a serem adquiridos e seus quantitativos, não bastando justificativas genéricas ou desprovidas de conteúdo. A justificativa deve enfocar os objetivos que se pretende alcançar e os impactos positivos para a instituição, seus servidores, estudantes e comunidade.

19. Qual é a importância da justificativa? • 1 – Por que o material é necessário? • Deverá neste campo explicitar a importância da aquisição do bem para o desenvolvimento do setor e/ou de manter as condições adequadas de atividade do mesmo face à inexistência do bem. É imprescindível delimitar os objetivos que serão alcançados com a obtenção do bem. • 2 - Qual a previsão mensal do consumo? • O requisitante deverá fundamentar nesse espaço como foi a realização de planejamento do quantitativo de materiais que serão utilizados por seu setor e para qual período. Mencionar e explicitar a necessidade da quantidade a ser adquirida (ainda que estimada). Sugere-se levar em consideração as especificidades de cada objeto, para que não sejam definidas quantidades insuficientes ou excessivas.

20. Qual é a importância da justificativa? • 3 – Como o material será utilizado? • Neste campo o requerente deverá apontar a serventia, o proveito que a instituição terá com a aquisição do bem. • 4 - A que se destina o material? • Já a destinação diz respeito à designação do bem requisitado, imprescindível o detalhamento da finalidade do material neste campo.

21. Contatos da SIRERR Os requerentes que tiverem dúvidas sobre o preenchimento dos formulários poderão entrar em contato com a SIRERR, através dos telefones 2681-4722, por e-mail (especificacoes_dmsa@ufrrj.br,) ou pessoalmente nas dependências do DMSA (sala 21/P1). Coordenadora da SIRERR - Letícia Farias Funcionários da SIRERR - AlandaDealis, Luciana Costermani, Saulo Tarsoe Valéria Almeida.