Comunicare

1. Comunicare Valentin Clocotici

2. Cursul nr. 12 Excel: Lucrul în colaborare

3. Lucrul în colaborare • Procedurile oferite de Microsoft Excel pentru lucrul în colaborare la un document permit revizuirea şi editarea simultană a unui acelaşi caiet, lucrul pe copii multiple ale unui caiet cu posibilitatea de contopire a copiilor (incluzând şi tratarea coliziunilor), păstrarea unui istoric al schimbărilor efectuate de diverşi membri ai echipei, securitate adecvată lucrului în echipă. • Toate aceste acţiuni sunt posibile prin declararea unui caiet partajat (shared workbook).

4. Lucrul în colaborare • Crearea unui caiet partajat • Comanda este Share Workbook din meniul Tools. • Se dă comanda Share Workbook din meniul Tools. Este afişat dialogul Share Workbook. • În fişa Editing se marchează caseta de control Allow changes by more than one user at the same time şi apoi OK. • Se deschide automat dialogul Save As şi se salvează fişierul într un folder în care au acces şi ceilalţi membri ai echipei care pot colaborează la revizuirea/crearea caietului.

5. Lucrul în colaborare • Observaţii • Fişierul nu poate fi salvat într unul dintre folderele publice Microsoft Exchange. • La salvarea caietului într un alt folder este posibil ca anumite legături către alte documente să nu mai fie valide. Corecţiile necesare se efectuează prin comanda Links din meniul Edit. • Prin declarea caietului ca fiind partajat se activează şi menţinerea istoricului schimbărilor. • Toţi utilizatorii care au acces la folderul public unde s a creat caietul partajat au acelaşi tip de acces la fişier. Pentru impunerea unor restricţii suplimentare se va utiliza procedura de protejare a caietului partajat (prezentată ulterior în acest capitol).

6. Lucrul în colaborare • Lucrul pe copii ale documentului • Atunci când este necesar ca un acelaşi document să fie revăzut de mai multe persoane se poate opta pentru procedura în care fiecare persoană lucrează pe o copie a documentului. • După terminarea revizuirii, aceste copii pot fi revăzute şi unite într un singur document. Procedeul poate fi repetat până la obţinerea variantei definitive.

7. Lucrul în colaborare • Copierea documentului pentru distribuire • Se parcurg următoarele etape. • Se declară caietul ca fiind partajat prin Share Workbook din meniul Tools şi marcarea zonei Allow changes by more than one user at the same time din fişa Editing. • Se deschide fişa Advanced din dialogul Share Workbook, prezentată în figura următoare.

8. Lucrul în colaborare • Copierea documentului pentru distribuire (continuare) • În grupul Track changes se marchează Keep change history for. • În zona Days se introduce numărul de zile cât se păstrează istoricul modificărilor. • Se dă OK şi se salvează fişierul. • Pentru efectuarea copiilor caietului se utilizează comanda Save As şi se dă câte un nume diferit pentru fiecare copie a caietului. • Observaţie. • Pentru gestionarea corectă a fuziunii documentelor duplicate este necesar ca fiecare copie să şi menţină un istoric al modificărilor începând cu ziua de creare a copiei şi până în ziua fuziunii. Dacă este depăşită această ultimă dată, unirea într un singur document nu mai este posibilă în mod automat. Din acest motiv este necesar să se indice un timp suficient de mare pentru păstrarea istoricului. • Pentru a evita întreruperea meţinerii istoricului de către un utilizator, se va proteja caietul în mod corespunzător.

9. Lucrul în colaborare • Reunirea copiilor într un singur document • După efectuarea modificărilor de către colaboratori (sau şefi), fiecare pe copia lui de fişier partajat, copiile pot fi reunite prin parcurgerea etapelor următoare. • Se deschide acea copie a fişierului partajat în care vor fuziona celelalte copii. • Se dă comanda Merge Workbooks din meniul Tools (accesibilă doar pentru fişiere partajate). Dacă se cere se va salva fişierul. • Se afişează dialogul Select Files to Merge Into Current Workbook similar unui dialog de deschidere a unui fişier. • În lista de fişiere se selectează una sau mai multe copii ale caietului care fuzionează. • Se dă OK. • Paşii 2 – 5 se pot repeta de câte ori este nevoie. • Observaţie. Comentariile ataşate unei aceleeaşi celule sunt păstrate toate fiind însoţite de numele autorului. • Reamintim că pentru a fi posibilă fuziunea trebuie ca istoricul modificărilor să fie activ şi fuziunea să fie efectuată în intervalul de timp specificat la activarea istoricului.

10. Lucrul în colaborare • Lucrul pe aceeaşi versiune a caietului partajat • Această procedură poate fi utilizată atunci când fiecare dintre membrii echipei trebuie să vadă modificările şi comentariile celorlalţi. • În acest caz se primeşte o versiune cumulată de revizuiri şi nu câte o versiune de la fiecare colaborator (cum se obţine în lucrul pe copii ale documentului). • Sunt posibile două metode de lucru: • trimiterea documentului prin e mail, • postarea lui într un folder public. • La primirea copiilor revizuite • se pot revedea şi incorpora modiifcările în toate copiile sau • acestea pot fi reunite într o singură copie.

11. Lucrul în colaborare • Utilizarea poştei electronice • Se va utiliza poşta electronică pentru trimiterea caietului simultan la toţi colaboratorii sau se poate ruta documentul către colaboratori, eventual într o ordine prestabilită. • Pentru aceste proceduri este nevoie de • Microsoft Exchange (sau alt sistem de poştă compatibil cu Messaging Application Programming Interface [MAPI]). • Lotus cc:Mail (sau alt sistem de poştă compatibil cu Vendor Independent Messaging [VIM]). • Observaţie. Trimiterea şi rutarea nu funcţionează prin sistemul de porţi (gateways) ale poştei electronice.

12. Lucrul în colaborare • Trimiterea prin e mail • Se deschide caietul partajat. • Dacă acesta nu are ataşată o foaie de parcurs (routing slip) – cazul când caietul nu este provenit din altă parte prin rutare, atunci se dă comanda Send To din meniul File şi apoi Mail Recipient. În continuare se fixează adresele unde se trimite caietul. • Dacă documentul este primit din altă parte, într-un proces de rutare, se dă comanda Send To din meniul File şi apoi Next Routing Recipient pentru trimiterea către următorul recipient.

13. Lucrul în colaborare • Rutarea documentului • Utilă mai ales atunci când documentul trebuie să treacă pe un traseu prestabilit pe la cei care îl revizuiesc, procedura se realizează prin etapele următoare. • Cel care iniţiază rutarea documentului trebuie să creeze un routing slip. Pentru procedură se va studia intrarea Microsoft Excel Help corespunzătoare. • În cazul când utilizatorul este un recipient de pe traseul de rutare: • Se deschide documentul care se rutează. • Pentru trimiterea la următoarea personă din lista de rutare se dă comanda Send To din meniul File şi apoi Next Routing Recipient. Se acţionează Route workbook… către numele recipientului. Pentru rutarea către o persoană care nu este în listă se dă comanda Send To din meniul File şi apoi Other Routing Recipient. • Observaţie. Un caiet rutat este o ataşare la un mesaj e mail. Pentru deschiderea documentului se urmează instrucţiunile proprii programului utilizat de poştă electronică – în Microsoft Exchange este suficient un click dublu pe icoana caietului rutat. Prin rutarea documentului fiecare utilizator vede modificările efectuate în opririle anterioare. • După parcurgerea tuturor recipientelor documentul se întoarce la cel care a iniţiat rutarea. Pentru informaţii suplimentare se vor studia intrările corespunzătoare din Help.

14. Lucrul în colaborare • Postarea într un folder public • Se poate posta un document într un folder public Microsoft Exchange sau Microsoft Outlook atunci când documentul trebuie să fie accesibil tuturor colaboratorilor dar nu se doreşte trimiterea lui prin e mail. • Această procedură necesită Microsoft Exchange Server şi se realizează prin • Se deschide caietul care se transmite. • Se dă comanda Send To din meniul File şi apoi se selectează Exchange Folder. • Se selectează folderul din lista de foldere afişată. • Este de remarcat că procedura nu este specifică fişierelor partajate, mai mult un caiet partajat devine nepartajat după postarea într un folder Exchange şi pierde istoricul modificărilor.

15. Lucrul în colaborare • Revederea şi incorporarea modificărilor • Dialogul principal este iniţiat de comanda Track Changes şi este prezentat în figura următoare.

16. Lucrul în colaborare • Operaţiunea de revedere/încorporare parcurge următoarele etape. • Se dă comanda Track Changes din meniul Tools şi apoi se alege Accept sau Reject Changes. • Dacă apare interogarea de salvare a caietului se răspunde cu OK. • Se aleg modificările care se procesează: • modificările efectuate de alt utilizator prin marcarea zonei Who şi selectarea utilizatorului în lista ascunsă alăturată; • modificările efectuate de oricine prin demarcarea zonei de control Who; • modificările efectuate doar într o regiune a foii de calcul prin marcarea zonei Where şi completarea referinţei la zonă alăturată (se poate selecta dinamic); dacă zona de control este nemarcată, atunci se revăd modificările din întregul caiet.

17. Lucrul în colaborare • Operaţiunea de revedere/încorporare parcurge următoarele etape. • Se dă OK şi se citeşte informaţia despre prima modificare în dialogul Accept sau Reject Changes. Informaţia descrie de asemenea şi modificările care depind de cea curentă. • Pentru acceptarea modificării se acţionează Accept. În acest caz modiifcarea nu mai este evidenţiată. Pentru a anula modificarea se dă Reject. Dacă apare o interogare privind selectarea valorii pentru o celulă atunci se alege valoarea dorită şi se dă Accept. • Se repetă cei doi paşi anteriori pentru fiecare modificare sau se dă Accept All sau Reject All pentru o acţiune globală. Parcurgerea modiifcărilor este secvenţială: nu se avansează la următoarea modificare până când cea curentă nu este admisă sau respinsă. • Observaţie. Informaţia despre modificările respinse, inclusiv datele care au fost şterse pot fi regăsite în foaia History – vezi secţiunea următoare.

18. Lucrul în colaborare • Istoricul modificărilor • Păstrarea unei istorii a modificărilor efectuate într-un caiet este utilă atât în cazul lucrului în echipă, cât şi în cursul operaţiunii de dezvoltare a unui caiet Excel de către un singur utilizator. • Microsoft Excel trece caietul în starea de caiet partajat atunci când se cere activarea procesului de memorare a istoriei schimbărilor. • Istoricul modificărilor poate fi gândit ca un jurnal în care sunt memorate, pentru fiecare modificare efectuată, informaţii despre cine şi când a efectuat modificarea, despre datele care au fost modificate.

19. Lucrul în colaborare • Istoricul modificărilor • Istoricul poate fi vizualizat în două moduri: • prin evidenţierea (highlighting) modificărilor pe foaia de calcul prin culori şi marcaje (este evident că nu toate informaţiile pot fi arătate astfel), • prin crearea unei foi speciale a caietului, history worksheet, în care sunt listate informaţiile sub formă de înregistrări într o listă Excel dotată cu filtre. • Utilizatorul are şi posibilitatea de a impune durata de menţinere a informaţiilor în istoric, orice informaţie care fiind eliminată la data expirării, fără posibilitatea de a fi recuperată. • Deoarece informaţiile din change history poate fi utilizată la tratarea modificărilor în sensul acceptării sau respingerii, istoricul modificărilor poate fi gândit şi ca o listă Undo mai generală (păstrată de la o sesiune la alta, de la un utilizator la altul).

20. Lucrul în colaborare • Activarea scrierii istoricului • Chiar dacă documentul nu este partajat, activarea istoricului este însoţită şi de stabilirea partajării caietului. • Se dă comanda Share Workbook din meniul Tools. • Pe fişa Editing a dialogului Share Workbook (prezentată într o imagine anterioară) se merchează caseta Allow changes by more than one user at the same time. • Se activează fişa Advanced a dialogului Share Workbook (prezentată într o imagine anterioară). • În grupul Track changes se marchează Keep change history for şi se indică numărul de zile de reţinere a istoricului în zona Days. • Se dă OK şi se salvează fişierul dacă apare o interogare în acest sens. • Observaţii. • Jurnalul include şi informaţii despre rezolvarea unor conflicte apărute ca urmare a modificărilor, inclusiv datele care au fost eliminate. • La fiecare închidere a caietului se elimină din jurnal intrările mai vechi decât numărul de zile specificat în pasul 4. • Evidenţierea modificărilor (change highlighting) în foaia de calcul nu este activată automat la iniţierea scrierii jurnalului.

21. Lucrul în colaborare • Oprirea păstrării istoricului • Dacă documentul este protejat cu parolă pentru partajare şi istoria schimbărilor, Microsoft Excel opreşte menţinerea istoricului atunci când se înlătură protecţia. În această situaţie sunt acceptate toate modificările şi se şterge istoria memorată o dată cu următoarea închidere a caietului. • Se dă comanda Share Workbook din meniul Tools şi se activează fişa Advanced. • Se marchează Don't keep change history şi se dă OK. • Observaţie. Istoricul memorat este şters la prima salvare a caietului partajat. Totuşi, dacă se reface opţiunea de păstrare a jurnalului, ultimul set de modificări salvate sunt incluse în noul jurnal.

22. Lucrul în colaborare • Vizualizarea modificărilor în foaia de calcul • Se dă comanda Track Changes din meniul Tools şi apoi Highlight Changes din submeniul afişat. • Pentru ascunderea evidenţierii se anulează marcajul casetei Highlight changes on screen. Pentru vizualizare se marchează Track changes while editing şi OK. • Se salvează caietul dacă este o interogare în acest sens. • Observaţii • Detaliile privind modificarea unei celule este afişată într o casetă de comentarii atunci când este pointată celula respectivă. În acea casetă sunt listate şi comentariile scrise de utilizatori. • Evidenţierile apar şi la tipărirea foii de calcul care are activat procesul de evidenţiere a modificărilor.

23. Lucrul în colaborare • Observaţii (continuare) • Sunt evidenţiate prin comenzile menţionate: • Schimbarea conţinutului celulelor • Liniile/coloanele inserate sau eliminate. • Nu sunt evidenţiate modificările: • De formate • Ascunderea/arătarea liniilor/coloanelor • De denumiri ale foilor (informaţie disponibilă în foaia History) • Inserarea/eliminarea foilor • Adăugarea/editarea comentariilor – acestea apar totuşi în forma curentă. • Valorilor celulelor care se modifică datorită dependenţei de alte celule. Aceste modificări pot fi văzute utilizând bara de unelte Auditing.

24. Lucrul în colaborare • Vizualizarea modificărilor într-o foaie separată • Toate informaţiile din jurnalul de modificări pot fi vizualizate într o foaie separată, History, creată automat de Excel. • Se dă comanda Track Changes din meniul Tools şi apoi Highlight Changes din submeniul afişat. • Se asigură marcarea casetei de control Track changes while editing. Aceasta activează partajarea şi ţinerea jurnalului de modificări. • Se marchează caseta When şi se alege în lista asociată intrarea All (pentru toate modificările). • Se selectează butonul radio, situat în partea inferioară a dialogului, List changes on a new sheet. • Se dă OK şi se răspunde afirmativ la o cerere de salvare a caietului.

25. Lucrul în colaborare • Observaţii. • Opţiunea List changes on a new sheet este accesibilă doar dacă s-a salvat caietul cu opţiunea Track changes while editing activată. • Foaia History este eliminată la salvare. Procedura prezentată trebuie refăcută pentru vizualizarea jurnalului. • Informaţiile sunt prezentate în foaia History sub formă de listă prevăzută cu filtre. Prin selectarea combinată a diferitelor opţiuni de filtrare se pot selecta doar anumite tipuri de modificări. Denumirile câmpurilor sunt suficient de sugestive pentru a mai necesita explicaţii suplimentare. • Foaia History nu este actualizată în mod automat. Pentru o versiune actualizată se salvează documentul şi se reia procedura de afişare a jurnalului.

26. Lucrul în colaborare • Protecţia pentru documentele partajate • Comanda principală pentru protejarea unui caiet partajat este Protect Shared Workbook sau Protect and Share Workbook la care se ajunge prin meniul Tools, comanda Protection. Se afişează dialogul din figura alăturată.

27. Lucrul în colaborare • Se observă caseta de control Sharing with Track Changes care asigură păstrarea istoricului de modificări. În zona Password se poate introduce o parolă care să limiteze accesul celorlalţi utilizatori la opţiunile de protejare. • Explicaţii suplimentare privind interacţiunea dintre securitate şi alte opţiuni privind partajarea sunt date în continuarea secţiunii. Anumite acţiuni cerute sunt efectuate potrivit reţetelor prezentate în secţiunile dedicate. • Dacă documentul este deja partajat şi se doreşte stabilirea unei parole pentru partajare sau protejarea altor aspecte ale caietului sau foilor sale, se începe prin a scoate caietul din partajare. • Dacă se doreşte impunerea unei parole pentru deschiderea caietului partajat se va stabili această parolă. • Dacă se doreşte impunerea unei parole pentru modificarea şi salvarea caietului se va stabili această parolă.

28. Lucrul în colaborare • Se ascund liniile/coloanele care nu vor fi văzute de utilizatori şi se vor debloca zonele care pot fi modificate de utilizatori. Se protejează foile dorite. • Se ascund foile de calcul care nu vor fi văzute de utilizatori. Se protejează caietul prin selectarea opţiunii Structure. • Se fixează numărul de zile utilizat la menţinerea istoricului schimbărilor prin partajarea caietului şi iniţierea jurnalului. • Se dă comanda Protection din meniul Tools şi Protect Shared Workbook, sau Protect and Share Workbook, din submeniul afişat.

29. Lucrul în colaborare • Se selectează în dialogul Protect Shared Workbook opţiunea Sharing with track changes. • Se fixează o parolă, în zona Password a dialogului Protect Shared Workbook dacă se interzice altor utilizatori să anuleze menţinerea jurnalului sau să declare caietul nepartajat. Se reintroduce parola în dialogul de confirmare şi se dă OK. • La interogare se salvează se salvează caietul, ceea ce termină operaţiunea. Prin aceasta caietul este partajat şi este activată menţinerea jurnalului de modificări. • Observaţii. • Pentru un caiet protejat utilizatorii nu pot anula partajarea sau opri jurnalul de modificări. • Pentru a stabili o parolă pentru partajare, caietul trebuie să fie mai întâi scos din utilizarea partajată.

30. Diagrame Excel • Calea recomandată pentru obţinerea unor grafice sugestive poate fi rezumată în: • introducerea datelor într-o foaie de calcul, într-o structură tabelară; • selectarea datelor pentru care se doreşte o reprezentare grafică şi apelul procedurii specializate din Excel; graficul se poate crea şi fără indicarea datelor, care pot fi specificate ulterior, dar metoda necesită mai multă experienţă în domeniu; • modificarea graficelor obţinute pentru a le mări valoarea comunicativă sau estetică.

31. Diagrame Excel • Crearea automată a graficelor Excel • Un grafic creat automat de mediul Excel şi recunoscut drept un obiect Excel poate fi localizat • Într-o foaie de calcul existentă sau • Într-o foaie separată. • În primul caz, graficul trebuie gândit ca fiind desenat pe o foaie de hârtie care se poate mişca peste foaia de bază. Prin urmare informaţiile acoperite de grafic nu se distrug. Trebuie însă avut grijă că la tipărire apare doar ceea ce se vede în foaia de calcul. • Graficul se trasează pe o foaie separată atunci când este atât de complex încât necesită un spaţiu mai mare, atunci când se doreşte tipărirea lui ca un diapozitiv pentru o prezentare etc. • Se recomandă ca prima versiune a graficului să fie în foaia de calcul şi abia după definitivare să fie trecut într-o foaie separată.

32. Diagrame Excel • ZONELE PRINCIPALE ALE UNUI GRAFIC • Imaginea finală a unui grafic este obţinută prin adăugarea şi poziţionarea unor componente. • Fiecare componentă are o existenţă separată în sensul că poate fi formatată independent de celelalte componente. • Nu toate componentele sunt obligatorii pentru orice tip de grafic, fie că nu este posibil pentru respectivul tip, fie că nu este dorit de utilizator. • În prezentarea componentelor se foloseşte şi termenul englezesc, pentru o mai uşoară operare în mediul Excel.

33. Diagrame Excel • ZONELE PRINCIPALE ALE UNUI GRAFIC • Chart Area – aria graficului este întreaga suprafaţă ocupată de grafic, cu toate componentele lui. O componentă a graficului nu poate fi poziţionată în afara acestei zone. • Plot Area – aria de desen este suprafaţa ocupată efectiv de elementele grafice ale diagramei produse (axe de coordonate, linii, bare etc.). Zona poate fi mutată oriunde în aria graficului şi poate fi redimensionată prin selectare şi tragere de mânerele zonei. • Legend – legenda graficului (opţională). Este utilă atunci când sunt reprezentate mai multe serii de valori şi trebuie explicitată corespondenţa serie numerică – simbol grafic. Zona legendă are cel mult atâtea intrări câte serii sunt reprezentate şi întreaga zonă poate fi poziţionată oriunde în aria graficului.

34. Diagrame Excel • ZONELE PRINCIPALE ALE UNUI GRAFIC • Titles – titlurile graficului (opţionale). Sunt considerate ca ataşate graficului două categorii de titluri: titlul graficului şi titlurile axelor. Aceste titluri reprezintă obiecte de tip text box şi pot fi modificate de utilizator. • Axes – axele graficului. Orice grafic are cel puţin axa X (axa categorială) şi axa Y (axa valorilor). Este posibil, pentru grafice mai complexe, să se introducă o a doua axă X (situată deasupra zonei de desen) şi o a doua axă Y (situată la dreapta zonei de desen). Fiecare axă poate fi formatată separat (grosimea liniei, diviziuni, scală etc.) • Gridlines – liniile orizontale sau/şi verticale (opţionale), corespunzătoare gradaţiilor axelor, trasate pe zona de desen pentru o apreciere mai uşoară a mărimii valorilor reprezentate. Se poate formata sistemul grilei orizontale independent de grila verticală. Se selectează prin click pe o linie a grilei vizate.

35. Diagrame Excel • ZONELE PRINCIPALE ALE UNUI GRAFIC • Data Labels – etichetele datelor (opţionale) sunt fie denumiri propriu-zise, fie valorile numerice. Dacă apar, atunci ele sunt create ca boxe text şi pot fi formatate global sau individual. Selectarea lor se face prin click pe o etichetă => selectarea globală a tuturor etichetelor seriei respective de date. Un nou click selectează doar eticheta vizată, care poate fi formatată individual. • Data Table – tabloul datelor (opţional) este un tabel al datelor reprezentate şi care poate fi creat, la cerere, în partea de jos a zonei de desen. • În afară de elementele prezentate, utilizatorul poate să completeze graficul cu orice element grafic sau text, de a cărui creare, formatare şi poziţionare se ocupă personal, fără posibilitatea de gestiune automată din partea sistemului. • Aceste elemente suplimentare pot fi formate utilizând uneltele de desen ale mediului Excel. Pentru corecta afişare a noilor componente se va stabili ordinea z (ordinea în care sunt clădite noile componente peste cele vechi), potrivit regulilor din desenul pe calculator.

37. Diagrame Excel • A. Pe bara standard de unelte se află butonul care activează modul de reprezentări grafice: • Chart Button • Prin activarea acestui buton se porneşte utilitarul pentru reprezentări grafice, care conduce utilizatorul printr o serie de dialoguri succesive, până la precizarea tuturor informaţiilor necesare completării graficului. • Dacă anumite informaţii nu sunt precizate în acest stadiu, ele pot fi completate ulterior. De asemenea, informaţiile precizate pot fi modificate şi ulterior. • B. Acelaşi program utilitar este activat prin acţionarea comenzii Chart din meniul Insert.

38. Utilitarul (wizard-ul) conţine o întreagă ierarhie de dialoguri succesive, în care putem naviga în ambele sensuri. Datorită complexităţii nu prezentăm în continuare decât elementele principale ale acestor dialoguri. • Primul pas al utilitarului permite precizarea tipului de grafic. Se pot alege între două mari categorii de grafice: • standard • personalizate, care pot fi furnizate de Excel sau predefinite de utilizator. • Fiecare categorie are o multitudine de tipuri, fiecare tip are mai multe sub tipuri, astfel încât varietatea diagramelor grafice posibile este satisfăcătoare chiar la nivel profesional. • Selectarea unui anumit tip/sub tip de grafic trebuie să fie în concordanţă cu natura datelor care se reprezintă (fapt care se va învăţa la statistică).

39. Diagrame Excel • Primul dialog, prezintă în partea stângă o listă a tipurilor principale de diagrame. În partea dreaptă, pentru fiecare tip selectat în lista din stânga, se prezintă subtipurile disponibile. • În partea inferioară se află butoanele de ajutor şi de navigare între ecranele utilitarului. Acţionarea butonului Finish termină procesul de definire al graficului, se abandonează afişarea dialogurilor care au rămas neparcurse, pentru restul opţiunilor se iau valorile implicite şi graficul este produs şi afişat în foaia de calcul activă.

40. Diagrame Excel • Iniţial este în faţă fişa cu tipurile standard, numită Standard Types. • Acţionarea tab-ului Custom Types aduce în faţă fişa prezentată în figură, care are două aspecte, după butonul radio activat în zona Select from: • lista cu tipuri combinate sau variante preconstruite în Excel (butonul Built in), sau • lista cu tipuri create de utilizator (butonul User defined).

41. Diagrame Excel • Al doilea dialog al utilitarului Chart permite precizarea date¬lor care se reprezintă. • Datele pot fi organizate într un mod foarte elestic: • dacă ocupă un domeniu dreptunghiular, acesta se poate indica global, pre¬ci¬zând structura de linii sau coloane a seriilor reprezentate; dacă înainte de activarea utilitarului Chart se selectează domeniul datelor, atunci se va mai preciza doar structura pe linii sau coloane; • dacă seriile de date nu ocupă un domeniu compact, atunci ele trebuie să fie precizate individual. Acesta este procedeul utilizat când graficul a fost creat fără precizarea datelor. În cazul acestei structuri de date nu este întotdeauna posibil ca domeniul să fie selectat înainte de activarea utilitarului Chart. • Structura celui de al doilea dialog este prezentată în slide-ul care urmează ecrane. • Prima fişă permite indicarea globală a domeniului datelor prin numele zonei (dacă s-a creat o denumire) sau prin referinţă Excel, chiar selectare dinamică a zonei de date. În grupul de butoane radio Series in se va selecta butonul corespunzător aranjării seriilor de date (Rows – pe linii, Columns – pe coloane).

42. Diagrame Excel

43. Diagrame Excel • Fişa Series permite o gestiune completă a seriilor de date reprezentate: • adăugarea unei serii; • eliminarea unei serii; • definirea caracteristicilor seriei (nume, categoriile axei X). • În cazul în care seria de date începe cu o denumire, aceasta este propusă ca denumire a seriei. Acest fapt se întâmplă şi la selectarea globală a datelor. • Fişa este prezentată în slide-ul următor. • Partea superioară conţine o zonă care prezintă graficul pe baza opţiunilor fixate la momentul respectiv.

44. Diagrame Excel

45. Diagrame Excel • Fişa Series • Zona Series conţine o listă a tuturor seriilor de date reprezentate în diagramă. Selectarea unei serii arată în câmpurile din dreapta, Name şi Values, informaţiile ataşate seriei. • Acţionarea butonului Add are ca efect adăugarea unei serii noi la listă seriilor, cu un nume implicit, care trebuie să fie caracterizată de utilizator prin completarea câmpurilor Name şi Values. • Acţionarea butonului Remove are ca efect eliminarea seriei selectate din lista seriilor de date reprezentate. • Name – se poate înscrie direct o denumire a seriei sau o referinţă la o denumire, sau se poate selecta dinamic o denumire.

46. Diagrame Excel • Fişa Series • Values – precizează valorile seriei. Aceste valori se pot da ca referinţă la un domeniu al foii de calcul, ca nume dacă domeniul datelor a fost numit, se pot selecta dinamic, sau se pot indica direct în boxă sub forma de formulă bloc: ={12,14,43} are ca efect considerarea unei serii de date cu cele trei valori. • Category (X) axis labels – se precizează valorile care sunt afişate drept gradaţii (categorii) ale axei X. Implicit se afişează 1, 2, …. Această opţiune este utilă atunci când variabila X este nominală (lunile anului, zilele săptămânii etc.). Valorile pot fi indicate prin nume, referinţă, dinamic sau ca tablou de valori (după modelul ={"ian","feb", "mar"}, pentru primul trimestru al anului). Este de remarcat că gradaţiile nominale sunt afişate între gradaţiile axei, în timp ce valorile numerice sunt in dreptul gradaţiilor axei.

47. Diagrame Excel • Al treilea dialog, Chart Options, permite fixarea atributelor pentru informaţiile afişate pe grafic: titluri, axe, legendă, etichete etc. • Titles – Titluri În boxele rezervate se precizează doar textele pentru titluri, formatările (font + stil) se fac din meniul Format, ca şi formatarea oricărui alt text, după selectarea titlului respectiv pe grafic. • Chart title – titlul întregului grafic, este centrat în mod implicit. • Category (X) axis) – titlul axei X. • Value (Y) axis – titlul axei Y. • Second category (X) axis, Second value (Y) axis – În cazul graficelor combinate, cu mai multe axe, sunt accesibile şi zonele în care se precizează titlurile axelor secundare. • Poziţia şi orientarea titlurilor se fixează individual, selectând boxa text respectivă şi utilizând comenzile adecvate. Este de reţinut că acţionarea butonului drept al mouse-ului pe un obiect selectat afişează un meniu cu comenzile aplicabile obiectului respectiv.

48. Diagrame Excel • Al patrulea dialog, Chart Location, permite localizarea graficului construit în workbook. • As new sheet – selectarea acestui buton radio permite inserarea graficului pe o foaie separată, În zona text se poate trece denumirea acestei noi foi. • As object in – selectarea butonului permite inserarea graficului într-o foaie existentă, ca obiect în această foaie. Implicit se propune foaia activă, dar se poate alege orice altă foaie, inclusiv cele cu diagrame.

49. Diagrame Excel • Modificarea (editarea) graficelor • După precizarea de către utilizator a principalelor atribute ale unei prezentări grafice, modulele specializate ale mediului Excel realizează un grafic care corespunde parametrilor fixaţi şi reflectă datele fixate. • Pentru ca un grafic format în acest mod să răspundă cerinţelor prezentării de date şi rezultate, să corespundă viziunii utilizatorului şi nivelului de înţelegere al beneficiarului (receptorului), este necesar ca imaginea obţinută să sufere o serie de transformări. • Modificările sunt prezentate urmărind principalele zone dintr un grafic. Indiferent însă de elementul modificat, procedura este: • se selectează elementul vizat pentru modificare; • se apelează la comenzile adecvate, fie din meniul Format, fie din meniul Chart, fie din meniul contextual (activat la acţionarea butonului drept al mouse ului), fie din barele de unelte, fie din dublu-click pe elementul care se formatează.

50. Diagrame Excel • Meniul FORMAT • Dacă este selectat un obiect de tip chart, atunci comenzile din meniul Format se modifică, astfel încât activarea primei comenzi, în general de forma "Selected (obiect grafic selectat) …", se porneşte un dialog prin care se pot realiza modificări ale elementului selectat. • Dialogurile sunt specifice elementelor grafice selectate (chart area, plot area etc.). • Meniul CHART • O dată cu modificarea comenzilor din meniul Format, selectarea unui obiect de tip chart conduce la apariţia unui nou meniu, Chart. • Comenzile accesibile prin intermediul acestui meniu permit stabilirea atributelor generale ale graficului cum ar fi tipul graficului, seriile de date, localizarea etc., adică a parametrilor care se stabilesc în dialogurile utilitarului (wizard ului) Chart. Există însă şi un grup de comenzi suplimentare.