Curso básico para egresados Módulo de Etiqueta y gestión protocolaria institucional

1. Curso básico para egresados Módulo de Etiqueta y gestión protocolaria institucional Dirección de Egresados y graduados Material elaborado por: Mauricio Romero Ch.

2. Conceptos básicos de protocolo Objetivo: Conocer los elementos fundamentales a considerar en la organización y realización de ceremonias, eventos y actos.

3. Modelo comunicacional tradicional Con base en el modelo de Shannon y Weaver Ruido Todo comunica, todo tiene significado. Todo se convierte en un mensaje que es decodificado por el “otro”. TODO…

4. Normas y significados Todo comunica, todo tiene significado. De ahí que la ubicación de una persona en una mesa, su orden de ingreso en una reunión o evento, su vestimenta, su manera de dirigirse a los demás, comuniquen…. Piense: Usted desea agradar a una persona. ¿Cómo se comporta? ¿qué tipo de consideraciones tiene? El protocolo, en buena medida, implica el uso del sentido común y obliga a los responsables de una actividad a ser PRUDENTES y prestar atención a todo, particularmente a los detalles.

5. Ceremonial, protocolo y etiqueta Protocolo Reglas que prevalecen en el ceremonial Etiqueta Manera de tratar a las personas Estilo… Ceremonial Formalidades para cualquier acto solemne. Crea la atmósfera… La cortesía, como respeto y demostraciones de atención e interés, es la base del ceremonial

6. Ceremonial, protocolo y etiqueta Ceremonial Protocolo Etiqueta Ceremonial es la serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne*. El ceremonial crea la atmósfera para las relaciones y su base es la cortesía. Protocolo es la regla establecida por decreto o por costumbre* para que una actividad tenga la atura correspondiente. El protocolo es un conjunto de conductas, reglas y normas sociales que se aplican por conocer, respetar y cumplir a través de las cuales se organizan los actos, se les da contenido y profundidad. La etiqueta es la manera de tratar a las personas en actos de la vida privada, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad*. * Real Academia de la Lengua Española 2009.

7. El ceremonial y el protocolo • El protocolo (conjunto de reglas) es principalmente orden y respeto por la jerarquía. • Las reuniones oficiales o empresariales deben ser regidas por un código que regule y facilite la interrelación. • El protocolo y el ceremonial buscan dar uniformidad y revestir de solemnidad a una actividad, otorgando mayor prestigio e imagen a la institución que lo desarrolla. • El protocolo y el ceremonial fortalecen la identidad corporativa de las instituciones. • En los ámbitos oficial, diplomático, eclesiástico, castrense, empresarial y social existen diferentes usos y formas en las que se realiza el ceremonial y en el manejo del protocolo.

8. El ceremonial y el protocolo Durante la recepción en el Palacio de Buckingham la primera dama de los Estados Unidos le colocó su brazo alrededor de Isabel II, y ella le devolvió el gesto. Según lo estipulado, el protocolo real no permite tocar a la Reina. Se confirma la "relación especial" que existe entre Inglaterra y los Estados Unidos, ya que la Reina no se quedó con los brazos cruzados, por el contrario, decidió devolver el gesto y puso su brazo alrededor de la cintura de la señora Obama.

9. Tipos de protocolo

10. Ley de Protocolo de El Salvador • Ley del Ceremonial Diplomático de la República de El Salvador. Decreto Ley 432 de 1 de Octubre de 1998. • En esta ley se regula y establecen, entre otros aspectos: • Las jerarquías diplomáticas • Las llegadas de Jefes de Misión • La recepción de Jefes de Misión • Las visitas protocolarias • Las audiencias • EL ORDEN NACIONAL DE PRECEDENCIA • La transmisión de mando de la República • La visita de Jefes de Estado, etc.

11. Precedencia • Primacía en el rango jerárquico, derecho a ocupar el primer lugar. • Ordenamiento de personas o cosas que utilizamos en las ceremonias con el objeto de garantizar y concederle a cada uno de ellos el lugar que le corresponde. • La precedencia es un punto crucial y base del protocolo. • La precedencia se establece por: • Precedencia por ley. • También llamada por derecho, que concede la ley por ostentar un determinado cargo o rango. • Precedencia por cortesía. • Es aquella que se ostenta por cesión o cortesía. Aunque "oficialmente" no le corresponde ese orden, el mismo viene determinado por la cesión de este honor o privilegio

12. Precedencia • Orden Nacional de Precedencia, según CAPÍTULO XII.DEL ORDEN NACIONAL DE PRECEDENCIA. • Artículo 62. • Para los altos funcionario nacionales civiles y militares, regirá el siguiente orden de precedencia en las ceremonias y actos oficiales: • - Presidente Constitucional de la República. • - Presidente de la Asamblea Legislativa. • - Presidente de la Corte Suprema de Justicia. • - Vicepresidente de la República. • - Directivos y Diputados de la Asamblea Legislativa. • - Diputados de la República de El Salvador al Parlamento Centroamericano. • - Designados a la Presidencia de la República. • - Magistrados de la Cortes Suprema de Justicia. • - Presidente de la Corte de Cuentas de la República. • - Presidente del Tribunal Supremo Electoral. • - Fiscal General de la República. • - Procurador General de la República. • - Procurador para la Defensa de los Derechos Humanos. • - Presidente del Consejo Nacional de la Judicatura. • - Magistrados del Tribunal Supremo Electoral. • - Magistrados de la Corte de Cuentas de la República. • - Miembros del Consejo Nacional de la Judicatura. • - Alcalde Municipal de San Salvador. • - Ministros y Viceministros de Estado. • - Secretarios de la Presidencia de la República. • - Ex- Presidentes de los tres Órganos del Estado. • - Presidente del Banco Central de Reserva de El Salvador. • - Gobernador Político Departamental de San Salvador. • - Jefe del Estado Mayor Conjunto de la Fuerza Armada. • - Director General de la Policía Nacional Civil. • - Director General de Protocolo y Ordenes. • - Presidentes de Instituciones Oficiales Autónomas. • - Embajadores del Servicio Exterior Salvadoreño. • El Director general de Protocolo y Ordenes, de acuerdo a la naturaleza del acto oficial, podrá ampliar el listado nacional de precedencia, manteniendo el orden antes relacionado.

13. Parámetros para establecer la precedencia Jerarquía Alfabéticamente Prestigio y rol Antigüedad

14. ¿Qué ordena la precedencia? • Caso: • Suponga que usted labora en la compañía AGRISOL, cuyo Presidente está por recibir en una sesión de la Junta Directiva al Presidente de AGROEXPORT, una compañía comercial importante, aliada de AGRISOL. El Presidente de AGROEXPORT llega al país el día lunes 8 de febrero, a las 6:45 pm, en el vuelo 530 de TACA, procedente de Miami. Los presidente de las compañías deben reunirse para planificar el lanzamiento de un producto estrella en el mercado centroamericano. Considere: • ¿Cómo y dónde recibiría al Presidente de AGROEXPORT? • ¿Quién es el anfitrión? • ¿Quién debe recibirlo y acompañarlo? • ¿Es pertinente una reunión de ambos presidentes a las 7:30 pm? • En la Sesión de Junta Directiva, ¿en dónde debe ubicarse el Presidente de AGROEXPORT? ¿Cuándo tomará la palabra? 10 minutos Distribución de autoridades en la mesa de honor. Orden de intervenciones en un programa Saludo protocolar del maestro de ceremonia Ubicación de los invitados Orden de las banderas

15. Ejercicio de precedencia • Establezca la precedencia en el siguiente grupo: • Gerente General (2 Años) • Gerente de comercialización (5 Años) • Director General de país (1 Año) • Director Regional (3 años) • Director de Finanzas (hombre de confianza – 7 Años) • Director de Recursos Humanos (5 Años) • Establezca el orden de aparición en un programa de trabajo en el que se presentarán los resultados financieros. • Defina quiénes deben sentarse en una mesa de honor para 5 personas.

16. Ejercicio de precedencia • Establezca la precedencia: • Director Regional (3 años) • Director General de país (1 Año) • Director de Finanzas (hombre de confianza – 7 Años) • Director de Recursos Humanos (5 Años) • Gerente General (2 Años) • Gerente de comercialización (5 Años) • PROGRAMA / Presentación de resultados financieros • Director General de país (ANFITRION) • Director Regional (3 años) • Director de Finanzas (hombre de confianza – 7 Años)

17. Ejercicio de precedencia • - Director General de la Policía Nacional Civil, Antonio Vaquerano • Diputado por el Partido de Concicliación Nacional, Francisco Merino. • - Presidente Constitucional de la República, Mauricio Funes • - Presidente del Tribunal Supremo Electoral, Enrique Angulo • - Vicepresidente de la República, Salvador Sánchez • Ministro de Justicia y Seguridad, David Munguía Payes • - Presidente de la Corte Suprema de Justicia, Antonio Jovel • Secretario Jurídico de la Presidencia, Antonio delgado

18. Importancia del protocolo Objetivo: Comprender la importancia del protocolo de negocios para hacer uso de él como herramienta de gestión .

19. Importancia del protocolo • El ceremonial y protocolo empresarial no dispone de normas o decretos como el ceremonial oficial. • Por ello en su empresa se debe preparar un código empresarial ad hoc, de acuerdo a las costumbres aceptadas por todos y recurrir a los criterios del sentido común. • La imagen y el prestigio de las empresas se ve afectado si no se siguen pautas protocolares básicas . • El protocolo y el ceremonial le confieren a los eventos y reuniones un toque particular…el toque institucional. • Piense…..el más afectado al falta a las reglas básicas del protocolo puede ser usted…. • Si no sabe cómo hacer algo, pregunte. Si no lo entiende, observe.

20. Importancia del protocolo • Por mucho tiempo se ha pensado de forma errónea que el protocolo y el ceremonial son exclusivos de altas esferas o son meramente asuntos de Estado. • En la vida cotidiana, la PRUDENCIA es la mejor regla protocolar a seguir. • Las personas deben saber desenvolverse de una manera decorosa, prudente. • Nadie le dice la velocidad que tiene que llevar el carrito del supermercado, o a que velocidad manejar su auto, cuándo y cómo saludar a alguien por el centro comercial, cómo hablar en la iglesia, una reunión o un espacio cerrado. • El uso del sentido común (algunos dicen, que es el menos común de los sentidos) es clave para un desempeño “intachable”. • EL PROTOCOLO ES IMPORTANTE PORQUE NOS HACE SER CONSCIENTES DE LAS SITUACIONES Y NOS OTORGA POSIBILIDADES. • TODO COMUNICA. Por ello, un error en el protocolo puede hacer perder un acuerdo, un trato o negociación.

21. Reglas de oro del protocolo Objetivo: Conocer las reglas básicas del protocolo, para considerarlas en todos los momentos de nuestra vida.

22. Reglas de oro del protocolo Costumbre es norma Los tratamientos Cortesía Relevancia Imagen y prestigio institucional Orden y respeto La presidencia La puntualidad La precedencia La derecha

23. Reglas de oro del Protocolo 1) La costumbre adquiere rango de norma En protocolo existen tradiciones y costumbres propias que han trascendido en el tiempo y su aplicación es inobjetable (NO SE CUESTIONA). Ej. Uso de dos podios en eventos oficiales con el Presidente. Uso de banner como “back” en un evento. 2) La Cortesía La cortesía es un factor social que debe tenerse en Consideración como prueba de respeto hacia un semejante.

24. Reglas de oro del Protocolo 3) La Presidencia Es el lugar que le corresponde al anfitrión de un evento. Si es una pareja, ambos hacen una sola presidencia. 4) La Derecha Es el principal puesto de honor en protocolo. Por tanto, el lugar de honor en un acto es a la derecha del anfitrión. Sobre este principio se fundamenta el régimen de precedencias en los actos protocolarios. 5) La Precedencia Proviene del latín “praecedere” que significa “ir adelante” o “por delante”. Ordenación de las personas en virtud de su nivel o rango oficial, establecido por norma legal, tradición o uso.

25. Reglas de oro del Protocolo 6) La Puntualidad Es una norma mutua de respeto y educación, tanto del anfitrión de un evento, como de los invitados al mismo. Todo acto debe iniciarse a la hora fijada. En caso de retraso, debe obedecer a una razón muy justificada que debe comunicarse a los invitados presentes. 7) Los Tratamientos Muchas autoridades y personalidades de la sociedad están investidos de ciertos rangos y jerarquías que todos debemos respetar. Los tratamientos son las diferentes formas de dirigirnos a estas personalidades de manera correcta, de acuerdo a su cargo o envestidura.

26. Clasificación de los actos Objetivo: Conocer los distintos tipos de actos para saber cómo organizarlos.

27. Clasificación de los actos Regulados por la Ley de Protocolo Inauguración Conmemoración Oficiales Condecoración No oficiales Visita Comunidad Lanzamiento de producto Públicos Privados

28. ¿Por qué organizar un evento? • Comunicación y divulgación. • Imagen y credibilidad. • Promoción institucional. • Marca diferencia. • Brinda ventaja. • Nunca haga un evento que no tiene contenido. “Si un árbol cae en el bosque y nadie lo escucha ¿igual hace ruido? “

29. Cómo organizar un acto Objetivo: Conocer los pasos a seguir para organizar de manera diligente una actividad o evento

30. ¿Cómo organizar un evento?Desde el punto de vista metodológico Necesidades Investigación Situaciones Qué, cómo, cuándo, por qué Cómo y quiénes Planificación Detalle del desarrollo Ejecución Desarrollo Evaluación Elaboración de informes

31. Cómo organizar un acto EJECUCIÓN • Verifique la agenda de eventos internos y externos. • Reserve fechas de personal VIP. • Coloque fecha en función de intención. • Defina comisiones o mecanismos de apoyo. (Asigne tareas según comisiones). • Línea gráfica (en función de objetivos e imagen institucional). • Cotización y reservación de lugares (en función del presupuesto y audiencia). • Impresión de materiales. • Despacho de invitaciones. • Confirmación de invitaciones. • Montaje – logística. Cuidado con los detalles.Monte un día antes y pruebe todo. DISEÑO O PREPARACIÓN • Objetivo. • A quién está dirigido. • Qué tipo de evento. • Quién lo debe presidir. • Quiénes asistirán. • En dónde se realizará. • Cuánto tiempo durará. • Cuál será el programa a desarrollar. • Quién lo va a moderar. • Cómo se va a organizar. • Cuánto va a costar. • Cuándo y dónde se realizará. ¿Por qué?

32. Ejercicio • Usted trabaja para una ONG que lanzará un proyecto de alimentación y desarrollo productivo comunitario en Apaneca. • A su evento asistirán: el Presidente de la Fundación, el Presidente de la república, el Presidente de FISDL, el alcalde de Apaneca, el Gobernador de Sonsonate. • En el evento una beneficiaria dará las gracias al proyecto por os beneficios. • En el evento se proyectará un vídeo de 5 minutos sobre los logros del proyecto en 2009. • El Presidente de la República entregará al Presidente de la ONG un reconocimiento por su labor al frente del Programa. • En grupos, elabore el programa del evento. • Cómo organizaría esta actividad (PLANEACIÓN). Escriba los pasos. • Cómo montaría la mesa de honor. • Ahora, quite a los funcionarios públicos y piense que es un evento privado. ¿Qué cambiaría del programa?

33. Mesas de honor y presidencias

34. Mesas de honor Las mesa de honor usualmente se ubican sobre tarimas y llevan un “cubre” y/o un faldón. Sus sillas generalmente van “forradas”. En la mesa de honor se sientan los invitados de mayor rango, categoría o importancia. La mesa de honor “dice” a quién pertenece el evento y quiénes están involucrados.

35. Mesas de honor

36. Presidencia unipersonal 4 2 1 3 5 IMPAR 6 4 2 1 3 5 7 Presidente de la empresa Director ejecutivo Director financiero Gerente General Gerente de Ventas Jefe de comercialización Jefe de distribución

37. Presidencia bipersonal

38. Presidencia bipersonal 5 3 12 4 6 PAR • Presidente de la República • Presidente de la empresa A • Director Regional de la empresa A • Director Ejecutivo empresa A • Director Financiero empresa A • Gerente General 5 3 1 2 4 6

39. ¿Unipersonal o bipersonal?

40. Tipos de mesas: imperial Quien preside ésta mesa, se sentará en el centro del lado amplio de la mesa frente a la puerta del salón (presidencia francesa) y la segunda presidencia enfrente. Nunca se sentarán en los extremos de la mesa, ya que por su gran tamaño, sería imposible la comunicación entre quienes presiden la mesa. Los invitados se sentarán por orden de importancia al lado de los anfitriones y en alternancia. La Mesa Imperial es de gran tamaño y amplias dimensiones. Sirve para albergar a todos nuestros invitados en una misma mesa.

41. Presidencia a dos caras

42. Presidencia a dos caras

43. Francesa

44. Francesa

45. Inglesa

46. Inglesa

47. Francesa e inglesa Francesa Inglesa El uso del tipo de mesa a utilizar está relacionado, en buena medida, con la cantidad de personas a atender

48. Tipos de mesas: Redonda y “U” Es un tipo de mesa que integra muy bien a los comensales por lo que se utiliza a menudo para reuniones de trabajo. La presidencia, siempre se colocará justo en medio de la parte central de la mesa. A simple vista todos los comensales tienen la misma importancia. Éste tipo de mesa favorece las relaciones sociales, dada la cercanía de todos los comensales entre sí. 

49. Tipos de mesas: “T” No es común su uso. Es la mesa indicada para comidas de trabajo entre dos partes. Cada parte se coloca a un lado del brazo En la parte central de la presidencia, se ubicarán representantes de las dos partes.    Al igual que en otros tipos de mesa ni se ocupará la parte de enfrente de la presidencia, ni el extremo corto del brazo.  

50. Diferentes tipos de ornamentación