TREVI - maggio 2005

1. TREVI - maggio 2005 Il processo di certificazione nella scuola Polo Qualità di MILANO

2. “Il significato della certificazione” Attestato, da parte terza, dell’idoneità di un Sistema di gestione per la Qualità.... e cioè che ... Certificazione ... L’Organizzazione scolastica pone particolare attenzione alle esigenze e aspettative del cliente e che i processi di erogazione dei servizi riportati nel P.O.F., nel Regolamento di Istituto e nella “Carta dei Servizi” sono DEFINITI e SOTTO CONTROLLO. Polo Qualità di MILANO

3. Certificative (1) (contrattuali) 9001:2000Sistemi di Gestione per la Qualità - REQUISITI Non contrattuali (1) (rivolte verso l’interno) 9004:2000 Sistemi di Gestione per la Qualità - LINEE GUIDA PER IL MIGLIORAMENTO DELLE PRESTAZIONI La famiglia ISO 9000:2000 - Sistemi di Gestione per la Qualità FONDAMENTI E VOCABOLARIO Termini e definizioni (1) Verifiche Ispettive (1) (rivolte ad attività specifiche) 19011 Polo Qualità di MILANO

4. Sistema di gestione per la qualità Sistema per stabilire: la politica per la qualità gli obiettivi per la qualità le strategie per raggiungere gli obiettivi Polo Qualità di MILANO

5. Principi di gestione per la qualità Per guidare e far funzionare con successo un’organizzazione è necessario dirigerla e tenerla sotto controllo in maniera sistematica e trasparente. Il successo può derivare dall’attuazione e dall’aggiornamento di un sistema di gestione progettato per migliorare con continuità le prestazioni tenendo conto delle esigenze di tutte le parti interessate. La gestione di un’organizzazione comprende – tra le altre discipline di gestione – la GESTIONE PER LA QUALITA’. (UNI EN ISO 9000:2000 – Introduzione 0.2) L’adozione di un sistema di gestione per la qualità dovrebbe essere una decisione strategica dell’organizzazione. La progettazione e l’attuazione del SGQ di un’organizzazione è influenzato da esigenze diverse (….) non intende perseguire l’uniformità delle strutture dei SGQ, né della relativa documentazione (UNI EN ISO 9001:2000 – Introduzione Generalità 0.1) Polo Qualità di MILANO

6. Principi di gestione per la qualità …possono essere utilizzati dall’alta direzione per guidare l’organizzazione verso il miglioramento delle prestazioni. • Orientamento al cliente • Leadership • Coinvolgimento del personale • Approccio per processi • Approccio sistemico alla gestione • Miglioramento continuo • Decisione basate su dati di fatto • Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori (UNI EN ISO 9000:2000 – Introduzione 0.2) Polo Qualità di MILANO

7. Le organizzazioni dipendono dai propri clienti e dovrebbero pertanto capire le loro esigenze presenti e future, soddisfare ai loro requisiti e mirare a superare le loro stesse aspettative Orientamento al cliente I capi stabiliscono unità di intenti e di indirizzo dell’organizzazione. Essi dovrebbero creare e mantenere un ambiente interno che coinvolga pienamente il personale nel conseguimento degli obiettivi dell’organizzazione. Leadership Le persone, a tutti i livelli, costituiscono l’essenza dell’organizzazione ed il loro pieno coinvolgimento permette di porre le loro capacità al servizio dell’organizzazione. Coinvolgimento del personale Polo Qualità di MILANO

8. Un risultato desiderato si ottiene con maggiore efficienza quando le relative attività e risorse sono gestite come un processo Approccio per processi Identificare, capire e gestire (come fossero un sistema) processi tra loro correlati contribuisce all’efficacia e all’efficienza dell’organizzazione nel conseguire i propri obiettivi. Approccio sistemico alla gestione Il miglioramento continuo delle prestazioni complessive dovrebbe essere un obiettivo permanente dell’organizzazione Miglioramentocontinuo Polo Qualità di MILANO

9. Le decisioni efficaci si basano sull’analisi di dati e informazioni Decisione basate su dati di fatto Un’organizzazione ed i suoi fornitori sono interdipendenti ed un rapporto di reciproco beneficio migliora, per entrambi, la capacità di creare valore. Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori Polo Qualità di MILANO

10. PROCESSO (produce valore aggiunto) FORNITORI OUTPUT INPUT CLIENTI MISURAZIONI CHE COSA E’ UN PROCESSO? Insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita (UNI EN ISO 9000:2000 - 3.4.1) • Elementi caratteristici • Input misurabili • Output misurabili • Valore aggiunto • Ripetibilità Polo Qualità di MILANO

11. “Lo scopo” La presente norma internazionale specifica i requisiti di un sistema di gestione per la qualità quando un’organizzazione: a) ha l’esigenza di dimostrare la sua capacità di fornire con regolarità prodotti che ottemperano ai requisiti dei clienti e a quelli cogenti applicabili b) desidera accrescere la soddisfazione dei clienti tramite l’applicazione efficace del sistema, ivi inclusi i processi per il miglioramento continuo... UNI EN ISO 9001:2000 Polo Qualità di MILANO

12. INDICE Premessa 0. Introduzione 1. Scopo e campo di applicazione 2. Riferimenti normativi 3. Termini e definizioni 4. Sistema di gestione per la qualità 5. Responsabilità della Direzione 6. Gestione delle risorse 7. Realizzazione del prodotto 8. Misurazioni, analisi e miglioramento Polo Qualità di MILANO

13. I quattro macro requisiti 5.RESPONSABILITA’ DELLA DIREZIONE 5.1 Impegno della Direzione 5.2 Attenzione focalizzata al cliente 5.3 Politica per la qualità 5.4 Pianificazione 5.5 Responsabilità, autorità e comunicazione 5.6 Riesame da parte della direzione 6.GESTIONE DELLE RISORSE 6.1 Messa a disposizione delle risorse 6.2 Risorse umane 6.3 Infrastrutture 6.4 Ambiente di lavoro 7.REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO 7.1 Pianificazione della realizzazione del prodotto 7.2 Processi relativi al cliente 7.3 Progettazione e sviluppo 7.4 Approvvigionamento 7.5 Produzioni ed erogazione di servizi 7.6 Gestione dei dispositivi di monitoraggio e misurazione 8.MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO 8.1 Generalità 8.2 Monitoraggi e Misurazioni 8.3 Gestione dei prodotti non conformi 8.4 Analisi dei dati 8.5 Miglioramento Polo Qualità di MILANO

14. IL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Capacità di un insieme di caratteristiche di un prodotto, processo o sistema di soddisfare i Requisiti dei clienti o delle parti interessate Qualità Politica della Qualità Obiettivi della Qualità Gestione della Qualità Organizzazione Pianificazione Miglioramento Regole Evidenze oggettive Documentazione della Qualità Polo Qualità di MILANO

15. P A C D APPLICAZIONE MODELLO PDCA PLAN: stabilire gli obiettivi ed i processi necessari per fornire i risultati in accordo con i requisiti dei clienti e con le politiche dell’organizzazione DO: dare attuazione ai processi CHECK: monitorare e misurare i processi e i prodotti a fronte delle politiche , degli obiettivi e dei requisiti relativi ai prodotti e riportarne i risultati ACT: adottare azioni per migliorare in modo continuo le prestazioni dei processi ISO 9001:2000 Introduzione 0.2 Nota Polo Qualità di MILANO

16. MIGLIORAMENTO CONTINUATIVO DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA’ VISION 2000 C L I E N T E Responsabilità del vertice dell’organizzazione S O D D I S F A Z I O N E C L I E N T E R E Q U I S I T I Gestione delle risorse Misure, analisi e miglioramento Realizzazione di prodotti/servizi PROCESSO Prodotto Servizio INPUT OUTPUT Polo Qualità di MILANO

17. IL GOVERNO DELLA SCUOLA politica della qualità analisi di realtà organizzazione mission gestione risorse leadership perseguimento obiettivi valorizzazione risorse comunicazione finalità gruppi di lavoro controllo Polo Qualità di MILANO

18. P.O.F. – Carta dei Servizi Organigramma -Funzionigramma Documentazione di sistema IL PROCESSO ORGANIZZATIVO Definizione della strategia Struttura organizzativa Processi lavorativi Polo Qualità di MILANO

19. ORGANIZZARE = gestire i processi in funzione degli obiettivi strategici • Come dividere i compiti/funzioni tra persone/organi? • Quali competenze devono possedere le persone? • Quante persone? Come combinarle? • A chi devono rispondere? • Con quali responsabilità? • Con quali spazi di autonomia? • Con chi devono collaborare? Polo Qualità di MILANO

20. APPROCCIO DEI SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITÀ ( sintesi da ISO 9000:2000 Fondamenti dei Sistemi di Gestione per la Qualità 2.3) • L’approccio per sviluppare e attuare un SGQ implica • diverse fasi: • determinare le esigenze e le aspettative del cliente • stabilire la politica e gli obiettivi per la qualità • determinare i processi e le responsabilità per conseguire gli obiettivi • stabilire, per ciascun processo, le misure di efficacia nel conseguire gli obiettivi • cercare opportunità per migliorare l’efficacia e l’efficienza dei processi • determinare e programmare i miglioramenti • controllare gli effetti dei miglioramenti e valutare i risultati Polo Qualità di MILANO

21. 4.1 “Requisiti generali” • L’organizzazione deve stabilire, documentare, attuare e tenere aggiornato il • sistema di gestione per la qualità e migliorarne con continuità l’efficacia. Deve: • identificare i processi primari e di supporto • stabilire la sequenza dei processi e la loro interazione • stabilire i criteri per assicurare l'efficacia funzionamento e • l'efficace controllo • assicurare la disponibilità delle risorse • monitorare e misurare i processi • attuare le azioni necessarie per conseguire i risultati • pianificare il miglioramento continuo Pianificazione Mappatura Misurazione Miglioramento Polo qualità - Milano Polo Qualità di MILANO

22. “Cosa ci deve essere” 4.2.1 Dichiarazione documentata della Politica e degli obiettivi per la qualità Il Manuale della Qualità Procedure documentate (minimo 6) I documenti necessari per assicurare: la pianificazione, l’operatività, il controllo dei processi Registrazioni della qualità Polo qualità - Milano

23. Le procedure che ci devono ... essere ! Tenuta sotto controllo dei documenti 1 4.2.3 Tenuta sotto controllo delle registrazioni 2 4.2.4 3 Verifiche Ispettive interne 8.2.2 4 8.3 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi 5 Azioni correttive 8.5.2 6 Azioni preventive 5 8.5.3 Polo qualità - Milano

24. Esame documentale • Predisposizione documentazione • Manuale della Qualità • Procedure • Documenti necessari ….(4.2.1 d) Conformità alla norma ISO 9001 Formazione e attivazione SGQ (registrazioni) • Invio all’Organismo di certificazione • Domanda con documentazione richiesta • Manuale della Qualità NO Ente di certificazione Istitutoscolastico SI Azione Correttiva sulla documentazione Follow up Audit di certificazione Attuazione Azioni correttive NO SI Conformità alla norma ISO 9001 Rilevazioni NC (classificazione) L’ITER PER LA CERTIFICAZIONE 5 ISO 9001