Sorun Çözme ve Karar Oluşturma-2

1. Sorun Çözme ve Karar Oluşturma-2 Konular: Karar Verme Süreci Sorun çözme araçları Sebep-sonuç-sebep analizi Karar ağaçları Karar Destek sistemleri

2. Karar Verme Süreci • Verilecek kararı tanımlamalı • Karardan beklenecek sonucu belirlemeli • Bilgi toplamalı • Seçenekleri ve bu seçeneklerin her birinin avantaj ve dezavantajlarını belirlemeli • Eldeki bilgilerden yola çıkarak karar vermeli

3. Karar Verme Aşamaları • Problemin Anlaşılması • Problemi tanımak, boyutlarını sınırlamak, nedenlerini, çözme zamanını ortaya koymak ve incelemek. • Probleme İlişkin Bilgi Toplanması • Sorunun nitelikleri, çeşitli yönleri araştırılır ve o konuda bilgi toplanır. • Karar vermeye temel olacak bir takım “ön düşünceler” saptanır.

4. Karar Verme Aşamaları • Bilgilerin Çözümlenmesi ve Yorumu • Bilgilerin toplanması, gruplanması ve dökümü. • Bilgi gruplandırıldığı zaman, bu gruplardan her birinin problemin çözümü üzerine olan etkisi ayrı incelenmelidir. • Seçeneklerin Değerlendirilmesi • Alternatiflerin fayda ve zararlarını birer birer tespit edip kuram ve uygulama açısından bir kıyaslamasını yapmak gerekir. • Ayrıca yönetici, problemlere çözüm yolu ararken, konunun uzmanlarıyla ve astlarıyla görüşebilmelidir .

5. Karar Verme Aşamaları • En Uygun Seçeneğin Bulunması • Her bir çözüm yolu için gereken araç ve gereçler, para ve personel gibi “karar vermeyi etkileyen etkenler” dikkate alınarak her birinin yararlı ve sakıncalı tarafları üzerinde durulur. • Çeşitli çözüm yolları içinden sorunu en az, en kısa zamanda, en kolay ve en güvenilir biçimde çözecek olan yöntem yada yöntemler karar haline getirilir. • Kararı Uygulamak • Uygulama aşamasında yazılı hale getirildikten sonra uygulanmak üzere alt basamaklara bildirilir.

6. Karar Verme Aşamaları • Değerlendirme • Değerlendirmenin amacı, uygulamanın başarı derecesine ilişkin verilecek yargıların tarafsız ve sağlam olmasını sağlamaktır. • Bu yargılar bir övme veya yerme değil, yeniden düzenleme aracı olarak kullanılmalıdır.

7. Sorun Çözme Araçları • Pareto İlkesi • Işıkava (balık kılçığı) Yöntemi • Sebep-sonuç-sebep analizi • Karar ağaçları

8. Sorun Çözme Araçları • Proje Yöneticiliğinde sorun çözme araçları olarak Pareto Diyagramı yaygın kullanılmaktadır • WilfredoPareto; 20.ci yüzyıl İtalyan iktisatçısı, sosyal bilimcisi, mühendis • Pareto optimumu: toplumdaki üretici, tüketici ve etken sahiplerinden birinin durumunu kötüleştirmeden bunlardan bir başkasınınkinin durumunu iyileştirmenin mümkün olmaması. Yani toplumdaki bireylerden en az birinin refahını azaltmadan diğer birinin refahını artırma imkânı yoksa o toplumun refahı optimumdur.

9. Pareto İlkesi • Paretoilkesi:sorun çözme için ilk analiz, tüm sorunların yüzde 80‘ne neden olan yüzde 20’lik kısmı oluşturan nedenleri bulmaktır • Bu halde sorun çözme çabası, başlıca etkenlerin çözümüne odaklanmış olacaktır • Zaman içinde sorunların yüzde 80’i kaldırıldıktan sonra da bu ilke geçerlidir; çaba, en yüksek sonuç nerede alınacaksa oraya yöneltilecek • Pareto ilkesi, sorunların büyük bir kısmının genellikle birbiri ile bağlantılı az sayıdaki ancak etkili sebeplerden kaynaklandığını ifade eder. "80/20 kuralı" olarak da adlandırılan bu ilke, “sorunun %80’lik kısmına %20’lik oluşumun neden olması ve bu bakımdan sorunun nedenlerini araştırırken %20’lik payın üzerinde odaklanması gerektiğini " ifade eder

10. Pareto ilkesine örnekler Bir yöneticinin zamanının %80’ini çalışanların %20’lik bir kesimi alır.Satışların %80’i satış elemanlarının %20’lik bir kesimi tarafından gerçekleştirilir.Şikayetlerin %80’i ürün ve hizmetlerin %20’lik bir kesimiyle ilgilidir.Bir işletmede yeni fikirlerin %80’i çalışanların %20’sinden gelir. Öğrenci devamsızlığı-devamsızlık olaylarının %80’i öğrencilerin %20’ne aittir

11. Pareto yaklaşımı-kararverme • ABC analizi • Öncelikle A grubu sebeplerin üzerine gidilmesi gerektir. Burada yapılan iyileştirmelerin bitmesi ile B grubu sebeplerin sonra ise C grubu sebeplerin üzerinde çalışılmalıdır • A grubu sebepler üzerinde %10luk iyileşmeden elde edilen fayda %8; B ve C gruplarında toplamda %10 luk iyileştirme %2’lik fayda yaratacaktır

12. Pareto Diyagramı Pareto Diyagramı-Sorunu çözmek, başarı durumunu gözlemek veya sorunların veya koşulların önemini göstermek için kullanılır. Veri toplama formlarına dayanılarak yapılan Pareto diyagramları bize hangi önemli sorunlara odaklanmamızın gerektiği konusunda yardım eder. Pareto diyagramı, bir sorunun önemli sebeplerini daha az öneme sahip olan sebeplerden ayırdetmekte kullanılan bir çubuk diyagramıdır. Pareto diyagramı aynı zamanda takım çalışması için önemli sorunların belirlenmesinde kullanılan bir araçtır.

13. Pareto Diyagramı -örnek Az sayıda önemli neden çok sayıda önemsiz neden

14. Pareto Diyagramının Uygulanması 1.Karşılaştırılacak sorunlar beyin fırtınası veya varolan veriler kullanılarak seçilir 2.Ölçüm karşılaştırması için yıllık maliyet veya sıklık gibi bir standart seçilir3. Çalışılacak zaman dilimi (8 saat, 5 gün,4 hafta,… gibi) seçilir 4. Her kategorideki gerekli veriler bir araya getirilir 5. Her kategorinin sıklığı veya maliyeti karşılaştırılır 6. Kategoriler azalan sıklık veya maliyetlerine göre, soldan sağa yatay bir eksende sıralanır. En az madde içeren kategoriler, en sağda son çubuk olarak birbirinin içine alınabilir. 7.En uzun çubuğun üstünden, soldan sağa doğru, kategorilerin toplam sıklığını veren bir çizgi eklenebilir. Bu hat, örneğin, "Toplamın ne kadarı ilk 3 kategori ile açıklanır?" gibi sorulara cevap verir.

15. Pareto Diyagramının oluşturulması-örnek

16. Pareto Diyagramının oluşturulması-örnek (devamı)

17. Pareto Diyagramının oluşturulması-örnek (devamı)

18. Pareto Diyagramının oluşturulması-örnek (devamı)

19. Pareto Diyagramının oluşturulması-örnek (devamı)

20. ISHIKAVA (Balık Kılçığı) Diyagramı • Sebeb-sonuç (cause-effect) analizi için kullanılan Balık kılçığı diyagramı (Fish Bone Diagram) Japon bilim adamı Kaori ISHIKAVA tarafından ilk defa 1959 yılında Japonya’da uygulamaya konuldu. • Kalite Çemberleri (qualitycontrolcircles) çalışmalarında kullanılması başarılı sonuçlar vermiştir • Bu yöntem , aksaklıkların/sebeplerin birbirleri ile ilişkilerini ve bunların kökeninin nerelere varabildiğini göstermesi bakımından önemlidir

21. Işikawa(kılçık)Diyagramı Sebep sonuç Balığın başı sonucu, kılçıkları ise sonucu doğuran sebepleri temsil etmektedir. «Sebeplerin sebepleri» de diyagrama eklenerek kök sebebe inilebilir. Basit, ama tecrübe ve dikkat isteyen bir yöntemdir

22. Işikawa (kılçık) Diyagramı • Sonuç diyagramın sağında gösterilir. • Sebepler birkaç kategoriye (ve altkategorilere) bölünür. • Kategoriler, uygun sebeplerin, sorunda payını gösterir • Balık Kılçığı Yönteminin Adımları: 1. Sebeplerin belirli kaynaklar altında gruplandırılması 2. Kaynakların altında sebep-sonuç ilişkilerinin kurulması 3. Kırılacak kılçığın saptanması

23. IshikavaDiyagramı Kaynak kaynak 1. Kademe sebep 3. Kademe sebep 2. Kademe sebep Muhtemel sebep 4. Kademe sebep sebep Muhtemel sebep kaynak kaynak

24. IşikawaDiyagramı (örnek) Sorun: Bakılan zaman süresinde hesabın, isteklerin üzerinde çıkması müşteri memnuniyetsizliğine neden olmuştur

25. IşikawaDiyagramı (örnek) Grup yönetimi Yazılım belirteçleri Programcılar diğer gruplarda görevlendirilmişler eksik belirsiz Yazılım geç teslim edilmiştir Uygun yetenekleri bulunmayan Kişiler çalıştırılmış Geliştirme sırasında değişim Belgeler tam teslim edilmemiş Yalnız kendi modülleri ile ilgilenmişler Gereksinimleri karşılamıyor olabilir Grup üyeleri Donanım

26. Sebep-sonuç-sebep • Sorun çözme sürecinde çeşitli zorluklar sıklıkla ortaya çıkar: • Sorun karmaşıktır ve yapılandırılması zordur • İnsanlar sorunun karakterini analiz etmek yerine onun çözümlerini tartışıyorlar • Bu , uygun olmayan sonuçlara veya karmaşıklığın yönetile bilmemesine yol açar • Bu zorlukların üstesinden gelmek için kullanılan yöntemlerden birisi sebep-sonuç-sebep analizidir

27. Sebep-sonuç-sebep • Yöntemin hedefi, kök sebep veya sebepleri bulmak için sorunun arzuolunmaz sonuçlarını oluşturan durumları analiz etmektir • Japonya'da bu yöntem (5 niye sorusu) için kullanılır • Arabam Çalışmıyor. (sorun) • Niye? – Akü ölmüş (birinci niye) • Niye? – Alternatör işlek durumda değil (ikinci niye) • Niye? – Alternatör kayışı kırılmış(üçüncü niye) • Niye? – Alternatör kayışının ömrü bitmiş ve değiştirilmemiş(dördüncü niye) • Niye? – Arabamın düzenli bakımını yaptırmamışım (beşinci niye) • Niye? – Arabam çok eski model olduğundan değiştirilmesi gereken parçalar bulunamıyor (altıncı niye, isteğe bağlı dipnot) • Arabamın düzenli bakımını yaptıracağım (çözüm)

28. Sebep-sonuç-sebep diyagramının oluşturulması • Araştırılan sorunun sonuçlarını listele (örn., geliştirilen projeler hep geç teslim edilir) • Bu sonuçlardan birisi ile başla • Diğer bir sonucu seç ve birincisi ile bağlantısını göster.Bu, Eğer A ise O zaman B gibi okunacak • (örn., Eğer yarın hava yağmurlu olacaksa O Zaman biz deneme yapamayacağız) • Diğer sonuçları seç ve onları ilk iki sonuçla birleştir. İlk bakışta alakasız görünen sonuçlar arasında da çoklu bağlantılar olabilir. Mümkün oldukça mantığın oluşmasını sağlamak için yeni bağlantılar ekle • bir sebep birkaç sonuçla bağlı ise onları şekildeki gibi birleştir

29. Sebep-sonuç-sebep o zaman eğer B A A

30. Sebep-sonuç-sebep Eğer bir sebep birkaç sonuçla bağlı ise onları şekildeki gibi birleştir O zaman O zaman o zaman C C B A eğer ve B A Eğer birden fazla sebep sonuçla bağlı ise bu şekildeki gibi gösterilmelidir ( her iki sebep sağlanmalı ise “ve”, bir sebep yeterli ise “veya”)

31. Sebep-sonuç-sebep(örnek) • Çalışanın başarımı düşüktür (sonuç) • O yavaş çalışıyor • Onun davranışları kötüdür • Hep işe geç kalır • O, her zaman yorgundur • Onun için balık avlamak daha ilgi çekicidir • O, zamanını iyi bölmemiştir (sebep)

32. Sebep-sonuç-sebep Çalışma başarımı çok düşüktür işe geç gelir Yavaş çalışır Geç uyanır kötü alışkanlık İşte sürekli yorgundur arkadaşlarla çok zaman geçirir Geç saatlerde yatar Zamanını doğru bölüştürmemiştir

33. Karar Ağaçları • Karar ağaçları da “sebep-sonuç-sebep analizine” benzer yöntemdir. Burada her olayın oluşma olasılığı (paylaşımı) ilave edilir. • Karar noktaları dörtgenle, mümkün sonuçlar yuvarlakla gösterilir. • Her sonucun oluşma ihtimali tahmin edilir ve bu sonuç esasında maliyet/yarar hesaplanır • Kenarların beklenen değerleri , alt kenarlar üzere beklenen değerlerin toplamından alına bilir

34. Karar Ağaçları Karar noktası Karar noktaları Mümkün sonuçlar

35. Karar Ağaçları (örnek) 100.000 TL 0.75 x 0.25 20.000 TL 0.25 200.000 TL y 0.25 0 TL

36. Karar Ağaçları (örnek) • Karar: X veya Y projesini maliyeleştirmek • Mümkün sonuçlar: • X projesinden • 100 000TL gelir getirme olasılığı 0.75 • 20000 TL gelir getirme olasılığı 0.25 • Y projesinden • 200 000 TL gelir getirme olasılığı 0.50 • Gelir getirmeme olasılığı 0.50 • Karar ağacı üzere her kenar için getirilerin beklenen değerleri hesaplanır: • X için beklenen değer= (0.75x100000)+(0.25x20 000)=80 000 • Y için beklenen değer= (0.5x200000)+(0.5x0)=100 000 • Bu sonuca göre Y projesi maliyeleştirilecek