Agosto/14

1. GT 2 Comunicação com Stakeholders Versão provisória Para validação e sugestões da Comissão IIRC Agosto/14

2. GT 2 – Participantes Ailton Leite (coordenador) – ANEFAC/BDO Alessandra Polastrini – IBRI Alessandra Rigos – APIMEC-SP / RR Donnelley Ana Paula de Castro – ACG Brasil Daniela Zolko – AMEC Danilo Vivan – BRAIN Edmir Lopes de Carvalho– ANEFAC Eduardo Oliveira Limeira - INPAER Fernando Fonseca – Itaú Unibanco Haroldo R. Levy Neto – CODIM Henrique H. Melo Campos – BDO Juliana Mariê Kobayashi – BDO Ligia Montagnani – CODIM Luiz Roberto Calado – BRAIN Maira Sardao - IBGC Meire Ferreira – EY Nelson Tucci – Virtual Comunicações / Revista Plurale Renato Raposo – Instituto Ethos Rodrigo Alves – MZ Group Suzamara Bastos – ANEFAC Vânia Bueno – Anima Comunicação Fabiane Goldstein – Ricca RI

3. GT 2 – Atualização da missão do GT • GT2 propõe a atualização de sua missão, de modo a atender às novas necessidades do projeto: • Missão atual • Proposição de meios e mecanismos de disseminação em  "Newsletters" de associações, institutos, entidades de classe e empresas para divulgar a iniciativa Relato Integrado. • Também seria missão deste GT propor mecanismos de contato com a mídia. Igualmente este GT ficaria incumbido de propor cursos de ação para conquistarmos "slots" em congressos, seminários e eventos das empresas e entidades pertencentes ao Comitê IIRC Brasil (e de entidades não pertencentes também).

4. GT 2 – Atualização da missão do GT • Missão - sugestão de atualização • Incluir aspectos da comunicação interna, isto é, entre os membros da • Comissão e entre os GTs: gestão do conhecimento do grupo. • Incluir aspectos da linguagem do Relato Integrado em si: formas de • organização e divulgação das informações (novas tecnologias). • O que é inovador na forma de relatar? • Importante: esta decisão pressupõe abertura de novas frentes de ação e outros engajamentos dentro do GT.

5. GT 2 – Estrutura Proposta • Coordenação • Subgrupo de divulgação: ações junto à mídia e parceiros estratégicos. • Subgrupo de gestão do Relacionamento Interno: atualização e troca de informações, engajamento, coaprendizagem e apoio ao GT de Geração de Conhecimento • Subgrupo de Estudos de linguagem: formatos, narrativas e novas tecnologias na forma de relatar.

6. GT 2 - Bases para Gestão de Relacionamento Interno • Para viabilizar as funções atreladas à gestão de conhecimento dos relacionamentos na Comissão, o GT2 sugere: • Atualização da lista de participantes da Comissão • Convite, pela Coordenação, para novas adesões aos GTs • Validação dos participantes dos GTs (quem permanece, ou não) • Atualização da missão dos GTs para este novo momento • Redefinição de papeis e responsabilidades para os membros em todos os GTs. • Importante: a base de dados resultante deste movimento será disponibilizada para • todos os participantes

7. GT 2 - Bases para o Planejamento 2015 • Ação colaborativa dos GTs para a definição do planejamento estratégico da Comissão para o próximo ano. Sugerimos um processo para o levantamento e organização de ideias que seja e poderá ser desenvolvido assim: • Cada coordenador trabalhará com os membros de seu GT na formatação de um material simples e conciso que aborde os seguintes pontos: • Síntese dos resultados alcançados pelo GT até aqui • Proposta de ações prioritárias para o próximo período • Levantamento de estrutura/recursos para a execução • Sugestões de ações integradas com outros GTs

8. GT 2 - Bases para o Planejamento 2015 • O GT2 produzirá, com a aprovação da Coordenação, formato e roteiro padronizados para a inserção das informações, de modo a garantir a integração posterior das informações em um plano único, que deverá ter aprovação final compartilhada entre os coordenadores • Prazo sugeridos (a serem validados pela Coordenação): • Entrega do roteiro e orientações: até 20 agosto • Entrega dos relatórios dos GTS: até 30 de setembro • Encontro de consolidação: até 30 de outubro • Distribuição do Planejamento: até 30 de novembro

9. GT 2 - Encontro de Coaprendizagem É preciso dar sequência aos trabalhos de divulgação e disseminação dos conceitos e práticas defendidos pelo IIRC. O momento é muito positivo. Os espaços institucionais e registros na mídia deram ao Relato Integrado dimensão de relevância estratégica. O framework em português, a publicação dos primeiros Relatos inspirados no framework IIRC, o engajamento de instituições de peso, são concretizações importantes de um processo consistente. Depois de pouco mais de um ano de atividades, o GT 2 de Comunicação propõe em colaboração com os demais GTs e orientações da Coordenação, um momento de alinhamento de expectativas e possibilidades com realização de um encontro (nos próximos 60 dias) que estimule a reflexão, a análise e a organização dos aprendizados até aqui, incluindo os agentes envolvidos no desenvolvimento dos Relatos In tegrados (empresas pioneiras).

10. GT 2 - Encontro de Coaprendizagem • O objetivo do encontro é, a partir de dinâmicas de diálogo e partilha, estimular os participantes a responderem (ainda a ser validado): • EM ALINHAMENTO COM GLAUCIA TERREO, COORDENADORA DO GT EMPRESAS PIONEIRAS, ESSA DINÂMICA SERÁ APLICADA EM EVENTO AGENDADO PARA 10/09 NA BMF&BOVESPA. • Quais foram os principais aprendizados durante a experiência com Relato Integrado? • Quais foram os principais obstáculos ou resistências? Como foram ou podem ser superados? • Quais são os ganhos reconhecidos? Como os benefícios produzidos podem ser utilizados para a disseminação do RI no Brasil? • Como os GTs podem trabalhar de forma integrada pelo sucesso da causa do RI no Brasil e no mundo? • Lista de ações estratégicas e prioritárias para a Comissão. • Importante:os resultados poderão ser partilhados com outras comissões no mundo. É possível também sugerir que esta iniciativa seja reproduzida em outras comissões do IIRC, o que possibilitaria a construção de uma visão global sobre o tema.

11. GT 2 - Encontro de Coaprendizagem Proposta de formato para o encontro: Convidados: em torno de 50 pessoas Membros da Comissão e dos GTs Agentes de implantação do IIRC nas empresas-piloto (responsáveis pela produção dos Relatos nas organizações parceiras) Formato: 4 horas de trabalho Acomodação para 50 pessoas sentadas em mesas redondas (até 5 pax. por mesa) Equipamentos de áudio e vídeo Flipcharts e canetas coloridas Processo: Reflexão individual, em duplas e em grupos Apresentações em plenária

12. GT 2 - Encontro de Coaprendizagem Proposta de dinâmica para o encontro:

13. GT 2 - Insights • Sinergias nas diversas frentes de treinamento: • Incluir a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), que já possui estrutura para os cursos de elaboração de relatórios GRI. • O Itaú Unibanco foi convidado para participar de palestra no departamento de administração da FEI-SBC, cujo coordenador Hong Y. Ching, já foi convidado para participar de nossa reunião de planejamento no dia 06/08. • Engajar os professores doutores Sylmara Gonçalves Dias e Alexandre Toshiro Igari do Núcleo de Pesquisas em Organizações, Sociedade e Sustentabilidade (NOSS) da Escola de Artes, Ciências e Humanidades (EACH-USP). Eles foram os coordenadores de um grupo de alunos responsáveis pela verificação externa do Relatório de Sustentabilidade 2013 da Santos Brasil, empresa referência na operação portuária de contêineres e de veículos. Essa prática de parcerias com academias está se tornando cada vez mais comum. Os alunos os cursos de administração e economia do Insper já verificaram os relatórios da Kimberly-Clark e Mapfre Seguros. O PONTO DE CONTATO PARA ESSAS DUAS ACADEMIAS É O SÉRGIO SERAPIÃO, CONSULTOR DA VIA GUTEMBERG, EMPRESA PARTICIPANTE DO PP DO IIRC E DA COMISSÃO BRASILEIRA DO RELATO INTEGRADO.

14. GT 2 - Insights • Gestão do conhecimento • Tradução do site e do blog do IIRC; • Tradução da newsletter mensal; • Solicitação do manual de identidade do IRRC • Contratação de pesquisa online para levantarmos awareness sobre os diversos temas que compõem o relato integrado; • Planejamento editorial para definirmos nossa presença online; • Solicitar aos participantes indicações de temas que possam ser divulgados nos perfis do Relato Integrado no Facebook e no Linkedin, pois podemos explorar mais esses canais. O perfil no Facebook tem atingido de 300 a 500 usuários por post. O recorde foi o post do Relato Integrado do Itaú Unibanco, publicado dia 29/04, que atingiu 557 usuários. • Contratação de profissionais e/ou acordo com, por exemplo, a agência júnior da ECA-USP (por meio de concessão de valor equivalente a bolsa de iniciação científica para alunos), a fim de contarmos com equipe dedicada follow-up e produção de conteúdo sobre as iniciativas da comissão e dos seus membros, na promoção da discussão do relatório integrado. • Atualização da apresentação institucional elaborada pelo GT2. • Inserir o conceito da Reputação, como valor estratégico no engajamento de stakeholders e nos benefícios para a adoção do Relato Integrado. “Estamos diante de uma nova economia, em que a reputação tornou-se um diferencial competitivo. Construir e manter uma reputação forte é hoje uma questão crucial para organizações de todos os setores.” Ana Luisa de Castro Almeida – Diretora do ReputationInstitute Brasil.

15. GT 2 - Insights • Estreitar relacionamento com o Banco Central • Há um GT na Febraban responsável pelo Projeto Otimiza Bacen, que tem como principal objetivo alterar a legislação do Bacen para melhorar/otimizar o processo de envio/recebimento das informações das Instituições Financeiras. Há a necessidade do envio periódico, semanal, mensal, trimestral, semestral e anual, de inúmeras informações oriundas de diversas áreas das instituições financeiras. Oportunidade de apresentar os benefícios do Relato Integrado.

16. GT 2 - Próximos passos • Validação das iniciativas com Ailton e Vânia Borghetti • Partilha e colaboração com os GTs (especialmente Empresas Pioneiras) - apresentação no dia 06? • Planejamento de ações práticas: • Mailing list • Definição de data e local • Levantamento de recursos e apoio para a realização do encontro • Coordenação do encontro