BAB 4

1. BAB 4 PENGORGANISASIAN Disediakan Oleh: Kolej Matrikulasi Perak

2. ISI KANDUNGAN 4.1 Pengenalan Pengorganisasian 4.1.1 Definisi Pengorganisasian 4.1.2 Kepentingan Pengorganisasian 4.2 Prinsip Pengorganisasian 4.3 Struktur Organisasi 4.3.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi

3. 4.1 DefinisiPengorganisasian Prosesdimanapengurusmenyusundanmengagihkansumber-sumberorganisasiuntukmelaksanakantugas yang telahditetapkan agar dapatmencapaimatlamatorganisasi.

4. Organisasi Formal dan Tidak Formal

5. Kepentingan Pengorganisasian • Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai matlamat organisasi. • Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan saksama. • Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.

6. 4.2 PRINSIP PENGORGANISASIAN • PengkhususanKerja • Pekerjahanyamenumpukankepadakerja yang tertentusahaja. • Dapatmeningkatkankemahirandankebolehandalamsesuatukerja. • Dikenalijugasebagaipembahagiankerja • Contoh: Pengkhususankerjadalambidang kewangan/ pemasaran

7. 2. Kesatuan Arahan • Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja. • Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua sahaja. Pengurus Kewangan Kerani Akaun 1 Kerani Akaun 2

8. 3. Rantaian Arahan Pengarah Urusan • Garisan autoriti yang menghubungkan individu dalam organisasi dan menggambarkan secara khusus siapa melapor kepada siapa. • Rantaian arahan memudahkan hubungan autoriti iaitu tanggungjawab antara pihak pengurusan dengan orang-orang bawahan dalam keseluruhan organisasi dapat diketahui dengan jelas. Pengarah Bahagian Pengurus Penyelia Pekerja

9. 4. KesatuanObjektif • Semuaobjektifjabatan, bahagiandanindividumengarahkepadaobjektiforganisasi yang sama. • Contoh: Syarikat APL SDN. BHD. menyasarkankeuntungansebanyak 30 % bagitahun 2012.

10. 5. Jangkauan Kawalan • Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor terus kepada seorang ketua/pengurus • Terdiri daripada; i. Jangkauan kawalan luas. ii. Jangkauan kawalan sempit.

11. i. JangkauanKawalanLuas Bilanganstaf yang diletakkandibawahkawalanpengurus/ ketuaadalahramai.

12. ii. Jangkauan Kawalan Sempit • Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang pengurus adalah sedikit.

13. 6. Autoriti • Autoriti adalah kuasa formal dan hak mutlak pengurus untuk membuat sesuatu keputusan, memberi arahan, mengagihkan sumber untuk mencapai matlamat organisasi. • Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza berasaskan peringkat pengurusan di mana mereka berada.

14. Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di dalam sesebuah organisasi didefinisikan di dalam huraian kerja (job description) • Terdapat 2 jenis autoriti: • Autoriti Lini • Autoriti Staf

15. AutoritiLini • Pengurusmempunyaikuasa formal untukmemberiarahandanmengawalpekerjabawahankearahmencapaimatlamatorganisasi. • Melibatkanaktiviti-aktivitiberdasarkanmisidanmatlamatutamaorganisasi. • Autoritiinibergerakteruskebawahdaripengurusatasansehinggapekerjabawahan. • Contoh; penguruspemasaranmengarahkanpenyeliapemasaranuntukmenjalankanpenyelidikanpemasaran

16. AutoritiStaf • Kuasapengurusuntukmenasihatijabatan-jabatanlini yang melibatkankemahirandantugaskhususbagimenyokongaktiviti-aktivitijabatan. • Menggambarkanhubungansebagaipenasihatkepadaorganisasi. Merekatiadakuasauntukmengarah/memaksaahliorganisasimenerimanasihatmereka. • Contoh: Penguruspemasaranmenasihati unit pengeluaranmeningkatkankualitiproduk.

17. 7. Pemusatan • Autoriti dan keputusan tertumpu pada peringkat atasan dan hanya sedikit sahaja autoriti membuat keputusan diberi kepada peringkat bawahan. • Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan keseragaman. • Contoh: Proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu pejabat dan amat sedikit di cawangan.

18. 8. Pemencaran • Autoriti dan pembuatan keputusan diturunkan (didelegasikan) oleh pengurus atasan kepada pengurus bawahan. • Keputusan dapat dilakukan dengan cepat. • Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam pembuatan keputusan. • Cth: Proses pembuatan keputusan banyak dibuat di peringkat cawangan.

19. 9. Delegasi Tugas • Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan secara penurunan kuasa kepada subordinat di dalam sesebuah organisasi. • Walau bagaimanapun keputusan akhir adalah dari pihak pengurus atasan.

20. 4.3 Struktur Organisasi • Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul dan diselaraskan. • Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap pengurusan. • Membentuk struktur lini dan staf melalui carta organisasi.

21. Struktur Divisional Struktur Fungsian Jenis-Jenis Struktur Organisasi Struktur Matrik

22. i. Struktur Divisional Pembahagian jabatan dibuat mengikut: • Geografik • Pelanggan • Produk.

23. Ciri-ciri struktur divisional • Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan geografik. • Setiap division mempunyai sumber fungsi utama yang diperlukan dan tidak bergantung kepada division yang lain.

24. Struktur Divisional Mengikut Produk Pengurus Besar Pengurus Bahagian Pakaian Sukan Pengurus Bahagian Peralatan Sukan Pengurus Bahagian Kasut Sukan Contoh : Produk Adidas

25. Struktur Divisional Mengikut Pengguna Pengurus Besar Pengurus Pakaian Kanak-kanak Pengurus Pakaian Remaja Pengurus Pakaian Dewasa Contoh : Produk Demografik

26. Struktur Divisional Mengikut Geografik Pengurus Besar Pengurus Kawasan Utara Pengurus Kawasan Tengah Pengurus Kawasan Selatan Contoh : Perkhidmatan Bank

27. Kebaikan Divisional Mengikut Produk • Meningkatkan kemahiran dalam pengeluaran produk • Meningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana berlakunya pengkhususan kerja • Mudah untuk menangani perubahan dan masalah dalam proses pengeluaran produk. Divisional Mengikut Pengguna • Meningkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran pekerja kerana dilatih untuk memenuhi kehendak pengguna. Divisional Mengikut Georafik • Pengurus akan mempunyai pengetahuan yang luas tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi kawasan masing-masing

28. Keburukan Divisional Mengikut Produk • Kos adalah tinggi kerana setiap produk mempunyai piawaian yang tertentu. • Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran tertentu sahaja. Divisional Mengikut Pengguna • Pertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya tugas. • Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna. Divisional Mengikut Georafik • Pengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal pekerja cawangan • Kos yang tinggi akibat faktor demografi yang berbeza mengikut kawasan.

29. ii. Struktur Fungsian • Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi. • Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad. • Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.

30. Ciri-ciri struktur fungsian • Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran). • Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja. • Contoh: - Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang pengilangan produk - Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk - Sumber Manusia: bertanggungjawab mendapatkan dan mempertahankan pekerja yang berpotensi. - Kewangan: mendapatkan dan menguruskan sumber dana

31. Struktur Fungsian Pengurus Besar Pengurus Kewangan Pengurus Pengeluaran Pengurus Pemasaran

32. Kebaikan • Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan sahaja. (pengkhususan kerja) • Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang sama dalam jabatan. • Mudah melatih pekerja baru kerana bidang pengkhususan yang sama. • Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana wujudnya perkongsian sumber .

33. Keburukan 1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan pertukaran idea dengan jabatan yang lain kerana bidang tugas yang berbeza. • Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan ini akan meningkatkan kos dan masa yang panjang. Contoh : Kelewatan Bahagian Kewangan meluluskan bajet mengakibatkan masalah kepada jabatan lain.

34. iii. Struktur Matrik • Merupakan gabungan antara struktur divisional dan struktur fungsian. • Juga dikenali sebagai “sistem berbilang arahan”. • Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua fungsian dan ketua jabatan divisional.

35. Ciri-ciri struktur matrik • Menggabungkan struktur division dan fungsian. • Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan melintang. • Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua (division dan fungsian) • Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan (unity of command) menyebabkan ianya sukar untuk diuruskan.

36. StrukturMatrik Pengarah Urusan Pengurus Kewangan Pengurus Pengeluaran Pengurus Projek Pengurus Projek A Staf A & Kewangan Staf A & pengeluaran Pengurus Projek B Staf B & Kewangan Staf B & pengeluaran Pengurus Projek C Staf C & Kewangan Staf C & pengeluaran

37. Kebaikan • Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak kerana ada 2 penugas autoriti. • Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam persekitaran. • Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan. • Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan kepelbagaian keluaran dapat dilakukan.

38. Keburukan • Terlalu kompleks dan ini akan menimbulkan banyak masalah. • Kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan untuk mencapai kesepakatan. • Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan perselisihan faham antara staf dan pengurus (percanggahan arahan). • Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu yang ekstrovert (menonjol).

39. TAMAT BAB 4 SEKIAN TERIMA KASIH