BAB 4

1. BAB 4 MENANGKAP DAN KODIFIKASI PENGETAHUAN

2. REVIEW • 3 tahapanutamadalamsklusmanajemenpengetahuanterintegrasiyaitu : • 1. Menangkapdan/ataumenciptakanpengetahuan. • 2. Membagidanmenyebarkanpengetahuan. • 3. Mengakuisisidanaplikasipengetahuan.

3. REVIEW • Babinimembahastahappertamadarisiklusmanajemenpengetahuan, pengetahuanmenangkapdan / ataupenciptaan. Pendekatan, teknik, dantoolsutama yang digunakanuntukmendapatkanpengetahuan tacit, untukmemicupenciptaanpengetahuanbaru, danuntukselanjutnyamengaturkonteninisecarasistematis (kodifikasi) .

4. INTRODUCTION • Menangkappengetahuandalamsebuahorganisasitidakmurnitentangteknologi. Bahkan, banyakperusahaanmenemukanbahwa TI hanyamemainkansebagiankecildalammemastikaninformasi yang tersediabagimereka yang membutuhkannya. Pendekatan yang diperlukantergantungpadajenisusaha, budaya, dancaradimanaorangmemecahkanmasalah.

5. INTRODUCTION • Menangkappengetahuanbukanlahmurnimekanistik "add-on" karenaadahubungannyadenganorganisasi, penemuan, danintegrasipengetahuankedalam “pabrik" dariorganisasi. • Pengetahuanharusditangkapdandikodifikasisedemikianrupasehinggadapatmenjadibagiandari basis pengetahuan yang adaorganisasi. Setiaporganisasimemilikisejarah, yang menyediakansuatulatarbelakangterhadappertumbuhandanevolusiorganisasi. • Setiaporganisasijugamemilikimemori. Perwujudandarimemoriorganisasiadalahpengalamankaryawannya, dikombinasikandengan data tangible danpengetahuan yang tersimpandidalamorganisasi (Walsh danUngson, 1991).

6. TACIT KNOWLEDGE CAPTURE

7. TACIT KNOWLEDGE CAPTURE Pembelajaranpadatingkatindividuadalahprosessosial fundamental – sesuatu yang tidakdapatterjaditanpaadabentukinteraksikelompok. Sehinggaindividubelajardarikolektifdanpadasaat yang sama, kolektifbelajardariindividu (Crossan, Lane and White, 1999)

8. TACIT KNOWLEDGE CAPTURE Berdasarkan model 4I Crossan, pembelajaranorganisasimelibatkanpenekananantaraasimilasipembelajaranbaru (eksplorasi) danmenggunakanapa yang telahdipelajari (eksploitasi). Level pembelajaranindividu, kelompokdanorganisasidihubungkanolehproses-prosessosialdanpsikologiyaituintuisi, interpretasi, integrasidaninstitusionalisasi (the four I’s).

9. Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels Akuisisipengetahuandariindividuataukelompokdapatdikarakteristikansebagaipentransferandanpentransformasiankeahlian yang berharga (valuable expertise) darisumberpengetahuan (sepertikeahlianmanusia, dokumen) kerepositoripengetahuan (seperticorporate memory, intranet). Prosesinimemuatpengurangan volume besarkontendariberbagai domain menjadikumpulanfaktadanaturan yang tepatdanmudahdigunakan.

10. Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels “Idemengakuisisipengetahuandariseorangahlidalambidangtertentuuntuktujuanmerancangpresentasitertentudariinformasi yang diakuisisibukanlahhalbaru. Reporter, wartawan, penulis, penyiardaninstructional designers telahmempraktikkanakuisisipengetahuanselamabertahun-tahun…analissistemmemilikijabatan yang sangatmiripdengantugasdidalamperancangandanpengembangansistemsoftwarekonvensional “(McGraw and Harrison-Briggs, 1989, pp. 8–9).

11. Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels Penelitikecerdasanbuatan, Parsave (1988), mengemukakan 3 pendekatanutamauntukakuisisipengetahuandariindividudankelompok : • Mewawancaraiahli (interviewing experts). • Pembelajarandengandiberitahu (learning by being told). • Pembelajarandenganobservasi (learning by observation). Ketigapendekatantersebutdapatditerapkanpadapenangkapanpengetahuantacit, tetapitidakadapendekatan yang harusdigunakansecara total denganmengesampingkan yang lain. Padabanyakkasus, kombinasidaripendekatan-pendekataniniakandiperlukanuntukmenangkappengetahuantacit.

12. Interviewing ExpertsDuateknik yang paling populeruntukmengoptimisasiwawancaradenganahliyaituwawancaraterstruktur (structured interviewing) dancerita (stories). Structured Interviewing Duatipepertanyaan yang digunakandalamwawancarayaitupertanyaanterbukadantertutup. Pertanyaanterbukakecenderunganmenjadimeluasdanmenempatkansedikitbatasan-batasanpadaahli. Pertanyaanterbukatidakdiikutipilihan-pilihankarenapertanyaantersebutdirancanguntukmendorongjawabanbebas (Oppenheim, 1996). Tipepertanyaaninimemperbolehkanpewawancarauntukmengobservasipenggunaanahlidalamkosakatakunci, konsepdankerangkaacuan. Ahlidapatjugamemberikaninformasi yang tidaksecarakhususditanyakan. Contoh-contohnyasebagaiberikut : • “How does that work?” • “What do you need to know before you decide?” • “Why did you choose this one rather than that one?” • “What do you know about . . .” • “How could . . . be improved?” • “What is your general reaction to . . . ?” Pertanyaantertutupmenetapkanbatasan-batasanpadatipe, level, danjumlahinformasi yang harusdiberikanolehahli. Alternatifpilihanselaludiberikan. Contohpertanyaantertutup yang bersifatmoderate (sedang) : “which symptom led you to conclude that . . . ?” Pertanyaantertutup yang kuathanyadapatdijawabseseorangdenganjawabanyaatautidak.

13. Stories Ceritaadalahsarana lain yang sangatbaikuntukmenangkapmaupunmengkodingpengetahuantacit. Ceritaorganisasiadalahnaratifdetildaritindakanmanajemen, interaksikaryawandankejadianintraorganisasilainnya yang dikomunikasikansecara informal didalamorganisasi. Suatuceritadapatdidefinisikansebagaimenceritakanapa yang sedangterjadiataurangkaianterhubungkejadian yang sedangterjadi , baikfaktamaupunfiksi (Dennis 2001). Snowden (2001) mendefinisikansuatunaratifsebagai : “tidakhanyasekedarmenceritakan, menkonstruksikanataubahkanmemunculkancerita, halinimengenaimemunculkanpolabudaya, kebiasaandanpemahaman yang diperolehdaricerita (p. 1). Suatuceritaorganisasidapatdidefinisikansebagainaratifdetildaritindakanmanajemendimasalalu, interaksikaryawanataukejadian-kejadianpentinglainnya yang telahterjadidantelahdikomunikasikansecara informal (Swap et al., 2001).

14. Learning by Being Told Di dalampembelajarandengandiberitahu, yang diwawancaraimengungkapkandanmenyaringpengetahuannyadanpadasaat yang sama, manajerpengetahuanmengklarifikasidanmenvalidasiartifakpengetahuan yang diterjemahkandalambentukeksplisit. Bentukakuisisipengetahuaninimelibatkananalisistugas (task) dan domain, pentelusuranprosesdananalisisprotokolsertasimulasi.

15. Learning by Observation Ada paling sedikitduajeniskeahlian yang dapatdilihatyaituketerampilanatauberdasarkangerakan (sebagaicontoh : mengoperasikanpotonganmesin, mengendaraisepeda) dankeahliankognitif (sebagaicontohmembuat diagnosis medis). Keahlian (expertise) adalahdemonstrasidariaplikasipengetahuan. Pendekatanpembelajarandenganobservasimemuatpenyajianahlidenganmasalahsampel, skenarioataustudikasus yang kemudiandiselesaikanolehahli. Walaupunkitatidakdapatmengobservasipengetahuanseseorangtetapikitadapatmengamatidanmengidentifikasikeahlian (expertise). Kuncinyaadalahmenggunakan audio atau video untukmerekamapa yang paraahliketahui.

16. Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level Akuisisipengetahuanorganisasiadalahprosesberbedasecarakualitatif yang berasaldariapa yang terjadipada level individudankelompok. Sedangkanpada level kelompok, kitalebihcenderungtertujudenganmengidentifikasidanmengkodingpengetahuanberharga, yang sebagianbesaradalahtacit, penangkapanpengetahuanorganisasiberlangsungpada level yang lebihmakro. Pendekatan yang baikdikemukakanolehMalhotra (2000), yaituada 4 prosesakuisisipengeathuanorganisasiutama : (1) Grafting (penyambungan), (2) vicarious learning (pembelajaran yang menggantikan), (3) experiential learning (pembelajaran yang berpengalaman), and (4) inferential processes (proses yang dapatdisimpulkan).

17. Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level • Grafting memuatperpindahanpengetahuanantaraperusahaan. Iniadalahprosespembelajarandimanaperusahaanmemperolehaksesuntukmenugasi-atau-memproses-pengetahuantertentu yang sebelumnyabelumtersediadidalamperusahaan. Hal inibiasanyadiperolehmelaluipenggabungan, akuisisiataualiansi yang didalamnyalangsunglewatantaraperusahaan-perusahaan (Huber 1991). Sebagaicontoh : transfer teknologiataubentuk lain daripengetahuaneksplisit. (2) Vicarious learning : proses-prosesterjadimelaluisuatuperusahaanmengamatidemonstrasiteknikatauprosedurperusahaan lain. Contoh : studibenchmarkingdimanaperusahaandapatmengadopsibest practice dariperusahaanpemimpinindustrilainnya. (3) Akuisisiexperiential knowledge melibatkanakuisisipengetahuandidalamperusahaan-yaitupengetahuandiciptakandenganmelaksanakandanmempraktikkan. Pengulanganberdasarkanpengalamanbergantungpadakurvapembelajaranuntukmembangunrutinitasdanprosedur. Tipepengetahuaninipadamulanyatacittetapidapatdenganmudahdikodifikasidanditransfer (Pennings, BarkemadanDouma, 1994; Starbuck, 1992) (4) Di dalaminferential process (sebagaicontoh : Mintzberg, 1990), pembelajarandidalamperusahaandanterjadidenganmelakukan/mengerjakan. Namunakuisisipengetahuanterjaditerutamamelaluiinterpretasikejadian, keadaan, perubahandanhasil-hasil yang relatifterhadapaktivitas yang dikerjakandankeputusan yang dibuat. Pembelajaranbersifateksperimen, pembelajarandeduktifberusahauntukmembuatsensedarikejadiandanmembangunhubungankausalantaratindakandanhasil. Tipepembelajaraninikadang-kadangdisebutdouble-loop learningkarenahalinimelibatkanperubahan yang berdasarkanasumsidankerangkakerja (adaptivitasuntukkeefektifan)

18. Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level Hasildarikeempatjenispenangkapanpengetahuanorganisasiakanakhirnyaberadapadasuatujenisrepositoripengetahuan. Repositoriiniadalahpenerimamemoriorganisasidankontainerbiasanyasuatubentukdatabasepada intranet atauekstranet.

19. EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION Kodifikasipengetahuanadalahtahapanselanjutnyadarimemperluaspengetahuan. Denganmengubahpengetahuanmenjadibentuk yang eksplisitdantangiblesepertisuatudokumen, yang pengetahuandapatdikomunikasikansecaralebihluasdandengansedikitbiaya. Interaksiterbatasdalamruanglingkupmereka yang dapatmendengarataudapatmelakukankontaktatapmukalangsung. Dokumendapatdisebarkansecaraluasmelalui intranet korporatdanberlangsung lama, yang dapatmembuatnyatersediasebagaireferensidanketikadiperlukan, baikolehstaf yang adadanstafdimasa yang akandatang. Kodifikasipengetahuanmembentukmemorikorporatorganisasi yang “nyata”. Sehinggatentusaja, terdapatkendalabiayadankesulitan-kesulitanterkaitdengankodifikasipengetahuan.

20. EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION Kodifikasipengetahuaneksplisitdapattercapaimelaluiberbagaiteknikseperticognitive mapping, decision trees, danknowledge taxonomies

21. Cognitive Maps Ketikakeahlian (expertise), pengalamandanknow-howtelahdisebarkansecaraeksplisit, biasanyamelaluisuatubentukwawancara, konten yang dihasilkandapatdirepresentasikansebagaipetakognitif. Petakognitifataupengetahuanadalahrepresentasi “model mental” daripengetahuanseseorangdanmemberikanbentuk yang baikdaripengetahuanterkodifikasi. Model mental adalahrepresentasisimbolataukualitatifdarisesuatudalamkehidupannyata. Hal inibagaimanprosespemikiranmanusiadanmembuat sense terhadaplingkungankompleksmereka. Petakognitifadalahcara yang baikuntukmengkodingpengetahuan yang ditangkapkarenapetajugamenangkapkonteksdanantarhubungan yang kompleksantarakonsep-konsepkunci yang berbeda. Petakognitifberdasarkanpemetaankonsep (Leake et al., 2003), petakonsepmerepresentasikankonsepdanrelasidalambentukgrafikduadimensi, dengannode/titikmerepresentasikankonsepkunci yang dihubungkanolehhubungan-hubungan (links) yang merepresentasikanproposisi. Hal inihampirsamadenganjaringansemantik yang digunakanolehberbagaidisiplinilmusepertilinguistik, pendidikandansistemberbasispengetahuan. Tujuandarisisteminiadalahuntukmengorganisasikanlebihbaikpengetahuaneksplisitdanmenyimpannyadalammemorikorporatuntukpenympananjangkapanjang.

22. Cognitive Maps

23. Decision Trees Pohonkeputusanadalahmetode lain yang digunakansecaraluasuntukmengkodifikasipengetahuaneksplisit. Representasinyatersusunrapat (compact) danefisien. Pohonkeputusanbiasanyadalambentukflowchart, denganjalur (path) alternatifmengindikasikandampakdarikeputusanberbeda yang dibuatpadatitikwaktuitu. Pohonkeputusandapatmerepresentasikanbanyak “aturan” danketikaandamenjalankanlogikadenganmengikutijalurkebawah, andadenganefektifmelewatiaturan-aturan yang tidakrelevandengankasus yang ditangani. Andatidakharusmelihatpadasetiapaturanuntukmelihatapakahini “tepat/fires” danandajugadapatmengambilruteterpendekuntukhasil yang benar. Bentukgrafiknyamembuatnyamudahdimengertidanpohonkeputusantentusajasangatsesuaiuntukpengkodinganpengetahuanproses. Contohberikutadalahprosesmaintenancepreventifpadaperalatanpabrik.

24. Decision Trees

25. Knowledge Taxonomies Konsepdapatdipandangsebagaiblok-blokbangunanpengetahuandankeahlian. Kita masing-masingmenggunakandefinisi internal kitasendirimengenaikonsepuntukmembuatsenseterhadapduniasekitarkita. Ketikakonsepkuncitelahdiidentifikasidanditangkap, merekadapatdiaturdalamsuatuhierarki yang seringmengacusebagaisuatutaksonomipengetahuanstruktural. Taksonomipengetahuanmembuatpengetahuandapatsecaragambardirepresentasikansehinggamerefleksikankonseporganisasidalambidangkeahliankhususatauuntukorganisasisecaralebihluas. Kamuspengetahuan (knowledge dictionary) adalahcara yang baikuntukmenjagakonsepdanistilahkunci yang digunakan. Hal inimungkindisusunpadasaatmengakuisisidanmengkodingpengetahuan. Hal iniharussecarajelasdidefinisikandandiklarifikasioleh “jargon” profesionalberdasarkan domain permasalahan. Taksonomiadalahsistemklasifikasidasar yang membuatkitadapatmenggambarkankonsepdanketergantungannya-biasanyadalambentukhierarki. Makin tinggikonsepdiletakkan, makinumumataugenerikkonseptersebut. Makin rendahsuatukonsepditempatkan, makinspesifikhaltersebutpadakategori level tinggi. Konstruksitaksonomimelibatkanidentifikasi, mendefinisikan, membandingkandanmengelompokkanelemen. Ketikamenciptakantaksonomipengetahuanoganisasi, halinisangatpentinguntukmengidentifikasipemilikkonten. Taksonomiinimembantumemastikankontenakanselaluup to date. Organisasiakanjugamemilikiidejelasdarimasing-masinganggotastafsebagaipemilikpengetahuantertentu. Taksonomipengetahuanini (kadang-kadangdisebutpetapengetahuan) jugaharusmemanfaatkan metadata, yang ditandaipada “informasitentanginformasi”-sebagaicontoh : penandaankontendenganpemilikkonten, tanggal “sebaiknyasebelum”, informasiklasifikasisepertikatakunci, informasispesifik-bisnissepertiaudience yang dimaksuddanindustrivertikal yang dituju.

26. Knowledge Taxonomies

27. KEY POINTS • Perusahaan perlumengadaptasidanmenyeimbangkankesuatutingkatdimanamerekadapatsurvive. • Perusahaan perlubelajar-pertanyaannyaapakahmerekaakanmelaksanakannyadengancaraad hoc informal atauapakahadaniatsengajauntukbelajar. • Akuisisipengetahuantiba-tiba (emergent) (Malhotra, 2000) bersifatspontandantidakterencana. Karenahalinisembarangan, tidakadajaminanbahwaadasesuatu yang akantertanamdalammemorikorporatorganisasi. • Akuisisipengetahuansecarasengaja, sistematisdanmetodisadalahstrategi yang berhargabagiperusahaan. • Dasar-dasarpengetahuanharusdiisidankontendisebarkan agar memaksimumkanefisiensidanefektifitasmelaluiorganisasi.