Aspects pratiques de l’expertise Pertes d’Exploitation

1. Aspects pratiques de l’expertise Pertes d’Exploitation Patrick Eraly – Réviseur d’entreprises

2. Etendue de la garantie • Indemnisation destinée à maintenir le résultat d’exploitation de l’entreprise assurée pendant la période d’indemnisation lorsque les activités ont été totalement ou partiellement interrompues ou réduites par suite d’un sinistre dégât matériel affectant les biens désignés. • Cette assurance a donc pour but de replacer l’entreprise dans la situation financière qui aurait été la sienne si le sinistre ne s’était pas produit • Principe indemnitaire (loi du 25 juin 1992)

3. Principe d’indemnisation • Le chiffre d’affaires (C.A.) réalisé par l’entreprise sert à couvrir : • Les frais variables (F.V.) (varient en fonction de l’activité) • Les charges fixes (F.F.) (indépendants du niveau d’activité) • Le bénéfice ou la perte • C.A. = F.V. + F.F. + Bénéfice (ou – Perte) • C.A. – F.V. = F.F. + Bénéfice (ou – Perte) Donc « marge brute » = C.A. – F.V. ou F.F. + Bénéfice (ou – Perte)

4. Détermination du dommage

5. Déroulement de l’expertise Pertes d’Exploitation L’expertise Pertes d’Exploitation est une expertise ACTIVE : • Le dommage matériel est (presque) totalement subi au jour du sinistre. • La perte d’exploitation va se générer graduellement durant la période d’indemnisation. • Il est donc essentiel de tout mettre en œuvre pour tenter de limiter au maximum ce dommage futur et cela en collaboration avec tous les intervenants à l’expertise : assuré, expert de l’assuré, courtier, expert « D.M. », …

6. Rôle de l’expert vis-à-vis de l’assuré • Intervention rapide. • Installation d’un climat de confiance. • Recueillir toutes les informations nécessaires sur l’entreprise et son secteur. • Informer l’assuré sur la portée du contrat et les possibilités offertes. • Responsabilité d’appliquer de la façon la plus correcte possible le contrat passé entre l’assureur et l’assuré.

7. Rôle de l’expert face au sinistre • Recueillir toutes les informations en vue d’informer valablement la Compagnie quant aux conséquences probables du sinistre. • Travail en équipe avec l’expert « D.M. ». • Collaboration étroite avec l’assuré dans les différentes phases que connaît l’entreprise après sinistre : • 1e phase : Préparation d’un plan de survie • 2e phase : Reconstitution du potentiel d’activité • 3e phase : Reconquête de la clientèle

8. Rôle de l’expert face au sinistre • La poursuite des activités en dépit de la destruction des outils de production n’est le plus souvent possible que moyennant diverses dispositions génératrices de frais supplémentaires. Si ceux-ci contribuent à réduire le préjudice, ils n’en constituent pas moins une perte. • Les frais supplémentaires constituent le « maître mot » de l’expertise Pertes d’Exploitation.

9. Exemples de frais supplémentaires • Au niveau des bâtiments (location de locaux provisoires, remise en état accélérée, installations électriques provisoires). • Au niveau du matériel (location de matériel provisoire, surcoûts pour la remise en état ou le remplacement accéléré du matériel sinistré,…). • Au niveau de la fabrication (frais de sous-traitance, heures supplémentaires du personnel, engagement d’intérimaires,…). • Au niveau commercial (prise en charge de frais publicitaires ou de relance, surcoûts de fabrication pour rattraper un retard de production,…).

10. Conditions restrictives à l’indemnisation des frais supplémentaires • Accord préalable de la Compagnie ou de l’expert. • Les F.S. doivent être exposés en vue d’éviter ou de réduire une perte de chiffre d’affaires. • Il s’agit uniquement d’éviter la réduction de C.A. durant la période d’indemnisation. • Le montant des F.S. ne peut être supérieur à l’indemnité sauvée grâce à leur engagement.

11. Principaux facteurs « perturbateurs » de l’expertise P.E. • Sous-assurance au niveau du montant déclaré. • Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps). • Imprécisions au niveau du contrat, notamment au niveau des frais variables spécifiés en conditions particulières. • Opposition d’intérêts entre l’assureur «D.M.» et «P.E.». • Absence de collaboration entre l’expert «D.M» et «P.E.» • Intervention tardive de l’expert.

12. 1. Sous-assurance au niveau du montant déclaré Rappel : • Pour éviter l’application de la règle proportionnelle des montants, le montant déclaré doit être, à tout moment, au moins égal au montant à déclarer, c’est-à-dire au total des produits d’exploitation attendus en l’absence de sinistre matériel pour la période de 12 mois qui suit le sinistre matériel (ou pour une période égale à la période d’indemnisation si celle-ci est supérieure à 12 mois), total diminué des frais variables afférents à cette période.

13. 1. Sous-assurance au niveau du montant déclaré • Pas de check-list possible • Sous-évaluation du chiffre d’affaires futur • Mauvaise identification des frais variables • Raisonnement sous l’angle d’un arrêt complet des activités et non pas d’un ralentissement • Analyse des frais les plus significatifs • En cas de doute :  fixes • Il doit s’agir d’un travail d’analyse « encadré »

14. 2. Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps) • L’assuré minimise toujours la portée probable d’un sinistre. • L’assuré raisonne le plus souvent en terme de reconstitution de son outil de production, et sous estime déjà cette durée, alors qu’il devrait évaluer la période nécessaire à la reconstitution du résultat d’exploitation attendu. • Les conséquences d’un sinistre peuvent varier d’une entreprise à l’autre du fait de facteurs inhérents à l’entreprise ou au sinistre lui-même.

15. 2. Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps) Facteurs inhérents à l’entreprise • Au niveau des matières premières ou des marchandises achetées • origine et difficultés d’approvisionnement • nombre de fournisseurs • Au niveau du personnel • travail en équipe • qualification de la main-d’œuvre • possibilités de prestation d’heures supplémentaires

16. 2. Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps) • Au niveau de la fabrication • travail sur commande ou en série • existence de stocks de produits finis • origine du matériel, délais de livraison et d’installation • principaux goulots d’étranglement • emplois de modèles, moules • possibilités et conditions de sous-traitance • capacité de production réelle et potentielle • entretien périodique du matériel

17. 2. Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps) • Au niveau de la vente • concurrence • exclusivité des produits vendus • nombre de clients et pourcentage dans le C.A. des plus importants • communauté d’intérêts avec certains clients • contrats de ventes et pénalités éventuelles • activités saisonnières • ….

18. 2. Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps) Facteurs inhérents au sinistre • Durée de l’expertise (recours éventuels, expertise judiciaire,…) • Déblais • Travaux de reconstruction (plans, permis,…) • Congés de la construction • Intempéries • Délais de réparation ou de livraison des machines • Pertes de données

19. 2. Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps) • En pratique : • La P.I. ne devrait jamais être inférieure à 12 mois • Plus longue en cas d’activités saisonnières • Plus longue en cas d’équipements longs à remplacer • Plus longue en cas de situation fort concurrentielle • Conséquences : • Indemnisation partielle du dommage subi. • Intérêts divergents entre assureur et assuré. • Indemnisation partielle des frais supplémentaires.

20. 2. Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps) Exemple d’indemnisation partielle des F.S. • La société Z a réalisé en 2010 un chiffre d’affaires de 400.000 € (100.000 par trimestre). Un chiffre d’affaires identique est attendu en 2011. • Le pourcentage de marge est de 30%. • Le sinistre survenu le 1/1/2011 a réduit à néant le chiffre d’affaires du 1er trimestre 2011. • Grâce à des F.S. de 40.000 €, la perte de chiffre d’affaires se limite au seul 1er trimestre 2011.

21. Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps) Indemnité en cas de période d’indemnisation de 12 mois (1) Les frais supplémentaires ont permis de sauver une marge de : 300.000 € (3 trimestres à 100.000 €) x 30% = 90.000 €. Ils peuvent donc être indemnisés en totalité.

22. Indemnité en cas de période d’indemnisation de 6 mois 2. Période d’indemnisation trop courte (sous-assurance dans le temps) (1) Les frais supplémentaires ont permis de sauver une marge de : 100.000 € (1 trimestre à 100.000 €) x 30% = 30.000 €. Ils sont donc limités à ce montant.

23. 3. Imprécisions au niveau du contrat • Principalement : absence de mention des frais variables en conditions particulières et donc incertitudes quant à la nature des frais fixes assurés. • Rappel : les Conditions Générales prévoient que les frais variables comprennent les approvisionnements et marchandises et les autres frais variables éventuellement spécifiés aux conditions particulières. • Cela peut conduire pour un même montant déclaré à une indemnisation différente.

24. Exemple

25. Hypothèse 1 Montant déclaré : 30 (30% du CA) Calcul de l’indemnité due Frais variables mentionnés en conditions particulières : énergie, commissions, intérimaires. Exemple (suite)

26. Hypothèse 2 Montant déclaré : 30 (30% du CA) Calcul de l’indemnité due Pas de mention des F.V. en conditions particulières : le montant déclaré de 30 représente donc la différence entre le CA et les seuls approv. et march. Exemple (suite)

27. 4. Opposition d’intérêts entre l’assureur « D.M. » et « P.E. » • L’existence d’assureurs différents pour les « D.M. » et les « P.E. » est susceptible, pour des motifs d’intérêts divergents, de perturber ou de retarder la reprise des activités après sinistre et donc d’aggraver le dommage Pertes d’Exploitation.

28. 5. Absence de collaboration entre l’expert « D.M. » et « P.E. » Une absence de collaboration entre les experts « D.M. » et « P.E » peut conduire : • à un déficit de compétence dans le chef de l’un ou de l’autre expert • à une indemnisation incorrecte des dommages « P.E. » • à une indemnisation globale incorrecte de l’assuré, que ce soit à son détriment ou à celui de l’assureur.

29. 6. Intervention tardive de l’expert • L’intervention tardive de l’expert, outre le déficit d’informations utiles qu’elle est susceptible d’engendrer tant chez l’assureur que chez l’assuré, pourrait également générer des discussions au niveau de l’indemnisation des frais supplémentaires qui n’auraient pas été « autorisés » ou qui ne répondraient pas pleinement aux conditions prévues à cet effet.

30. Divers • Formules « forfaitaires », chômage commercial,…  • Formules sur chiffre d’affaires • Entreprises nouvelles  • Courte interruption ou perturbation des activités  • Entreprises en pertes  • Versements d’acomptes • Non reprise des activités  • Retard dans la reprise des activités  • Régime fiscal des indemnités «P.E.»  • ……..

31. Conclusion • L’assurance « Pertes d’Exploitation » constitue probablement la plus belle des formules d’assurance car elle associe l’assuré et l’assureur dans la réalisation d’un objectif commun, à savoir la minimalisation du dommage, sans que celle-ci ne s’opère au détriment de l’une ou l’autre partie.