OBDOBJE UPRAVIČENOSTI STROŠKOV

1. OBDOBJE UPRAVIČENOSTI STROŠKOV • Začetek obdobja upravičenosti: 3.12.2010 • Konec obdobja upravičenosti: z zaključkom vseh projektnih aktivnosti • Vse upravičene stroške v projektu mora upravičenec poravnati najkasneje 30 dni po zaključku vseh aktivnosti v projektu in zaključku obdobja upravičenosti stroškov.

2. DRŽAVNE POMOČI – PRAVILO “DE MINIMIS” Veljajo za TRŽNE upravičence (ki so glede na podano izjavo o državnih pomočeh navedeni v pogodbi o sofinanciranju projekta): • Vsota prejetih sredstev razen dodatka za aktivnost in prevoz v treh letih ne sme presegati 200.000 EUR; • Ti upravičenci so dolžni spremljati porabo po pravilu “de minimis” in morajo ob vsakem zzi priložiti izjavo o prejetih pomočeh po pravilu “de minimis” (Priloga 15) • V kolikor upravičenec v treh zaporednih letih preseže dovoljeni znesek, mora vrniti vsa prejeta sredstva po tej pogodbi.

3. POROČANJE (1) • Prvi ZZI do 15.4.2011 • Drugi in vsi ostali ZZI mesečno ali trimesečno (do 15. v mesecu za pretekli mesec) • Zadnji ZZI določen v 8. točki 7. člena pogodbe o sofinanciranju • Zahtevke za izplačilo s prilogami V ENEM IZVODU pošiljati na naslov: Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve,Kotnikova 5, 1000 Ljubljana

4. PRVI ZZI Predhodno usklajevanje: • Naj zajema stroške od 3.12.2010 do 31.3.2011 • Priprava ZZI v ISARR (v statusu “osnutek”) • Poslati na MDDSZ (do 10.4.2011): - skenirane izpise prilog iz ISARR - seznam dokazil in dokazila - izjava de minimis * • Po neuradni elektronski potrditvi ZZI-ja s strani skrbnice poslati original ZZI skupaj z dopisom in CD-jem SAMO CD BREZ ORIGINAL ZZI- ja !

5. POROČANJE (2)

6. POTRJEVANJE NA MDDSZ 1. SKRBNIK POGODBE = delna kontrola prilog k ZZI (vsebinski vidik) 2. SEKTOR ZA FINANCE = delna kontrola prilog k ZZI (finančni vidik) 3. SLUŽBA ZA KONTROLE = 100% kontrola vseh prilog in dokazil k ZZI a) POPOLN ZAHTEVEK → IZPLAČILO → Nakazilo partnerjem b) UGOTOVLJENE POMANJKLJIVOSTI → POZIV ZA DOPOLNITEV → DOPOLNITVE USTREZNE → IZPLAČILO

7. ZAVRNITEV ZZI c) UGOTOVLJENI NEUPRAVIČENI STROŠKI ↓↓ ZAVRNITEV ZZI ↓↓ PRIPRAVA NOVEGA ZZI V ISARR s popravki in novo številko ↓↓ POSREDOVANJE NOVEGA ZZI s prilogami in dokazili in sklic na prejšnji ZZI

8. SPREMLJANJE • VSEBINSKO POROČILO (na mesečni/trimesečni ravni) - natančna navedba izvedenih aktivnosti, morebitnih težav pri izvajanju, finančnih težav, morebitnih težav v ISARR, odstopanj od načrtovanih aktivnosti - natančna navedba izvedenih ukrepov informiranja in obveščanja - opis doseženih kazalnikov in interpretacija - opis doseženih rezultatov in produktov 2. VSEBINSKO POROČILO JE PODLAGA ZA PRIPRAVO POLLETNEGA, LETNEGA IN KONČNEGA POROČILA!

9. DRUGA POROČILA • Poročanje o spremembi projekta • Končno poročilo • Poročanje o načrtovanju napovedi izplačil • Poročanje o izvedeni kontroli na kraju samem • Poročanje o nepravilnostih • Polletno poročilo • Letno poročilo • Poročanje za namen spremljanja v podatkovni bazi Eurostat (Poročilo LMP)

10. NADZOR • Nadzor nad izvajanjem projekta, predvsem iz vidika smotrnosti in učinkovitosti porabe sredstev, ter njihovo namensko porabo opravljajo Evropska komisija, Urad za nadzor proračuna RS, Računsko sodišče RS in drugi organi nadzora. • Upravičenci morajo nadzornim organom omogočiti tehnični, administrativni in finančni nadzor nad izvajanjem projekta. Upravičenci morajo nadzornim organom predložiti vse dokumente, ki izkazujejo resničnost, pravilnost in skladnost upravičenih stroškov projekta.

11. REVIZIJSKA SLED • Revizijska sled mora vsebovati opis aktivnosti in dokumentov vseh udeležencev, uporabljenih v postopkih izvajanja operacije. To pomeni, da se vsi podatki in dokumenti, ki so pomembni za nastale stroške v okviru operacije, lahko izsledijo. • Upravičenci so dolžni zagotoviti projektni pristop in zadostno ter ustrezno revizijsko sled na vseh ravneh.

12. Računovodstvo • Upravičenec je dolžan voditi ločeno računovodstvo ter pri izvajanju projekta voditi in spremljati prihodke in odhodke na posebnem stroškovnem mestu (ločena računovodska evidenca), tako da je v vsakem trenutku zagotovljen pregled nad namensko porabo sredstev in zagotovljena revizijska sled. • Na stroškovno mesto je potrebno knjižiti tudi posredne operativne stroške za izvajanje projekta, ki jih sicer v poročilih ni potrebno izkazovati in je njihova višina določena v pavšalnem znesku.

13. HRAMBA DOKUMENACIJE • Upravičenec (prijavitelj in projektni partnerji) je dolžan hraniti dokumentacijo v zvezi s projektom vsaj 10 let po zaključku projekta na MDDSZ.Ob ugotovljenih nepravilnostih, se to obdobje smiselno podaljša glede na zaključek projekta. • Upoštevanje nacionalne zakonodaje.

14. Dostopnost dokumentacije o projektu • Upravičenec se s podpisom pogodbe o sofinanciranju projekta zaveže, da bo: • posredniškemu telesu, • organu upravljanja, • organu za potrjevanje, • revizijskemu organu ter drugim nadzornim slovenskim organom in pristojnim organom EU, • …predložil vse relevantne dokumente, ki izkazujejo resničnost, pravilnost in skladnost stroškov ter pravilnost postopkov in učinkovitost izvajanja projekta oziroma posameznih aktivnosti.

15. INFORMIRANJE IN OBVEŠČANJE JAVNOSTI • Upravičenec je pri izvajanju instrumenta dolžan izpolnjevati zahteve informiranja in obveščanja javnosti in uporabe logotipov ESS v skladu z Navodili za informiranje in obveščanje javnosti o kohezijskem in strukturnih skladih v programskem obdobju 2007 - 2013, ki jih je izdal OU in so objavljena na spletni strani http://www.eu-skladi.si • Ukrepi informiranja in obveščanja javnosti o pomoči ESS se izvajajo ves čas trajanja projekta!

16. objave na spletnih straneh upravičenca, • označevanje različnih tiskanih in drugih pisnih gradiv, ki nastanejo med izvajanjem operacije, zloženkah, brošurah in plakatih, izobešenih v prostorih, kjer se izvajajo oz. koristijo sredstva pomoči Skupnosti; • objave v medijih – članki, izjavah za javnost, tiskovnih konferencah, intervjujih ipd. • splošni informativni dogodki – konferencah, seminarjih, sejmih, ki jih organizira oz. pri katerih sodeluje upravičenec; • nalepke, namenjene označevanju.

17. Vsi ukrepi za informiranje in obveščanje javnosti o pomoči ESS morajo vključevati: • ustrezen logotip kohezijskega in strukturnih skladov EU v Sloveniji v skladu z grafičnimi smernicami - v primeru tega instrumenta je to logotip ESS; • sklicevanje na Evropski socialni sklad oz. navedbo: »projekt delno financira Evropska unija, in sicer iz Evropskega socialnega sklada«; • navedbo, da se projekt izvaja v okviru Operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007-2013, 4. razvojne prioritete: »Enakost možnosti in spodbujanje socialne vključenosti«, 4.1 prednostne usmeritve »Enake možnosti na trgu dela in krepitev socialne vključenosti«.

18. Pogodbe z zunanjimi izvajalci • Postopek izbire zunanjega izvajalca ali skupine izvajalcev v skupnem nastopu mora biti izpeljan v skladu z določili ZJN-2, z upoštevanjem protikorupcijske klavzule, • Razpisna dokumentacija in pogodbe, ki se sklepajo z zunanjimi izvajalci v okviru projekta, morajo poleg splošnih določil, določenih z nacionalno zakonodajo vsebovati še naslednja določila:

19. logotip ESS, • navedbo imena projekta, • navedbo, da »projekt delno financira Evropska unija, in sicer iz Evropskega socialnega sklada«, • navedbo, da se »projekt izvaja v okviru Operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007-2013, 4. razvojne prioritete: »Enakost možnosti in spodbujanje socialne vključenosti«, 4.1 prednostne usmeritve »Enake možnosti na trgu dela in krepitev socialne vključenosti«, • opredelitev vsebine pogodbenega dela (jasna povezava s projektom ESS), • določilo, da mora zunanji izvajalec upoštevati zahteve s področja obveščanja in informiranja javnosti o ESS.

20. V primeru javnega naročila za storitve nad 40.000 EUR, mora razpisna dokumentacija in pogodbe, ki se sklepajo z zunanjimi izvajalci v okviru projekta, poleg zgornjih določil vsebovati še: • navedbo deleža namenskih sredstev EU za kohezijsko politiko (85%) in deleža sredstev slovenske udeležbe (15%) • navedbo proračunskih postavk na katerih so zagotovljena sredstva za plačilo, • navedbo upravičenih stroškov projektana katerih so zagotovljena sredstva za plačilo.

21. Informiranje in obveščanje javnosti – splošno pravilo • Kadar koli se pri izvajanju projekta uporabi logotip upravičenca, je obvezno uporabiti tudi logotip Evropskega socialnega sklada v skladu z veljavnimi specifikacijami. • Natančneje so pravila uporabe logotipa določena v Priročniku celostne grafične podobe kohezijskega in strukturnih skladov EU v programskem obdobju 2007-2013, ki so dostopna na spletni strani http://www.eu-skladi.si