Temas: Conceptos: Definiciones y Objetivos Aplicaciones Metodología Estudio Ambiental del Área

1. Universidad del RosarioEspecialización en Revisoria FiscalMateria: AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Temas: • Conceptos: Definiciones y Objetivos • Aplicaciones • Metodología • Estudio Ambiental del Área • Estudio de la Gestión Administrativa • Informe de la Auditoria • Ejemplos : Ventas Recursos Humanos Inventarios • Profesor : • Luis Carlos Beltràn Pardo • Bogotá D.C. 2006

2. CONCEPTO DE LA Auditoria del Control Interno • Por Auditoria del Control Interno debe entenderse: El servicio que presta la persona encargada cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad de por lo general requiere un equipo multidisciplinario.

3. OBJETIVO DE LA Auditoria del Control Interno El objetivo de la Auditoria del Control Interno se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia de las empresas o entidades a que se practique. Existen tres niveles en que la Auditoria del Control Interno puede participar en apoyo a las empresas o entidades, a saber: • En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnostico de obstáculos) • En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación. • En la implantación de los cambios e innovaciones. ( Implantación de sistemas, etc.)

4. La Auditoria del Control Interno persigue: • Detectar problemas y proporcionar las bases para solucionarlos . • Prever obstáculos a la eficiencia. • Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro de primer nivel de apoyo a la administración de las empresas o entidades, en la consecución de la optima productividad del servicio.

5. El auditor Operacional, al revisar las funciones de una empresa o entidad investiga, analiza y evalúa los hechos, es decir diagnostica obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos. El auditor Operacional hace las veces del médico general, que diagnóstica las fallas ( enfermedades) dando pie a la participación del especialista, que puede ser él mismo u otro auditor, el que promoverá las soluciones concretas.

6. APLICACION DE LA Auditoria del Control Interno • La Auditoria del Control Interno puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse u programa cíclico de revisiones, en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial a tensión del monto de recursos invertidos en ellas o por su critica.

7. METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (I) DIRECTRICES DE ACTUACIÓN • La Auditoria del Control Interno, tiene que ser desarrollada por profesionales independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es válido. Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen.

8. METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (II) • El auditor Operacional debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la Auditoria del Control Interno, el auditor, en ocasiones, trabaja en coordinación con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podrá tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla. Además, deberá indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales.

9. METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (III) El auditor Operacional de las empresas o entidades deberá obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor Operacional. OPERACIONES En la Auditoria del Control Interno se define a una operación como al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa o entidad.

10. METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (IV) En el enfoque de trabajo de la Auditoria del Control Interno, las operaciones que realiza una empresa o entidad deben considerarse de manera integral, independientemente de que, en la mayoría de los casos la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no del personal que las realiza, la investigación deberá determinar si el personal encargado de la operación tiene capacidad para ejecutarla.

11. METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (V) La metodología se simplifica en tres pasos fundamentales: 1. FAMILIARIZACION El auditor debe familiarizarse con la operación que se revisara dentro del contexto de la empresa o entidad que se esta auditando a través del estudio de: • · Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad en que se desenvuelve la empresa o entidad y que inciden en la administración de la operación que se revisa. ·

12. METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (VI) • La infraestructura específica establecida para hacer frente a la administración de la operación (planeación, organización, dirección y control ), y • Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores. Además se incluyen algunos lineamientos que permitirán al auditor Operacional sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa o entidad en general y con la operación que se revisara en general:

13. PROCEDIMIENTOS BASICOS DE LA AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO • Los procedimientos básicos de auditoria deben ser realizados al efectuarse las pruebas y cuya extensión y alcance dependen de la confianza en el sistema de control interno de la empresa.Las preguntas de los cuestionarios para la revisión y evaluación del control interno, se deben diseñar soportados en los respectivos procedimientos, adicionados con sus pruebas de Auditoria, previa la evaluación de los hallazgos, evidencias de cada uno de los procedimientos aplicables, según los alcances de la Auditoria y de las circunstancias especiales de la empresa.

14. OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO • Determinar: • La forma como están cumpliendo los directivos y funcionarios sus obligaciones administrativas y las responsablidades asignadas. • Las conexiones que pueden existir entre los funcionarios y empleados con otras empresas con las cuales se negocian. • Las políticas de contratación de funcionarios y empleados y las incompatibilidades establecidas. • Si los funcionarios y empleados que manejan fondos, valores y almacén están respaldados con pólizas de manejo y cumplimiento y si el monto de tales seguros y garantías tienen adecuada cobertura. • Si los activos de la empresa están adecuadamente protegidos con pólizas de seguros que cubran los riesgos que están sujetos tales bienes. • Si se obtiene el mayor beneficio por la empresa en cuanto a cobertura de los seguros y el costo de las primas que se pagan.

15. OBJETIVOS D LOS PAPELES DE TRABAJO • Basados en los principios de Auditoria generalmente aceptadas, se debe tener en cuenta todos los procedimientos que se consideren necesarios y además contribuyen a: • Establecer un plan a seguir con el mínimo de dificultades. • Facilitar la labor y promover su eficiencia y desarrollo profesional. • Verificar que no sean omitidos los procedimientos aplicables en las circunstancias. • Indicar a los supervisores y encargados, las pruebas realizadas y las no aplicables o pendientes de efectuar. • Servir de guía para la planeación de futuras auditorias. • Ayudar a controlar el trabajo, desarrollo y a establecer responsabilidades. • Facilitar la supervisión del trabajo efectuado y comprobar la ejecucuon del programa de auditoria. • Controlar los papeles de trabajo, indicando en el programa el índice de la cédula o planilla donde se cumplió el procedimiento señalado.

16. ESTUDIO AMBIENTAL (I) Se puede obtener información orientadora de gran valor que permita al auditor diagnosticar las áreas criticas. El grado de profundidad de esta investigación inicial será definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar serán: 1. La importancia que para la empresa o entidad representa la operación que se evalua, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se mejorara su eficiencia.

17. ESTUDIO AMBIENTAL (II) 2. Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc. 3. Estructura de la organización y políticas aplicables a la operación que se revisa. 4. Reglamentación estatal y municipal que rigen las practicas de manejo de la operación. 5. Información de la forma como la competencia resuelve los problemas de una operación similar.

18. ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (I) El auditor deberá estudiar su instrumentación practica a fin de conocer, en términos generales sus características y posibles deficiencias. La evaluación de esta instrumentación se hará en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso de familiarización al auditor únicamente le interesa conocer las características esenciales de la misma. 1. VISITA A LAS INSTALACIONES Tiene por objeto observar directamente cómo se efectúan las operaciones e identificar síntomas de problemas.

19. ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (II) 2. INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS El objeto de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión. En esta fase se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico. La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que sean verificadas antes de ser utilizadas.

20. ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (III) El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas formales, revisión de expedientes, revisión de documentación, observaciones directas, actualización de estadísticas, seguimiento y comparación de hallazgos, etc.

21. ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (IV) Cualquiera sea el caso, el auditor deberá cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la información más objetiva posible. Esta característica común a cualquier revisión de eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar. Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinión de conjunto a fin de que el diagnóstico final sea lo mas objetivo posible.

22. ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (V) 3. DIAGNOSTICO Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarán los hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos específicos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia.

23. ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (VI) FASE CREATIVA: En esta fase se precisa si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la empresa o entidad. Esta fase no representa, de ninguna manera la solución detallada de los problemas ( dicha solución corresponde a un trabajo de consultoría). Sumados los hallazgos se procederá así: • Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más convenga a la empresa o entidad para la operación estudiada de acuerdo con las circunstancias que la rodean, o bien compararlos con modelos ya establecidos; • Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior; • Considerar el costo-beneficio del modelo diseñado.

24. ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (VII) REVERIFICACION DE HALLAZGOS El modelo desarrollado en la fase creativa se sujetará a una nueva verificación para separar con mayor precisión de los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico definitivo así: • Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son importantes; • Listar las excepciones encontradas en la confrontación y compararlas con las que se habían listado al iniciarse la fase creativa; • Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas;

25. ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (VIII) • Asegurarse que se trata de problemas cuya solución es factible porque existen técnicas disponibles para ello; • Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución propuestas no generarán mayores o más complejos problemas o agravarán los presentes. ·

26. ELABORACION DEL INFORME Elaborado el borrador del informe, el auditor debe proceder a: • Discusión del borrador con los involucrados: Discutir con los involucrados el borrador del informe persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador. • Informe definitivo.

27. INFORME DE LA AUDITORIA El informe sobre la Auditoria es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa o entidad de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles Operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de las mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia en la productividad.

28. NATURALEZA DEL INFORME (I) Por las características de la Auditoria del Control Interno, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia Operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. El informe o diagnóstico de la Auditoria del Control Interno no tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es posible darle tal alcance.

29. NATURALEZA DEL INFORME (II) El informe de la Auditoria del Control Interno es distinto al producto terminado de un proyecto de consultoría en administración pues en este ultimo, el resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias especificas, al diseño de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y posteriores visitas de supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.

30. ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (I) El contenido básico del informe normalmente debe incluir los siguientes tres elementos: • Alcance y limitaciones del trabajo: Debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo realizado; las operaciones sujetas a examen; el criterio de prioridades establecido; la contratación especifica, en su caso; las limitaciones; la participación de los profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado. • Situaciones que afecten desfavorablemente la eficiencia Operacional (presentar un resumen jerarquizado.)

31. ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (II) • Sugerencias para mejorar la eficiencia: Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operación. Dichas sugerencias podrán ser especificas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrán un carácter general. Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios, cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.

32. ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (III) EVALUACIÓN Y EFECTO DE LOS PROBLEMAS El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente, siempre que sea posible, el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarse.

33. ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (IV) RESPONSABILIDAD La responsabilidad del auditor Operacional consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantación de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en términos generales, queda fuera del alcance del trabajo de la Auditoria del Control Interno, incluso en aquellos casos en que el auditor haya presentado recomendaciones especificas. La solución de los problemas es responsabilidad directa de las directivas de la empresa o entidad.

34. ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (V) FORMA Los hallazgos de la Auditoria del Control Interno pueden irse comunicando en el curso del examen o su termino; esta dependerá en gran parte de la trascendencia de los problemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas. Es importante que el resultado de la Auditoria del Control Interno se presente invariablemente por escrito. Debe ser tan versátil como sea necesario para lograr una adecuada comunicación.

35. RECOMENDACIONES PARA ELABORAR EL INFORME • Definir cuál es el propósito del informe ( final, parcial, de detalle, de panorama) • A quién se dirige. • Qué le interesa al los a los lectores (No decir lo que se conoce) uso de síntesis (permite tener una idea general sin leer todo el informe ). • Necesidad de seccionar y utilizar índices. • Utilización de subtítulos ( fijar ideas, ayudan a memorizar ). • Los comentarios deben jerarquizarse. • Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estadísticas y los números absolutos.

36. Enfatizar los aspectos más significativos que mejoren la operación de la empresa o entidad. Cualquier directivo estará interesado en cambios de procedimientos que resulten en reducción de costos. No estará igualmente interesados en controles protectivos. • Limitar el informe al mínimo necesario. • Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieran la atención de los ejecutivos. • No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el leguaje que él está acostumbrado a usar. • No hacer críticas que no vayan acompañadas de sugestiones constructivas o que no estén respaldadas por hechos.

37. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones. • En la medida en que sea posible, obtener el acuerdo de loso funcionarios afectados poro las recomendaciones, y en su caso, presentarlas como sugestiones conjuntas. • Si no cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegúrese que si hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se informan.. • Enviar copias del informe a todos los encargados de loso departamentos operativos que se vean afectados, así como al funcionarios superior responsable de la operación auditada. • No circular material que no contenga el propio informe.

38. Auditoria del Control Interno DE COMPRAS CONCEPTO Y ALCANCE DE LA OPERACIÓN DE COMPRAS La actividad de compras es el conjunto de actividades que desarrollas una empresa o entidad para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos. La operación de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:

39. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos. • Formular el plan general de compras y programar adquisiciones de acuerdo con las necesidades de la empresa o entidad. • Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes. • Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa o entidad y mantener información histórica de esos artículos.

40. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y servicios de las diversas áreas de la empresa o entidad que lo requieran. • Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún articulo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa o entidad, con las especificaciones adecuadas de los artículos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal. • Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos y servicios.

41. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada articulo requerido. • Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del articulo requerido, así como las propias de su empresa o entidad, garanticen una compra optima al menor costo y aseguren el abastecimiento optimo de los artículos adecuados. • Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.

42. Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolución de artículos surtidos en desacuerdo con el pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa o entidad y atender observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores. • Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Tesorería de la empresa o entidad para aprovechar al máximo las posibilidades de negociación de las compras. • Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.

43. METODOLOGIA 1. FAMILIARIZACIÓN • El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones. • Estudiar los expedientes de Auditoria e informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable.

44. VISITA A LAS INSTALACIONES • Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción, almacenaje, etc. 2. INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS ANÁLISIS FINANCIERO Y DE INFORMACIÓN OPERATIVA • Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno como externo. • Deberá analizarse si el tipo de estadísticas que la empresa o entidad mantiene es adecuado a sus necesidades.

45. Estudiar las cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores. • Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de entidades similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precios de algunos artículos, etc. ·

46. ENTREVISTAS • Elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer como se realiza la operación de compras. Estas entrevistas deberán hacerse tanto con las personas que deciden las políticas de compras como con las que las ejecutan, así como con las que tienen a su cargo actividades relacionadas con las compras.

47. EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN E INVESTIGACIONES ESPECIFICAS. • Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas, análisis de casos significativos, etc. • Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en las entrevistas. Analizar los programas de Auditoria interna y de ser posible los papeles de trabajo que origine para detectar áreas en las que se puede sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse que las políticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente.

48. Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operación, lo cual facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. • Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos, materiales y en los métodos de compra. Investigar si la empresa o entidad opera con base en algún presupuesto de compras en cuyo caso deberá estudiarse éste; analizar sus variaciones principales y obtener una explicación sobre los mismos.

49. Conviene investigar si se tiene establecida una política de rotación de compradores cuando el volumen de las compras permita esta practica. Así mismo deberá investigarse si se tiene una adecuada supervisión del personal que efectúa directamente las compras. • Revisar los métodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso que regulen la operación de compras.

50. RESUMEN Y DISCUSIÓN PREVIA DE LOS PROBLEMAS DETECTADOS • Estudiar la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operación de compras. • Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisión en el trabajo desarrollado. ELABORACIÓN DEL INFORME • Elaborar los informes.