Vuoden 2011 henkilöstösuunnittelu Liite 5

1. Vuoden 2011 henkilöstösuunnitteluLiite 5

2. Sisällysluettelo • Henkilöstösuunnitelma 2011 - ohjeistus ja aikataulu • kalvot 3 - 17 • Henkilöstösuunnittelun tavoitteet ja hyödyt - kalvot 19 - 32 • Henkilöstöraportointi osana henkilöstösuunnitelmaa - kalvot 34 – 37 • Henkilöstösuunnittelun kytkeminen talouden ja toiminnan suunnitteluun • kalvot 39 - 41 • Henkilöstösuunnittelu - keskeiset roolit ja tehtävät • kalvot 43 - 49 • Palkkojen ja henkilöstökustannusten rakenne • kalvot 51 - 62 • Esimerkkilaskelmia varhe - maksuista • kalvot 64 - 66 • Nimikkeet ja kelpoisuusehdot - kalvot 68 - 70 • Lomakkeet • kalvot 72 – 73

3. HENKILÖSTÖSUUNNITELMA 2011 - OHJEISTUS JA AIKATAULU

4. HUS henkilöstösuunnittelun tavoitteet • Pitkällä aikavälillä tarvittavan osaamisen, henkilöstön määrän ja rakenteen tunnistaminen: • Kuinka paljon ja millaista osaamista HUS ja sen eri yksiköt tulevaisuudessa tarvitsevat (työvoiman tarve) • Miten nykyistä henkilöstö on työssä ao. ajankohtana (nykyhenkilöstön tarjonta) • Esittää toimenpiteet joita tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan: • Toiminnan kehittäminen; rakenteelliset ratkaisut, työnjaot, toimintaprosessien uudistaminen, teknologian hyödyntäminen • Henkilöstön kehittäminen • Henkilöstövoimavarat (toiminnan tarpeet huomioiva ammattitaitoinen henkilöstö (henkilöstörakenne, sisäinen ja ulkoinen rekrytointi jne) • Sidosryhmien hallinta - mitä tehdään itse, mitä osaamista / resursseja hankitaan muualta (esim. liikelaitosyhteistyö) 6.6.2014

5. Strategisen henkilöstösuunnittelun keskeiset kysymykset Keitä meillä on tulevai-suudessa: - Ensi vuonna -5 vuoden päästä Keitä tarvitsemme tulevaisuu-dessa: -Ensi vuonna -5 vuoden päästä Keitä meillä nyt on ja mistä he ovat tulleet? Mitkä ovat organisaatiomme strategiset tavoitteet ja suunta? Mitä vaihtoehtoja meillä on täyttää vajeet? Mitkä ovat kriittiset työvoima-alamme? Mitä tietoja ja aineistoa meillä on käytettävis-sämme? Millaisia vajeita tunnistamme ? Mikä on suunnitelma? Kriittinen osaamisvaje • Onko henkilöstöllämme tarvittava osaaminen toimintasuunnitelmien toteuttamiseen? • Jos ei, tiedämmekö mitä osaamista tarvitaan? • Tiedämmekö kuinka paljon henkilöstöä tarvitsemme yhden, kolmen tai viiden vuoden päästä (määrä ja rakenne)? • Olemmeko tunnistaneet henkilöstön avainosaamis-alueet? Mitkä osaamiset ja työtehtävät ovat kriittisiä strategiassa määriteltyjen tavoitteiden toteutumisen kannalta nyt ja kolmen vuoden päästä? • Tiedämmekö miten ulkoiset työvoiman saatavuus vaikuttaa HUS:n kykyyn toteuttaa perustehtäväänsä tulevaisuudessa? • Tiedämmekö mitä henkilöstö odottaa uraltaan ja työltään? • Edistävätkö nykyiset toimintatapamme haluttujen tulosten saavuttamista? • Tukevatko toimenpiteemme osaamisen ja johtamisen kehittämistä tulevaisuudessa? • Miten voimme havaita kehittämisen ja henkilöstön osaamisen muutoksen positiiviset vaikutukset henkilöstöön ja toimintaan? Muuttuvat väestöominaisuudet Arvot ja odotukset Työn luonteen muuttuminen

6. Henkilöstösuunnitelma 2011 - ohjeistus ja aikataulu • Vuoden 2011 henkilöstösuunnittelu - määräaikaisohje x/2010 • Numeerinen henkilöstösuunnitelma vuosille 2011, 2012 ja 2013 • sairaanhoitoalueilla sairaanhoitoaluetasolle ja muilla tulosalue-/liikelaitostasolle, paitsi HYKS laatii lisäksi tulosyksikkötasoisen henkilöstösuunnitelman • määräaika 17.9.2010 • lomakkeen / tietojärjestelmän osalta erillisohjeistus elokuussa • Vuosi 2011: Vastuualuetaso ja yksikön niin halutessa vastuuyksikkötaso • määräaika 17.12.2010 • lomakkeen / tietojärjestelmän osalta erillisohjeistus elokuussa • Henkilöstösuunnitelmien tavoiteasetanta (kalvot 72 ja 73) • määräaika 17.9.2010 • toimitusosoite: hr-ryhma@hus.fi • Vakanssipohjamuutokset (uudet, lakkautettavat ja nimikemuutokset) • määräaika 5.10.2010 • kustannusvaikutukset 17.9.2010 mennessä • toimitusosoite: hr-ryhma@hus.fi

7. Henkilöstökustannusten muutokset • Nykyiset kunnalliset virka- ja työehtosopimukset ovat voimassa 1.2.2010 -31.12.2011. Sopimus voidaan irtisanoa päättymään 28.2.2011. • Sopimuksen palkankorotukset kohdistuvat ajanjaksolle 1.2.2010 – 30.4.2011. • Muut mahdollisesti sovittavat palkantarkistukset voivat tulla voimaan aikaisintaan 1.5.2011. • talousarvion laadinnassa käytettävä palkkojen sopimuskorotusten kustannusvaikutus vuodesta 2010 vuoteen 2011 +2,5% (kaikki henkilöstöryhmät) • henkilösivukulu 23,22 % maksetuista palkoista TAE 2011 (sisältää myös erillisbudjetoitavat erät kts. seuraava kalvo) - ilman erillisbudjetoitavia eriä 22,54%. • Palkkakustannusten kehitystä arvioitaessa on otettava lisäksi huomioon paikalliset palkkaratkaisut sekä henkilöstömäärän ja -rakenteen muutokset, sijaisten käyttö sekä työajoissa tapahtuneet palkkakustannuksiin vaikuttavat muutokset. • Välillisiin työvoimakustannuksiin vaikuttavat sosiaaliturvamaksut vahvistetaan loppuvuodesta. • HUS:n hallituksen linjaus vuokratyövoiman käytöstä 11.6.2009 • Henkilökunnan virkistystoimintaa varten varataan tulosalueilla ja liikelaitoksissa vähintään 20 euroa palkansaajaa kohden.

8. Henkilöstösivukulut

9. ENNAKKOTIETO Varhe-maksu

10. Henkilöstösuunnittelun tavoiteasetanta 2011 • Henkilöstösuunnitelman tavoiteasetanta = ne toimenpiteet, joita tavoitteiden toteutuminen edellyttää • esimerkki seuraavalla kalvolla • laaditaan sairaanhoitoalueilla sairaanhoitoaluetasolle ja muilla tulosalue-/liikelaitostasolle, paitsi HYKS lisäksi tulosyksikkötasolle • määräaika 17.9.2010 (lähetetään sähköpostilla hr-ryhma@hus.fi) • sisältyy talousarviovalmistelun power point – pakettiin ja käsitellään budjettikokousten yhteydessä • Sisältää organisaation valinnan mukaan 3-8 konkreettista toimenpidettä, joilla henkilöstösuunnitelmaa toteutetaan • yhden toimenpiteistä tulee liittyä joko toiminnan ja henkilöstön analysointiin tai henkilöstökustannusten seurannan kehittämiseen

11. Esimerkki Henkilöstösuunnitelmien tavoiteasetannasta LAADITAAN PEREHDYTYSSUUNNITELMA • Tavoite: Parantaa henkilökunnan perehdyttämistä ja vähentää vaihtuvuutta. HUSPlussa:ssa yleisperehdytysmateriaali • Nykytilanne: • Toteutus: Perehdytyssuunnitelmissa määritellään kuka, miten, missä ja millä aikataululla perehdyttää uuden työntekijän tai uuteen työhön tai työpaikkaan siirtyneen työntekijän • Toimijat: Henkilöstöpäällikkö, johto ja esimiehet • Tavoitteen toteutumisen seuranta (tulosalue, HYKS-tulosyksikkö, liikelaitos-taso, tytäryhtiö): • Kuka • Miten -> esimerkiksi seurantakaavake (power point) + muu mahdollinen suunnittelu (budjetointi, resursointi) • Milloin -> jatkuva & erityiset väliraportit • Tavoiteryhmä: Tavoitteellinen hyvä johtaminen ja osaamisen varmistaminen (kts. kalvo 45) 6.6.2014

12. Esimerkki Henkilöstösuunnitelmien tavoiteasetannasta HENKILÖSTÖMENOJEN SEURANNAN KEHITTÄMINEN • Tavoite: Kehittää henkilöstömenojen seurantaa johtamisen tueksi ja lisätä tietoa henkilöstömenojen rakenteesta • Nykytilanne: • Toteutus: • Toimijat: Henkilöstöpäällikkö, johto ja esimiehet, taloushenkilöstö • Tavoitteen toteutumisen seuranta (tulosalue, HYKS-tulosyksikkö, liikelaitos-taso, tytäryhtiö): • Kuka • Miten -> esimerkiksi seurantakaavake (power point) + muu mahdollinen suunnittelu (budjetointi, resursointi) • Milloin -> jatkuva & erityiset väliraportit • Tavoiteryhmä: Henkilöstökustannukset (kts. kalvo 45) 6.6.2014

13. Henkilöstösuunnittelun tavoiteasetanta – yhteenvetolomake Tavoiteryhmä > kts kalvo 45 Henkilöstösuunnittelu-tavoite Esimerkkejä suunnitelluista toimenpiteistä Päivittäinen toiminta Pitkä ajanjakso Henkilöstökustannukset Henkilöstömenojen seurannan kehittäminen • Henkilöstökustannusten raportointi yhdenmukaiseksi sisällön, muodon ja frekvenssin osalta • Sovittu raportointiaikataulu • Henkilöstökustannusten läpinäkyvyyden parantaminen • Korjaavista toimenpiteistä ennakoiviin toimiin • Lisääntynyt tietoisuus henkilöstökustannusten rakenteesta ja siitä, miten niihin voidaan vaikuttaa Tavoitteellinen hyvä johtaminen ja osaamisen varmistaminen • fffff • cccc • vvvv • hhh Laaditaan systemaattinen perehdytyssuunnitelma Henkilöstön saatavuus ja pysyvyys Toiminnan tarpeet huomioiva ammattitaitoinen henkilöstö • fff • ggg • ddd • fff • ggg • jjj • sss • ddd ESIMERKKI

14. Nimikkeet ja kelpoisuusehdot • Nimikkeitä HUS:ssa on n. 350 kpl:tta • Hallitus päättää HUS:ssa käytettävistä tehtävänimikkeistä ja niiden kelpoisuusehdoista, siltä osin kun päätösvalta ei ole valtuustolla. • Kelpoisuusehtomuutokset ja uudet nimikkeet esitellään hallituksen päätettäväksi vuodenvaihteessa 2008/2009 • Esitykset uusista nimikkeistä osana vakanssipohjamuutoksia 5.10.2010 mennessä • sairaanhoitoalueet ja liikelaitokset kokoavat esitykset keskitetysti ja toimittavat ne konsernihallintoon henkilöstöjohtoon • Määräaikaisohjeen Henkilöstösuunnittelu 2011 liitteessä on määritetty vuonna 2010 käytössä olevat nimikkeet • Voimassa olevat kelpoisuusehdot ovat intranetissä (henkilöstöasiat ja koulutukset->henkilöstösuunnittelu) • HUS:n hallituksen päätös periaatteista 26.5.2008 (kts kalvo 68)

15. Henkilöstösuunnitteluun liittyvä YT-menettely • yksittäinen vakinaisesti täytetty vakanssi (muutos) -> keskustelu ao. henkilön kanssa • tyhjä vakanssi (muutos/lakkautus) -> keskustelu tulosyksikössä/ tulosalueella/ liikelaitoksessa • uudet vakanssit / lakkautukset -> keskustelu tulosyksikössä/ tulosalueella/ liikelaitoksessa • henkilöstösuunnitelma -> keskustelu tulosyksikössä/ tulosalueella/ liikelaitoksessa • henkilöstösiirrot -> keskustelu ao. henkilöiden kanssa • kaikki TAE2011-valmisteluun liittyvät vakanssipohjamuutokset sekä henkilöstösuunnitelmat käsitellään myös tulosyksiköiden/ tulosalueiden/ liikelaitosten yhteistyötoimikunnissa ja yhteistyöryhmissä 5.10.2010 mennessä. Pöytäkirjat ja vakanssipohjamuutoslomakkeet toimitetaan sähköpostilla (hr-ryhmä@hus.fi) 10.10.2010 mennessä. • Esitetyt vakanssipohjamuutokset (edellä mainittuine pöytäkirjoineen) ja henkilöstösuunnitelmat käsitellään henkilöstötoimikunnassa 14.10.2010.

16. Taustamateriaalia • Konsernihallinnon henkilöstöjohdosta toimitetaan suunnittelun tueksi: • tehtäväkohtaisten palkkojen keskipalkkatilasto HUS-tasolla 1.3.2010 ja 1.8.2010 tilanteesta • mukana nimikkeet, joissa vähintään 10 henkilöä • vanhuuseläke-ennuste • keskitetysti toimitetaan nimike- ja tulosyksikkötasoinen vanhuuseläke-ennuste vuosille 2011 – 2020 • Lääkäreiden päivystyspisteet • Lääkäreiden päivystyspisteiden palkkakustannukset • päivystyspisteiden todelliset kustannukset ovat saatavissa kirjanpidosta päivystyspisteittäin projektikoodeilla (PPI-alkuiset projektit, ei toimiteta keskitetysti) • yhden päivystyspisteen kustannukset kohdennetaan yhdelle vastuuyksikölle. • päivystystuntien jakaumat: TitaniaWeb-päivystysohjelmiston raportit • Yleisimpien henkilöstömittareiden mittarikortit • erillinen powerpoint-esitys

17. Esimerkkejä henkilöstösuunnittelua tukevista tunnusluvuista / asioista • henkilöstömäärä, osaamistarve, tehtävärakenne ja tehtävien vaativuus, koulutusrakenne, ikärakenne jne. • henkilöstön poistumaennusteet eläkkeelle jäämisen ja työpaikan vaihdosten seurauksena • henkilötyövuodet • henkilöiden sijoittamisen organisaation tehtäviin ja rooleihin • palkkakustannukset ja niiden rakenne • muut henkilöstökustannukset • rekrytointien määrä ja henkilöstön saatavuus • vaihtuvuus eri työntekijäryhmissä, • vaihtuvuus syykoodeittain • rekrytointikulut/rekrytointi- tapahtuma, rekrytointiaika • toteutetut tehtävien siirrot ja työkierto vs. suunnitelma • vuokratyövoiman käyttö ja ostopalvelut • koulutuksen kohdentuminen tavoitteiden mukaisiin alueisiin • osaamisen kehittämisen menetelmien vaikuttavuus

18. Henkilöstösuunnittelun tavoitteet ja hyödyt Miksi henkilöstösuunnittelua tehdään 6.6.2014

19. Strateginen henkilöstösuunnittelu • Strategisen henkilöstösuunnittelun ydin (HUS:n hallitus 26.5.2008) on pitkällä aikavälillä tarvittavassa osaamisessa, henkilöstön määrässä ja rakenteessa. Se esittää myös toimenpiteet, joita tavoitteiden toteutuminen vaatii. Strategisessa henkilöstösuunnittelussa selvitetään kuinka paljon ja minkä tasoista osaamista HUS ja sen eri yksiköt kulloisenakin ajankohtana tarvitsevat. Henkilöstösuunnittelulla pyritään henkilöstöresurssien joustavaan käyttöön. Hyvin tehty henkilöstösuunnitelma on esimiehen työkalu budjetin hallintaan. • Henkilöstösuunnittelu, jonka perustana on organisaation strategiat ja toiminta nyt ja tulevaisuudessa, sisältää: • tulevan henkilöstötarpeen määrittelyn (määrä, osaamistarve, tehtävärakenne ja tehtävien vaativuus, koulutusrakenne, ikärakenne jne.), • henkilöstön poistumaennusteet eläkkeelle jäämisen ja työpaikan vaihdosten seurauksena, • työpaikkojen sekä toimintojen alueellisen ja organisatorisen sijoittelun, • henkilöiden sijoittamisen organisaation tehtäviin ja rooleihin, • henkilöstön urasuunnittelun, • käytettävät nimikkeet ja niiden kelpoisuusehdot ja • henkilöstön ja toiminnan arvioinnin henkilöstöjohtamisen näkökulmasta. • Olennainen osa henkilöstösuunnittelua on myös henkilöstökustannusten suunnittelu.

20. HENKILÖSTÖSUUNNITTELUN AVULLA PYRITÄÄN TUNNISTAMAAN HENKILÖSTÖTARVE JA OSAAMISVAATIMUKSET Tulevaisuuden osaamistarpeet 2. Tulevaisuuden osaamisen lähde 3. Pitkän tähtäimen henkilöstösuunnittelu Ohjautuu toiminnan strategiasta Sisäiset ja ulkoiset tekijät Osaaminen jota tarvitsemme lisää Rekrytointi/ Resursointi Miten urasuunnittelua ja –kehitystä tuetaan organisaation osaamisen varmistamiseksi Miten nopeasti uudet työntekijät omaksutaan osaksi työyhteisöä Perehdytys, Omaksuminen Osaamisen siirtyminen Osaamisen kehittäminen Suorituksen johtaminen Osaaminen, tavoitteet, mistä HUS:ssa palkitaan

21. Henkilöstösuunnittelun painopisteet toiminnallisista ja organisatorisista näkökulmista Strategiset kumppa-nuudet Strateginen suunnittelu Uusien osaamisten hankinta Henkilöstökertomuksen näkökulma Pitkä aikaväli Toiminnan suunnittelu Kumppa-nuuksien hallinta Osaamisen kehittäminen Henkilöstökertomuksen näkökulma Keskipitkä aikaväli Resurssien kohdista-minen Toiminnan johtaminen Ulkoisten resurssien hankinta ja allokointi Päivittäinen toiminta Organisatorinen näkökulma 21 Yksilö/ tiimitaso HUS-taso Kumppanit

22. Henkilöstösuunnittelu ja pitkä aikaväli • tukee ja varmistaa sekä organisaation että yksilön menestymisen ja kasvun edellytykset • sen ydin on tarvittavassa yksilöistä koostuvassa osaamisessa, henkilöstön määrässä ja rakenteessa • esittää toimenpiteet, joita tavoitteiden toteutuminen vaatii (= henkilöstösuunnitelmien tavoiteasetanta) • on osa toimintastrategiaa, henkilöstöstrategiaa ja voimavarasuunnittelua • varmistaa henkilöstönäkökulman liittämisen osaksi toiminnan kokonaissuunnittelua 6.6.2014

23. Henkilöstösuunnittelu ja keskipitkä aikaväli • on osa vuotuista toiminnan suunnittelua ja budjetointia • painotus on tulosyksiköiden käytännön henkilöstötoimenpiteissä (= henkilöstösuunnitelmien tavoiteasetanta). • otetaan huomioon osaamiseen liittyvät riskit ja kapeikot, työn organisointi, yksilön kehittämisen tarpeet ja tarvittava rekrytointi. • varmistetaan myös yksilötasolla kestävämmät toimenpiteet ja päätökset kytkemällä toimet laajempaan suunnitelmaan • kehityskeskusteluissa käytävä esimiehen ja työntekijän välinen vuoropuhelu sovittaa yhteen yksilön omat odotukset ja organisaation tarpeet sekä sen tarjoamat mahdollisuudet. • kytkeytyy muihin tärkeisiin henkilöstöprosesseihin, kuten urasuunnitteluun 6.6.2014

24. Henkilöstösuunnittelu ja päivittäinen toiminta päivittäisessä toiminnassa henkilöstösuunnittelu on osa ihmisten päivittäistä johtamista ja operatiivisen toiminnan ohjaamista on työpanoksen ja työn yhteensovittamista ( mm. työvuoro-suunnittelu), jolle pitemmän aikavälin suunnittelu antaa edellytykset ja suuntaviivat lyhyen aikavälin tarvetta ennakoimalla työyhteisöissä päätetään työnjaosta, sijaisuuksista, poikkeuksellisten tilanteiden hallinnasta ja erityisesti on tärkeää, että myös työvuoro-suunnittelu toimii hyvin Asiantuntijatyössä henkilöstösuunnittelu sulautuu päivittäisjohtamiseen, oman työajankäytön suunnitteluun ja itsensä johtamiseen 6.6.2014

25. Strategisen henkilöstösuunnittelun keskeiset kysymykset Keitä meillä on tulevai-suudessa: - Ensi vuonna -5 vuoden päästä Keitä tarvitsemme tulevaisuu-dessa: -Ensi vuonna -5 vuoden päästä Keitä meillä nyt on ja mistä he ovat tulleet? Mitkä ovat organisaatiomme strategiset tavoitteet ja suunta? Mitä vaihtoehtoja meillä on täyttää vajeet? Mitkä ovat kriittiset työvoima-alamme? Mitä tietoja ja aineistoa meillä on käytettävis-sämme? Millaisia vajeita tunnistamme ? Mikä on suunnitelma? Kriittinen osaamisvaje • Onko henkilöstöllämme tarvittava osaaminen toimintasuunnitelmien toteuttamiseen? • Jos ei, tiedämmekö mitä osaamista tarvitaan? • Tiedämmekö kuinka paljon henkilöstöä tarvitsemme yhden, kolmen tai viiden vuoden päästä (määrä ja rakenne)? • Olemmeko tunnistaneet henkilöstön avainosaamis-alueet? Mitkä osaamiset ja työtehtävät ovat kriittisiä strategiassa määriteltyjen tavoitteiden toteutumisen kannalta nyt ja kolmen vuoden päästä? • Tiedämmekö miten ulkoiset työvoiman saatavuus vaikuttaa HUS:n kykyyn toteuttaa perustehtäväänsä tulevaisuudessa? • Tiedämmekö mitä henkilöstö odottaa uraltaan ja työltään? • Edistävätkö nykyiset toimintatapamme haluttujen tulosten saavuttamista? • Tukevatko toimenpiteemme osaamisen ja johtamisen kehittämistä tulevaisuudessa? • Miten voimme havaita kehittämisen ja henkilöstön osaamisen muutoksen positiiviset vaikutukset henkilöstöön ja toimintaan? Muuttuvat väestöominaisuudet Arvot ja odotukset Työn luonteen muuttuminen

26. HENKILÖSTÖSUUNNITTELUN KEHITYSASTE 5. Miten paremmin ymmärtää ja tehostaa henkilöstöohjelmien ja -toimenpiteiden toimivuus Korkea 3. Miten tunnistaa ja hallita avainresurssit ja –osaaminen, jotta voimme tuottaa entistä paremmin terveyshyötyjä Strateginen suuntaus 4. Miten houkutella oikeat ihmiset, jotka omaavat oikeat taidot ja osaamisen tukeakseen toimintaa 1. Miten toteutamme palvelumme mahdollisimman laadukkaasti ja taloudellisesti? 2. Miten parannamme työvoimaan vaikuttavien trendien ymmärrystä, tehdäksemme tietoisia loimintaamme kehittäviä päätöksiä Matala Henkilöstösuunnittelun kehitys Korkea Matala

27. Henkilöstösuunnitelmassa yhdistyy näkemys tarvittavasta henkilöstöstä ja työvoiman saatavuudesta Kysyntään perustuva tarve erilaisille tehtäville ja osaamisille Ymmärrys ja toimenpiteet Työvoiman tarjonta / saatavuus Oma tulosalue / liikelaitos Ulkopuoli Muu HUS Muu-tokset Nykyinen henkilöstö Muutokset (poistuma) Nykyi-nen tarjonta 6.6.2014

28. Miksi henkilöstösuunnittelu kannattaa? 1/2 • tukee organisaatiota varmistamaan oikean määrän resursseja oikeassa paikassa oikeaan aikaan • määrittää osaamisvaatimukset toiminnan lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden toteuttamiseen sekä parantaa toiminnan suunnittelua ja talouden ennustamista • kohdistaa henkilöstöjohtamisen toiminnan strategiaan, jotta voidaan varmistaa, että henkilöstöjohtamisen käytännöt ja menetelmät tukevat strategiaa • on tärkeää sekä organisaation uudistumisen ja voimavarojen käytön että ihmisten ammatillisen kehittymisen ja jaksamisen kannalta • potilashoidon tarpeet muuttuvat, teknologia kehittyy jatkuvasti ja yhteistyökumppaneiden verkostot tarjoavat uudenlaisia mahdollisuuksia. Tämä kaikki vaikuttaa väistämättä henkilöstöön – sen määrään ja ammattitaidon vaatimuksiin. • Ammattitaitoinen henkilöstö on palveluorganisaation onnistumisen ja menestyksen perusta. • Osaamisen merkitys palvelun tuottamisessa kasvaa jatkuvasti. Erikoissairaanhoidolta odotetaan yhä suurempaa vaikuttavuutta ja parempaa tuottavuutta. 6.6.2014

29. Miksi henkilöstösuunnittelu kannattaa? 2/2 • suuri joukko asiantuntijoita siirtyy eläkkeelle lähivuosina. • väestörakenteen muutoksista johtuva palvelutarpeiden muuttuminen ja työvoiman tarjontasuhteiden muuttuminen pakottavat pohtimaan sitä miten strategiasta ja toiminnasta johdettu työvoimatarve voidaan sopeuttaa muuttuvilla työmarkkinoilla. • esille tulee nousemaan ainakin seuraavanlaisia kysymyksiä: • Miten jatkossa taataan entistä laadukkaampi potilashoito? • Missä se tehdään – miten palvelut ja toiminta sijoitetaan? • Kuinka paljon ja minkälaista omaa henkilökuntaa tarvitaan? • Miten ja millaista henkilökunta tulevaisuudessa rekrytoidaan? • Kuinka paljon henkilöstöpanoksia ostetaan oman organisaation ulkopuolelta? • Miten osaamista johdetaan ja osaamisen siirrosta huolehditaan? • Miten henkilöstön hyvinvoinnista huolehditaan? • Miten henkilöstökustannukset kehittyvät ja miten niihin voidaan vaikuttaa? • jotta näistä haasteista selvitään, on toimittava ennakoivasti. Henkilöstösuunnittelu antaa organisaatioille pohjan kehittää henkilöstöään ja ohjata rekrytointiaan tuleville painopistealueilleen. 6.6.2014

30. Henkilöstösuunnittelun hyötyjä • Henkilöstösuunnittelu tukee toimintaa ja varmistaa henkilöstöresurssien optimaalisen kohdentamisen. • Henkilöstösuunnittelu liittyy vahvasti myös organisaation koko toiminnan kehittämiseen, kuten rakenteellisiin ratkaisuihin, työnjakoon, toimintaprosessien uudistuksiin, teknologian hyödyntämiseen ja yhteistyökumppanuuksiin. • Henkilöstösuunnittelu tuo usein näkyväksi itse työn jatkuvan kehittämistarpeen; miten voidaan toimia vieläkin järkevämmin ja suoraviivaisemmin. Tulevaisuuden haasteisiin vastaaminen saattaa vaatia uudentyyppistä johtamista ja yksilöiltä uudistumis- ja yhteistyökykyä. • Osaavat, sitoutuneet ja työstään innostuneet ihmiset 6.6.2014

31. Henkilöstösuunnittelun ja -raportoinnin hyötyjä • Tuottaa merkittävää lisäarvoa toiminnalle linkittämällä organisaatio- ja henkilöstötiedon tukemaan toimintapäätöksiä • Henkilöstö- ja osaamistarpeen ennakointi tukee, nopeuttaa ja kohdentaa rekrytointia sekä resurssien hankintaa • Ymmärrys henkilöstövoimavarojen määrästä ja laadusta nykytilanteesta vs tulevaisuuden tarpeet (mm. osaaminen, ikärakenne) tukee johtamista ja toiminnan suunnittelua • Toiminnan suunnittelua ja suorituksen johtamista tukee tietoisuus siitä, mitä mahdollisuuksia on työn tuotokseen; mitä kulloisellakin työpanoksella voidaan saada aikaan (henkilöstömitoitukset, työvoiman saannin vaihtelut, sairauspoissaolot, lomat) • Auttaa keskittämään rajalliset resurssit toiminnan kannalta tärkeimpiin osa-alueisiin. • Auttaa kohdistamaan rajalliset palkitsemismahdollisuudet oikein 6.6.2014

32. Henkilöstösuunnittelun hyötyjä esimiehille • Johdonmukainen ja muun organisaation kanssa yhdenmukainen ymmärrys henkilöstövoimavarojen määrästä ja laadusta nykytilanteesta vs tulevaisuuden tarpeet (mm. osaaminen, ikärakenne) tukee johtamista ja toiminnan suunnittelua • Toiminnan suunnittelua tukee tietoisuus siitä, mitä mahdollisuuksia on työn tuotokseen; mitä kulloisellakin työpanoksella voidaan saada aikaan (henkilöstömitoitukset, työvoiman saannin vaihtelut, sairauspoissaolot, lomat) • Auttaa henkilöstöriskien tunnistamisessa ja hallinnassa • Parantaa lisäarvon tuottamista, työn merkittävyyttä ja sisältöä, kommunikointia ja päätöksentekokykyä • Tukee työhyvinvointia ja jaksamista: vähentää ei-haluttua vaihtuvuutta 6.6.2014

33. HENKILÖSTÖRAPORTOINTI OSANA HENKILÖSTÖSUUNNITTELUA

34. Henkilöstöraportointi osana henkilöstösuunnittelua • Henkilöstösuunnittelun prosessi varmistaa, että henkilöstöjohtamisen käytännöt ja menetelmät tukevat HUS:n toiminnallisia tavoitteita • Henkilöstöraportoinnilla puolestaan varmistetaan, että toiminnan suunnittelu ja toteutus perustuvat todenmukaiseen ja ajantasaiseen tietoon ja mahdollisimman tarkkoihin ennusteisiin • Henkilöstöraportointi toimii myös tärkeänä syötteenä HUS:n henkilöstökertomukseen, joka antaa tietoa eri sidosryhmille HUS:n henkilöstövoimavarojen määrän ja rakenteen kehityksestä viimeisten vuosien aikana, kuvaa henkilöstön tilaa ja osaamista sekä hahmottaa tulevien vuosien painopistealueita • Henkilöstöraportointi HUS:ssa voi auttaa ratkaisemaan: • Miten osaaminen ja resurssit kannattaa ja voidaan kohdentaa, jotta jatkossa taataan entistä laadukkaampi potilashoito? • Kuinka paljon ja minkälaista omaa henkilöstöä sekä osaamista meillä on ja mitä tarvitaan? Mikä on henkilökunnan vaihtuvuus ja saatavuus? • Vuokratyövoiman ja ostopalveluiden käyttöön liittyviä kysymyksiä • Miten kohdennetaan osaamisen kehittäminen, johtaminen ja siirtäminen? • Millaiset investoinnit toimivat parhaiten henkilöstön sitouttamiseksi ja hyvinvoinnin ylläpitämiseksi?

35. Henkilöstösuunnittelu ja henkilöstöraportointi tukevat HUS:n toiminnallisten tavoitteiden toteutumista Henkilöstösuunnittelu: Henkilöstöraportointi: HUS:n toiminnallisten tavoitteiden toteutumisenja suunnittelun KONKREETTINEN TUKI • Auttaa organisaatiota varmistamaan oikean määrän resursseja oikeassa paikassa oikeaan aikaan • Tuottaa tarkkaa tietoa mm. henkilöstörakenteesta, tehtävärakenteesta, työpanoksesta, ajankäytöstä ja vaihtuvuudesta • Määrittää osaamisvaatimukset toiminnan lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden toteuttamiseen • Kertoo mm. osaamistarpeista, poistumaennusteesta, koulutuksen kohdentamisesta, rekrytointiajoista, -määrästä ja henkilöstön saatavuudesta • Parantaa toiminnan suunnittelua ja talouden ennustamista • Kertoo mm. palkkakustannuksista ja niiden rakenteesta, muista henkilöstökustannuksista ja vuokratyövoiman käytöstä

36. Henkilöstöraportointi ja henkilöstökertomus tukevat henkilöstösuunnittelun kehitystä kohti toiminnallisten tavoitteiden saavuttamista Henkilöstö-raportointi tuottaa organisaatiota koskevaa tietoa strategisen henkilöstö-suunnittelun tueksi 5. Miten paremmin ymmärtää ja maksimoida henkilöstöohjelmien ja -toimenpiteiden sijoituksen tuotto? Korkea 3. Miten tunnistaa ja hallita avainresurssit ja –osaaminen, jotta voimme maksimoida organisaation toiminnan? Strateginen suuntaus* 4. Miten houkutella oikeat ihmiset, jotka omaavat oikeat taidot ja osaamisen tukeakseen HUS:n toiminnallisten tavoitteiden toteutumista? 1. Miten toteutamme palvelumme mahdollisimman laadukkaasti ja talaudellisesti? Henkilöstö-kertomus tukee erityisesti trendien ymmärrystä 2. Miten parannamme työvoimaan vaikuttavien trendien ymmärrystä, tehdäksemme tietoisia toimintaamme kehittäviä päätöksiä? Matala Korkea Matala Henkilöstösuunnittelun kehitys *Strateginen suuntaus = HUS:n toiminnallisten tavoitteiden tukeminen

37. Kehittyneen ja pitkälle hyödynnetyn henkilöstöraportoinnin edut sekä hyödyt (esimerkkinä henkilöstön vaihtuvuus) Henkilöstöraportointi auttaa: Lähtövaihtuvuus ja sen syyt • Kohdistamaan resurssit toimenpiteisiin, jotka tukevat ongelman ratkaisemista Ennustava mallintaminen Predictive Modeling • Analysoimaan tilastollisesti henkilöstön poistumaa yksilötasolla sisäisen sekä ulkoisen tiedon perusteella HUS:n toiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseen tarvittava osaaminen ja sen saatavuus seuraavan kahden vuoden ajan Avainosaamisalueiden ennustaminen taitojen ja roolien pohjalta Skill / Role Based Forecasting for Key Talent Segments • Tunnistamaan ja hallitsemaan avainosaamisalueita, jotta organisaation kasvu ja tuottavuus maksimoidaan Henkilöstöraportoinnin kehittyneisyys • Tunnistamaan ja työllistämään oikeat ihmiset, jotka omaavat oikeat taidot ja osaamisen tukeakseen toiminnan strategian toimeenpanoa Tarvittava henkilötyövuosi-määrä seuraavalle kahdelle vuodelle Resource Forecasting Henkilöstövoimavarojen ennustaminen • Työllistämään mitoituksen mukaisen määrän henkilöstöä toteuttamaan organisaation tarjoamia palveluita Vaihtuvuusprosentti kahden vuoden ajalta Workforce Analytics Työvoima-analyysi • Parantamaan työvoimaan vaikuttavien trendien ymmärrystä, jotta organisaatio voi tehdä tietoisia liiketoiminnallisia päätöksiä Depends on data availability, accuracy, Perustuu tiedon saatavuuteen ja sen oikeellisuuteen, johdonmukaisuuteen ja ohjautuvuuteen consistency, and governance

38. HENKILÖSTÖSUUNNITTELUN KYTKEMINEN TALOUDEN JA TOIMINNAN SUUNNITTELUUN

39. Henkilöstösuunnittelun kytkeminen talouden ja toiminnan suunnitteluun 1/2 • Henkilöstösuunnittelua kehitetään kytkemällä se entistä paremmin talouden ja toiminnan suunnitteluun ja seurantaan. • Osaamis- ja henkilöstötarpeet nousevat toiminnan tarpeista ja kehityksestä sekä suunnitellusta toiminnan volyymista. • Pitkän tähtäimen henkilöstösuunnitelman laatimisen avainkysymykset ja keskeiset tehtävät: • Tunnistaa yhteydet HUS:n (sekä tulosalueiden/liikelaitosten/tulosyksiköiden) strategian, henkilöstöstrategian ja henkilöstösuunnittelun välillä: missä kohdissa eri strategiat ovat toisistaan riippuvaisia, pohtia miten ja millaisilla yleisillä henkilöstösuunnittelun toimenpiteillä voidaan tukea prosessien ja rakenteiden toteutumista • Tunnistaa toiminnan ja potilashoidon kannalta tärkeimmät roolit ja osaamiset – ja tukea näin henkilöstösuunnittelun ja resurssien kohdentamista • Arvioida organisaation tuleva henkilöstötarve A) tehtävien ja osaamisen suhteen B) vuokratyövoiman käyttö vs. oma henkilöstö C) vaikutuksen henkilöstökuluihin ja talousarvion laadintaan • Arvioida organisaation tuleva tarve A) työpaikkojen sekä toimintojen alueellisen ja organisatorisen sijoittelun, ja B) henkilöiden sijoittamisen organisaation tehtäviin ja rooleihin 6.6.2014

40. Henkilöstösuunnittelun kytkeminen talouden ja toiminnan suunnitteluun 2/2 • Selvittää mistä tarvittavaa osaamista on mahdollisuus saada ja miten A) sisäisesti B) ulkoisesti C) millä keinoilla? • Arvioida mitkä tekijät (toimintaympäristön muutokset) saattavat vaikuttaa ja miten tulevaisuudessa käytettävissä ja tarjolla olevaan osaamiseen / henkilöstöresursseihin / palkkakustannuksiin / muihin henkilöstömenoihin • Tunnistaa mahdolliset henkilöstöön (esim. määrä, rakenne, osaaminen) tulevaisuuden haasteet / riskit / mahdollisuudet • Varmistaa että henkilöstösuunnitelma, henkilöstökulubudjetti (palkat, koulutus, työhyvinvointi jne) ja henkilöstönkehittämissuunnitelma ovat yhdenmukaisia • Tutustua käytettävissä olevaan tietoon (seuraavalla kalvolla esimerkkejä henkilöstösuunnittelua tukevista tunnusluvuista) • Selvittää mitä nykyisiä prosesseja, työkaluja, tilastoja on käytettävissä henkilöstö- ja organisatoristen tietojen keruuseen ja analysointiin • Yhteistyö tulosalueen / liikelaitoksen / tulosyksiköiden henkilöstö-, talous- ja toimintasuunnitelmia tekevien henkilöiden välillä • Yhteinen arviointi kunkin suunnitteluvuoden henkilöstösuunnitelmien toteutumisesta niin henkilöstö-, talous- kuin toimintanäkökulmasta (kesken vuoden ja vuodenvaihteessa) 6.6.2014

41. Olennaisia kysymyksiä • Miten voimme havaita / mitata kehittämisen ja henkilöstön osaamisen muutoksen positiiviset vaikutukset? • Tavoitteena on, että jokin asia paranee. • Kysymys 1: Mikä muuttuu / paranee? (Tavoite) • Kysymys 2: Miten voimme havaita paranemisen / mitata sen määrää? • Kysymys 3: Muutoksen / paranemisen vaikutukset henkilöstöön? • Kysymys 4: Muutoksen / paranemisen vaikutukset ydintoimintaan?

42. HENKILÖSTÖSUUNNITTELU - Keskeiset roolit ja tehtävät 6.6.2014

43. Henkilöstösuunnitteluprosessi Numeerinen perusosa Käyttö- suunnitelma Henkilöstö- suunnitelma Henkilöstö- suunnitelman toimenpiteiden toteutus ja seuranta Henkilöstö- suunnitelman tavoiteasetanta Vakanssipohjan muutosesitys 6.6.2014

44. Henkilöstösuunnitelman osat ja niiden sisällöt • Numeerinen perusosa • Tulosyksikkötasoittain • Henkilöstörakenne, määrä ja näiden suunniteltu kehitys • Henkilöstömäärä ja henkilöstötyövuodet 2011, 2012, 2013 • Käyttösuunnitelma • Toiminnan tavoitteet, toiminnan kehitys • Henkilöstöresurssien muutokset • Johtaminen • Henkilöstön kehittämistoiminta ja painopistealueet • Henkilöstösuunnitelman tavoiteasetanta • Toimenpiteet tavoitteiden toteuttamiseksi • Yhteenvetolomake • Vakanssipohjan muutosesitys • Tehdään mikäli numeerisen perusosan henkilöstörakenteeseen ja määriin ehdotetut muutokset kohdistuvat vakansseihin 6.6.2014

45. Henkilöstösuunnittelun kohteet Ryhmittely kokonais-tavoiteryhmiin: • Tavoitteellinen hyvä johtaminen ja osaamisen varmistaminen • Työhyvinvointi • Prosessien hallinta ja tuottavuus • Palkitseminen • Henkilöstön saatavuus ja pysyvyys • Henkilöstökustannukset • Tulosalueet (sairaanhoitoalueet, Konsernihallinto, HUS-Tilakeskus) • HYKS:n tulosyksiköt • Liikelaitokset • Tytäryhtiöt Käytännön henkilöstötoimenpiteet • Rekrytointi • Osaamiseen liittyvät riskit ja mahdollisuudet • Työn organisointi • Toimintaprosessien uudistukset • Organisaatioiden väliset henkilöstösiirrot • Henkilöstön kehittäminen • Henkilöstöpoistuma • Henkilöstökustannukset 6.6.2014

46. Henkilöstösuunnittelu ja eri toimijoiden roolit 1/4 • Konsernihallinnon henkilöstöjohto • Omistaa ja luo henkilöstösuunnittelun prosessin, työkalut ja keskeiset mittarit • Varmistaa rajapinnan taloushallinnon prosesseihin (esim. budjetointi) ja niiden vaikutukset suunnitteluun • Tarkistaa ohjeet ja käynnistää vuosittaisen (pitkä aikaväli) henkilöstösuunnitteluprosessin vuosittain • Tekee selkeät linjaukset, jotka perustuvat strategian mukaiseen henkilöstötarpeeseen ja ennusteisiin mahdollisuuksista vastata tarpeeseen (poistuma, vaihtuvuus, työmarkkinat). • Vastaa konsernitasolla suunnitelman viemisestä käytäntöön ja toteutumisen seurannasta suunnitelmassa sovittujen toimenpiteiden, vastuiden ja toteutumisen seurannan mukaisesti • Seuraa henkilöstösuunnitelmien toteutumista konsernitasolla. Yksiköillä raportointivastuu. 6.6.2014

47. Henkilöstösuunnittelu ja eri toimijoiden roolit 2/4 • Henkilöstöpäälliköt • Vastaavat vuosittaisen henkilöstösuunnitteluprosessin käynnistämisestä ja läpiviennistä omalla tulosalueellaan / liikelaitoksessaan • Tulkitsevat ohjeet tulosalueellaan / liikelaitoksessa • Hankkivat tarvittavat tiedot (esim. henkilöstöraportit, toimintasuunnitelmat) • Tekevät suunnitelmat yhdessä linjajohdon, taloushallinnan ja esimiesten kanssa käyttäen sovittuja työkaluja • Varmistavat osaltaan henkilöstösuunnitelmien ja henkilöstökulubudjetoinnin yhtenäisyyden • Vastaavat osaltaan suunnitelman viemisestä käytäntöön ja toteutumisen seurannasta suunnitelmassa sovittujen toimenpiteiden, vastuiden ja toteutumisen seurannan mukaisesti • Koordinointivastuu henkilöstösuunnitelmien toteutumisen raportoinnista 6.6.2014

48. Henkilöstösuunnittelu ja eri toimijoiden tyypilliset roolit 3/4 • Tulosalueiden / liikelaitosten johto: • Vastaa suunnitelman laadinnasta • Vastaa toimintasuunnitelmien tulkinnasta ja näkemysten antamisesta • Vastaa suunnitelman viemisestä käytäntöön ja toteutumisen seurannasta suunnitelmassa sovittujen toimenpiteiden, vastuiden ja toteutumisen seurannan mukaisesti • Keskeinen linjaus on, millaiset osaamiset ovat jatkossa tärkeitä – varmistettavia tai vahvistettavia. • Toimii esittelijänä lautakunnassa/johtokunnassa • Vastaa siitä, että henkilöstösuunnitelma toteutuu ja henkilöstökustannukset pysyvät hallinnassa. • Esimiehet: • Osallistuvat suunnitelman laadintaan johdon ja henkilöstöpäällikön kanssa • Vastaavat oman yksikkönsä suunnitelmien tulkinnasta ja tietojen/näkemysten antamisesta • Vastaavat siitä että suunnittelun tueksi käytettävät prosessit (budjetointi, kehityskeskustelu) ovat omalta osalta tehty • Vastaavat suunnitelman viemisestä käytäntöön ja toteutumisen seurannasta suunnitelmassa sovittujen toimenpiteiden, vastuiden ja toteutumisen seurannan mukaisesti • Millaiset osaamiset ovat jatkossa tärkeitä – varmistettavia tai vahvistettavia? 6.6.2014

49. Henkilöstösuunnittelu ja eri toimijoiden tyypilliset roolit 4/4 • Konsernihallinnon talousjohto • Henkilöstösuunnitelmien ja -kulujen yhteneväisyyden sekä strategianmukaisuuden varmistaminen konsernitasolla • Henkilöstöraportoinnin/-tunnuslukujen kehittäminen ja toteuttaminen yhteistyössä henkilöstöjohdon kanssa • Yhteistyössä henkilöstöjohdon kanssa määritellään/ohjeistetaan talousarviossa käytettävät henkilösivukuluprosentit sekä palkankorotusten tasot • Tulosalueiden / liikelaitosten taloushenkilöstö • Tulosalueiden/liikelaitosten taloushenkilöstön vastuulla on varmistaa vastuualueensa osalta, että henkilöstösuunnitelmat laaditaan konserniohjeistuksen mukaisesti • Yhteistyössä henkilöstöpäälliköiden kanssa vastaavat henkilöstöraportoinnista tulosalueiden/liikelaitosten osalta • Tuottavat osaltaan kustannustietoa henkilöstöraportoinnin ja –suunnittelun tueksi. • Osallistuvat suunnitteluun yhdessä linjajohdon, henkilöstöpäällikön ja esimiesten kanssa käyttäen sovittuja työkaluja. • Varmistavat osaltaan henkilöstösuunnitelmien ja henkilöstökulubudjetoinnin yhtenäisyyden toimintalukujen ja muun kulubudjetoinnin kanssa.

50. PALKKOJEN JA HENKILÖSTÖKUSTANNUSTEN RAKENNE 6.6.2014