Økonomisjefssamling Drammen 23. – 24. oktober 2008

1. Økonomisjefssamling Drammen 23. – 24. oktober 2008

2. AGENDA: • Status Felles Administrative systemer – samarbeid i UNINETT FAS regi • Erfaring fra pilotinstitusjonene • Bestillingssystem – Torill Erikson, HiO • Prosjektstyringssystem – Kjetil Hellang, UiA • IT-strategi for de felles administrative systemene • Videreutvikling av systemene • Hva skjer neste år?

3. Status Felles Adm Systemer

4. Status Felles Adm Systemer Agresso

5. Status Felles Adm Systemer • Status: • Oppgradering til ver 5.5 • Site-lisens som inkluderer Excellerator for alle • Enkel oppgradering • Kursing på 5.5 har er gjennomført • Konvertering til test er i gang, tilgang i løpet av denne uka • Produksjon slutten av november / begynnelsen av des. Agresso

6. Status Felles Adm Systemer • Status: • Oppgradering til ver 5.5 • Site-lisens som inkluderer Excellerator for alle • Enkel oppgradering • Kursing på 5.5 har er gjennomført • Konvertering til test er i gang, tilgang i løpet av denne uka • Produksjon slutten av november / begynnelsen av des. • Risiko: • 5.5 begynner å bli et modent produkt • Grensesnitt oppgraderes og testes • Spesielt mot PSV • Sette av nok tid internt til å gjøre seg kjent med 5.5 Agresso

7. Status Felles Adm Systemer Agresso Contempus

8. Status Felles Adm Systemer • Status: • 4 nye institusjoner • Tar i bruk ny modul, matching, ved innføring av Proceedo • Kjøpt av BasWare • Contempus eget brukerforum 13. – 14. november Agresso Contempus

9. Status Felles Adm Systemer • Status: • 4 nye institusjoner • Tar i bruk ny modul, matching, ved innføring av Proceedo • Kjøpt av BasWare • Contempus eget brukerforum 13. – 14. november • Risiko: • Kvalitet på matchinger mot bestillinger • Avstemming mot Proceedo • Hva skjer med Contempus etter oppkjøpet? Agresso Contempus

10. Status Felles Adm Systemer Agresso Contempus Proceedo

11. Status Felles Adm Systemer • Status: • Pilot godkjent etter sommeren • HiO og HiL i regulær drift • Utrullingspulje 1 og 2 har kommet i gang med arbeidet, oppstart i des 08 og jan 09 • 3 siste puljer i Q2 2009 • Opprettelse av prioriteringsråd, arbeidsgruppe og brukerforum • HiO vil dele sine erfaringer med dere etterpå Agresso Contempus Proceedo

12. Status Felles Adm Systemer • Status: • Pilot godkjent etter sommeren • HiO og HiL i regulær drift • Utrullingspulje 1 og 2 har kommet i gang med arbeidet, oppstart i des 08 og jan 09 • 3 siste puljer i Q2 2009 • Opprettelse av prioriteringsråd, arbeidsgruppe og brukerforum • HiO vil dele sine erfaringer med dere etterpå • Risiko: • Implementering av FEIDE • Intern organiser: fullmaktsstruktur, bestillere, varemottak • Intern kapasitet og kompetanse • Videreutvikling – både på innkjøps-/bestillerområdet og for systemet • Prosessforståelse og prosess-forbedringer blir viktig Agresso Contempus Proceedo

13. Status Felles Adm Systemer SAP HR Agresso Contempus Proceedo

14. Status Felles Adm Systemer • Status: • Forbedringsprosjekt med KD som oppdragsgiver startet • Foreslå og gjennomføre tiltak for å bli bedre fornøyd med SSØ • 1) Opprette prioriteringsråd for SAP HR i sektoren, samlet, og krevende kunde • 2) Arbeides med endrings- og utviklingsprosess, koordineres med tilsvarende prosess hos SSØ for å sikre god samhandling med leverandøren • FEIDE på ESS er bestilt, målsetn er at pilot skal opp før nyttår (UiA) • Belastningsfullmakt fra KD til SSØ muliggjør utvikling og implementering av endringsønsker SAP HR Agresso Contempus Proceedo

15. Status Felles Adm Systemer • Status: • Forbedringsprosjekt med KD som oppdragsgiver startet • Foreslå og gjennomføre tiltak for å bli bedre fornøyd med SSØ • 1) Opprette prioriteringsråd for SAP HR i sektoren, samlet, og krevende kunde • 2) Arbeides med endrings- og utviklingsprosess, koordineres med tilsvarende prosess hos SSØ for å sikre god samhandling med leverandøren • FEIDE på ESS er bestilt, målsetn er at pilot skal opp før nyttår (UiA) • Belastningsfullmakt fra KD til SSØ muliggjør utvikling og implementering av endringsønsker • Risiko: • Ikke fått prosjektplan for Feide på ESS fra SSØ, tidsplan mangler • Forbedringstiltak er ikke endelig akseptert hos SSØ • Blir vi enige om en sam-handlingsprosess med SSØ som vi tror på? • Prioriteringsråd etableres ikke før samhandlingsprosess er på plass • Større oppgradering av SAP HR hos SSØ i slutten av 2009, medfører restriktiv holdning til endringsutvikling. SAP HR Agresso Contempus Proceedo

16. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis Agresso Contempus Proceedo

17. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis • Status: • Pilot ferdig før jul (HiB & UiA) • Utrulling etter nyttår, når institusjonene selv ønsker det • For de som ikke har meldt seg på, kan gjøre avrop fra 1.1.2009 • System med ulikt brukergr.snitt for enkle og avanserte brukere! • Aktivitet som frivillig dimensjon i økonomimodellen • UiA vil dele sine erfaringer med dere litt senere Agresso Contempus Proceedo

18. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis • Status: • Pilot ferdig før jul (HiB & UiA) • Utrulling etter nyttår, når institusjonene selv ønsker det • For de som ikke har meldt seg på, kan gjøre avrop fra 1.1.2009 • System med ulikt brukergr.snitt for enkle og avanserte brukere! • Aktivitet som frivillig dimensjon i økonomimodellen • UiA vil dele sine erfaringer med dere litt senere • Risiko: • Mulighet for kostnads-belastning på komb av prosjekt og aktivitet i forsystemer • Få påmeldte institusjoner til å dele felleskostnadene på • Intern organisering og modenhet for prosjektstyring Agresso Contempus Proceedo

19. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis ePhorte Agresso Contempus Proceedo

20. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis • Status: • Problemer med PDF-konvertering • Har vært avdekket sikkerhetshull, disse er nå tettet. Forbedringsprosess mot leverandøren er i gang. • Eget brukerforum for ePhorte i UH-sektoren • Forbedre oppgraderingsprosedyrene fra leverandørene • Mulig integrasjon mot EasyRecruiter ePhorte Agresso Contempus Proceedo

21. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis • Status: • Problemer med PDF-konvertering • Har vært avdekket sikkerhetshull, disse er nå tettet. Forbedringsprosess mot leverandøren er i gang. • Eget brukerforum for ePhorte i UH-sektoren • Forbedre oppgraderingsprosedyrene fra leverandørene • Mulig integrasjon mot EasyRecruiter ePhorte Agresso • Risiko: • Leverandørens holdning til sikkerhet i systemet • PDF-konvertering medfører at man ikke får lukket saker • Ressurssituasjonen hos underleverandøren USIT • Institusjonene har ikke vært på samme versjon av systemet • Styring av videreutvikling Contempus Proceedo

22. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis ePhorte FS Agresso Contempus Proceedo

23. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis ePhorte FS Agresso • Status: • Stort antall nye kunder forventes i 2009, overgang fra MStas Contempus Proceedo

24. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis ePhorte FS Agresso • Status: • Stort antall nye kunder forventes i 2009, overgang fra MStas • Risiko: • Kapasitet – krever koordinert overgang • Styringsstruktur etter at dette blir et system for alle i sektoren? Contempus Proceedo

25. Status Felles Adm Systemer SAP HR Artemis ePhorte FS Agresso Contempus Proceedo KGV

26. Status Felles Adm Systemer • Status: • UiS er i gang med elektronisk konkurranse • Utrullingspulje 1 og 2 har fått opplæring • Pulje 3 og 4 i løpet av året • Resten i jan og feb 09 • Man får tilgang etter man har vært på kurs • Ikke konsernløsning, pga kontraktsmodul SAP HR Artemis Agresso FS ePhorte Contempus Proceedo KGV

27. Status Felles Adm Systemer • Status: • UiS er i gang med elektronisk konkurranse • Utrullingspulje 1 og 2 har fått opplæring • Pulje 3 og 4 i løpet av året • Resten i jan og feb 09 • Man får tilgang etter man har vært på kurs • Ikke konsernløsning, pga kontraktsmodul • Risiko: • Systemet oppfattes som litt umodent • Maler må på plass og inn i systemet – mye arbeid • Innkjøpsfaglig kompetanse internt, OG kapasitet? • Tilleggskostnad for maler kjøpt av UiB, UiO og NTNU • Integrasjon mot ePhorte SAP HR Artemis Agresso FS ePhorte Contempus Proceedo KGV

28. Erfaring fra pilotene • Bestillingssystem • Torill Erikson, HiO • Prosjektstyringssystem • Kjetil Hellang, UiA

29. Integrasjoner SAP HR Artemis ePhorte FS Agresso Contempus KGV Proceedo

30. FAOS-rapportens Arkitekturprinsipper Integrasjoner vs arkitektur Sikkerhet Tilgjengelighet SAP HR Artemis Interoperabilitet ePhorte Agresso Åpenhet FS Contempus KGV Tjenesteorientering Proceedo Fleksibilitet Skalerbarhet Enhetlig Brukergr.snitt

31. Integrasjoner, arkitektur og STRATEGI SAP HR Artemis ePhorte FS Agresso Contempus KGV Proceedo

32. Styringsstruktur - videreutvikling Kontraktseier Leverandør Bestille Prioriterte endringer Prio.råd Forankre Brukerforum Vurdere / Foreslå Arrangere Kompetanse-forum Arbeidsgr.

33. Hva skjer neste år? • Agresso ABM byttes ut med Agresso Planner • Utnytte rapporteringsmuligheter i Excelerator • Utrulling BSS, PSV og KGV • Demo av PSV • Kompetanseforum Prosjektstyring • Anskaffelse av felles plagieringssystem • Kompetansebygging og leveranser på integrasjon og arkitektur • Studieadministrasjon – Alle over på FS?

34. Hva skjer neste år – Forts.? • Videreutvikling av eksisterende systemer • SAP HR – Ny versjon & Forbedring av prosess med SSØ • BSS – Brukerforum, samskipnaden på ehandel? • PSV – Brukerforum, kompetanseforum • KGV – Erfaring med elektroniske anskaffelser • Contempus – eFaktura, forbedring av matching • Prosesstilnærming – se bestilling og fakturahåndteringsområdet i sammenheng • Følge arbeidet som UHR gjør innen strategi og organisering for de administrative systemene

35. Takk for meg! • Spørsmål?