Offentlighetsloven 2. oktober 2008

1. Offentlighetsloven2. oktober 2008 Eva K. Lian Enhetsleder Dokumentsenteret ISK

2. Foredraget er lagt opp slik: • Hvordan tar kommunene utfordringene med ny offentlighetslov, snakker ut fra egen org. • Litt om meg selv – ikke jurist • Viktige endringer i loven for vår virksomhet • Offentlighetsloven/Personopplysningsloven Spørsmål som ikke kan besvares avklares i etterkant via epost: ekl@innherred-samkommune.no

3. Verdal Levanger Innherred samkommune • Kommune- styre • Formannsk. • Kommune- styre • Formannsk.

4. Forsøk

5. Ny offentleglov – 01.01.2009 • Justisdepartementet har tidligere uttalt at ny offentleglov ville tre i kraft 1. juli 2008, og at forskriften skulle vedtas før påske. • Ikrafttredelse 01.01.2009. Dette ihht til vår sak-arkivleverandør, som har vært i kontakt med departementet. • Justisdepartementet arbeider også med en veileder til den nye offentleglova.

6. Bakgrunn for ny lov • HENSYNET BAK ER INNSYNSRETTEN Sivilombudsmannen undersøkte i 1997 praktiseringen av loven og konkluderte med ”at viljen til å utvise meroffentlighet ikke har vært sterk nok” • Bakgrunnen for ny lov er større åpenhet. • Krav om ny lov kom etter en undersøkelse bl.a. i 2 store norske kommuner.

7. Lovens formål - § 1 Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfridommen…..

8. Offentlighetsloven ivaretar: • Kontroll • Demokrati • Rettsikkerhet • Offentlig informasjonsbank

9. Vår oppgave: • Vi forvalter makt på offentlighetens vegne, ikke for leder/kommunestyre, men for innbyggeren/skattebetalerne! • Det er innbyggernes dokumenter, vi har bare fått delegert myndighet til å forvalte disse. • Nysgjerrighet er godt nok grunnlag til å be om innsyn • Vi ønsker samfunnsdebatt i et demokrati, og for at en skal kunne mene noe, må en også kunne se dokumentasjonen. • Media (dere) avdekker stadig manglende tjenester. Det kan bety at en rokker ved rettssikkerheten til den enkelte borger.

10. De viktigste endringene - 1 • Lovens virkeområde er utvidet – og omfatter flere virksomheter enn gjeldende lov • Loven skal gjelde for selvstendige rettsubjekt der Stat, fylkeskommune eller kommune har egenandel som gir mer enn halvparten av stemmene i det øverste organet i rettssubjektet • Loven skal også gjelde rettssubjekt der Stat, fylkeskommune, eller kommune har rett til å velge mer enn halvparten av stemmene i det øverste organet i rettssubjektet

11. Nye virkeområder: • Kommunale as • Interkommunale selvstendige rettssubjekter (i dag er disse utenfor loven) • Interne dokumenter, i dag kan de unntas offentlighet. Dokumentflyten i kommunen er å regne som interndokument (baseinterne). .

12. Utvidelse: • Eierandel halvparten. • Ikke hvordan det er organisert. • Halvparten av stemmene i styret. Hovedpoenget er at hvis den kommunale innflytelsen er over 50% !!! Interkommunale selskaper, stiftelser.

13. Kommunale selskap i LK:

14. De viktigste endringene - 2 • Utvidelse av hva slags informasjon det kan kreves innsyn i og en begrensning av unntaksretten • Avgrensing av hva som skal være gjenstand for unntak, og avgrensning av unntaksretten er utformet mer presist enn i gjeldende lov • Vilkår for å gjøre unntak fra innsyn er at det foreligger et reelt og saklig behov for det – hovedregelen er at det bare kan gjøres unntak når offentliggjøring har skadelige virkninger.

15. Praktiske konsekvenser • Økt kompetansekrav til de som skal behandle innsynssaker • Vi har juridisk ”bakvakt” - kommuneadvokat – Flere innsynsforespørsler – Krav om journalfunksjonalitet i fagsystemer

16. De viktigste endringene - 3 • Adgangen til å unnta ”interne dokumenter” innskrenkes – det kan bare gjøres unntak når det er nødvendig – ”skadevilkår” • Begrenset adgang til å regne dokumenter til/fra kommunale enheter som ”interne dokumenter” • Loven gir rett til å kreve en sammenstilling av el.lagrede opplysninger, dersom dette kan gjøres med enkle midler • Hovedregelen skal være at det bare er adgang til å unnta opplysninger – ikke hele dokumentet

17. Innsyn i interne dokument hos kommunen - ny§16 : • Regulerer rekkevidden av unntakene i § 14 og §15 når dok blir sendt mellom ulike enheter i kommunen • Følgende dokument kan IKKE gjøres unntak for selv om vilkårene etter § 14 og § 15 er oppfylt - saksframlegg - saksliste • dok frå eller til til kommunale kontrollutvalg, revisjonsorgan og klagenemnder Men til/fra kontrollutvalgssekretær • Dok i saker der ei kommunal eining opptrer som ekstern part i høve til ei anna slik eining §14-16 – erstatter § 5. Dok utarb for saksforberedelse (organintern) § 14 – nesten lik gml. §5.

18. Hva kan regnes som internt? • Nytt – ad.til å regne et dok internt skjerpet . • Her må Rådmannen definere ihht til arkivlova hva som regnes som selvstendige organ !

19. §15 Dok innhenta utanfrå for den interne saksforebuinga • Årsmelding og rapporter fra underliggende organ vil ikke være omfattet av unntak • Vilkår for unntak er at det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelses- prossesser. Dette er vesentlig snevrere enn gjeldende rett.

20. Innsyn i intern… • §14 gjeld likevel for dokument som blir utveksla mellom kommunale kontrollutval og sekretariatet til utvalet. • Bestemmelsen fastsetter at korrespondanse fra/til kommunale foretak eller særlovsorg og andre enheter ikke regnes som organinterne dokumenter

21. Endring for revisjonen ??? • Ref. fra KS’s høringsuttalelse: ”For saksdokumenter som er utarbeidet av eller til en kommunal eller interkommunal kommunerevisjon, i saker som den vurderer å legge fram for kontrollutvalget, som ledd i selskapskontroll og forvaltningsrevisjon, skal offentlighet først inntre når saken er ferdigbehandlet og mottatt i Kontrollutvalget.”

22. Aktuelle spørsmålsstillinger: I dag sier vi at kommunen er ett organ. Kan kommunen betrakte seg som et organ ihht til ny lov –må avklares ihht til delegasjonsreglementet. Hva med kommunenes kommunikasjon med Revisjonen? Dagens lov sier: Som sakkyndig kan dokumenter utarbeidet av revisjonen unntas, men også her gjelder at en kan nekte, men ikke er pliktig. Dette gjelder også fagpersonell som er bedt om å bidra med sin faglige ekspertise i en konkret sak som et forvaltningsorgan arbeider med. Fagorganisasjonene som først og fremst ivaretar medlemmenes interesser i saken, kan ikke regnes som rådgiver. På den annen side omfatter unntaket også særlige sakkyndige som er tilsatt i det offentlige og avgir uttalelse i organets navn. Offentlige organer som uttaler seg i kraft av sin adm.erfaring og ivaretar sine generelle forvaltningsmessige oppgaver og målsettinger i saken, er derimot ikke særlige rådgivere eller sakkyndig. Eks. Uttalelser fra politiet i en skjenkesak kan ikke unntas

23. De viktigste endringene - 4 • Elektroniske journaler skal gjøres tilgjengelig på internett i større grad enn i dag • Vesentlig innskrenkning av unntaksadgang ved offentlige innkjøp/anbud • Offentlighet ved søkerlister til offentlige stillinger videreføres med presiseringer – bestemmelser om offentlighet ved utnevning av biskop • Nye bestemmelser om karakterer, prisutdelinger, det kgl hoff og konsultasjoner med sametinget

24. Utvidet innsynskrav: • Utvidelse av hva slags info det kan kreves innsyn i, det som er forsterket er KAN-reglene. Det er ikke nok at ”unntak er ønsket og hensiktsmessig”, men det skal være PÅKREVD. • Ekstern rådgiver bare når det er påkrevd (ikke nok med advokatlogo) • Selvstendig enhet – eks. fra enheter til sentraladm. Blir ikke lengre organinterne dokumenter (dette avhenger av delegasjonsreglement, personalansvar)

25. §7 Tilgjengeleggjering av dokument på Internett Organ som er omfatta av offentleglova, kan gjere dokument tilgjengelege for allmenta på Internett. Følgjande skal ikkje gjerast tilgjengeleg på Internett: a) opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov b) opplysningar som nemnde i personopplysningsloven § 2 nr. 8 c) personnummer og opplysningar om lønn og godtgjering til fysiske personar, med unntak for opplysningar om lønn og godtgjering til personar i leiande stillingar i det offentlege og i leiande stillingar og i styret i sjølvstendige rettssubjekt d) materiale som ein tredjepart har immaterielle rettar til, med mindre vedkommande tredjepart samtykkjer til det. Organ som gjer dokument tilgjengeleg for allmenta på Internett, skal opplyse kva for kriterium som ligg til grunn for utvalet av dokument.

26. Innsyn Vår leverandør er i ferd med å utvikle ny innsynsløsning med 3 ulike tilgangsnivåer: Publikumsinnsyn - anonym Partsinnsyn - pålogging Medlemsinnsyn – pålogging

27. Hva må på plass før ikraftsettelse: • Det må være mulig å skjerme enkeltopplysninger og arkivkode selv om tilgangskoder ikke blir benyttet • Det må (muligens) opprettes et eget felt (tilleggsfelt) for kontaktperson for saken som kan være en annen enn saksansvarlig og ansvarlig for journalpost. Dette kan for eksempel bare finnes i publiseringsmodulen • Det må selvsagt nye paragrafer og hjemler på plass

28. Søkere • Når en søker ønsker unntak fra søkerliste er dette en KAN bestemmelse, avhengig av nivå. Ny lov sier noe om adgang til å unnta karakterer uansett opplæringsnivå.

29. Hvor skal innsynskravet rettes? • Kan kreve innsyns til både mottaker og avsender, hvis begge er offentlig. • Innsyn kan kreves både skriftlig og muntlig. • Klager på innsynskrav skal til Fylkesmannen. Ingen kan klage over at du har gitt innsyn, kun avslag som kan påklages. • Ikke svar før 5 dager, utløses automatisk klagerett. • Avslag skal være skriftlig, skal vises til bestemmelse, ledd/bokstav. Nytt her – det kan kreves nærmere begrunnelse før 10 dager.

30. DEFINISJONER: • Dokumentbegrepet er teknologi-nøytralt. • Saksdokument til organet – hvorvidt det er adressert til deg som privatpersoner eller til org. påvirker ikke dette. Angår det kommunal virksomhet skal det journalføres.

31. De viktigste endringene - 5 • Hovedregelen er at det skal være gratis innsyn – jf unntak i forskrift • Rett til elektronisk kopi dersom dokumentet finnes i elektronisk form • Det er adgang til å klage dersom innsynskravet er avslått eller det ikke er behandlet innen fem virkedager • Plikten til å begrunne avslag på innsynskrav er utvidet

32. Innsynskrav • Har krav til kopi på epost. • 5 virkedager • Klage dersom innsynskravet ikke er behandlet innen 5 dager. • Over 5 dager regnes som avslag automatisk. I dag begrunner vi bare med henvendelse til loven, men ny lov har nå krav innen 3 uker på utvidet begrunnelse. • Prosatekst etter 10 dager, utforme utvidet begrunnelse.

33. Når offentlighet • Ett dokument er offentlig når det er utsendt, ikke noe krav om at brevet skal være kommet fram

34. Gratis innsyn • Ingen begrensning i antall kopier • Over 100 ark i samme sak, kr 1,- pr sak. Møtt motstand, er en KAN regel. • Rett til elektronisk kopi dersom elektronisk dokument finnes, kan ta betalt for evt. Kopiering til CD.

35. Kommunenes dokumenter kan deles i 3 prinsipper: • All dokumentasjon er offentlig • KAN unntas offentlighet, rett til å unnta pga private/offentlige interesser • Ihht til dagens §§5, 6 og 6a • SKAL unntas, taushetsbelagte opplysninger § 5a

36. Nr.2 er en mellomgruppe • §§ 5, 6 og 6a inneholder ikke taushetsbelagte opplysninger, vi skal alltid vurdere MEROFFENTLIGHET • Vi skal alltid stille oss følgende spørsmål: • Selv om det kan unntas, har vi et saklig behov for å unnta dette? • Reelt og saklig behov, vi har unntaksrett, ingen unntaksplikt. Skal vurdere i hvert enkelt tilfelle. Den nye loven gir atskillig utstrakt meroffentlighet.

37. Personopplysningsloven • Personopplysningsloven regulerer publisering på nett. Personnummer er ikke sensitivt, men poenget er at hvis dette legges ut på nett, kommer personopplysningsloven inn som et eget filter. Det betyr at det blir sensitivt på nettet. • Hva som kan publiseres på nettet vil delvis også reguleres i ny lov.

38. Vesentlig innskrenkning ved anbud/tilbud : • Når ferdigbehandlet klagefrist 3 uker. • Nå vil innsynsretten begynne tidligere. • En skal kunne si i fra før det blir skrevet kontrakt. • Innsynsretten løper i de 4 ukene hvor det er klagefrist !

39. Fagsystem/sak-arkivsystem? • Plikt til å føre journaler alle dokumenter som ikke er unntatt • 99% klientsak, den 1% skal da føres i off.journal !

40. Forholdet mellom Offl og Personoppl.loven er komplisert Det er laget en betenkning på dette (ligger under KS-advokatene) Konklusjonen er at følgende kan ikke legges ut på internett: • Taush.belagte opplysninger • Rase • Pol. • Mistenkt/siktet • Helseforhold • Seks.forhold • Medl.i fagforening • Lønnsopplysninger – kan være tilgjengelige på papir • Fødselsnummer • Det er en finere maskering på det som legges ut på nettet i forhold til det som utgis på papir.

41. Viktige personvernprinsipper • Saklig begrunnelse • Frivillig samtykke • Opplysningsplikt for den behandelingsansvarlige • Rett til innsyn • Registreringen skal være riktig • Feilaktige opplysninger • Unødvendige opplysninger skal slettes • Informasjonssikkerhet skal ivaretas • Strengere regler for følsomme opplysninger • Retten til å være anonym • Rett til manuell vurdering

42. Personnummer i saksdokument: Bruk av personnummer i dokumenter som havner på Internett Det har i det siste vært flere saker der kommuner og andre har publisert fullt 11-sifret personnummer på sine nettsider - i utlagte dokumenter eller på annen måte. (Asker / Røkke) • I våre kommuner er dette i all hovedsak en risiko for dokumenter som saksframlegg og vedlegg til politiske saker • Fullt 11-sifret personnummer må ikke legges inn i dokumenter som kan havne ute på kommunens nettside. • Alle saksbehandlere / sekretærer bes være oppmerksomme for å unngå at personnummer blir lagt ut på nettsidene våre, ved at nummeret er en del av et slikt dokument.   • I tilfeller der det er et krav at fullt personnummer må være med i dokumentet, må det lages en egen versjon hvor nummeret er tatt ut før utlegging på nett. Selv om personnummeret i seg selv ikke regnes som sensitivt bør slike nummer absolutt ikke publiseres på internett.

43. Nye innsynsløsning under utarbeidelse • Bestilling av dokumenter. Dvs innsynsforespørsler. Skal logges i ePhorte. Gjøres tilgjengelig for bestilling gjennom e-post eller fra et webområde som må logges på til. • Innsynsløsning med dokumenter på nett. • Kunde/partsinnsyn. Autentisering utenfor ePhorte – eID eller lignende.

44. Takk for oppmerksomheten !