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Prozessmanagement mit Wertanalyse

Prozessmanagement mit Wertanalyse. Prozessmanagement Ziele Funktion und Alternativen Arbeitsgang-Analyse Liegezeiten-Analyse Wertanalyse Von der IST-Lösung zur IST-Funktion Von der IST-Funktion zur SOLL-Funktion Suche nach besseren Lösungen für die SOLL-Funktionen Kreativitätstechniken

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Prozessmanagement mit Wertanalyse

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  1. Prozessmanagement mit Wertanalyse • Prozessmanagement • Ziele • Funktion und Alternativen • Arbeitsgang-Analyse • Liegezeiten-Analyse • Wertanalyse • Von der IST-Lösung zur IST-Funktion • Von der IST-Funktion zur SOLL-Funktion • Suche nach besseren Lösungen für die SOLL-Funktionen • Kreativitätstechniken • Arbeitsgruppen Wertanalyse Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 1/38

  2. 1.1 Prozessmanagement Ziele: • Kurze Durchlaufzeiten • Geringe Kosten, besonders Personalkosten • Gleichmäßige Auslastung • Einhalten der gewählten Qualitätsstandards Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 2/38

  3. 1.2 Prozessmanagement • Bestimmungsgrößen: • Bearbeitungszeit: Objekt erschaffen oder verändern, z.B. Titelaufnahme • Transferzeit: Daten übertragen • Kontroll-, Abstimmungszeit • Transportzeit: Ortsveränderung des Arbeitsobjekts • Liegezeit: Arbeitsobjekt wartet • Rüstzeit: Vorbereitung der Bearbeitung Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 3/38

  4. 1.3 Prozessmanagement • Jede konkrete Bestimmungsgröße (z.B. Titelaufnahme) wird auf folgende Fragen untersucht: • Welche Funktion? z.B. Metadaten erfassen • Gibt es alternative Lösungen für diese Funktion? z.B. Übernahme von Fremddaten • Welche lösungsbedingenden Vorgaben erfordern die Alternativen? z.B. geeigneter Lieferant , EDV-System, Haushaltsmittel… • Hierzu: Anwendung der Wertanalyse! Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 4/38

  5. 1.4 Funktion und Alternativen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 5/38

  6. 1.5 Arbeitsgang-Analyse • Arbeitsgang-Analyse richtet den Blick auf: • Reihenfolge der Arbeitsschritte, • Erforderliche Kapazitäten, • Träger = Wer führt den Arbeitschritt aus? • Standort = Wo wird der Arbeitsschritt ausgeführt? • Sachmittel = Welche Betriebsmittel (z.B. integriertes EDV-System) und Materialien (Etiketten) werden benötigt? Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 6/38

  7. 1.6 Arbeitsgang-Analyse • Jeder Arbeitsschritt wird auf Optimierungspotenziale untersucht, z.B.: • Standorte: Wegfall von Transporten durch bessere Anordnung • Liegezeiten und Kapazitäten: Wegfall durch ausreichende Kapazitäten • Liegezeiten und Träger: Wegfall durch Zentralisation auf wenige Träger (integrierter Geschäftsgang) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 7/38

  8. 1.7 Zergliederung der Arbeitsschritte Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 8/38

  9. 1.8.1 LiegezeitenanalyseUB Magdeburg – Combi-Projekt 1998 • Vorausgegangen: Verfügbarkeitsstudie mit dem Ergebnis • Unzufriedene Kunden wegen langer Prozessdauer • Zeitdauer vom Eingang der Literaturanforderung aus den Fakultäten bis Lieferung • Kein Problem Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 9/38

  10. 1.8.2 LiegezeitenanalyseLaufzettel Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 10/38

  11. 1.8.3 LiegezeitenanalyseDurchführung und Auswertung • 1.10.-31.12. 13.000 Zettel eingelegt • Auswertung bis 31.3., Stichprobe: 3 x 150 Zettel gezogen • Ergebnis (in Tagen): Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 11/38

  12. 1.8.4 LiegezeitenanalyseMaßnahmen • Verstärkung der Fachreferate • Optimierte Logistik der Literaturablage (Normal, Eilt, Problemfälle, Dauerleihen) • Allegro-Katalog parallel zu PICA wurde eingestellt • Mehr Fremddatennutzung • Verzicht auf eigene Freihandsystematik. Aufstellung nach Klassifikation • Technische Buchbearbeitung statt als nebenher-Aufgabe der Magaziner: eigener Arbeitsbereich Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 12/38

  13. 2.1 Wertanalyse • EN 1325-1, früher DIN 69 910 • Ziele: Kostenreduktion, Nutzensteigerung • Ansatz: • Von der vorhandenen Lösung (z.B. Auspacken der Lieferung) • zur Funktion (Lieferung zugänglich machen) • und zur SOLL-Funktion • und weiter zu alternativen Lösungen (durch den Lieferanten machen lassen) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 13/38

  14. 2.2 Wertanalyse • Im Rahmen der Wertanalyse werden eingesetzt: • Projektmanagement zur Durchführung eines Wertanalyse-Projekts und zur Implementierung des Projekt-Ergebnisses • Nutzwertanalyse, Kreativitätstechniken, Pflichtenheft • Ursprüngliches Anwendungsgebiet: Optimierung materieller Produkte, heute auch: Dienstleistungen, Prozesse… Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 14/38

  15. 2.3 Ablauf der Wertanalyse • Grundschritt: Projekt vorbereiten (Ziel festlegen, Ablauf planen…) • Grundschritt: Objektsituation analysieren (Funktionen ermitteln…) • SOLL-Zustand beschreiben (bzgl. Funktionen!) • Lösungsideen entwickeln • Lösungen festlegen • Lösungen verwirklichen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 15/38

  16. 2.3.1 Ablauf der WertanalyseGrundschritt 1 • Grundschritt: Projekt vorbereiten • Teilschritt: Objekt auswählen • Teilschritt: Grobziel mit Bedingungen, Untersuchungsrahmen abgrenzen • Projektorganisation festlegen • Einzelziele aus Grobzielen herleiten, z.B. • Vergleich mit Best-Practice-Beispielen • Vergleich mit Kosten für Fremdleistung • Nutzerbefragung: Anforderungen? • Vergleich mit Normen, Regelwerken • Projektablauf planen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 16/38

  17. 2.3.2 Ablauf der WertanalyseGrundschritt 2 • Objektsituation analysieren • Objekt- und Umfeldinformationen beschaffen • Kosteninformationen beschaffen • Funktionen ermitteln • Lösungsbedingende Vorgaben ermitteln • Kosten den Funktionen zuordnen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 17/38

  18. 2.3.2 Objekt-, Umfeldinfo beschaffen(Teilschritt 2.1) • Ablaufdiagramm des vorhandenen Geschäftsgangs: • für jede Station: Liegezeiten, Bearbeitungszeiten, Mengen • Für jede Station Ermittlung der erforderlichen • Rüstzeiten • Sachmittel (EDV-Module, Materialien, Normdateien…) • Räumen • Trägern (Qualifikationen) • Klassifizierung der Vorgänge nach: • Bearbeitung, Transport, Transfer • Liegezeit • Phase (Planung / Ausführung) • Rang (Entscheidung / Ausführung) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 18/38

  19. 2.3.2 Funktionen ermitteln(Teilschritt 2.3) Schrittweise ins Detail mit Funktionsbaum: Zur Formulierung: Substantiv + Verb Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 19/38

  20. 2.3.2 Lösungsbedingende Vorgaben(Teilschritt 2.4) Beispiele für lösungsbedingende Vorgaben: • Neuzugänge verfügbar machen: Unverzichtbar, da Bibliothekszweck • Neuzugänge auswählen: Das Erwerbungsprofil muss umgesetzt werden • Neuzugänge erschließen: Konsequenzen von Lösungsalternativen für den vorhandenen Bestand? • Titeldaten erfassen: nach RAK gemäß Verbund-Standard Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 20/38

  21. 2.3.3 Ablauf der WertanalyseGrundschritt 3 • SOLL-Zustand beschreiben • Informationen aus Grundschritt 2 auswerten • SOLL-Funktionen festlegen • Lösungsbedingende Vorgaben festlegen, z.B.: • Inventarisierung ist vorgeschrieben • Anforderungen aufgrund Verbundteilnahme • Kostenziele den SOLL-Zielen zuordnen, z.B.: • „Neuzugang recherchierbar machen“ darf nicht mehr als xy kosten • „Neuzugang beschaffen“ darf nicht mehr als… (Kosten für Auswahl, Bestellung, Inventarisierung) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 21/38

  22. 2.3.3 SOLL-Funktionen festlegen(Teilschritt 3.2) • SOLL-Funktionen = im Sinn der Zweckbestimmung (Gesamtfunktion) erforderlich (ggf. incl. Gestaltungsfunktionen, nicht nur Gebrauchsfunktionen beachten) • Prinzipiell gilt NEIN für alle Funktionen außer Gesamtfunktion. Nur bei zwingenden Argumenten wird eine Funktion zum SOLL • Nur solche IST-Funktionen werden zu SOLL-Funktionen, • die nicht unnötig für den Zweck sind und • für die keine bessere (kostengünstigere, dem Ziel besser entsprechende…) Funktions-Alternative zu finden ist • Beispiel für eine Funktionsalternative:Titeldaten erfassen / Titeldaten überspielen lassen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 22/38

  23. 2.3.4 Ablauf der WertanalyseGrundschritt 4 • Lösungsideen entwickeln • Vorhandene Ideen sammeln • Neue Ideen entwickeln • Bewertungskriterien festlegen • Lösungsideen bewerten Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 23/38

  24. 2.3.4 Lösungsideen entwickeln(Teilschritt 4.1) Ausgehend von den SOLL-Funktionen werden alle denkbaren Lösungen gesucht, die die betreffende Funktion auf der untersten Ebene des Funktionsbaums realisieren: 4.1 Vorhandene Ideen sammeln • Lösungen in anderen Bibliotheken studieren • Anderes Lösungsprinzip möglich, z.B. stark klebende Etiketten ohne Überfoliierung? • Vorteile durch raumorganisatorische Veränderungen? • Vorteile durch Veränderungen der Losmengen, z.B. häufigerer Transport je kleinerer Mengen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 24/38

  25. 2.3.4 Lösungsideen entwickeln(Teilschritt 4.1) Weiter mit 4.1 Vorhandene Ideen sammeln • Vorteile durch andere Gestaltung, z.B. Verbuchungsetikett außen/innen? • Wird eine Funktion von mehreren Elemente erfüllt, von denen eines entfallen kann, z.B. Verlagsname aus ISBN generieren? • Zufügen weiterer Funktionsträger, z.B. RFID-Chips mit Info über Standort und letzte Ausleihe • Kann Funktion von einem anderen Element übernommen werden, z.B. Eigentumskennzeichnung auf dem Barcode-Etikett Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 25/38

  26. 2.3.4 Lösungsideen entwickeln(Teilschritt 4.1) Weiter mit 4.1 Vorhandene Ideen sammeln • Kann dieses Element weitere Funktionen übernehmen, • z.B. automatische Generierung von Schlagwörtern aus dem Titel? • z.B. Titeldatensatz für Bestellung und Katalog • Vorteile durch Verkleinern oder Vergrößern des Funktionsträgers? • Günstige Zusatzfunktionen möglich? Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 26/38

  27. 2.3.4 Lösungsideen entwickeln(Teilschritt 4.2) 4.2 Neue Ideen entwickeln: • Brainstorming • Gruppenarbeit • Synektik = verfremdende Analogien durch freie Assoziationen, z.B.: Problem: Zeitliche Koordination dezentraler Entscheidungen Assoziation: Chorgesang – Rhythmus Lösungsidee: Festlegung periodischer Termine • Kreativitätstechniken Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 27/38

  28. 2.3.4 Lösungsideen entwickeln(Teilschritt 4.3) 4.3 Bewertungskriterien festlegen: • Ideen aus Teilschritt 4.1 und 4.2 grob klassifizieren: • nicht lohnenswert • weiterverfolgen • Mindestens 3 Lösungsideen je Funktion weiterverfolgen • Kriterien: • erwartete Frist für die Ausarbeitung der Idee • erwartete Probleme bei der Durchführung • erwartete Zielkonformität Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 28/38

  29. 2.3.5 Ablauf der WertanalyseGrundschritt 5 • Lösungen festlegen • Ideen aus Grundschritt 4 zu Lösungen verdichten und darstellen • Lösungsansätze bewerten • Lösungen ausarbeiten = individuelle Detailarbeit mit Zeitziel • Lösungen bewerten (funktional, kundengerecht) • Entscheidungsvorlage erstellen • Entscheidung herbeiführen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 29/38

  30. 2.3.6 Ablauf der WertanalyseGrundschritt 6 • Lösungen verwirklichen • Realisierung im Detail planen • Realisierung einleiten • Realisierung überwachen • Projekt abschließen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 30/38

  31. 2.4 WiederholungGrundidee der Wertanalyse • Von der IST-Lösung zur IST-Funktion • IST-Funktionen kritisch prüfen • SOLL-Funktionen festlegen • Lösungen für die SOLL-Funktionen entwickeln und prüfen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 31/38

  32. 3.1 Kreativitätstechniken3.1.1 Morphologischer Kasten • Von der Verrichtung zur Funktion • Binnen 15 Minuten alternative Lösungen eintragen • Alternativen erörtern: an sich, Verträglichkeit mit anderen Lösungen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 32/38

  33. 3.1 Kreativitätstechniken3.1.2 Methode 635 • Arbeitsgruppen zu je 6 Teilnehmern • Darlegung des zu lösenden Problems • Jedes Mitglied notiert 3 Lösungen • und reicht das Blatt seinem Partner zur Rechten • Jeder ergänzt die Ideen um weiterführende Gedanken oder neue Ideen • 5 Durchläufe • Auswertung durch eine andere Arbeitsgruppe: auf jedem Blatt jede Zeile • Die auswertende Arbeitsgruppe präsentier die überzeugendsten Ideen in einem Ideenpool Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 33/38

  34. 3.1 Kreativitätstechniken3.1.3 SIL-Methode Systematische Integration von Lösungsansätzen • Teilnehmer notieren je 1 Lösungsidee • Ein Teilnehmer präsentiert seine Idee • Erörterung in der Gruppe: Besonders gut daran ist… • Zweiter Teilnehmer präsentiert, Gruppe erörtert • Gruppe erfindet eine integrierte Lösung Beispiel: Transportwege minimieren Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 34/38

  35. 4 Arbeitsgruppen Wertanalyse4.1 IST-Funktionen ermitteln • Skizzieren Sie den den IST-Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek • Formulieren Sie die Funktionen und halten Sie sie in einem Funktionsbaum fest • Ermitteln Sie die lösungsbedingenden Vorgaben! Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 35/38

  36. 4 Arbeitsgruppen Wertanalyse4.2 Alternative Aufgabe • Skizzieren Sie den den IST-Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek • Führen Sie eine Arbeitsgang-Analyse mit starker Zergliederung der Verrichtungen durch • Reihenfolge, Kapazitäten, Träger, Standorte, Sachmittel • Erörtern Sie für jeden Arbeitsschritt Optimierungspotenziale • Standorte, Liegezeiten, Kapazitäten, Träger Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 36/38

  37. 4 Arbeitsgruppen Wertanalyse4.3 SOLL-Funktionen festlegen • Legen Sie die SOLL-Funktionen für den Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek fest • Halten Sie sie in einem SOLL-Funktionsbaum fest • Formulieren die lösungsbedingenden Vorgaben • SOLL-Funktionen = zwingend für den Zweck (ggf. incl. Gestaltungsfunktion) • Grundsatz für jede Funktion außer der Gesamtfunktion: nicht zwingend • Funktionsalternativen prüfen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 37/38

  38. 4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.4 Lösungsideen • Gehen Sie von einem SOLL-Funktionsbaum aus • Sammeln Sie vorhandene Lösungsideen (Teilschritt 4.1) • Halten Sie sich dafür Folien 24-26 vor Augen • Entwickeln Sie neue Lösungsideen für die Funktionen (Teilschritt 4.2) • Setzen Sie mindestens eine Kreativitätstechnik ein • Bewerten Sie die Lösungsideen (Teilschritt 4.4) • Wenn die Zeit reicht: Entwickeln Sie einige Lösungsideen zu Lösungsansätzen weiter (Teilschritt 5.1) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 38/38

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