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Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites

Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.

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Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites

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  1. Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites

  2. La Función Pública como sistema integrado de gestión tiene como propósito básico la adecuación de las personas a la estrategia de la organización para la producción de resultados acordes con las prioridades y cumplimiento de metas corporativas.Carta Iberoamericana de la Función Pública

  3. POLÍTICAS: • Control Interno Estatal. • Sistema de Gestión de la Calidad. • Sistema de Desarrollo Administrativo. • Trámites.

  4. CONTROL INTERNO ESTATAL

  5. Art. 209 Dto. 1826 de 1994 Ley 87 de 1993 CONTROL INTERNO Art. 269 Dto. 1537 de 2001 Dto. 1599 de 2005 Art. 189 Ley 489 de 1998 Dto. 2145 de 1999 CONSTITUCIÓN POLÍTICA Conpes 3294 de 2004 (SINERGIA) CONTROL DE GESTIÓN Art. 343 Ley 152 de 1994 Art. 267 Resoluciones Orgánicas (5580 de 2004) CONTROL FISCAL Ley 42 de 1993 Art. 268 CONTROL CONTABLE Art. 354 Ley 298 de 1996 Res. 048 de 2004 Art. 34: Deberes del SP: Adoptar el SCI y la Función de Auditoría Interna Independiente CONTROL DISCIPLINARIO Art. 277 Ley 734 de 2002

  6. DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO El Control Interno es un SISTEMA integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes,métodos,principios, normas,procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administraciónde la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

  7. SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN Métodos, Procedimientos Actividades, Operaciones, Actuaciones, Administración de la Información y Administración de los Recursos Esquema de organización Planes, Principios, Normas, Políticas, Metas u Objetivos Mecanismos de Verificación Y Evaluación CONTROL DE EVALUACIÓN

  8. QUE ES EL MECI? Es el Modelo Estándar de Control Interno que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado.

  9. PRINCIPIOS DEL MECI • AUTOCONTROL: Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos.

  10. PRINCIPIOS DEL MECI • AUTORREGULACIÓN: Capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI.

  11. PRINCIPIOS DEL MECI • AUTOGESTIÓN: Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada.

  12. CUMPLIMIENTO O B J E T I V O S ESTRATEGICO EJECUCION EVALUACION INFORMACION

  13. SUBSISTEMAS COMPONENTES ELEMENTOS • ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. • DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. • ESTILO DE DIRECCIÓN. 1.1. AMBIENTE DE CONTROL. • PLANES Y PROGRAMAS. • MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. • ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. 1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO • CONTEXTO ESTRATÉGICO. • IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. • ANÁLISIS DE RIESGOS. • VALORACIÓN DE RIESGOS. • POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. 1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. • POLÍTICAS DE OPERACIÓN. • PROCEDIMIENTOS. • CONTROLES. • INDICADORES. • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL. SISTEMA DE CONTROL INTERNO PLAN GENERAL DE IMPLEMENTACION METODOLOGÍA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 2.2. INFORMACIÓN. • INFORMACIÓN PRIMARIA. • INFORMACIÓN SECUNDARIA. • SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA. • COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL. • COMUNICACIÓN INFORMATIVA. • MEDIOS DE COMUNICACIÓN. • AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL • AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN. 3.1. AUTOEVALUACIÓN. 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN • EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. • AUDITORÍA INTERNA. 3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. 3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO. • PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. • PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL. • PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

  14. Responsabilidades para la Implementación del MECI 1000:2005 • Departamento Administrativo de la Función Pública. • Representante Legal • Comité de Coordinación de Control Interno • Responsable delegado de la Dirección • Equipo MECI • Oficina de Control Interno • (responsable de la evaluación independiente)

  15. Roles y responsabilidades del Equipo MECI • Adelantar el proceso de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la dirección. • Capacitar a los servidores de la entidad • Asesorar en el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. • Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas • Trabajar en coordinación con los servidores designados por área.

  16. ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACION DEL MECI Etapa 1: Planeación al diseño implementación. Etapa 2: Diseño e implementación. Etapa 3: Evaluación a la implementación del MECI. Etapa 4: Elaboración del Normograma

  17. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

  18. POLÍTICA DE CALIDAD • Intención global y orientación expresada por la alta dirección con respecto a la calidad. • La política de calidad debe estar orientada a satisfacer necesidades de los clientes, a la mejora continua y medio ambiente. • Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad, • Es comunicada y entendida dentro de la organización y revisada para su continua adecuación.

  19. OBJETIVO DE LA CALIDAD • Un objetivo es una meta cuantificada al que se dirigen todos los esfuerzos, en un corto plazo. • Se deben formular con respecto a: la conformidad, oportunidad, costo (precio). • Facilitan la medición del grado de cumplimiento de la política de calidad e incluir los conceptos de satisfacción del cliente y mejora continua, • Establecen indicadores para la medición de los mismos.

  20. ARMONIZACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE LA CALIDAD

  21. CONTROL DE GESTIÓN CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE EVALUACIÓN CONCEPTUALIZACIÓN • SISTEMA DE CONTROL INTERNO, SCI: Un sistema integrado por el esquema de organización, el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

  22. CONCEPTUALIZACIÓN • SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA ENTIDADES, SGC: Herramienta de Gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los Planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

  23. CONCEPTUALIZACIÓN • ElSCI tiene como objetivo final el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos, mientras que el SGC es aquella parte del Sistema de Gestión de la Entidad, enfocada en el logro de resultados en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes y partes interesadas en procura de la mejora continua.

  24. COMPLEMENTARIEDAD DE LOS SISTEMAS • Contribuyen al cumplimiento de los fines esenciales del Estado • Guardan una relación de complementariedad entre sus propósitos; • El MECI proporciona una estructura para el Control Interno a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. • El SGC esta orientado a dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades.

  25. BENEFICIOS DEL CONTROL Y DEL EJERCICIO DE LA CALIDAD • Cumplimiento de los objetivos • Cultura enfocada al control • Capacitación del personal • Mejoramiento del clima laboral • Aumentar el compromiso de los servidores • Fortalecimiento de las relaciones interpersonales • Acercamiento a la ciudadania y parte interesadas • Mejorar la rendición de cuentas • Mejorar la calidad de bienes y servicios • Mejorar el desarrollo tecnológico • Mejoramiento de la imagen de la entidad • Satisfacción de los clientes y la ciudadanía • Desarrollo de la calidad de los proveedores • Satisfacción real de las necesidades de los usuarios • Fortalecimiento del uso de los planes de mejoramiento

  26. MEJORAMIENTO CONTINUO Proceso del Negocio CLIENTE FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS • SCG MECI • DETECTAR CONTROL ESTRATEGICO • CONTROLAR CONTROL DE CUMPLIMIENTO • REGISTRAR CONTROL DE INFORMACION • FACILITAR CONTROL DE EJECUCION • AJUSTAR CONTROL DE EVALUACION

  27. REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACION • SCG MECI • Autodiagnóstico • Plan de diseño • Diagnóstico del estado real de los elementos • Evaluación de resultad. • Definición de ajustes o diseños • Definir método de Implement. • Implementar el elemento control. • Realizar seguimiento efectividad del elementoImplementado • Identificar usuarios • Obtener información • de necesidades y expectativas • Identificar procesos • Determinar métodos • Identificar y diseñar los puntos de control • Documentar y describir procesos • Realizarel seguimiento

  28. COMPLEMENTARIEDAD ENTRE EL MECI Y EL SGC MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2004 SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO 4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 5. RESPONSABILIAD DE LA DIRECCION 6. GESTION DE LOS RECURSOS 7. REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO 8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION SUBSISTEMA EVALUACION DE CONTROL

  29. S. G. C. MECI La forma de ser y operar de la Entidad, la actitud y compromiso de la A.D. Identificar los Procesos necesarios, Compromiso de la AD. (Requisito 4.1 y 5.1) Entorno favorable al control, etica pública Principio de TRANSPARENCIA de NTCGP 1000:2004 Competencia, toma de conciencia y Formación, Ambiente de trabajo (Requisitos 6.2.2 y 6.4) Motivación del TH, interiorizar acuerdos, compromisos y protocolos éticos, cultura del control El personal de la Organización debe ser Competente, con base en la educación, Formación y habilidades (Requisito 6.2 Capacitar y formar el talento humano El estilo de dirección facilita la comunicación, participación, transparencia La dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso (Requisito 5.1, 5.5)

  30. MECI S. G. C. Determinación de niveles de Autoridad y Responsabilidad, Deben estar claramente definidas y la AD revisará el Sistema (Requisitos 5.5.1 y 5.6) Establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de gestion calidad (Requisitos, 4.1 y 4.2) Gestión orientada a procesos, la forma eficiente de ejecutar operaciones Planificación del Sistema y del Producto (Requisitos 5.4 y 7.1) Ruta que la entidad ha trazado para desarrollar lineamientos constitucionales Identificar los Procesos necesarios para el Sistema y su aplicación (Requisito 4.1) Planes y programas Modelo de operación por procesos La expresión de la filosofía de la administración Política de Calidad, expresada en el Plan Estratégico. (Requisito 5.1)

  31. MECI S. G. C. Identificar y diseñar puntos de control, riesgos actualizados e identificados (numeral1, literal g, numeral 5.6 literal h) Medición, análisis y mejora (8.1), Control del Producto No Conforme (8.3) Análisis de datos (8.4) Mejora Continua (8.5.1) Acción Correctiva (8.5.2) Acción Preventiva (8.5.3) Contexto Estratégico Identificación del Riesgo Analisis del Riesgo Valoración del Riesgo Políticas de Administración del Riesgo

  32. MECI S. G. C. Controlar los elementos que le aportan información relevante para la toma de decisiones y acciones preventivas y/o correctivas. Establecer, documentar, implementar y Mantener el SGC (4.1) La AD debe proporcionar evidencia de su compromiso con la implanación del SGC (5.1) Documento donde se consigna toda la información referente al funcionamiento y operación de la entidad Requisitos de la documentación (4.2) La Organización debe establecer procesos y documentos (7.1) Disponer de instrucciones de trabajo Claras y precisas (7.5) La documentación del Sistema debe incluir declaraciones documentadas (Requisitos 4.2 y 5.5.2) Recepción y manejo de la información Manejo sistematizado de la información Información para la Revisión y Equipos Automatizados (Requisitos 5.6.2 y 6.3)

  33. S. G. C. MECI Control de Documentos (4.2.3) Control de Registros (4.2.4) Manejo adecuado de los datos y flujos de información Comunicación con el cliente y propiedad del cliente (Requisitos 7.2.3, 7.5.4) Participación ciudadana, Sistemas de quejas y reclamos. Rendicion adecuada de las Cuentas, control social. Enfoque al cliente, requisitos del cliente se determinan y cumplen (Requisito 5.2) Plan de comunicación, divulgación información organizacional Compromiso de la A.D. y Comunicación Interna (Requisitos 5.1 y 5.5.3) Comunicación Interna (5.5.3) Comunicación con el Cliente (7.2.3) Efectividad de la comunicación

  34. S. G. C. MECI Evaluar y retroalimentar el ejercicio del control interno Producción y prestación del Servicio, Seguimiento y medición a Procesos y Productos, Auditorías Internas (Requisitos7.5, 8.2.2,8.2.3 y 8.2.4) El proceso final y dinamizador del CI. Cultura del autocontrol y autoevaluación. Permite mejorar cada uno de los procesos y resultados Revisión y validación del diseño y desarrollo Requisitos 7.3.4 y 7.3.6) Identificación y Trazabilidad (7.5.3) Mejora (8.5) Control de cambios del diseño y desarrollo (7.3.7); Satisfacción del Cliente (8.2.1); Auditoría Interna de Calidad (8.2.2); Seguimiento y medición de procesos y productos(8.2.3 y 8.2.4); Control del Producto No conforme (8.3); Análisis de Datos (8.4) Mejora continua (8.5.1); Acciones correctivas y preventivas (8.5.2 y 8.5.3) Seguimiento permanente del cumplimiento de Objetivos y metas Comité de coordinación del SCI

  35. COMPLEMENTARIEDAD ENTRE LA CIRCULAR 003 DEL 2005 Y EL SGC • El Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad • El Directivo de primer nivel Designado para liderar la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad puede ser el mismo que se designe para implementar el MECI • Para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad el Equipo MECI puede homologarse al equipo de calidad que se conforma para apoyar la implementación del Sistema de Calidad a través del Representante de la Dirección. • Resalta la labor que deben desempeñar las Oficinas Asesoras de Planeación, para que en un trabajo conjunto y armónico con toda la Entidad, coadyuvando al fortalecimiento tanto del SCI, como del SGC.

  36. SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

  37. MARCO NORMATIVO. • Constitución Política arts. 209 y 339. • Ley 489 de 1998, Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública, Capítulos IV - X y XV. • Decreto Reg. 3622 de 2005.

  38. SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Administración Pública Sectores Adm SISTEDA • Fortalecimiento • Capacidad • Administrativa y • Desempeño • Institucional Políticas Gestión y manejo de Recursos Estrategias Metodologías Técnicas Mecanismos Carácter Administrativo y Organizacional MEDIANTE CONJUNTO DE PLANES

  39. FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 1. POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 2. PLAN NACIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN Conjunto de orientaciones que inducen procesos de modernización en la gestión organizacional y funcional de la Administración Pública para el fortalecimiento de los niveles de gobernabilidad y legitimidad del Estado Conjunto de lineamientos y prioridades para elaboración de programas de formación y capacitación -Asambleas Deptales -Concejos Distrs y Mpales Arts. 15, 20 Ley 489 ENTIDADES TERRITORIALES • DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTATAL • GESTIÓN DE LA CALIDAD • DEMOCRATIZACIÓN DE LA ADMÓN PBCA • MORALIZACIÓN Y TRANS. EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA • REDISEÑOS ORGANIZACIONALES ENTIDADES AUTÓNOMAS y las sujetas a REGÍMENES ESPECIALES Disposiciones contenidas en Art. 15 Ley 489 de 1998

  40. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO INSTANCIAS DE PARTICIPACIÓN Y SUS COMPETENCIAS – ORDEN NACIONAL • DEPARTAMENTO • ADMINISTRATIVO DE • LA FUNCIÓN PÚBLICA • (instancia rectora) 3.COMITÉ SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (Instancia Directiva Ministros o Directores D. A., Directores, Gerentes o Presidentes De Entidades adscritas y vinculadas COMITÉ TÉCNICO SECTORIAL Srio Gral o Subdirector de la cabeza de Sector (preside) servidores de c/entidad designados por el Representante Legal 2.MINISTROS Y DIRECTORES DE DEPARTAMENTO (Instancia coordinadora y facilitadora) COMITÉS TÉCNICOS INSTITUCIONALES Srio Gral o Subd. Y otros empleados de la entidad designados por el Rep. Legal.

  41. FORMULACION DEL PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Esquema metodológico Ha sido concebido para ser trabajado en cuatro etapas: 1.-  Etapa de Diagnóstico situacional 2.- Etapa de diseño y formulación del plan sectorial 3.- Etapa de implementación del Plan Sectorial, y 4.- Etapa de evaluación

  42. PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (Materialización del Sisteda ) OBJETIVO:_________ PROGRAMASPROYECTOSACCIONES METAS Retadoras y Alcanzables) INDICA- DORES (eficiencia y eficacia) ÁREAS PARTICIPANTES FECHASLIMITE RESPONSABLES POLITICAS 1. Gestión del Talento Humano Estatal 2. Gestión de la Calidad 3. Democratización de la Administración Pública 4. Moralización y Transparencia en la Administración Pública 5. Rediseños Organizacionales

  43. TRÁMITES

  44. MARCO LEGAL. • Ley 489 de 1998: Articulo 18: La supresión y simplificación será objetivo permanente de la administración pública. • Conpes 3292 2004: El proyecto de Racionalización y Automatización de Trámites es parte fundamental del PRAP, constituyéndose como una de las estrategias transversales. • Ley 962 8 de julio de 2005:Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

  45. TRÁMITES Y SUS CARACTERISTICAS. Trámite es la forma de acceder a los bienes o servicios que adelanta el ciudadano ante la Administración pública. • Características: • Implica una interacción o encuentro entre la Administración pública y la sociedad. • Deben estar contemplados en una la ley o en una norma y autorizados expresamente.

  46. El órgano rector de esta política es DAFP y el GRAT. Grupo Jurídico PRESIDENCIA VICEPRES MIJ DNP DAFP AGENDA Coordinación Ciudadana Coordinación Pública Grupo metodológico y de optimización Grupo informático Coordinación Empresarios

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