Modulo 2: tecniche e strumenti di progettazione e gestionE

1. Modulo 2: tecniche e strumenti di progettazione e gestionE Elena Grilli Project Cycle Management e Logical framework Approach

2. Il BUDGET di progetto • Premessa: l’ente di finanziamento deve vedere nel progetto un modo efficiente di spendere le proprie risorse • Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori, alcune regole: • Rispettare i riferimenti del bando • Mostrare le risorse in modo dettagliato • Evitare sbilanciamenti su un partner o un paese • Proporre costi realistici (attenzione, costi non prezzi!)

3. Il BUDGET di progetto Gli esempi che seguono sono tratti dai programmi di cooperazione internazionale, ma i principi si applicano a (quasi) tutti i programmi  ovviamente, attenzione al bando specifico! • Ricordatevi che le risorse devono corrispondere ad attività e che dovrete eseguirle se il progetto è approvato • Mantenete coerenza tra attività e costi (evitate somme forfettarie) • Per es. Quanto costa una vostra ora di lavoro, quante ore produttive in un anno, etc. • Piano di lavoro chiaro  budget chiaro

4. Il BUDGET di progetto • INFATTI: • Ecco come pensare mentre decriviamo le attività, in modo da legarle subito al budget: • Activity 1: analysis of the state of the art and existing needs • Description (what): • When: • How long: • How (approach, steps necessary): • Where: • Partner responsible: • Experts involved: • Target group: • Deliverables/Milestones (events and products): • Costs (Risorse umane, costi diretti e costi indiretti)

5. Il BUDGET di progetto (regole generali) • La Commissione co-finanzia una parte dei costi progettuali sulla base di un piano finanziario dettagliato, nel quale devono comparire le stime di tutti i costi . La percentuale di finanziamento varia a seconda dei Bandi e va da un minimo del 50% ad un massimo del 90 %. • Le spese non coperte dal contributo comunitario debbono essere finanziate da altre fonti non comunitarie (private, pubbliche, risorse proprie del partenariato, combinazione di diverse fonti) e il soggetto proponente deve garantire la reperibilità di questo co-finanziamento. • Il doppio finanziamento non è consentito!!!

6. Il BUDGET di progetto (regole generali) • nessuna organizzazione del partenariato ricavi un profitto dalla sovvenzione concessa dalla Comunità europea; • ogni voce di spesa sia inclusa in una sola voce di budget di qualsiasi rendiconto finanziario presentato. (Doppio finanziamento non è chiaramente ammesso). • il controllo delle spese deve essere fornito dal soggetto proponente al momento del report finanziario finale.  • Importante: i costi inseriti nel budget sono sempre costi reali, la Commissione finanzia solo a fronte di rendicontazione delle spese reali sostenute

7. Il cofinanziamento delle risorse Il co-finanziamento si gestisce tipicamente attraverso 2 voci di costo: • Co-finanziamento degli overheads: costi generali che non vanno rendicontati nel dettaglio, ma solo elencati • Co-finanziamento attraverso lo staff: il costo del lavoro imputato al progetto che non viene rimborsato dalla Commissione. (Parole chiave: tempo lavoro/costo/time sheet; busta paga/imputazione) Oppure, se previsto dal bando e se nelle nostre possibilità, attraverso contributi esterni (es. fondazioni) o finanziamenti • con fondi propri • Co-finanziamento con altri fondi pubblici , fondi comunitari.

8. Il BUDGET di progetto • Il budget è formato da: • Tabella di budget • Sezione nella parte B del progetto “Risorse” (circa 2 pagine)/ Giustificazione del budget E’ nel vostro interesse calcolare I costi dettaglatamente e dare quindi un sufficiente livello di dettaglio anche se non richiesto dalle guidelinee del programma, ma non troppo per non complicare la gestione: EQUILIBRIO!

11. Altro esempio di budget possibile

12. Entrate del progetto

13. Come calcolare il pagamento

14. Costi Eleggibili • Costi Diretti: • Personale • Viaggi e sussistenza • Materiali e Attrezzature • Altri costi (organizzazione eventi, pubblicazioni) • Subappalto • Costi Indiretti: • OVERHEADS (7%)

15. Costi non eleggibili • Costi sostenuti fuori dalla durata del progetto (inclusi i costi di preparazione) • IVA • Interessi passivi • Occorre dedurre l’IVA “visibile” da ricevute, fatture, etc. • Altri tipi di tasse, interessi passivi, etc. • Costi NON DIRETTAMENTE legati al progetto

16. Costi di personale • In base alla prassi dell’organizzazione partecipante e sue regole di accounting (time-sheet) • Nella proposta: • Media mensile per categoria: • Salario lordo + benefici/ 12M • E.g. Dirigente 10%, Tecnico 70%, Ammin. 20% • I costi devono poi essere dimostrati nella rendicontazione (TS e buste paga)

17. Person-months • Calcolati in mesi di lavoro effettivo • 1 mese = 20 giorni * 8 ore • 0.25 p-m = 1 settimana • 0.50 p-m = 2 settimane • e.g. 2 p-m = • 1 persona full time per 2 mesi • 1 persona part time per 4 mesi • 4 persone part time per 1 mese

18. Costi di personale • ATTENZIONE: TRASPARENZA E RIGIDITA’ NEL PROCESSO, IN PARTICOLARE SE SI HA PIU’ DI UN PROGETTO!!!! • Esempio: • Se il Comune di Roma ha 3 progetti, e imputa la stessa tipologia di co-finanziamento su tutti e 3 i progetti, dovrà fare attenzione che: • Il totale giorni/ore uomo per mese nei 3 progetti non superi il totale dei giorni lavorati (inclusi ferie, permessi, malattia…) • Il co-finanziamento non venga dichiarato in uno dei progetti attraverso una giornata finanziata da un altro progetto (doppio finanziamento)

19. Costi di viaggio Spese di viaggio : • I costi di viaggio si basano sulle spese effettivamente sostenute. • Si dovranno utilizzare le tariffe più economiche: • distanze inferiori a 400 km - viaggi in treno • distanze superiori a 400 km - viaggi aerei • per gli spostamenti in automobile privata o taxi, l’importo ammissibile sarà limitato al costo di un biglietto ferroviario di prima classe (indipendentemente dal numero di persone che viaggiano in automobile); • per le automobili noleggiate – costi effettivi • Spese di vitto e alloggio: • Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che siano necessarie e ragionevoli, tenuto conto del luogo di soggiorno e direttamente correlate con l’attuazione del progetto  In generale, non devono superare i massimali delle tabelle approvate annualmente dalla Commissione;

20. Materiali e attrezzature • Durevoli • Uso nel progetto (%) • Tasso di deprezzamento (durata/deprezzamento) • E.g. 2000 EUR su un periodo di deprezzamento di 4 anni, usato al 50% su un progetto di due anni •  2000 * 2/4 * 50% = 500 EUR • Consumabili • Totalmente consumati nel corso del progetto

21. Altri costi • Pubblicazioni e disseminazione Il tipo di pubblicazione, il numero di pagine e il numero di copie deve essere indicato nei limiti del possibile.Una copia di tutte le pubblicazioni e materiale divulgativo devono essere fornite alla Commissione al più tardi al momento della relazione finale. • Conferenze e seminari costi relativi a conferenze e seminari organizzati nell'ambito della realizzazione del progetto dovrebbe essere incluso in questa rubrica. Non dovrebbero essere inclusi viaggio e indennità per il personale del progetto (da inserire sotto voce B). Calcoli dettagliati per i costi relativi devono essere forniti, ad esempio, per l'affitto della sala, per il numero di partecipanti e numero di giorni / ore, il costo per l'interpretazione deve essere calcolato per costo giornata / interprete al giorno.

22. Costi indiretti / OVERHEADS • Percentuale fissa di tutti gli altri costi tranne il subcontracting, di solito il 7% • Non vanno rendicontati al dettaglio  !

23. Sub-appalto • Non è mai incoraggiato • Non deve rigurardare parti essenziali del lavoro (e.g. R&D) • Su porzioni limitate di budget • Pagato al 100% dal consorzio ma non finanziato al 100% • In molti programmi dovrete dimostrare di scegliere il miglior value for money su almeno tre offerte

24. Preparazione budget • Partner • Indicazioni sui loro costi: p-m per attività e altri costi • Costo della Person Month • Metodo di determinazione dei costi indiretti • Coordinatore • Dirige, consolida e aggiusta • Ha la visione globale del budget • Deve proporre il budget agli altri partner per accettazione prima della presentazione della proposta

25. Preparazione budget Il co-finanziamento: come fare? • Cash • Human resources • Diarie • Altro.... Attenzione: • il Co-finanziamento da parte della Commissione di un progetto nell'ambito di un programma non può essere combinato con altri co-finanziamento da un altro programma dell'Unione  europea (NO AL DOPPIO FINANZIAMENTO!!) • I contributi “in natura” non possono essere presi in considerazione nel calcolo del co-finanziamento e non sono considerati costi ammissibili.

26. LAST BUT NOT LEAST.... • Il budget dev’essere chiaro • Deve riflettere il piano di lavoro • Esprimete le risorse per partner e per categoria di costo e di attività • La Commissione paga costi, non prezzi: rendicontazione al dettaglio!!!

27. Piano economico e piano finanziario • Il pianoeconomicoè la distribuzione nel tempo dei costi e dei finanziamenti del progetto, coerentemente con la durata delle attività del progetto stesso e la data di incidenza delle richieste di erogazione dei finanziamenti. Ha l’obiettivo di porre il necessario punto di riferimento per il confronto tra preventivo e consuntivo di periodo e progressivo creare le premesse necessarie del piano finanziario che alloca nel tempo gli esborsi e gli incassi. • L’obiettivo del piano finanziariodel progetto è quello di ottenere, per i progetti finanziati, un cash-flow positivo o almeno in equilibrio, tra gli uscite e gli incassi effettivi. • Il cash-flow e’ uno strumento fondamentale per il project management, soprattutto se usato in stretto coordinamento con l’amministrazione. OASI - Introduzione alla progettazione europea - maggio 2012

28. I tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo L’ambito economico, finanziario ed operativo Il ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo L’ambito economico, finanziario ed operativo Il ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo

29. Diagramma di Gantt Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mette in evidenza le relazioni temporali delle fasi di un progetto

30. PROSPETTO DI CONTROLLO DEL BUDGET 13.500,00 12.000,00 10.500,00 9.000,00 7.500,00 6.000,00 4.500,00 3.000,00 1.500,00 0 1lug 15lug 31lug 15ago 31ago 15sett ____________ Budget preventivo --------------- Costi effettivi

31. Prospetto di controllo generale