Caratteristiche, Formazione, Gestione, Conservazione

1. Università degli studi di Napoli Federico IICorso di perfezionamento "Saperi storici e nuove tecnologie"5 marzo 2004Gli Archivi elettronici Caratteristiche, Formazione, Gestione, Conservazione Ilaria Pescini P.O. Archivi Regionali e Protocollo Regione Toscana

2. Contenuti prima parte • Le caratteristiche degli archivi elettronici • La normativa nel quadro della riforma della P.A. • Il sistema di gestione dell’archivio elettronico • Il Manuale di Gestione • La disciplina archivistica

3. Contenuti seconda parte • Documento elettronico e firma digitale • Progetti e standard nazionali e internazionali

4. Le caratteristiche degli archivi elettronici

5. Una trasformazione in atto • Passaggio dall’ambiente tradizionale all’ambiente elettronico • Compresenza di tipologie di supporto diverse • Compresenza di formati diversi • Normativa in rapida trasformazione

6. Differenze con l’archivio tradizionale • Diversi supporti che comportano una diversa gestione • Massa di informazioni da cui si può non distinguere il documento • Sovrapposizione tra finalità giuridiche e gestionali

7. Si allontana la percezione stessa dei documenti informatici come patrimonio culturale da salvaguardare per l’eternità • Gli enti non sanno neppure di possedere gli archivi elettronici in quanto archivi

8. L’archivio digitale

9. DPR 445/2000 art. 50 La gestione dei documenti deve essere effettuata mediante sistemi informativi automatizzati

10. Non parliamo di Archivi Digitaliper la ricerca storica • Applicazioni tecnologiche agli archivi storici • Integrano diversi sistemi informativi = metafonti • Diverse tipologie di trattamento sul Web

11. L’archivio e il soggetto produttore • L’archivio è un prodotto indiretto (dell’attività del soggetto produttore) • L’archivio è autodocumentazione (per il soggetto produttore) • L’archivio è documentazione (dell’attività del soggetto produttore) • L’archivio è un sistema informativo complesso

12. Problemi terminologici • Nuove definizioni (letteratura e normativa) • Sovrapposizioni terminologiche • Necessità di ridefinire e delineare l’oggetto di analisi • archivio • documento • informazione

13. Analogie con l’archivio tradizionale • Esterne/archivistiche: • tripartizione logica • Interne/insite nell’archivio: • contesto: nessi soggetto-archivio e archivio-sue partizioni • vincolo archivistico • processi di formazione, trasmissione, sedimentazione

14. Differenze con l’archivio tradizionale • Diversi supporti che comportano una diversa gestione • Massa di informazioni da cui si può non distinguere il documento • Sovrapposizione tra finalità giuridiche e gestionali

15. La Normativa Italiana Il processo di automazione archivistica nel quadro della riforma della Pubblica Amministrazione

16. Il quadro di contesto • Anni ‘90: inizio riforma P.A. • Obiettivi: efficienza, trasparenza, snellimento, efficacia • Strumenti: • semplificazione • analisi dei flussi • controllo sulla documentazione

17. La documentazione • Prodotto della attività della P.A. • Mezzo di contatto tra P.A. e cittadino/utente riformare la P.A. = riformare il sistema di gestione documentale

18. Lo sviluppo • 1994-1997: prime regole sull’uso di supporti ottici • 1997: costituito presso l’AIPA un gdl sulle problematiche del trattamento della documentazione e della gestione informatizzata (GEDOC) • primo prodotto il DPR 428/98 • tra il dpr 428/98 e il dpr 445/2000 chiusa la fase normativa, disegnato il modello

19. Il modello organizzativo Protocollo informatico = cuore del sistema (cfr. DPR 428/98) Innovativo perché permette: • gestione documenti cartacei • gestione documenti elettronici Direttiva • gestione dei flussi PCM • archiviazione e conservazione 28/10/99 • accesso agli atti

20. Il quadro generaleDPCM 28 ottobre 1999 Innovazione tecnologica: Fattore di sviluppo e razionalizzazione Contenimento dei costi Miglioramento dei servizi Tecnologia informatica: risorsa strategica

21. Il sistema di gestioneinformatica dei documenti

22. L’oggetto della norma Protocollo Informatico (DPR 428/98) > Sistema di gestione informatica dei documenti (DPR 445/2000) “Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione, delle procedure informatiche utilizzati dalle Amministrazioni per la gestione dei documenti”

23. Gestione dei documenti Insieme delle attività finalizzate a registrazione di protocollo; classificazione; organizzazione; assegnazione; reperimento, nell’ambito del sistema di classificazione adottato

24. Modalità di trattamento dei documenti e degli archivi digitali • Accettazione e smistamento dei documenti in arrivo • Spedizione dei documenti in partenza • Protocollazione e classificazione dei documenti • Gestione della documentazione interna • Trattamento dei documenti semiattivi e inattivi • Selezione sui documenti inattivi • Gestione integrata delle tipologie

25. Modalità di trattamento delle relazioni tra i documenti • Individuazione e “tutela” del vincolo archivistico • Individuazione e gestione delle “unità informative di base” • Analisi e standardizzazione dei procedimenti • Individuazione delle sezioni di archivio organiche • Recupero dei documenti secondo le interconnessioni stabilite

26. DPR 445/2000 (capo IV) Si articola in 6 sezioni: • Disposizioni sulla Gestione informatica dei documenti • Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema • Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti • Sistema di gestione dei flussi documentali • Disposizioni sugli archivi • Attuazione e aggiornamento dei sistemi

27. Requisiti del sistema di protocollo informaticoDPR 445/2000 art. 52 A -sicurezza ed integrità dei dati B - corretta registrazione di protocollo E/U C - collegamento tra ciascun documento e i provvedimenti finali D - reperimento dei documenti registrati E - accesso dei soggetti interessati (L 241/90) nel rispetto del trattamento dei dati personali e tutela delle persone (L 675/96) F - organizzazione dei documenti tramite un unico sistema di classificazione

28. Operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema: “Funzionalità minima” (DPCM 31/10/2000 e DPCM 14/10/2003) • registrazione di protocollo • elementi • documenti da non protocollare • annullamento • segnatura di protocollo • classificazione

29. La classificazione • Schema generale di voci logiche articolate in modo gerarchico, che identificano le attività e le funzioni di ciascuna Amm.ne • Lega i documenti tra loro in base alla materia • Crea un ordinamento logico-relazionale dei documenti sul quale si struttura l’archivio • Sistema di organizzazione senza riguardo alla forma e al supporto del documento • Fino al 428/98 era operazione conoscitiva e non dispositiva (rilevanza operativa e culturale)

30. Classificazione e fascicolazionedei documentiDPCM 28/10/1999 p. 6 • indispensabile per lo sviluppo del sistema di gestione dei flussi • definizione dei criteri di formazione e di organizzazione dei fascicoli e delle serie documentarie • reperimento dei documenti in riferimento ad uno stesso procedimento amministrativo • selezione dei documenti archivistici in previsione della loro conservazione

31. Principi base in materia di classificazione e fascicolazione dei documenti2DPCM 28/10/1999 p. 6 • Finalità: • definizione dei criteri di formazione e di organizzazione dei fascicoli e delle serie documentarie • reperimento dei documenti in riferimento ad uno stesso procedimento amministrativo • selezione dei documenti archivistici in previsione della loro conservazione

32. Gestione dei flussi documentali2DPR 445/2000 art. 64 Modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli e ai relativi procedimenti: piani di classificazione per tutti i documenti anche quelli non soggetti a protocollazione

33. InteroperabilitàCircolare AIPA 28/2001 “Possibilità di trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un sistema di protocollo mittente” • definizione di formati di scambio • indice delle AOO • informazioni del “profilo” del documento scambiato

34. Trasferimento dei documenti all’archivio di depositoDPR 445/2000 art. 67 • Competenza del responsabile dell’archiviazione • Trasferimento dei fascicoli almeno una volta l’anno per i documenti relativi a procedimenti conclusi • Rispettando l’organizzazione dei fascicoli e le serie dell’archivio corrente

35. L’accesso previsto dalla normativa sul protocollo informatico • Accesso interno: utenti interni, regolamentato dal responsabile, livelli di abilitazione • Accesso esterno: informazioni fornite dal sistema di protocollo, tramite URP, identificazione mediante firma digitale • Accesso tra PP.AA.: tramite la RUPA, informazioni minime del protocollo

36. Limiti e contraddizioni della normativa

37. Documento o Archivio? • Definizioni T.U. 445/2000, capo I, art. 1: • documento amministrativo • documento informatico • firma digitale • gestione dei documenti • sistema di gestione informatica dei documenti • segnatura di protocollo Carente la visione di insieme, il sistema archivio

38. Definizione di ArchivioDelib. AIPA 51/2000 L’insieme organizzato e gestito in modo unitario per aree omogenee di uno o più supporti, univocamente identificati, contenenti i documenti registrati

39. Il Manuale di Gestione

40. Disegno del Manuale di GestioneDPCM 31 ottobre 2000 art. 5 • Definizione delle autorizzazioni di accesso alla procedura e controllo degli accessi • Regolamentazione e correttezza delle operazioni di protocollo • Modalità di ripristino delle funzionalità del sistema in caso di guasti • Organizzazione del registro di emergenza • Conservazione di copie di sicurezza

41. Disegno del Manuale di GestioneDPCM 31 ottobre 2000 art. 5 • Duplicazione quinquennale del registro di protocollo • Trasferimento su supporti non riscrivibili dei dati non più correnti • Definizione dei flussi documentali • Modalità e autorizzazione delle operazioni di annullamento • Trasferimento annuale della documentazione all'archivio di deposito

42. Disegno del Manuale di GestioneDPCM 31 ottobre 2000 art. 5 • Elaborazione del "piano di conservazione" dei documenti • "Sistema di classificazione" integrato con il piano di conservazione • Controllo della movimentazione di pezzi d'archivio • Trasferimento dei documenti destinati a conservazione permanente nella sezione separata d'archivio

43. Il Manuale di Gestione:Esempi e Modelli già operativo Manuale di Gestione delle Università Comune di Cuneo modello teorico Scuola Superiore della P.A.

44. La disciplina archivistica di fronte agli archivi elettronici

45. Problematiche su cui riflettere Le Relazioni tra documenti e archivio, tra archivio e soggetto produttore (il così detto vincolo archivistico) come si manifestano?

46. La teoria archivistica: proposte e soluzioni • Protocollo • individuazione univoca del documento nel sistema • definizione dei dati descrittivi del documento • Schema di classificazione • ordinata e coerente sedimentazione • contestualizzazione

47. La teoria archivistica: proposte e soluzioni • Fascicolazione • virtuale e non fisica • collega il documento al procedimento • ricostruisce il vincolo • Piano di conservazione • consente una selezione programmata

48. Le risposte della teoria archivisticaDocumento o Archivio? • Documento elettronico = punto di partenza di un processo di verifica della disciplina • Grande sforzo di comprensione delle caratteristiche e delle modalità di trattamento del documento elettronico • Riproposizione degli strumenti tradizionali anche per i nuovi archivi

49. Seconda Parte

50. ContenutiSeconda Parte • Documento elettronico e firma digitale • Progetti e standard nazionali e internazionali