Dirección de Sistemas y Procesos

1. Modernización de la Gestión de la InformaciónCoordinación de Planeación para el DesarrolloGobierno del Estado de Michoacán Dirección de Sistemas y Procesos

2. La Coordinación de Planeación para el Desarrollo, CPLADE Modernización de la Gestión de la Información

3. CPLADE – Quehacer institucional • Gobiernos Municipales • Direccionar y concertar obras y acciones entre Federación, Estado y municipios • Asignar de manera estratégica el presupuesto • Seguimiento y evaluación a la Gestión Pública Estatal Desarrollo Estatal

4. CPLADE – Importancia de la información • La CPLADE coordina el proceso principal de la Administración Estatal y por tanto es concentradora de información, por lo que resulta vital contar con adecuadas herramientas metodológicas y operativas.

5. Proceso principal – insumos y productos Programación Planeación Presupuestación Seguimiento Evaluación

6. Proceso principal – insumos y productos Programación Planeación Presupuestación Seguimiento Evaluación • Plan Estatal de Desarrollo • Planes sectoriales y regionales • Información estadística y geográfica • Presupuestos participativos • Presupuestos concurrentes • Cartera de Proyectos Estratégicos • Obra Convenida con municipios • Programas federalizados

7. Proceso principal – insumos y productos Programación Planeación Presupuestación Seguimiento Evaluación • Programa Anual de Inversión • Validación de obras y acciones • Metodología de Marco Lógico

8. Proceso principal – insumos y productos Programación Planeación Presupuestación Seguimiento Evaluación • Proceso a cargo de la Secretaría de Finanzas y Administración • Intercambio de información (interoperabilidad organizacional)

9. Proceso principal – insumos y productos Programación Planeación Presupuestación Seguimiento Evaluación • Comportamiento del Ejercicio del Gasto • Monitoreo del PED • Verificación de obra • Compromisos derivados de convenios

10. Proceso principal – insumos y productos Programación Planeación Presupuestación Seguimiento Evaluación • Ejercicio del gasto • Cumplimiento del PED • Desempeño de programas estatales • Indicadores de impacto • Informe de Gobierno

11. Retos iniciales Modernización de la Gestión de la Información

12. Retos iniciales • Facilitar y mejorar la colaboración y comunicación entre áreas • Tomar decisiones con información consistente y confiable • Conocer y atender las necesidades, relaciones y aportaciones de los procesos • Operar de forma consistente y estandarizada los procesos • Flujos de información completos, sincronizados y claros • Conocer, documentar y atender de manera eficaz las necesidades de los usuarios • Fomentar la cultura de transparencia

13. Retos iniciales • Generar, almacenar, resguardar, proteger y usar la información de forma consistente y automatizada • Contar con información de calidad y oportuna sobre el gasto, para los procesos de seguimiento, evaluación e informe de gobierno. • Administración adecuada y unificada de los catálogos de información • Adecuado apoyo a la operación de los procesos y a la atención a usuarios con herramientas y acciones modernas e innovadoras • Valorización de la infraestructura y capital intelectual de TI

14. Resultados esperados Al lograr el cumplimiento de los retos iniciales, se tiene un efecto positivo sobre la operación con las dependencias estatales: • Suficientes mecanismos y formas de compartir información operativa y estratégica con otras áreas sustantivas del Gobierno. • Sistemas, conceptos y terminologías unificadas • Conocimiento del rumbo y avances en el Plan Estatal de Desarrollo • Herramientas estables y de fácil uso. • Ya que CPLADE coordina el desarrollo estatal, se coadyuvaría a lograr un mayor impacto social de los recursos mediante una asignación estratégica, basada en una toma de decisiones informada.

15. Modelo de Gestión de la InformaciónMGI Modernización de la Gestión de la Información

16. MGI - Planteamiento • El Modelo de Gestión de Información, promueve un enfoque sistémico de la organización, considerando 4 elementos: • Conocimiento y atención a usuarios • Gestión y mejora de procesos • Información confiable, oportuna y precisa • Sistemas informáticos modernos y adecuados

17. MGI - Descripción El modelo propone un enfoque sistémico sobre los elementos sustantivos en la operación de una organización en materia de información. Está diseñado bajo la certeza de que en la medida en la que dichos elementos estén adecuadamente alineados y además se cuente con métodos y herramientas para controlar y ordenar la generación, uso y aprovechamiento de la información, los distintos usuarios la tendrán de manera oportuna y de acuerdo a sus necesidades para la realización de sus funciones y la toma de decisiones sobre sus procesos.

18. MGI - Descripción Para lograr una perfecta integración de los elementos organizacionales, se requiere del análisis, diseño, desarrollo, implementación y constante mejora de un Sistema Integral que responda a la necesidad expuesta de facilitar la perfecta interacción entre criterios y que además esté apoyado en metodologías, procedimientos y métodos de trabajo para lograr posicionarse como la principal herramienta tecnológica de la organización. De acuerdo a esto, el Sistema Integral será el responsable de materializar la orientación a usuarios, realizar la automatización de los procesos y utilizar la tecnología para garantizar una eficaz gestión de la información.

19. MGI - Usuarios Los usuarios, tanto internos como externos, son entes que de manera directa o indirecta tienen una participación con el quehacer institucional. Son ellos quienes proveen de datos, operan los procesos y consumen la información generada, es decir, a quien se orientan los esfuerzos organizacionales. • 1. Usuarios • 1.1. Identificación y características. • 1.2. Intereses y necesidades. • 1.3. Mejora continua.

20. MGI - Procesos El enfoque de procesos nos permite visualizar a la organización como un gran proceso, más allá de su estructura orgánica. De esta manera es posible determinar los momentos, las relaciones y los flujos de información existentes, facilitando además la comprensión, el autoconocimiento y la conciencia entre procesos. Es con ellos como se logra comprender más fácilmente los puntos críticos en los que la información es generada y complementada, así como las características que debe tener para ser considerada. • 2. Procesos • 2.1. Visión macro. • 2.2. Mapeo de procesos. • 2.3. Insumos y productos. • 2.4. Mejora continua.

21. MGI – Logística de la información Los datos y la información generada, para su mejor uso y máximo aprovechamiento deben contar con una precisa planificación, manejo y suministro a todo el proceso de la organización. Esta logística de la información resulta de vital importancia, ya que ella facilita la sincronización y relaciones insumo-producto entre procesos. • 3. Logística de la Información • 3.1. Tipos y características de la Información • 3.2. Planificación, manejo y suministro

22. MGI - Tecnología La tecnología con que se cuenta es fundamental para dar soporte a todos los procesos logísticos de la información, con el objetivo de garantizar la gestión, búsqueda, recuperación y seguridad de la información durante todo su ciclo vital, asimismo, las herramientas utilizadas para el diseño y desarrollo de aplicaciones toma un sentido prioritario para garantizar que los productos y la información generada cumpla con las características deseadas. • 4. Tecnología • 4.1. Herramientas tecnológicas • 4.2. Infraestructura • 4.3. Planeación tecnológica

23. MGI – Sistema Integral Finalmente, para lograr una perfecta integración de los elementos organizacionales, se requiere del análisis, diseño, desarrollo, implementación y constante mejora de un Sistema Integral que responda a la necesidad expuesta de facilitar la perfecta interacción entre criterios y que además esté apoyado en metodologías, procedimientos y métodos de trabajo para lograr posicionarse como la principal herramienta tecnológica de la organización. De acuerdo a esto, el Sistema Integral será el responsable de materializar la orientación a usuarios, realizar la automatización de los procesos y utilizar la tecnología para garantizar una eficaz gestión de la información. • 5. Sistema Integral • 5.1. Orientación a usuarios • 5.2. Automatización de los procesos • 5.3. Confiabilidad, oportunidad y calidad de la información • 5.4. Diseño tecnológico • 5.5. Instrumentación y operación • 5.6. Innovación

24. Sistema Integral de Planeación (SIPLAN)

25. Sistema Integral de Planeación (SIPLAN) SIPLANOperativo - Se diseñaron, integraron y desarrollaron módulos para los procesos sustantivos, de apoyo y transversales. Al interior de la Coordinación los usuarios operativos como directivos registran y conocen al día la evolución de las actividades, pudiendo generar reportes específicos que les permiten presentar los avances puntuales en cada área. Comparten la responsabilidad de la información registrada y procesada.

26. Sistema Integral de Planeación (SIPLAN) SIPLANOperativo – Avances:

27. Sistema Integral de Planeación (SIPLAN) SIPLAN – Módulo de Información Estratégica (MIE). Las necesidades de los Usuarios Ejecutivos han sido establecidas como resúmenes de estado de los procesos, en los que se muestra el comportamiento actual e histórico de las actividades en el nivel de operación. Este modulo lo utilizan tanto los ejecutivos internos como los externos, quienes tienen acceso según la entidad a la que pertenecen.

28. Sistema Integral de Planeación (SIPLAN) SIPLAN Ciudadano,Las necesidades los ciudadanos se atienden mediante mecanismos de consulta interactivos. Consultan la información histórica de la Administración y la generada en el día a día, lo que apuntala el impulso a la transparencia y rendición de cuentas.

29. Sistema Integral de Planeación (SIPLAN) Módulo de Información para el Desarrollo • Portal Estadístico para ofrecer a los usuarios tres productos: • Documentos PDF.- Creación dinámica de fichas municipales, regionales y concentrado estatal. • Generador de Consultas.- Mediante filtros se elaboran consultas de valores de indicadores y a partir de los resultados generar mapas temáticos interactivos. • Mapa Interactivo.- Consulta de información mediante la navegación y exploración de mapa combinado con filtrado por sector o .

30. Sistema Integral de Planeación (SIPLAN) Banco de Información • Acervo de información completo, actualizado y disponible para apoyar con información relevante a los procesos y actividades sustantivas de la Coordinación. • Documentos.- Informes de trabajo, informes de resultados, documentos importantes. • Presentaciones.- Materiales utilizados en reuniones de trabajo y difusión. • Estadísticas.- Tabulados, gráficas y mapas temáticos. • Fotografías.- Evidencia de reuniones, visitas, trabajos, haciendo el trabajo, comisiones.

31. Resultados y beneficios Modernización de la Gestión de la Información

32. Modelo de Gestión de Información • Con esta práctica, ahora en la CPLADE contamos con: • Un modelo conceptual y operativo para gestionar los elementos sustantivos de su operación con enfoque sistémico. • Integración de sus áreas a través de flujos de información y procesos automatizados y coordinados. • Mayor claridad en los ámbitos de responsabilidad, operación y colaboración, gracias a la formalización y mejora de procesos. • Información confiable, objetiva y oportuna mediante la aplicación de las TIC’s adecuadas para la toma de decisiones de los distintos niveles. • Constante innovación y mejora para ofrecer servicios y productos acordes a lo señalado por la normatividad y las características indicadas por los usuarios. • Herramientas de uso sencillo para mejorar los tiempos de respuesta de las dependencias y entidades en la integración del Presupuesto.

33. Logros • Internos • Fortalecemos la toma de decisiones con el análisis y sistematización de la información estratégica y en tiempo real. • Contamos con mecanismos que nos permiten seguir desarrollando la empatía, el conocimiento y la atención que el personal da a los usuarios internos y externos. • Brindamos mayor claridad en los ámbitos de responsabilidad, operación y colaboración, gracias a la formalización y mejora de procesos, que impacta en un desempeño más ágil y eficaz. • Más y mejor apoyo alas acciones que la CPLADE emprende para contar con servidores públicos más profesionalizados, con conocimientos y capacidades suficientes para el buen desempeño institucional. • Con el SIPLAN garantizamos la operación de los procesos, los flujos de información y la consistencia de la información con la utilización de catálogos unificados y controlados.

34. Logros • Internos • Aumentamos la confianza que los usuarios tienen sobre el SIPLAN y reconocen la calidad y oportunidad con que se genera y se comparte la información. • Disminuimos hasta un 80% en tiempos de respuesta de las áreas para informar el estado general y detallado que guardan los procesos, gracias a la automatización de la operación, seguimiento y generación de reportes vía SIPLAN. • Fortalecimos los procesos de seguimiento, evaluación e informe de gobierno, a partir de la información del ejercicio del gasto que ahora se tiene en tiempo real. • Buscamos constantemente innovar y mejorar de los Criterios del MGI y del SIPLAN, para continuar ofreciendo servicios y productos acordes a lo señalado por la normatividad y las características indicadas por los usuarios. • Mejoramos en 800% la capacidad de procesamiento y 400% en almacenamiento la infraestructura física del SIPLAN para la operación de las dependencias y garantizar el resguardo, manejo y suministro de la información.

35. Logros • En el contexto de la Administración Estatal, al mejorar el desempeño interno, se tienen los siguientes beneficios y resultados: • Unificamos la información y los reportes gracias a la sincronización de los procesos de programación y presupuestación, con la Secretaría de Finanzas y Administración. • Eliminamos de las 2 recapturas de las dependencias estatales en la integración del Presupuesto Anual de Inversión. • Impulsamos una mejor coordinación interinstitucional ya que al posicionar al SIPLAN como medio fundamental y confiable para la operación de los procesos que la Coordinación dirige, se centran los tiempos, procesos y conceptos que agilizan la gestión gubernamental. • Simplificamos y agilizamos el proceso de concertación de obra convenida con municipios, generando confianza en las administraciones municipales al poder conocer el estatus de sus trámites en línea. • Mejoramos los tiempos de respuesta de las dependencias al contar con herramientas estables, de uso sencillo y con una Ventanilla Técnica para ofrecerles asesoría y soporte técnico.

36. Logros • La Coordinación de Planeación para el Desarrollo no ofrece servicios al público, su función está centrada al interior de la administración pública estatal, sin embargo, se han implementado mecanismos para la ciudadanía que generan los siguientes beneficios: • Aumento de la confianza que la ciudadanía tiene en su Gobierno, al contar con un medio formal que permite transparentar el quehacer gubernamental. • Apoyar a que la ciudadanía se interese en conocer, participar y preguntar más sobre su gobierno, objetivo de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán de Ocampo.

37. Lecciones aprendidas • Importancia de la credibilidad del proyecto en altos mandos • Favorecer los espacios de reflexión estratégica • Conceptos fundamentales: visión sistémica, orientación a usuarios, mapeo de procesos • Benchmarking, mejores prácticas, mente abierta a nuevas tecnologías y propuestas. • Colaboración e interoperabilidad organizacional • No olvidar a los ciudadanos y dar el paso hacia la verdadera transparencia • Cambio de cultura a favor de las TICs, con soluciones integrales • Valor real del capital humano en proyectos de tecnología • Importancia de contar con una dirección definida y visión compartida