Guida alla Pubblicità ed all’accesso agli Atti della Scuola

1. Guida alla Pubblicità ed all’accesso agli Atti della Scuola A cura di Cinzia Olivieri bozza - sono graditi suggerimenti

2. Indice DPR 416/74 Pubblicità degli atti CM 105/75 Regolamento tipo Il rilascio copie prima della L 241/90 L 241/90 sul procedimento amministrativo L 241/90 Diniego o differimento all’accesso Costi di riproduzione e imposta di bollo Accoglimento della richiesta di accesso Dlgs 297/94 Pubblicità degli atti DPR 275/99 Reclamo DPR 184/06 Regolamento sull’accesso Limiti in materia di privacy Ricorso alla Commissione Ricorso al TAR Modello di istanza di accesso bozza - sono graditi suggerimenti

3. Dpr 416/74 Pubblicità degli atti Già ilDpr 416/74prevedeva (Art. 27) la Pubblicità degli atti del consiglio di circolo o di istituto “in apposito albo della scuola” escludendone solo “gli atti concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato”. I regolamenti interni potevano disciplinare quanto non previsto dal decreto come disposto dall’Art. 37 che precisava che gli organi della scuola “operano sulla base di regolamenti tipo predisposti dal Ministero”. Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti 3

4. CM 105/75 Regolamento tipo Il “regolamento tipo” predisposto dal Ministero, la CM 105/75, ha quindi previsto all’Art. 13 che “La pubblicità degli atti del consiglio di circolo o di istituto, deve avvenire mediante affissione in apposito albo di circolo o di istituto, della copia integrale - sottoscritta e autenticata dal segretario del consiglio - del testo delle deliberazioni” (dunque non del verbale), “entro il termine massimo di otto giorni dalla relativa seduta del consiglio e la durata della stessa per un periodo di 10 giorni”. Si ribadisce il divieto per “gli atti e le deliberazioni concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato” Inoltre, “i verbali e tutti gli atti scritti preparatori” (nuovamente distinguendo tra delibera e verbale) sono depositati in segreteria “e - per lo stesso periodo – esibiti” (senza particolare ritualità) “a chiunque ne faccia richiesta”. Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

5. Il rilascio copie prima della L 241/90 La CM 193/77 richiama la L 390/71 per la disciplinasulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e l'autenticazione di firme. Già la Nota del 21 maggio 1980 aveva precisato che “gli atti degli organi collegiali della scuola devono essere tenuti a disposizione dei membri degli organi stessi; di essi può essere rilasciata copia ai membri predetti, in relazione alla funzione che sono chiamati a svolgere” Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti 5

6. L 241/90sul procedimento amministrativo La L 241/90nel dettare “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” dispone che (art. 1) “L’attività amministrativa … è retta da criteri di economicità, di efficacia, di imparzialità, di pubblicità e di trasparenza.” (art. 3) Ogni provvedimento amministrativo generalmente dovrà essere motivato Inoltre (art. 22) tutti i documenti amministrativi sono accessibili, con la sola eccezione di quelli indicati dalla stessa legge all’art. 24 (che disciplina i casi di esclusione) e con i limiti poi previsti dal Dlgs 196/03. Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

7. L 241/90sul procedimento amministrativo L’Articolo 22 definisce • diritto di accesso, “il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi;” • interessati, “tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso;” • controinteressati, “tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza;” (estratto dall’art. 22 L 241/90) Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

8. L 241/90sul procedimento amministrativo Modalità di esercizio del diritto di accesso(estratto dall’Art. 25) “Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi”. “L'esame dei documenti è gratuito”. “Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura”. “La richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata. Essa deve essere rivolta all'amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente”. “Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell'accesso sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti dall'articolo 24 e debbono essere motivati” Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

9. L 241/90Diniego o differimento all’accesso L’Art. 25 prevede che“Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta”. “In caso di diniego dell'accesso, espresso o tacito, o di differimento, il richiedente può • presentare ricorso al tribunale amministrativo regionale • Chiedere il riesame al Difensore Civico per gli atti delle amministrazioni comunali, provinciali e regionali o alla • Presentare istanza alla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi per gli atti delle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

10. Costi di riproduzione e imposta di bollo La visione è gratuita Per quanto invece riguarda il rilascio copie, successivamente alla L 241/90sono intervenute alcune circolari ministeriali a disciplinare l’esercizio del diritto di accesso fissando il rimborso dei soli costi di riproduzione mediante marche da bollo (ora contrassegni telematici). Tra queste la CM 94/94, avente ad oggetto il “Pagamento dell'imposta di bollo sull'istanza di accesso e sulle copie di documenti amministrativi rilasciate ai sensi della Legge 241/90” È stabilito che non è dovuta l'imposta di bollo tanto sulla richiesta di accesso, quanto sulla copia informe eventualmente rilasciata È invece assoggettabile a bollo la copia conforme eventualmente richiesta cioè quando la copia sia spedita - su richiesta dell'interessato - in forma autentica Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

11. Costi di riproduzione e imposta di bollo In generale (DPR 642/72 come modificato dal DPR 955/82 ;CM 163/93 e Direttiva 19 marzo 1993, n. 27720/928/46-UCA): Per gli atti richiesti in copia conforme, dovranno essere corrisposte le necessarie marche da bollo da € 16,00 per ogni 4 facciate (un foglio) Per gli atti richiesti in copia semplice, in generale l’interessato deve corrispondere i costi di riproduzione e cioè per  il rilascio  di copie  in carta semplice il costo è di  0,26 centesimi per le prime due copie e 0,52 per le due copie successive e così di seguito Per gli atti in sola visione senza estrazione o rilascio copia, l’accesso è gratuito. La Commissioneper l'accesso ai documenti amministrativi, nella seduta del 13 settembre 2011 ha specificato che normalmente “I diritti di ricerca e di visura possono essere richiesti legittimamente dall’Ente in sede di rilascio di copie in quanto per costo – secondo la giurisprudenza amministrativa (cfr. C.d.S., Sez. V 25 ottobre 1999, n. 1709), alla quale si è allineata anche quella della Commissione (cfr. parere 1 luglio 2008) – non deve intendersi solo quello di riproduzione del documento, ma anche tutti gli altri sostenuti dall’amministrazione,quali, per esempio, quelli concernenti la ricerca dei documenti e/o l’istruzione della pratica, ma in questo caso l’importo (che non può essere predeterminato a livello generale, ma deve costituire oggetto di responsabile valutazione da parte di ogni singola amministrazione) deve essere equo e non esoso, in quanto la richiesta di un importo elevato costituisce un limite all’esercizio del diritto di accesso, stante il dettato dell’art. 25, comma 1 della legge n. 241/90, in forza del quale l’esame dei documenti è gratuito e il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura.” Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

12. Accoglimento della richiesta di accesso L’atto di accoglimento della richiesta di accesso deve contenere l’indicazione dell’ufficio e delle sede a cui rivolgersi nonché di un congruo tempo, non inferiore a 15 giorni, per la visione e la copia L’accoglimento della richiesta di accesso ad un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti in esso richiamati o relativi allo stesso procedimento L’esame avviene dal richiedente o persona da lui indicata presso la sede indicata nelle ore di ufficio alla presenza eventuale di personale addetto Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

13. Dlgs 297/94 Pubblicità degli atti Il Dlgs 297/94 ribadisce all’Art. 43 il principio di pubblicità degli attidel consiglio di circolo o di istituto “in apposito albo della scuola”, sempre con l’esclusione degli “atti concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato” precisando altresì che “Si osservano inoltre le disposizioni in materia di accesso ai documenti amministrativi, di cui alla legge 7 agosto 1990 n. 241”. Invero, come ha precisato il Consiglio di Stato (sent. N. 7283/03) il diritto di accesso non è soddisfatto con la sola pubblicità dell’atto. L’Art. 40 rinvia ancora ai “Regolamenti tipo”predisposti dal Ministero per la disciplina di quanto non previsto dal decreto. L’unico resta la CM 105/75 Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

14. DPR 275/99 Reclamo La pubblicità dell’intero provvedimento è importante e necessaria anche ai fini del “reclamo”. Infatti l’art. 14 comma7 del Dpr 275/99 stabilisce: “I provvedimenti adottati dalle istituzioni scolastiche, fatte salve le specifiche disposizioni in materia di disciplina del personale e degli studenti, divengono definitivi il quindicesimo giorno dalla data della loro pubblicazione nell'albo della scuola. Entro tale termine, chiunque abbia interesse può proporre reclamo all'organo che ha adottato l'atto, che deve pronunciarsi sul reclamo stesso nel termine di trenta giorni, decorso il quale l'atto diviene definitivo. Gli atti divengono altresì definitivi a seguito della decisione sul reclamo”. Pertanto i “provvedimenti” (neanche qui si parla di “deliberazioni”) devono essere pubblicati affinché chi abbia interesse possa averne conoscenza ed impugnarli nel termine che decorre appunto dalla pubblicazione Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

15. DPR 184/06 Regolamento sull’accesso Ulteriori chiarimenti e precisazioni in materia di accesso agli atti sono stati introdotti dal DPR 184/06 “Regolamento sull’accesso ai documenti amministrativi” che ha sostituito il DPR 352/92 In particolare l’Art. 12 ha disciplinato le modalità di ricorso alla Commissione per l'accesso avverso il diniego espresso o tacito dell'accesso ovvero avverso il provvedimento di differimento dell'accesso, avverso le determinazioni che consentono l'accesso. Il ricorso è trasmesso mediante raccomandata con avviso di ricevimento indirizzata alla Presidenza del Consiglio dei Ministri ovvero anche a mezzo fax o per via telematica, e notificato agli eventuali controinteressati, entro trenta giorni dalla conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Il ricorso deve contenerea) le generalità del ricorrente;b) la sommaria esposizione dell'interesse al ricorso;c) la sommaria esposizione dei fatti;d) l'indicazione dell'indirizzo al quale dovranno pervenire, anche a mezzo fax o per via telematica, le decisioni della Commissione. E devono essere allegati:a) il provvedimento impugnato, salvo il caso di impugnazione di silenzio rigetto;b) le ricevute dell'avvenuta spedizione, con raccomandata con avviso di ricevimento, di copia del ricorso ai controinteressati. Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

16. Limiti in materia di privacy bozza - sono graditi suggerimenti Limiti alla pubblicità degli atti, per bilanciare l’interesse all’accesso e quello alla riservatezza, sono introdotti dal Dlgs 196/03 (CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI) che stabilisce restrizioni al trattamento di sensibili (es. di tipo sanitario o giudiziari) A seguito dei recenti provvedimenti in materia di trasparenza della PA il Garante per la protezione di dati personali con provvedimento n. 088 del 2 marzo 2011 ha deliberato le Linee Guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web In caso in cui l’accesso sia negato o differito per motivi inerenti i dati personali di terzi la Commissione per l’accesso decide sentito il Parere del Garante che si pronuncia entro 10 giorni dalla richiesta. Sui rapporto tra accesso e riservatezza si è espresso il Consiglio di Stato con la sentenza n. 2511/08 Torna all’indice

17. Ricorso alla Commissione L’Art. 27 della L 241/90 ha istituito “presso la Presidenza del Consiglio dei ministri la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi” che vigila sull’attuazione del principio di piena conoscibilità dell'attività della pubblica amministrazione Per la richiesta di riesame alla Commissione si può compilare il modulo presente nel sito ed inviarlo a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno o anche via fax Copia deve essere notificata anche ai controinteressati Entro 30 giorni dalla presentazione dell’istanza, in caso di mancata risposta, il ricorso si intende respinto; ove invece la Commissione rilevi l’illegittimità del diniego o del provvedimento lo comunica all’autorità che lo ha emanato la quale nei successivi 30 giorni può confermarlo motivatamente Tale ricorso è alternativo o successivo a quello al TAR a cui è possibile adire solo in caso di silenzio o ove la Commissione respinga l’istanza (sull’argomento Tar Lazio n. 3675/08) Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

18. Ricorso al TAR Come previsto all’art. 23 del Codice del processo amministrativo in questo caso il ricorrente può stare in giudizio personalmente senza l’assistenza di un avvocato come l’amministrazione Tuttavia vi è obbligo di notifica ad almeno un controinteressato che possa subire pregiudizio dalla conoscenza dei documenti oggetto dell’accesso Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

19. Modello di istanza di accesso Un modello di accesso agli atti: Al Dirigente Scolastico Dell’Istituto ________________ OGGETTO : Istanza di visione/copia di documenti amministrativi ai sensi della Legge 241/1990 e successive modifiche Il/la/i sottoscritto/a/i __________________ , nato/a a __________________Il _______________ residente in _________________ alla Via _____________________________ in qualità di (genitore dell’alunno/a____________ iscritto/a per l’as____ alla classe _____ sez. ____ di codesto istituto ovvero rappresentante della classe ________; consigliere; membro di giunta ecc.) CHIEDE ai sensi della Legge 241/1990 e successive modificazioni ed integrazioni di poter esaminare ed eventualmente ottenere copia semplice o autentica – i cui relativi costi saranno posti nel caso a carico del/la/i sottoscritto/a/i - della seguente documentazione : …………………………………. I motivi della suddetta richiesta sono:_________________________ ______, li………………………… Firma _________________________ Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti

20. Guida alla Pubblicità ed all’Accesso agli Atti della Scuola Grazie per l’attenzione A cura di Cinzia Olivieri cinzia_olivieri@yahoo.it Sportello Genitori Studenti e Scuola http://www.edscuola.it/archivio/famiglie/famsportello.html bozza - sono graditi suggerimenti