1 / 59

Elektronisch communiceren

Elektronisch communiceren. Elektronisch communiceren. Inhoud het communicatiemodel probleemniveaus de gebruikershandleiding. Elektronisch communiceren. ▪ elektronisch dossier : de elektronische tegenhanger van het papieren dossier

jesse
Download Presentation

Elektronisch communiceren

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Elektronischcommuniceren

  2. Elektronisch communiceren Inhoud het communicatiemodel probleemniveaus de gebruikershandleiding opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  3. Elektronisch communiceren ▪elektronisch dossier: de elektronische tegenhanger van het papieren dossier ▪ bericht: een zelfstandig geheel van gegevens van 1 personeelslid voorbeeld : opdracht, stopzetting opdracht ... ▪ zending: bestand met één of meerdere berichten ▪RL of record layout: het soort bericht opdracht / dienstonderbreking / familiale toestand .. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  4. B) EDISON C1) elektronisch dossier C2) wedden systeem TERUGZENDING Agenda Opdrachten en dienstonderbrekingen Woon-, verblijfplaats Personeel --------- --------- Familiale toestand EDISON ---------- Cumulatie SCHOOL AgODi BETA Barema Berichten Anciënniteit Databank Noemer Subsidiëring BRUG Ziekteverlof Bevallingsrust I. het communicatiemodel A) school Software opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  5. I. communicatiemodelA) schoolsoftware ▪softwarepakket voor de personeelsadministratie → verwerken van de basisgegevens, nodig voor het bepalen van het salaris (opdrachten - dienstonderbrekingen…) →het correct aanmaken van de bestanden met elektronische berichten ▪ softwareleverancier biedt technische ondersteuning van het pakket opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  6. Edison TERUGZENDING Personeel --------- --------- EDISON ---------- SCHOOL AgODi Berichten Databank I. communicatiemodelB) EDISON •verbinding met AgODi •foutloos doorsturen van berichten → ontvangstbevestiging → terugzendingen •Boeg: vanaf 01-05-2011 vervangen door gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  7. I. communicatiemodelB) EDISON ▪ EDISON = Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen de Scholen en de Onderwijsadministratie ▪ WebEdison = communicatiesoftware ▪ Edison zorgt voor een beveiligde transmissie van de personeels- en leerlingengegevens ▪ drie componenten → wie kan berichten verzenden? → de webtoepassing WebEdison → gebruikersvoorwaarden opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  8. I. communicatiemodelB) EDISON de webtoepassing WebEdison ▪ zendingen versturen ▪ bevestiging van ontvangst (overzicht zendingen) → AgOdi heeft de zending ontvangen ▪ terugzendingen raadplegen opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  9. I. communicatiemodelB) EDISON omzendbrief d.d. 11/04/2011 “Gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming” → vervangt de Basisovereenkomst Elektronische Gegevensuitwisseling BOEG) → het juridische aspect: bepaalt de voorwaarden en de aansprakelijkheid voor het gebruik van de elektronische communicatie opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  10. I. communicatiemodelB) EDISON ▪ correcte gegevens verzenden ▪ wijzigingen van gegevens kan enkel door de instelling ▪ enkel gegevens van personeelsleden doorsturen indien voorgelegd aan het personeelslid ▪ nieuw :klachtenprocedure → een personeelslid heeft altijd toegang bij het ministerie van Onderwijs en Vorming tot de elektronisch verzonden gegevens → kan klacht indienen (schriftelijk) bij het ministerie van Onderwijs en Vorming opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  11. elektronisch dossier Agenda Opdrachten en dienstonderbrekingen Woon-, verblijfplaats Familiale toestand Stopzetting opdrachtenpakket Barema Anciënniteit Noemer Subsidiëring Ziekteverlof Bevallingsrust I.communicatiemodelC1) elektronisch dossier 1.registratie van elektronische berichten o automatisch o manueel (door de medewerker) →elektronische agenda = het resultaat van de registratie 2. de verwerking van gegevens →automatische verwerking →manuele verwerking in het werkstation opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  12. I. communicatiemodelC2) weddensysteem BRUG: automatische codering parameters BETA: manuele codering opgelet Tussen het verzenden van gegevens en de uitbetaling van het salaris is er in vele gevallen geen enkele tussenkomst meer! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  13. II. probleemniveaus •kennis reglementering en softwarepakket → correct toepassen van de reglementering → de reglementering vertalen naar RL’s → vlot met het softwarepakket kunnen werken •technische problemen → schoolsoftware: helpdesk - softwarepakket → EDISON: EDISON-helpdesk opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  14. II. probleemniveaus foutieve gegevens ▪ structurele fouten → bestanden en berichten moeten voldoen aan een bepaalde structuur → structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen ▪inhoudelijke fouten → worden gemeld door de medewerker van het werkstation opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  15. II. probleemniveaus terugzendingen → de dag na het versturen ophalen → altijd controleren →indien foutmeldingen: zo vlug mogelijk corrigeren opmerking: de berichten met structurele fouten komen NIET op de agenda van de medewerker in het werkstation → geen registratie en verwerking mogelijk →eventueel contact opnemen met het werkstation opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  16. ZENDING - 000221 - MET REFERENTIE “03431410031997171226” VAN 10/03/1997 VOOR I N STELLING 012345 ================================================================================================== SCHOOL : 012345 ONDERWIJSINSTELLING SOFTWARE : PAKKET STRAAT NR CONTACTPERSOON : DIRECTIES E CRETARIS POSTNR GEMEENTE TEL : 012/34 56 12 TEL : 012/34 56 78 FAX : 012/34 56 90 ============================================================================================================================================================ GEREGISTREERDE BERICHTEN : BERICHT : 000001 VLGNR 000001 MELDING 23001 MELDING ZIEKTE VOOR 12345678910 JAN PETERS VANAF 12/02/1997 IN HS 311 BERICHT : 000004 VLGNR 000004 MELDING 22001 Opdrachtenpakket VOOR 13456789101 PIET JANSSENS VANAF 01/01/1997 IN HS 311 MANUEEL TE REGISTREREN BERICHTEN (latere beelden reeds aanwezig) : BERICHT: 000005 VLGNR 000005 MELDING 21004 BURGERLIJKE STAAT VOOR 29876543210 GRIET PEETERS VANAF 13/02/1997 IN HS 311 FOUTIEVE BERICHTEN : BERICHT : 000003 VLGNR 000003 MELDING 23003 BEVALLINGSRUST VOOR 25698756321 BRIGITTE BARDOT VANAF 03/03/1997 IN HS 311 RECORD : 000035 VOLGNR : 000001 ----+----1----+----2----+----3----+----4----+----5----+----6----+----7----+----8----+----9----+----0----+----1----+----2 GEGEVENS : 21100300000115.06.199700.00.000000.00.000000000.00.000000.00.000000000.000000.000 VELD : 005 VERM BEVALLINGSDATUM POS : 023 LEN : 010 INHOUD : 00.00.0000 FOUT : 4020006 Verplicht veld niet ingevuld II. probleemniveausterugzendingen opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  17. III. gebruikershandleidingprincipes De manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier worden geregistreerd A. fotoprincipe B. stopzetting C. melding / annulatie opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  18. III. gebruikershandleidingA. fotoprincipe alle gegevens moeten worden opgestuurd, ook deze die NIET wijzigen de gegevens worden elektronisch gemeld met een geldigheidsdatum = begindatum de gegevens van de vorige melding worden stopgezet op de vooravond van de geldigheidsdatum van de nieuwe melding er wordt geen rekening gehouden met de gegevens die reeds in het elektronisch dossier aanwezig zijn op de vooravond van de geldigheidsdatum opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  19. III. gebruikershandleidingA. fotoprincipe Het fotoprincipe is geldig voor • RL-1 : opdrachten • RL-5 : woonplaats • RL-6 : verblijfplaats • RL-7 : familiale toestand • RL-10 : plage - uren • RL-14 : rekeningnummer opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  20. III.gebruikershandleidingA. fotoprincipe- voorbeeld •opdracht geldig van 01/09/2011 tot 30-06-2012 : 15/21 • opdracht wijzigt op 1/10/2011  bijkomende opdracht 01-10-2011 tot en met 31-03-2012: 5/22 opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/930/6 I_______________________15/21______________________________I opdrachtenpakket verzonden op 15/10 : 15/21 + 5/22 situatie in het elektronische dossier vanaf 16/10 1/91/10 01/0430/6 I_______15/21________I_ 15/21 + 5/22_ _I_____15/21_____I opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  21. III. gebruikershandleidingB. stopzetting het opsturen van een lege foto vanaf de geldigheidsdatum is er niets meer  geldig voor o RL-4 : stopzetting opdrachten o RL-5 : woonplaats o RL-6 : verblijfplaats opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  22. III. gebruikershandleidingB. stopzetting - voorbeeld voorbeeld • opdrachtenpakket geldig van 1/9/2011 tot 30-06-2012: 10/22 • stopzetting opdracht op 15/11/2011 15/11/2011 = eerste dag waarop geen opdracht meer ! opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/930/06 I__________________10/22______________________I elektronisch gemeld op 10/11 1/914/11 = laatste dag in dienst I_________10/22__________I opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  23. III. gebruikershandleidingC.melding-annulatie geldig voor niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen voorbeeld : ziekteverlof, VLBO ....  overschrijven niet mogelijk: de geregistreerde periode moet eerst uit het EPD verwijderd worden Hoe corrigeren? • de vorige melding eerst annuleren • de nieuwe of correcte niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking melden opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  24. III. gebruikershandleiding C.annulatie - voorbeeld ziekteverlof: 09-01-2012 tot 27-01-2012 na controle hervatten op 17/01/2012 ziekteverlof : 09/01 tot 27/01  geregistreerd 09/0127/01 I__________________________________I annuleren ziekteperiode 09/0127/01 IxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxI melding correcte ziekteperiode  geregistreerd 09/0116/01 I__________________________I opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  25. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO •opdracht: een aantal prestatie-eenheden in een bepaald ambt of vak •opdrachtenpakket: alle opdrachten binnen één combinatie instellingsnummer - hoofdstructuur •opdrachtgebonden dienstonderbreking hebben steeds betrekking op een bepaalde opdracht •begindatum opdracht= geldigheidsdatum •einddatum opdracht = laatste dag in dienst • fotoprincipe ! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  26. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO Bij het opmaken van een opdracht moeten heel wat gegevens worden ingevuld de administratieve toestand •ATO 1 tijdelijk in een niet-vacante betrekking •ATO 2tijdelijk in een vacante ambt betrekking •ATO 3 proeftijd selectie - of bevorderingsambt (GO) •ATO 4 vast benoemd •ATO 8 GECO - interimaris (vervanging van GECO) •ATO 9 GECO - personeel opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  27. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO prestatie - uren per week: aantal subsidieerbare uren per week = uren uit het urenpakket → uren niet uit het urenpakket komen : NIET melden → belangrijk bij de controle van de omkadering ! Welke opdrachten? ▪ effectief gepresteerde opdrachten ▪ niet - gepresteerde opdrachten → uren TBS/OB - afstand wachtgeld (vóór 15/9) → uren opdrachtgebonden dienstonderbreking opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  28. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO opdrachtbreuk: 15/29, 3/21, 30/30, 7/22 ….. teller = aantal gepresteerde uren noemer = aantal uren voor een F.T. code ambt / vak: leraar = 007…. graad - onderwijsvorm (ASO , BSO , KSO , TSO) Buso : de opleidingsvorm vakcode gelijkstelling: aanduiding waarmee uren die geen lesuren zijn worden gelijkgesteld opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  29. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO einddatum opdracht = laatste dag van de opdracht ▪ ATO 3 en ATO 4: einddatum onbekend  31/12/2999 ▪ATO 2 : tijdelijk vacant → wervingsambt: uiterlijk 30/06 uitzondering: (uiterlijk 31/08) oadministratief personeel omeesters, vak - en dienstpersoneel oreaffectatie / wedertewerkstelling oTADD → selectie- of bevorderingsambt: uiterlijk 31/08 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  30. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO ▪ATO 1 : tijdelijk niet-vacant → wervingsambt o uiterlijk 30/06 o de laatste dag van de aanstelling uitzondering:uiterlijk 31/8 bij vervanging van oadministratief personeel omeesters, vak - en dienstpersoneel oreaffectatie/ wedertewerkstelling oTADD → selectie- of bevorderingsambt : uiterlijk 31/08 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  31. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO tijdelijk andere opdracht (TAO): einddatum ▪ vanaf 01-09-2011 wordt er geen onderscheid meer gemaakt tussen een verlof TAO naar een wervingsambt en een verlof TAO naar een selectie-of bevorderingsambt ▪ in beide gevallen kan de einddatum van het verlof TAO en de TAO = 31-08 opmerking verlof TAO en TAO hebben altijd dezelfde einddatum → verlof TAO in instelling A tot 31-08 → TAO in instelling B eveneens tot 31-08 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  32. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO opdrachten ATO 2 - ATO 1 ▪ eventueel aanduiden → TADD : indien mogelijk - einddatum = 31-08 → tijdelijk andere opdracht (einddatum kan = 31-08) → reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W): indien mogelijk - einddatum = 31-08 ▪ bij vervangingen (ATO 1) → de code van de DO van de titularis opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  33. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO opdrachtgebonden dienstonderbrekingen ▪ rekening houden met de aanvraag van het personeelslid ▪ de correcte begin- en einddatum invullen ▪verlof TAO → TAO en het verlof TAO met dezelfde begin - en einddatum voorbeeld TAO van 01-09 tot 30-11 VTAO eveneens van 01-09 tot 30-11 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  34. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO verklaring bij tijdelijke opdrachten ▪geen kandidaat VE/VO: bij aanstelling van een personeelslid met bekwaamheidsbewijs “ andere “ ▪geen kandidaat taalkennis: bij aanstelling van een personeelslid zonder de vereiste taalkennis ▪herwaardering - code → 01 : HI = herintreder → 04 : PEN = werken na pensioen opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  35. RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO opmerking : de verklaring “geen kandidaat hoofdambt “ moet niet meer worden aangeduid vervangingsopdrachten koppeling titularis - vervanger • ambt • periode  binnen de periode van de afwezigheid • volume  aantal uren opdracht • code dienstonderbreking titularis opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  36. correctie opdrachten correctie laatst gemeld opdrachtenpakket • begindatum correct bericht is identiek aan de begindatum van het laatst geregistreerde bericht (voorbeeld 5) • begindatum correct bericht ligt vóórde begindatum van het laatst geregistreerde bericht (voorbeeld 6) • begindatum correct bericht ligt nade begindatum van het laatst geregistreerde bericht (voorbeeld 7 en 8) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  37. correctie opdrachten wat moet je doen? • rectificatie opsturen • ALLE daaropvolgende wijzigingen opsturen (ook al werden ze reeds correct gemeld) voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9;15/10 ;1/12 en 7/1 15/03 : u corrigeert de opdracht met begindatum 15/10  u stuurt de opdrachten met een latere begindatum ook opnieuw door (1/12 en 7/1) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  38. RL-4: stopzetten opdrachtenpakket ▪ het personeelslidoefent geen enkeleopdracht meer uit in de instelling ▪ de einddatum van de gemelde opdracht (en) ligt verder dan het moment van stopzetting ▪ een RL 4 stopt ALLE opdrachten die geldig zijn op de geldigheidsdatum: dus het hele opdrachtenpakket ! ▪ de correcte reden stopzetting opgeven ▪ de einddatum van alle opdrachten in het opdrachten - pakket is correct: geen stopzetting opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  39. RL-4: stopzettenopdrachtenpakket opmerkingen ▪ een RL4 stopt enkel de op de geldigheidsdatum van de stopzetting aanwezige opdrachten ▪ datum stopzetten = eerste dag dat het personeelslid geen opdracht meer heeft ▪ indien na de stopzetting een nieuw opdrachtenpakket wordt opgestuurd, waarvan de begindatum vóór en de einddatum na de datum stopzetting ligt → de stopzetting wordt overschreven! uitzondering : stopzetting wegens pensioen opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  40. RL-4: stopzetten opdrachtenpakket ontslagcodes 01 : mutatie 02 : affectatie of aanwijzing 03 : afdanking of ontslag 04 : pensioen 05 : overlijden 06 : foutieve melding 07 : herstructurering 08 : afzetting opmerking : het invullen van een ontslagcode is verplicht opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  41. RL-2: niet - opdrachtgebonden DO  de dienstonderbreking is geldig voor alle opdrachten  einddatum = laatste kalenderdag DO voorbeeld ziekteverlof van 07-11-2011 tot 25-11-2011 •begindatum : 07-11-2011 •einddatum : 25-11-2011 opmerking : de einddatum van de DO kan voorlopig onbekend zijn (31/12/2999) voorbeeld : 050 - politiek verlof opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  42. RL-2: niet - opdrachtgebonden DO melding  elektronisch doorsturen van het bericht : ziekteverlof, bevallingsverlof, arbeidsongeval … annulering  begin- en einddatum van het annuleringsbericht zijn identiek aan de gegevens van het foutieve bericht  annulering en rectificatie in afzonderlijke zendingen aanvulling bijkomende gegevens opsturen (bv. de effectieve bevallingsdatum) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  43. RL-2: niet - opdrachtgebonden DO ziekteverlof ▪ zo snel mogelijk melden ▪ kan gevolgen hebben voor het salaris →onbezoldigd ziekteverlof voor tijdelijke opdrachten → TBS wegens ziekte voor vastbenoemden ▪ kan gevolgen hebben voor het bevallingsverlof → ziekteverlof wordt omgezet naar bevallingsverlof → het bevallingsverlof wordt ingekort ▪ ook ziekteverlof van één dag moet worden opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  44. RL-2: niet - opdrachtgebonden DO bevallingsverlof ▪onmiddellijk elektronisch melden → begin- en einddatum → vermoedelijke bevallingsdatum → aantal kinderen ▪ aanvang BV : minimaal 7 en maximaal 42 dagen (56 bij een meerling) vóór de vermoedelijke bv ▪ indien gekend, de effectieve bevallingsdatum melden met een aanvulling opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  45. RL-2: niet - opdrachtgebonden DO bevallingsverlof • bij eerste melding van een BV: óf de vermoedelijke bevallingsdatum óf de effectieve bevallingsdatum invullen •opmerking : indien minstens 6 weken of 42 dagen ononderbroken met ziekteverlof vóór de effectieve bevallingsdatum  ziekteverlof blijven melden, ook als is betrokkene met bevallingsverlof  recht op één week extra postnataal verlof opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  46. RL-2: niet - opdrachtgebonden DO bevallingsverlof • de correcte einddatum van het bevallingsverlof wordt bepaald op basis van de effectieve bevallingsdatum •bij overschrijding postnataal verlof  het werkstation verwittigt de instelling • automatische verwerking BV de afwezigheden wegens ziekte in de 6 weken vóór de effectieve bevallingsdatum worden verrekend opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  47. RL-3: opmerkingen •een opmerking voor het werkstation •enkel bij opdrachten en dienstonderbrekingen → bij RL-1 en RL-2 • opmerkingen kunnen relevante informatie geven voorbeeld een personeelslid heeft een verlof TAO en de tijdelijk andere opdracht wordt uitgeoefend in een andere instelling → u vermeldt de gegevens van deze instelling opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  48. RL- 5: woonplaats • woonplaats = het officiële adres van het personeelslid in België (adres van domiciliëring) • personeelsleden die in het buitenland wonen hebben enkel een verblijfplaats • woonplaats : straat, nummer, busnummer en postcode opgelet : er wordt geen rekening gehouden met de geldigheidsdatum! • wijzigen woonplaats  RL 5 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

  49. RL- 6: verblijfplaats •verblijfplaats = het adres van verblijf van het personeelslid (correspondentieadres) • wanneer een verblijfplaats ontbreekt, wordt de correspondentie naar de woonplaats gestuurd • verblijfplaats: straat, nummer, busnummer en postcode • verblijfplaats buitenland: postcode, gemeentenaam en landscode opgelet: er wordt geen rekening gehouden met de geldigheidsdatum! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

More Related