Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

1. Elektronisch communicerenvoor leerlingensecretariaten Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2013-2014

2. Doelstellingen • Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

3. Inhoud Inleiding Discimus Edison Tot slot opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

4. I. Inleiding • Gebruik van leerlingengegevens door AgODi • Edison • Discimus • Softwareleveranciers opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

5. Gebruik van leerlingengegevens door AgODi • Berekenen van omkadering en toelagen • Leerplichtcontrole • Doorgeven van gegevens aan • Schooltoelage • Kinderbijslagfonds • Leer- en ervaringsdatabank • Cijfergegevens voor beleidsondersteuning  Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

6. Edison • Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement • sinds 1995 • sinds 2008: WebEDISON opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

7. Edison • Idee: • School voert informatie in in het softwarepakket • Op vaste momenten aanmaak van een (groot) tekst-bestand • Inloggen op server van Edison om dit te versturen • Dag nadien antwoord ophalen om te kijken of verwerking geslaagd is opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

8. Discimus • Discimus = “Wij leren” • Sinds schooljaar 2012-2013 (overgangsjaar) • Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens • Via webservices geïntegreerd in softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

9. Discimus • Idee • School voert informatie in in het softwarepakket • Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODi • Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is • Mogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

10. Softwareleveranciers • AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden. • Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

11. II. Discimus • Discimus Algemeen • Inschrijvingen • Afwezigheden • Leerlingenkenmerken • Identificatiegegevens (GRP) • Inschrijving (INS) • Inschrijvingsgegevens (INSADM) • Foutmeldingen • Wijzigingen nadien opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

12. Discimus Algemeen • Doel van het project • Capaciteitsproblemen • Steeds grotere vraag naar gegevens • Nood aan snelle beschikbaarheid • Welke gegevens? • In- en uitschrijvingsgegevens • Afwezigheden • Leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

13. Discimus Algemeen • Afgeschafte Edison-zendingen • Eerste drie schooldagen • 1 oktober • In- en uitschrijvingen • Problematische afwezigheid • Voltijds engagement • Wijziging leerlingenkenmerken • Later? • studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, … opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

14. Inschrijvingen • 3 niveaus opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

15. Inschrijvingen • Webservices • CreëerGRP • WijzigGRP • AnnuleerGRP • RaadpleegGRP • CreëerINS • WijzigINS • AnnuleerINS • RaadpleegINS • CreëerINSADM • WijzigINSADM • AnnuleerINSADM • RaadpleegINSADM  Opvolging nodig! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

16. Inschrijvingen • Dubbele inschrijvingen • Sinds mei 2012 • Overlap in InschrAdmgr • Welke leerling, periode, andere school • Huidig of volgend schooljaar • Regelgevend toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

17. Afwezigheden • Registratie • Elke afwezigheidscode • Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket • Wanneer registreren? • Binnen een week • Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

18. Afwezigheden • Raadplegen • Eigen school • Over scholen heen (bvb Z- of B-codes) bij schoolwijziging opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

19. Leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

20. Leerlingenkenmerken • Registratie • Bij een nieuw ingevuld formulier • Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school • Zoek Leerlingenkenmerkenformulier • Over scholen heen • Kan meteen na inschrijving opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

21. Identificatiegegevens (GRP) Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit • Instellingsnummer • Hoofdstructuur • Stamnummer • Identificatienummer • Geboortedatum • Geslacht opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

22. Identificatiegegevens (GRP) • Op basis van de in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen. • Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

23. Identificatienummer • Rijksregisternummer • yy mm dd xxx xx • Bisnummer • zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

24. Identificatienummer Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer: • zoeken in eigen databank • opzoeken in rijksregister • naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht • Te importeren via web service RaadpleegPersoon of via terugzending opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

25. Inschrijving (INS) • nieuw veld “Inschrijvingsdatum” • Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement • Datum die ligt vóór of op de begindatum in de school opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

26. Inschrijvingsgegevens (INSADM) • Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs • Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

27. Inschrijvingsgegevens (INSADM) • Instellingsnummer • Hoofdstructuur • Begindatum • Einddatum • Vestigingsplaats • Administratieve groep • Financierbaarheid • Cursus levensbeschouwing • Taalregime • Vreemde taalvak 1 • Vreemde taalvak 2 • Vreemde taalvak 3 • Vreemde taalvak 4 • Vreemde taalvak 5 Sportstatuut Soort sport Inclusief onderwijs Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO type buitengewoon onderwijs verblijfsregeling Informatie vorige inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

28. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Financierbaarheid • 02 : regelmatig financierbare leerling • 01 : vrije leerling • voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden • geen studiebekrachtiging mogelijk • geen financiering voor de school • 03 : regelmatige niet-financierbare leerling • meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt • wel studiebekrachtiging mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

29. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Begin- en einddatum • Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08 • Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen • Bij wijziging admgr of vpl: • Einddatum wijzigen naar dag voordien • Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

30. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving • Standaardwaarden bij inschrijving • X - normaal einde schooljaar of module • 10 – Geen informatie • Te wijzigen bij vroege uitschrijving • Wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole • naar andere school • overleden • geen info • … opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

31. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Informatie vorige inschrijving • enige dat wij vragen over de vorige inschrijving • toegelaten waarden: • Normaal ingeschreven • Onbekend • Niet ingeschreven • Ingeschreven in de Franse Gemeenschap BaO • Ingeschreven in de Franse Gemeenschap SO opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

32. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Administratieve groep • Soepele controles vooraleer het schooljaar start • Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de vestigingsplaats • Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal en vestigingsplaats is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

33. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Vestigingsplaats • Gebruik van Discimus_nrvpl (onveranderlijk over de schooljaren heen) • Kan verschillen van Edison_nr_vpl (aanpasbaar door de school) • Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het pakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

34. Foutmeldingen • Te weinig taalvakken • De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep • Type buitengewoon onderwijs bestaat niet voor deze opleidingsvorm opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

35. Foutmeldingen • INSZ-nummer onjuist • Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer • Postcode vorm onjuist voor dit land • Persoon heeft in WebEdison-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

36. Foutmeldingen Soms ook dingen als • Er bestaat al een GeregistreerdPersoon voor deze ID_GRP • Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS  Contacteer uw softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

37. Foutmeldingen • Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam.  Het pakket dat boodschap probeert te versturen is niet gekoppeld aan uw school. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

38. Wijzigingen nadien • Over situatie 1 oktober of 1 februari (meer dan een week na de betreffende teldag)  Contacteer uw verificateur (wijzigingen worden niet automatisch vanuit Discimus overgezet naar de aangemaakte telling.) • Als bvb in- of uitschrijvingsdatum wijzigt, zonder impact op een teldag  Invoeren in Discimus, wordt mee verwerkt. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

39. III. Edison • Inleiding • Terugzendingen • Overschrijven van zendingen • GON-zending • Tucht • Onderwijs aan huis • Leerlingenstages • Studiebewijzen • Foutenrapporten opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

40. Inleiding opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

41. Inleiding 04000100000203424931100130004417.09.201330.06.2014NTC4 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

42. Inleiding • Softwarepakket maakt deze tekst-bestanden klaar • Versturen naar AgODi via server van WebEDISON  aparte login via identiteitskaart of token nodig.  Helpdesk Edison: 02 553 90 90 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

43. Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending • belangrijk om deze op te volgen! • Enkele uren na de zending: melding ontvangst • Volgende dag: foutenrapport • Bij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met de verzonden gegevens (bvb. studiebewijzen) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

44. Terugzendingen • Leesbare vorm: • Of om in pakket te importeren: opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

45. Terugzendingen • Voorbeeld overzichtsrapport: opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

46. Terugzendingen 3 soorten: • Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie • Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit.  geen nieuwe zending nodig • Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

47. Terugzendingen Extra terugzending bij aanmaak telling en na verificatie: • Overzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 ) (Deze “terugzending” volgt dus niet op een zending!) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

48. Overschrijven van zendingen Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

49. GON-zending • Doel? • extra uren GON voor de school toekennen • Wanneer? • tussen 1 en 8 oktober • Welke scholen? • alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden • Welke gegevens? • identificatie van de leerlingen • specifieke GON-informatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

50. GON-zending Principe van overschrijven van zendingen: • 2 oktober: Zending met 99 leerlingen • 3 oktober: Zending met 1 leerling • Resultaat: slechts 1 leerling in de databank! Correct: • 3 oktober: Zending met 100 leerlingen! 99 GON-leerlingen op 1-10-2013 1 GON-leerling op 1-10-2013 100 GON-leerlingen op 1-10-2013 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014