Neues Kommunales Finanzmanagement in NRW – Das E nde der Gemeindekasse ?

1. Neues KommunalesFinanzmanagement in NRW –DasEnde der Gemeindekasse ? Martina Hackländer Gem. Hiddenhausen, Leiterin der Finanzbuchhaltung Fachtagung der Verbände der Kämmerer undKassenverwalter in Schleswig-Holstein Neumünster, 20.09.2005

2. Die Vorbehalte der Kommunalkassen vs. NKF . . . Die Gemeindekasse ist im NKF nicht mehr existent . . . . . . dafür spricht, dass die GemKVO aufgehoben worden und die Bestellung des Kassenverwalters und seines Stellvertreters künftig nicht mehr vorgesehen ist . . .

3. Die Vorbehalte der Kommunalkassen vs. NKF . . . aber: Wille des Gesetzgebers war die Zusammen-fassung aller Belange des Haushalts- und Rechnungs-wesens in einer Verordnung und die Stärkung der Spielräume für kommunale Selbstverwaltung ! . . . Es stimmt, dass die GemKVO mit Art. 23 des NKFG NRW aufgehoben worden ist und die Belange der Kassen künftig in den §§ 27, 30 – 31, 58 GemHVO und örtlich nach § 31 Abs. 2 GemHVO geregelt werden . . .

4. Die Vorbehalte der Kommunalkassen vs. NKF . . . aber: Intention des Gesetzgebers ist es, die bisherige Gemeindekasse zu einer an das kauf-männische Rechnungswesen angelehnten Finanz-buchhaltung weiterzuentwickeln ! . . . Es stimmt, dass die Bestimmungen zur Bestellung des Kassenverwalters nach § 91 GO NW (alt) nunmehr für den Verantwortlichen der Finanzbuchhaltung gelten (§ 93 Abs. 2 GO NW) . . .

5. Die Vorbehalte der Kommunalkassen vs. NKF . . . aber: Die Praxis zeigt, dass sich die Form der zentralen Finanzbuchhaltung allg. durchsetzen wird. In Kommunen mit bisher dezentraler HÜL-Führung werden die Vorteile der zentralen Kasse zum Aufbau der Buchhaltung i.d.R. genutzt ! . . . NKF ist ein Projekt der Kämmereien, das die Kassen unzureichend beteiligt und von den Überlegungen zum Aufbau der Finanzbuchhaltung ausschließt . . .

6. Die Buchführung im NKFWas ändert sich ? • Aufbau der Finanzbuchhaltung • Trennung in Geschäftsbuchführung und Zahlungsabwicklung • Erforderlich wg. der Fülle „neuer Buchhaltungs-aufgaben“ • Dezentralisierung für funktional begrenzte Aufgabenbereiche ist zulässig (§ 93 III GO) • Abschaffung der GemKVO • Regelung der Belange des Haushalts- und Rechnungswesens in einer Verordnung • Ersetzt u.a. durch örtliche Regelungen imRahmen des § 31 II GemHVO

7. Die Buchführung im NKFWas ändert sich ? • Bestellung eines für die FiBu – Verantwort-lichen und seines Stellvertreters(§ 93 II GO) • Löst die Bestellung des Kassenverwalters und seines Stellvertreters nach § 91 Abs. 1 GO -alt- ab • Auch erforderlich bei dezentraler Organisations-struktur für zentrale Jahresabschlussarbeiten • Hintergrund:Einhaltung der Grundsätzeordnungsmäßiger Buchführung

8. Die Buchführung im NKFWas ändert sich ? • Unterschrift des Anordnungsberechtigten ist nicht mehr erforderlich • Alternativ:Hausinterne Regelungen sind denkbar, die Amtsleiter etc. schon im Zeitpunkt der Bestellung beteiligen (z.B. Abzeichnung der Bestellung oder Systemfreigabe der Bestellung)

9. Die Buchführung im NKFWas bleibt ? • Sachlich-rechnerische Feststellung(§ 30 Abs. 2 GemHVO – alt: § 11 Abs. 1 GemKVO) • Wer sachl.-rechn. feststellt, darf nicht den Zahlungsverkehr abwickeln.(§ 93 Abs. 4 GO – alt: Umkehrschluss aus § 11 Abs. 3 GemKVO) • Beschäftigte in Buchführung und Zahlungsabwicklung dürfen die sachl.-rechn. Richtigkeit nur in Ausnahmefällen bescheinigen.(§ 30 Abs. 3 GemHVO – alt: § 11 Abs. 3 GemKVO)

10. Die Buchführung im NKFWas bleibt ? • Sicherheitsaspekte • Zahlungsabwicklung und Geschäftsbuchführung sind nicht in Personalunion zulässig.(§ 30 Abs. 3 GemHVO – alt: § 5 Abs. 2 GemKVO u. Nr. 5 VV) • Zahlungsaufträge sind von zwei Bediensteten freizugeben.(§ 30 Abs. 3 GemHVO – alt: § 5 Abs. 3 GemKVO u. Nr. 6 VV) • Mahnung - Vollstreckung • Aufgabe der Zahlungsabwicklung(§ 30 Abs. 3, letzter Satz GemHVO – alt: § 1 Abs. 1, letzter Satz GemKVO)

11. Die Buchführung im NKFWas bleibt ? • Die Regelungen zu Aufsicht • Die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung obliegt dem Bürgermeister. Übertragung auf einen Beigeordneten oder sonstigen Beschäftigten, der keine Zahlungen abwickelt, ist möglich. Ist ein Kämmerer bestellt, hat er die Aufsicht.(§ 31 Abs. 4 GemHVO – alt: § 5 Abs. 5 GemKVO) • Einschränkung:gilt nur,wenn der Kämmerer nicht nach § 93 Abs. 2 GO für die Finanzbuchhaltung verantwortlich ist.(§ 31 Abs. 4 letzter Satz GemHVO)

12. Organisationsaufbau NKF:Modell Zentrale Finanzbuchhaltung Verantwortlicher FiBu Geschäfts- buchführung zentral Zahlungs- abwicklung mit Vollstreckung zentral Ggf. Vorarbeiten durch Fachämter

13. Organisationsaufbau NKF:Modell Dezentrale Geschäftsbuchführung- Zentrale Zahlungsabwicklung Verantwortlicher FiBu Zahlungs- abwicklung mit Vollstreckung zentral Geschäftsbuchführung Amt I Geschäftsbuchführung Amt II Geschäftsbuchführung Amt III

14. Zweiteilung der Finanzbuchhaltung- mögliche Aufgaben Geschäftsbuchführung - • Erfassung/Vormerkung von Aufträgen/Bestellungen • Vorprüfung und Kontierung von Eingangs-/ Ausgangsrechnungen • Buchen von • Forderungen und Verbindlichkeiten • Gutschriften in Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) –Nebenbuchführung

15. Zweiteilung der Finanzbuchhaltung- mögliche Aufgaben Geschäftsbuchführung - • Buchen von Geschäftsvorfällen auf Bestands-/ ErgebniskontenHauptbuchführung • Erstellung von Anweisungen • Sammlung der zahlungsbegründenden Unterlagen • Jahresabschlüsse der Ergebnisrechnung und der Bilanz

16. Zweiteilung der Finanzbuchhaltung- mögliche Aufgaben Zahlungsabwicklung - • Abwicklung des Zahlungsverkehrs(Einzahlungen/Auszahlungen) • Verwaltung der Finanzmittel(ggf. auch Liquiditätsplanung) • Buchen der Einzahlungen und Auszahlungen auf Debitoren/ Kreditoren und in der Finanzrechnung • Offene-Posten-Verwaltung einschl. Mahnung und Vollstreckung

17. Zweiteilung der Finanzbuchhaltung- mögliche Aufgaben Zahlungsabwicklung - • Abstimmung der Bankkonten/ Bankverrechnungskonten und der Finanzrechnung (täglich und zum Stichtag 31.12.) • Abstimmung/ Abschluss der Finanzrechnungskonten zum Stichtag 31.12. • Fazit:Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung entsprechen i.d.R. denen der Gemeindekasse

18. Kameralistik Buchführung erfolgt vollständig in der Kasse (ggf. unter Rückgriff auf HÜL – Daten und Vorverfahren) NKF Trennung der Buchführung in Geschäftsbuch-führung und Zahlungsabwicklung Änderungen in der Buchführung im Überblick

19. Kameralistik Beschränkung der Buchführung auf zahlungswirksame Geschäftsvorfälle Vermögen/ Verbind-lichkeiten und Wert-verzehr werden i.d.R. nur in Nebenrechnungen dargestellt NKF Einführung des Drei- Komponenten- Systems Ergebnisrechnung (Aufwand - Ertrag) Finanzrechnung (Ein-/ Auszahlungen) Bilanz (Vermögen, Eigenkapital, Schulden) Änderungen in der Buchführung im Überblick

20. Wechselbeziehung Bilanz – Finanz- und Ergebnisrechnung Bilanz Finanzrechnung Einzahlungen Auszahlungen ___________ Veränderung des Bestandes an Zahlungs- mitteln Aktiva Anlagevermögen UmlaufvermögenForderungen liquide Mittel Akt. RAP Passiva Eigenkapital Sonderposten Rückstellungen Verbindlichkeiten Pass. RAP Ergebnisrechnung Aufwendungen Erträge ___________ Jahres- Überschuss/ Fehlbetrag

21. Die Buchungslogik nach NKFForderung - Ertrag - Einzahlung • Direkte Bebuchung der Finanzrechnung – statistische Mitführung der Bankkonten • Forderung (Debitor) an Ertrag • Einzahlung an Forderung • Bankbuchung statistisch • Direkte Bebuchung der Bankkonten – statistische Mitführung der Finanzrechnung • Forderung (Debitor) an Ertrag • Bank an Forderung • Finanzrechnung statistisch

22. Buchung eines GeschäftsvorfallsForderung - Ertrag - Einzahlung Forderung (Debitor) an Ertrag Einzahlung an Forderung (Debitor) Bank (statistisch) Geschäftsbuch-führung Vorkontierung Zahlungs-abwicklung

23. Kameralistik Kassenwirksam-keitsprinzip Hilfsmittel:Übertrag von Haushalts- und Kassenresten und Beständen in das Folgejahr NKF Periodengerechte Darstellung der Aufwendungen und Erträge je HH-Jahr Hilfsmittel:AfA, Forderungen/ Verbindlichkeiten, Rückstellungen, RAP Abbildung der Kassenwirksamkeit in der Finanzrechnung Änderungen in der Rechnungsabgrenzung im Überblick

24. Kamerale Kasse Geschlossener Buchungskreis Übernahme ins Folgejahr von Beständen, Resten und Fehlbeträgen nur in die Bücher der Kasse NKF-Kasse Ein- und Auszah-lungen bedienen die Finanzrechnung und Bilanzkonten Schließen von Forderungen- und Verbindlichkeiten Veränderungen der liquiden Mittel UnterschiedeKamerale Kasse – NKF-Kasse

25. Kamerale Kasse Tagesabschluss Gegenüberstellung Kassensollbestand – Kassenistbestand (Girokonten nach Kontogegenbuch) NKF-Kasse Tagesabstimmung Abstimmung zwischen „buchmäßigen“ Geldbeständen = Finanzrechnungs-saldo und Kontoständen lt. Bankauszügen/ Zahlungsmittel UnterschiedeKamerale Kasse – NKF-Kasse

26. Der Hiddenhausener Weg:Ausgangslage in der Kameralistik

27. Der Hiddenhausener Weg:Zentrale Geschäftsbuchführung, weil • wir unserem Anspruch an die Qualität des Rechnungswesens nur so gerecht werden können • Spezialisierung – hohe Fachkompetenz – einheitliche Buchungsabläufe • die Abstimmungs- und Jahresabschluss-arbeiten so besser koordiniert werden können

28. Der Hiddenhausener Weg:Zentrale Geschäftsbuchführung, weil • sich die zentrale Struktur in der Vergangenheit bewährt hat • eine flächendeckende Schulung über alle Ämter • im Hinblick auf betriebswirtschaftliche Kenntnisse und • im Umgang mit den verschiedenen Modulen des Buchungsverfahrens wirtschaftlich nicht zu vertreten war

29. Der Hiddenhausener Weg:Zentrale Zahlungsabwicklung, weil • sich die Kasse mit zentraler Zahlungsabwicklung und Vollstreckung in der Vergangenheit als effizient erwiesen hat • Zentrale Geldmittelbewirtschaftung in Zeiten „knapper Kassen“ • Integration der Eigenbetriebe in den gemeindlichen Liquiditätsverbund

30. Der Hiddenhausener Weg:Organigramm Finanzbuchhaltung 1 MA 38,5 Std./W~0,5 MA 38,5 Std./W unverändert unverändert 1 MA 26,25 Std./Wggf. auf Dauer Reduzierung um ½ Stelle durch vereinfachtes Mahnverfahren (Personenkonten)

31. Neues KommunalesFinanzmanagement – Eine Chance zur Weiterentwicklung der Gemeindekasse . . . . . . Nutzen Sie die Chance !