MODELAGEM E GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS

1. MODELAGEM E GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS Turma GTI 0059

2. INTRODUÇÃO AO CICLO DE BPM • A literatura propõe vários modelos para orientar o gerenciamento de processos de negócios, muitos deles assumem a forma cíclica, isto é, contêm uma série de atividades que se repetem em cada fase, sendo esta a razão para que sejam denominados ciclos BPM. Profº Ricardo luiz

3. CICLO DE GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS • A maioria dos ciclos de vida pode ser sumarizada por um conjunto gradual e interativo de atividades que incluem planejamento, análise, desenho e modelagem, implementação, monitoramento e controle e refinamento (ABPMP, 2009). Profº Ricardo luiz

4. CICLO DE GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS • Devido à grande variedade de modelos de processos ou ciclos de BPM disponíveis, serão discutidos apenas alguns deles, que possuem grande visibilidade na literatura correlata. Todos os modelos partem do princípio de que a organização possua uma estrutura preparada para fazer BPM, formal ou não, fazendo ou não parte do organograma da empresa. Profº Ricardo luiz

5. CICLO DE GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS • Será apresentada, a seguir, uma descrição breve de cada uma das etapas que compõem o ciclo, sendo que o mesmo “[...] pode ser aplicado a um processo em particular, tanto quanto a uma gestão integrada de todo o feixe de processos da organização, existentes ou futuros” Profº Ricardo luiz

6. PLANEJAMENTO DO BPM • O ciclo de vida BPM tem seu início a partir do desenvolvimento de um plano e a definição de uma estratégia dirigida a processos para a organização. O plano inicia por um entendimento das estratégias e metas da organização, desenhadas para assegurar uma proposição de valor atrativa para clientes. O plano fornece uma estrutura e o direcionamento para gerenciamento contínuo de processos centrados no cliente. Profº Ricardo luiz

7. PLANEJAMENTO DO BPM • No planejamento do ciclo do BPM, várias etapas são desempenhadas com o propósito de definir as atividades que contribuirão para o alcance das metas organizacionais. Profº Ricardo luiz

8. PLANEJAMENTO DO BPM • Para o entendimento do funcionamento da empresa é preciso ter uma visão global de processos. A criação da visão global é relativamente fácil se elaborada apenas com os macro-processos, porém pode se tornar muito complexa se elaborada por completo. Profº Ricardo luiz

9. PLANEJAMENTO DO BPM • A construção em etapas, na medida em que os processos forem trabalhados, pode ser mais vantajosa. O importante é obter uma compreensão dos processos da organização. Profº Ricardo luiz

10. PLANEJAMENTO DO BPM • Entre os benefícios de um modelo integrado de visão global, podemos citar: • Visão holística das atividades exercidas pela organização. • Compreensão de onde cada colaborador se situa na organização em relação aos processos. • Percepção de atividades primárias e de suporte, com maior facilidade. • Diretriz geral de atuação de trabalho. Profº Ricardo luiz

11. MODELAGEM DE PROCESSOS • A modelagem de processos de negócio é um conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de um processo de negócio existente ou proposto. • Modelagem de processo de negócio fornece uma perspectiva ponta a ponta de processos primários, de suporte e de gerenciamento de uma organização. Profº Ricardo luiz

12. MODELAGEM DE PROCESSOS • Uma característica de processo ponta a ponta é a transversalidade a diversas áreas e cargos distintos da estrutura organizacional (handoffs). Quanto maior for a transversalidade, maior é a tendência de ser um processo ponta a ponta. Profº Ricardo luiz

13. MODELAGEM DE PROCESSOS • O mapeamento de processos consiste basicamente na representação gráfica (por meio de mapas, fluxos ou diagramas) do sequenciamento de atividades, materiais e trabalho ao longo dos processos. Depois registra-os de forma que possam ser entendidos por outras pessoas interessadas em seu conhecimento. Profº Ricardo luiz

14. MODELAGEM DE PROCESSOS • O Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio define modelagem como: • “[...] um mecanismo utilizado para retratar a situação atual e descrever a visão futura dos processos de negócios. Tem como objetivo otimizar os processos executados dentro de uma organização. Pode ser “dividida” em dois grandes momentos de análise e mapeamento do ambiente de negócio: situação atual (As Is) e situação proposta (To Be)”. Profº Ricardo luiz

15. MODELAGEM DE PROCESSOS • Para construir o mapa de processos podemos usar dois tipos de abordagens para o trabalho de levantamento e modelagem dos processos: • Top-down (de cima para baixo). • Button-up (de baixo para cima). Profº Ricardo luiz

16. MODELAGEM DE PROCESSOS • Na modelagem top-down, começamos o trabalho de levantamento e detalhamento dos processos, partindo de sua visão mais abstrata e genérica, e evolutivamente vamos refinando as informações e detalhando cada vez mais o processo. Profº Ricardo luiz

17. MODELAGEM DE PROCESSOS • Na modelagem botton-up, começamos o trabalho de levantamento ouvindo e coletando informações diretamente dos atores das atividades mais operacionais. Profº Ricardo luiz

18. MODELAGEM DE PROCESSOS • A modelagem de processos é uma forma de comunicação. Quando modelamos um processo, estamos facilitando seu entendimento por todos os envolvidos, direta e indiretamente com a realização das atividades, e aqueles com interesse no resultado gerado pelo processo Profº Ricardo luiz

19. MODELAGEM DE PROCESSOS • O primeiro documento resultante da modelagem de processos é o Mapa de Processos. O objetivo deste mapa é fornecer uma única visão sobre os processos da empresa, seus relacionamentos, atividades/tarefas, stakeholders (envolvidos), papéis e responsabilidades e o fluxo de valor dos processos. Profº Ricardo luiz

20. MODELAGEM DE PROCESSOS Profº Ricardo luiz

21. MODELAGEM DE PROCESSOS • A modelagem de processos pode ser dividida em três etapas: • Levantamento das informações; • Modelagem dos processos; • Aprovação dos modelos; Profº Ricardo luiz

22. TÉCNICAS PARA CAPTURAR INFORMAÇÕES • Durante as últimas décadas foram desenvolvidas ferramentas muito simples, mas muito eficazes no planejamento da coleta, organização e análise de dados. Profº Ricardo luiz

23. TÉCNICAS PARA CAPTURAR INFORMAÇÕES • Uma das ferramentas da qualidade, o brainstorm, pode auxiliar um grupo de pessoas a gerar soluções criativas para um problema. Embora existam muitas variações de brainstorm, todas seguem as mesmas etapas gerais Profº Ricardo luiz

24. TÉCNICAS PARA CAPTURAR INFORMAÇÕES • Selecione um tópico. • Obtenha idéias de todos os membros do grupo, sem julgamentos ou comentários, e desenvolva a partir das idéias dos demais. • Esclareça e priorize as idéias. Profº Ricardo luiz

25. TÉCNICAS PARA CAPTURAR INFORMAÇÕES • Outra técnica comum de workshop é colar nas paredes de uma sala papéis grandes de flip chart para que os participantes coloquem sobre eles papéis adesivos removíveis até conseguirem rearranjar atividades em uma sequência acordada. Profº Ricardo luiz

26. TÉCNICAS PARA CAPTURAR INFORMAÇÕES Profº Ricardo luiz

27. TÉCNICAS PARA CAPTURAR INFORMAÇÕES • Outra técnica utilizada é o uso quadro branco e canetas de tinta removível para capturar informações e então transcrever resultados para a ferramenta de desenho. Durante o processo de modelagem é comum a descoberta de contradições sobre a maneira correta de se realizar um processo, que deve ser encarada de forma construtiva, pois mostrará, o grau de necessidade de se obter, através da modelagem, um consenso sobre o que realmente deve acontecer. Profº Ricardo luiz

28. TÉCNICAS PARA CAPTURAR INFORMAÇÕES • O objetivo do mapeamento do processo é registrar de forma gráfica o modo de operação de um conjunto de atividades sequenciadas, de modo a viabilizar o estudo e consequente tomada de ações de melhoria que incrementem sua eficiência e eficácia. Profº Ricardo luiz

29. ANÁLISE DE PROCESSOS • O primeiro passo em um projeto de BPM é conhecer o processo existente, conhecer o seu funcionamento e identificar as suas falhas, procurando evitar os mesmos erros e conhecer melhor os pontos de melhoria. Profº Ricardo luiz

30. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) • O mapeamento do processo atual pode ser considerado o primeiro passo em direção à descoberta de como a organização e seus processos funcionam naquele exato momento. Profº Ricardo luiz

31. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) • Compreende o levantamento e o registro da situação atual dos processos organizacionais, descrevendo fluxos, insumos e demais informações necessárias ao entendimento uniforme dos processos por todos os envolvidos. O objetivo da análise de processos é criar um entendimento das atividades do processo e medir o sucesso dessas atividades no alcance dos objetivos. Profº Ricardo luiz

32. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) • Para iniciar a análise dos processos atuais da empresa é necessário identificar quantos processos a organização possui e como eles estão ligados entre si e com a estratégia da organização. A escolha do processo a ser trabalhado tem similar importância. Pode-se Utilizar a matriz 2x2. Profº Ricardo luiz

33. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) Profº Ricardo luiz

34. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) • Analisar os processos que agregam valor ao cliente, ou que afetam diretamente o cliente auxiliam na escolha dos processos a serem modelados. Avaliar os processos onde estão as melhores oportunidades de melhoria rápida também auxilia nesta escolha. Profº Ricardo luiz

35. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) • Esta fase visa levantar os seguintes dados do processo atual: • fluxo de atividades; • regras de negócio; • indicadores de desempenho atual; • estrutura organizacional envolvida; • problemas e oportunidades reconhecidas; Profº Ricardo luiz

36. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) • Esta fase visa levantar os seguintes dados do processo atual: • inputs ou insumos; • produtos e serviços gerados e seus clientes; • tecnologias empregadas, principalmente os sistemas de informação; • informações manipuladas; • recursos humanos envolvidos (quantitativo e qualitativo). Profº Ricardo luiz

37. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) • A fase de entendimento da situação atual engloba o levantamento de dados do processo atual por meio de técnicas de observação em campo, entrevistas, reuniões estruturadas, aplicação de questionários, análise da documentação existente, análise de sistemas legados, coleta de informações através de relatórios ou alguma combinação destas técnicas. Profº Ricardo luiz

38. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) • As entrevistas requerem uma preparação cuidadosa para maximizar o uso do tempo disponível e, portanto, alguns passos são sugeridos como preparação para a entrevista: a) determinar os objetivos da entrevista; b) revisar todo o material disponível; c) identificar as pessoas a serem entrevistadas; d) preparar as perguntas e as questões; e) agendar a entrevista. Profº Ricardo luiz

39. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) Profº Ricardo luiz

40. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL (AS IS) • As entrevistas requerem uma preparação cuidadosa para maximizar o uso do tempo disponível e, portanto, alguns passos são sugeridos como preparação para a entrevista: a) determinar os objetivos da entrevista; b) revisar todo o material disponível; c) identificar as pessoas a serem entrevistadas; d) preparar as perguntas e as questões; e) agendar a entrevista. Profº Ricardo luiz

41. METODOLOGIA PARA ANÁLISE DE PROCESSOS • Não há uma maneira única para executar a análise de processos nas empresas. As atividades envolvidas nesta tarefa podem variar de acordo com a metodologia escolhida pela organização. Profº Ricardo luiz

42. DESENHO DE PROCESSOS • O desenho de processo é a fase de projeto do novo processo, corrigindo as rupturas identificadas no processo atual e garantindo o atendimento das metas estabelecidas pela organização, através do planejamento estratégico. Profº Ricardo luiz

43. MODELAGEM DO NOVO PROCESSO (TO BE) • A modelagem do novo processo, também chamada de desenho do processo, é a representação gráfica de um processo a ser implementado, normalmente utilizando o mesmo padrão de notação utilizado na modelagem As Is. Profº Ricardo luiz

44. MODELAGEM DO NOVO PROCESSO (TO BE) • Nesta fase pretende-se criar um ambiente de discussão entre as partes envolvidas de forma a melhorar o processo em questão, inová-lo ou mesmo questionar se ele se faz necessário e se de fato agrega valor necessário à organização. Profº Ricardo luiz

45. MODELAGEM DO NOVO PROCESSO (TO BE) • A modelagem do novo processo pode ocorrer em duas situações: • concepção de um novo processo, com atividades novas; • introdução de melhorias decorrentes da análise dos processos As Is já modelados. Profº Ricardo luiz

46. MODELAGEM DO NOVO PROCESSO (TO BE) • O desenho do processo busca garantir a eficácia e a eficiência de um processo, ou seja, deve garantir que ele produza os efeitos desejados e de forma planejada. • O desenho do novo processo serve também como documentação escrita do processo, assim como as descrições de atividades detalhadas, interações com o cliente, regras de negócio e saídas. Profº Ricardo luiz

47. MODELAGEM DO NOVO PROCESSO (TO BE) • Ao projetor novo processo vale a pena rever as ferramentas de Harrington: Profº Ricardo luiz

48. ABORDAGENS DE MELHORIA DE PROCESSOS • Segundo Harrington (1993), uma das melhores oportunidades atuais para diminuir o desperdício e aumentar a satisfação do cliente é melhorar continuamente nossos processos empresariais. Profº Ricardo luiz

49. ABORDAGENS DE MELHORIA DE PROCESSOS • Mesmo que os processos tenham se tornado melhores ou que os produtos/serviços sejam ótimos, nunca se deve parar de melhorar. Profº Ricardo luiz

50. ABORDAGENS DE MELHORIA DE PROCESSOS • A necessidade da melhoria contínua justifica-se em decorrência dos seguintes aspectos: • O ambiente empresarial; • Métodos, programas e equipamentos; • Consumidores e Cliente; • Processos que não são cuidados • Não importa quão bom o processo seja hoje. Profº Ricardo luiz