BAB 10 PENGADAAN SOFTWARE DAN HARDWARE

1. BAB 10 PENGADAAN SOFTWARE DAN HARDWARE

2. SOFTWARE, HARDWARE DAN SDLC Acuran pengadaan hardware dan software adalah Systems Development Life Cycle (SDLC), yaitu: • Analisis sistem • Perancangan konsep sistem • Perancangan fisik sistem • Implementasi dan konversi • Operasi dan pemeliharaan

3. PENGADAAN SOFTWARE Alternatif dan urutan pengadaan software • Software dalam bentuk jadi (canned software). Kemungkinan software dan hardware dijual dalam satu paket, disebut dengan turnkey system. • Modifikasi paket software(modified canned software). Adalah modifikasi dari software jadi (canned software), baik dilakukan oleh pengembang software maupun oleh pembeli software. • Pengembangan sendiri (custom software). Pilihan ini tepat pada saat tidak tersedia paket software jadi. Custom software dapat dibuat sendiri atau dikembangkan oleh perusahaan pengembang software.

4. OPSI PENGADAAN SOFTWARE

5. PEDOMAN PENGEMBANGAN SOFTWARE • Pemilihan pengembang secara hati-hati • Pembuatan dan penandatanganan kontrak pengembangan software • Perencanaan dan pengawasan setiap langkah pengembangan. • Seluruh aspek pengembangan harus dirancang secara rinci dan dimonitor dari waktu ke waktu. • Menjaga komunikasi secara efektif dengan pengembang software. • Mengendalikan dan mengawasi seluruh biaya pengembangan.

6. EVALUASI KRITERIA PEMASOK • Pengaman dan reputasi pemasok. • Jangka waktu usaha pemasok, pemain baru atau pemain lama. • Keuangan pemasok. • Dukungan pemeliharaan. • Dukungan implementasi dan instalasi. • Kecepatan respon dan pengalaman tenaga pendukung. • Vasilitas pelatihan.

7. EVALUASI KRITERIA SOFTWARE • Apakah software memenuhi seluruh spefikikasi yang telah ditetapkan? • Seberapa bagus kemampuan software dalam memenuhi spesifikasi? • Untuk dapat memenuhi kebutuhan, apakah diperlukan modifikasi program untuk? • Apakah sistem pengendaliannya memadahi? • Apakah kinerjanya memahadi (kecepatan, keakuratan, dan keandalan)? • Seberapa banyak perusahaan yang menggunakan software yang sama? • Apakah pengguna lain merasa puas? • Apakah spesifikasi software didokumentasikan dengan baik? • Apakah software kompatibel dengan software yang telah ada? • Apakah software mudah dioperasikan (user-friendly)? • Dapatkan software didemonstrasikan dan diuji? • Apakah software bergaransi secara memadai? • Apakah software cukup fleksibel dan mudah dirawat? • Apakah vendor bersedia mengupdate software?

8. EVALUASI KRITERIA HARDWARE • Apakah harga hardware sesuai dengan kemampuan dan fiturnya? • Apakah hardware mampu menjalankan software yang akan digunakan? • Apakah kecepatan dan kemampuan CPU sesuasi dengan tujuan penggunaannya? • Apakah kemampuan secondary storage memadai? • Apakah kecepatan input dan output memadai? • Apakah hardware dilengkapi dengan link komunikasi yang memadai? • Apakah hardware dapat di-upgrade? • Apakah hardware berdasarkan teknologi terkini, atau akan segera menjadi usang? • Apakah hardware telah tersedia sekarang? Jika tidak kapan? • Apakah hardware kompatibel dengan hardware, software, dan perangkat pendukung lain yang sudah ada? • Bagaimana keunggulan dan kelemahannya dibanding alternatif software yang lain? • Apakah tersedia garansi secara memadai? • Apakah tersedia alternatif pendanaan memadai?

9. Proposal Pengadaan Hardware/Software Permintaan proposal atau RFP (request for proposal) kepadapemasok, dengantujuan: • Menghematwaktu, karenatidakmemerlukan interview secaraberulang-ulang. • Mempermudahprosespengambilankeputusan, karenasemuajawabandalambentuktertulisdandengan format standar. • Mencegahkesalahanpilihandanketidakcocokan, karenasemuafaktorpentingtersediadalam proposal. • Menghindaripotensikonflikdengan vendor.

10. TEKNIK EVALUASI PROPOSAL • Benchmarking, yaitu dengan mencoba dan membandingkan kemampuan kerja antar sistem. • Point scoring, yaitu dengan memberikan skor/nilai pada setiap bagian sistem. Total skor digunakan sebagai dasar perbandingan kemampuan sistem. • Requirement costing, yaitu prakiraan biaya pengembangan atau modifikasi sistem, untuk penyesuaian dengan karakteristik kebutuhan perusahaan. • Pemasok terpilih diundang untuk mendemonstrasikan kemampuan software dan hardware-nya.

11. OUTSOURCING SIA • Outsourcing adalah penggunaan perusahaan lain untuk menangani seluruh atau sebagian fungsi SIA perusahaan, mulai dari software, hardware, dan SDM-nya.

12. OUTSOURCING SIA Ilustrasi I: • Produsen natural gas, Enron, menandatangani kesepakatan dengan EDS senilai $750 juta untuk menangani seluruh sistem informasinya selama 10 tahun. • EDS kemudian membeli seluruh komputer, software, dan jaringan transmisi milik Enron. • EDS juga merekrut 550 staff sistem informasi milik Enron dengan gaji dan benefit yang sepadan. • Selama masa kontrak Enron berharap akan mampu menghemat Rp200 juta, yaitu sekitar 25% dari biaya pengolahan data yang seharusnya dikeluarkannya.

13. OUTSOURCING SIA Ilustrasi II • Dalam client/server atau desktop outsourcing, perusahaan hanya mengontrak jasa tertentu, fungsi tertentu, atau dukungan PC tertentu. • Royal Dutch Shell, sebuah perusahaan minyak internasional, mengoperasikan 80.000 PC di seluruh dunia, dan untuk masalah pemasangan, pemeliharaan, pelatihan, dan dukungan teknik, tidak ditangani sendiri tetapi dikontrakkan ke suatu perusahaan tertentu.

14. MANFAAT OUTSOURCING SIA • Sebagai solusi bisnis (a business solution). Kodak dan Enron meyakini bahwa outsourcing adalah sebuah pendekatan strategis, karena perusahaan bisa lebih berkonsentrasi kepada kompetensi utama bidang bisnisnya. • Memanfaatkan aset (asset utilization). Untuk meningkatkan likuiditas perusahaan, aset yang terikat dalam sistem informasi berteknologi tinggi dapat dijual kepada outsourcer, selanjutnya aktivitas pengolahan data diserahkan sepenuhnya kepada outsourcer, dengan biaya yang lebih rendah. Dengan cepatnya perubahan teknologi, fungsi SIA dapat menguras kas perusahaan, karena harus mengikuti perkembangan teknologi yang sangat cepat.

15. MANFAAT OUTSOURCING SIA • Memanfaatkan peluang akses ke pakar sistem informasi dan teknologi (access to greater expertise and more advanced technology). • Menghemat biaya (lower cost). • Menghemat waktu pengembangan (improved development time). • Meniadakan persoalan aktivitas puncak dan rendah (elimination of use peaks and valleys). • Menjembatani persoalan downsizing (facilitation of downsizing). Contoh, pada saat General Dynamics melakukan downsizing, seluruh pusat datanya dijual kepada Computer Sciences Corporation (CSC) dengan harga $200 juta, dan mentransfer 2600 karyawannya kepada CSC.

16. RISIKO OUTSOURCING SIA • Tidak luwes (inflexibility), terutama pada saat terjadai ketidakpuasan dengan outsourcer. • Kehilangan kontrol (loss of control) terhadap sistem dan data. • Mengurangi keunggulan bersaing (reduced competitive advantage), karena perusahaan kehilangan pemahaman terhadap kebutuhan sistemnya. • Terjebak kebutuhan sistem (locked-in system). Sekali perusahaan melakukan outsourcing, dan menjual pusat pemrosesan datanya, maka akan sangat mahal dan sulit untuk mengembalikan keadaan dan membangun sendiri kebutuhan SIA-nya. • Sasaran tak terpenuhi (unfulfilled goal). Outsourcing tidak bisa memberikan garansi dalam mencapai sasaran dan harapan perusahaan.

17. PROTOTYPING • Prototyping adalah pembuatan contoh (prototype) suatu model sistem informasi, sebelum sistem dirancang secara lengkap. Jadi prototype adalah semacam miniatur atau maket SIA. • Pendekatan Prototyping tepat digunakan pada saat: • Ketidakpastian SIA cukup tinggi • Kebutuhan SIA sulit didefinisikan • SIA tidak bisa divisualisasikan karena proses pengambilan keputusan belum jelas • Kemungkinan kegagalan SIA cukup tinggi.

18. PERTIMBANGAN PROTOTYPING • Pengguna sistem tidak memahami dengan baik kebutuhannya, atau kebutuhannya bisa berubah dengan cepat. • Persyaratan sistem sulit didefinisikan. • Input dan output sistem tidak diketahui. • Tugas yang akan dilaksanakan tidak terstruktur atau semiterstruktur, • Perancang tidak memiliki kejelasan tentang teknologi yang akan digunakan. • Risiko kesalahan pengembangan sistem cukup tinggi. • Reaksi pengguna terhadap sistem baru menjadi pertimbangan penting. • Terdapat banyak rancangan strategis yang harus diuji.

19. KEUNGGULAN PROTOTYPING • Kebutuhan pemakai dapat diidentifikasi dengan lebih baik. • Mempetinggi tinkat kesesuaian SIA dengan tuntutan pengguna SIA. • Memperkecil risiko kesalahan, karena pengguna sistem bisa mengenal lebih baik setiap versi dari prototype. Risiko kesalahan dapat segera dideteksi sejak dini. • Meningkatkan peluang perubahan, karena dengan prototype pengguna dapat terus menerus menyarankan perubahan sampai dengan sistem benar-benar seperti yang mereka harapkan. Mengubah prototype lebih mudah dibandingkan dengan mengubah SIA yang sudah diterapkan.

20. KELEMAHAN PROTOTYPING • Memakan waktu dan biaya (tidak efisien). • Pengembangan sistem tidak sempurna. Di dalam sistem yang besar, rumit, dan terdapat banyak pengguna, penggunaan prototype kemungkinan tidak akan menghasilkan pemahaman lengkap serta analisis mendalam tentang kebutuhan sistem. • Ketidakcukupan pengujian dan dokumentasi sistem.Karena prototype telah digunakan secara intensif sebelum sistem diterima, pengembang biasanya berupaya untuk mengurangi proses pengujian dan dokumentasi. • Reaksi negatif. Jika prototype ternyata gagal dan tidak dimodifikasi untuk membuatnya berfungsi secara penuh, pengguna sistem kemungkinan akan bereaksi negatif di dalam memahami sistem yang baru dan kemudian tidak mampu menggunakannya. • Memperlambat proses perancangan SIA. Jika proses prototype tidak dikelola dengan tepat, kemungkinan besar proses prototype tidak akan pernah berakhir. Percobaan dan revisi akan selalu diusulkan, karena perubahan prototype sangat mudah untuk dilakukan.

21. EUC dan EUD • EUC (end-user computing) adalah pengembangan program aplikasi yang dilakukan sendiri oleh pengguna komputer, dengan bahasa lain EUC adalah pengguna teknologi informasi secara langsung oleh pengguna sistem dengan tanpa melibatkan tenaga ahli di bidang pemrograman. • EUD (end-user development) adalah pengembangan program aplikasi untuk memenuhi kebutuhan parsial pengguna teknologi informasi dengan melibatkan tenaga ahli di bidang pemrograman, misalnya pengembanga program aplikasi untuk: • Pengambilan data dari data base perusahaan untuk membuat laporan sederhana atau untuk memenuhi kebutuhan sesaat tertentu. • Melakukan operasi “what-if”, analisis sensitifitas, atau analisis statistika. • Mengembangkan program aplikasi dengan memanfaatkan prewritten software seperti spreadsheet atau sistem data base. • Pembuatan tabel atau daftar, seperti tabel depresiasi, tabel umur piutang, atau tabel amortisasi biaya.

22. KEUNGGULAN DAN KELAMAHAN EUC Keunggulan • Pembuatan, pengendalian, dan implementasi sistem langsung dilakukan oleh pengguna sistem. • Sistem sesuai dengan kebutuhan spesifik pengguna sistem. • Sistem dibuat dengan cepat. • Meringankan tuntutan penggunaan sumberdaya pengembangan sistem. • Mudah difahami dan dioperasikan Kelemahan • Sistem mengandung banyak kelemahan dan kesalahan. • Sistem diimplementasikan tanpa pengujian yang memadai. • Sistem bisa jadi justru tidak efisien dan memerlukan sumberdaya yang lebih banyak. • Sistem tidak dikendalian dan didokumentasikan secara memadai. • Sistem tidak kompatibel dengan sistem yang lain dalam organisasi. • Terjadi duplikasi sistem dan memboroskan sumberdaya organisasi. • Secara keseluruhan biaya sistem menjadi lebih mahal