YAZIŞMA VE DOSYALAMA USÜLLERİ

1. YAZIŞMA VE DOSYALAMA USÜLLERİ

2. RESMİ YAZIŞMA USÜLLERİ

3. AMAÇ Resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

4. TANIMLAR Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeye resmi yazı denir. Resmi Belge : Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları gönderdikleri veya sakladık-ları belirli bir standart ve içeriği olan belgelere resmi belge denir.

5. Resmi Bilgi Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgilerdir. Elektronik Ortam Elektronik ortam, belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini ifade eder.

6. Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturan, gönderen ve saklayan her türlü belge , elektronik belgedir. Dosya planı : Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeye dosya planı denir.

7. Yazı Alanı: Yazı alanı yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alana denir. Güvenli Elektronik İmza: Güvenli elektronik imza, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade eder.

8. RESMİ YAZIŞMA ORTAMLARI, NÜSHA SAYISI, BELGE, BOYUTU VE YAZI TİPİ Resmi Yazışma Ortamları : Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kağıt kullanarak veya elektronik ortam da yapılır. Nüsha Sayısı : Kağıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenmelidir.

9. Belge Boyutu: Resmi Yazışmalarda A4(210x297 mm) A5 ( 210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Yazı Tipi ve Karakter Boyutu: Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

10. RESMİ YAZILARIN BÖLÜMLERİ Başlık : Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Başlık ilk satırda T.C. kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

11. Örnek: T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Şişli Etfal Eğitim ve Araştırma Hastanesi

12. Sayı ve Evrak Kayıt Numarası: Sayı evrak kayıt numarası dosya planına göre verilir. Başlığın son satırında iki aralık aşağıda ve yazılanların en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir.Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra evrak kayıt numarası yazılır.

13. Örnek: Sayı: B.10.4.İSM.0.4.34.59-21 B.10.4.İSM.4.34.59-21 B :Yasama Yürütme 10: Sağlık Bakanlığının sıralamadaki yeri 4 : Kurum dağıtım kodu İSM: İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü 4: Birim dağıtım kodu 34: İstanbul şube kodu 59 : Sağlık Müdürlüğünün birim kodu 21 : Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi kodu

14. Tarih : Yazının yetkili amiri tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zaman belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Konu : Konu, sayının bir aralık altına “Konu :” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C” kısaltması hizasını geçmeyecek bicimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

15. T.C.ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİÖğrenci işleri Dairesi Başkanlığıiki satır aralığı SAYI :B.30.2.ERZ.0.70.72.00.38-125/2569 KONU:Yatay Geçiş.

16. Personel Özlük İşleri ile ilgili yazışmalarda“KONU:”ibaresinden sonra Personelin ünvanı kısaltılarak yazılır, arkasından sicil numarası belirtilir ve daha sonra personelinadı;ilk harfi büyüksoyadı;(varsa ikinci soyadı ile birlikte) tamamı büyük harflerle yazılır.

17. T.C.ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİÖğrenci işleri Dairesi Başkanlığıiki satır aralığı SAYI :B.30.2.ERZ.0.70.72.00.03-125/2569 KONU:H.71533 Özlem DENİZ AKÇA

18. Personel Özlük işleri ile ilgili yapılan yazışmalarda konunun bir aralık aşağısına “T.C.KİMLİK NO:”yan başlığı açılarak konu ile ilgili personelin kimlik numarası belirtilir.

19. T.C.ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİÖğrenci işleri Dairesi Başkanlığıiki satır aralığı SAYI :B.30.2.ERZ.0.70.72.00.03-125/2569 KONU:H.71533 Özlem DENİZ AKÇA T.C.KİMLİK NO:………………………..

20. Gönderilen Makam : Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişiler, bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm konunun son satırından sonra yazının uzunluğuna göre iki, dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa gideceğin yerin adresi küçük harflerle yazılabilir. Kişiler yazılan yazılarda “Sayın :” kelimesinden sonra ad küçük soyadı büyük harflerle olarak yazılır.

21. Örnek: SAĞLIK BAKANLIĞI ( Personel Genel Müdürlüğü)‏ İSTANBUL VALİLİĞİ ( İl Sağlık Müdürlüğü)‏ Sayın: Prof. Dr. Hamit OKUR Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimi

22. İlgi: İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda a.b.c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır. İlgide; tarihli ve sayılı ibaresi kullanılır.

23. Örnek: İlgi : 13.05.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.109/376 sayılı yazınız. İlgi: a) 13.05.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.109/376 sayılı yazınız. b) 19.05.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.109/475 sayılı yazınız. c) 19.06.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.109/786 sayılı yazınız

24. Metin : Metin “İlgi” den sonra başlayıp, imzaya kadar süren kısımdır. Metne, ilginin son satırından itibaren iki aralık, İlgi yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının aralarında bir vuruş boşluk bırakılır.

25. Paragraf başlarına yazı alanın 1,25 cm içerisinde başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraf arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. Alt makama yazılan yazılar “rica ederim” üst veya aynı düzey makamlara “arz ederim” üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “arz ve rica ederim” biçimde belirtilir.

26. GİZLİLİK DERECESİT.C.ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜÖğrenci İşleri Dairesi Başkanlığıiki satır aralığı SAYI :………………………………. 09/04/2008 KONU:………………………………. İki-dört satır aralığı GÖNDERİLEN MAKAM İlgi : a)…………………………………………………………………………………………………………………. b)…………………………………………………………………………………………………. İki satır aralığı …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bir satır aralığı ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… İki-dört satır aralığı (İmza)‏ Adı Soyadı Makam Unvanı Uygun satır aralığı EKLER : 1-Yazı örneği (….sayfa)‏ 2-Rapor (….sayfa)‏ Uygun satır aralığı DAĞITIM : Gereği : Bilgi: …………………………… ………………………………… ………………………….. ………………………………….. GİZLİLİK DERECESİ

27. T.C SAĞLIK BAKANLIĞI Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi Sayı: 13.05.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.909 15/10/2008 Konu: …………………… İSTANBUL VALİLİĞİ ( İl Sağlık Müdürlüğü)‏ İlgi: a)……………………………. b)…………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….... ...…………………………………....................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….. Başhekim imza EK: 1- Onay (1)‏ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Dr. Kerim Gökay Cad. Göztepe Kadıköy İstanbul Ayrıntı Bilgi İçin Rukiye ŞAHİN Telefon: 0216.566.40.00 Fak: 0216. 566.40.23 e.Posta İstanbul eah.13.@gov.tr. Elektronik ağ: www.goztepehas.gov.tr

28. İmza : Metnin bitiminden itibaren iki-dört satır aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı, unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

29. Yazıyı imzalayanın adı küçük soyadı büyük harflerle yazılır.Unvanlar ad soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar adın ön tarafına küçük harflerle kısaltılarak yazılır. İmza atan kişinin makamlarca verilen imza yetkisi sahibi olması gerekir. Makam sahibi yerine yetki devredilen kişinin imzaladığında imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra yetki devredenin makamı “Müdür a.” “Başhekim a.” gibi ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü sıraya yazılır.

30. Örnek: Prof. Dr. Ali İhsan DOKUCU Vali a. Sağlık Müdürü VEYA Doç. Dr. Nureddin KARAKAŞ Müdür a. Müdür Yardımcısı VEYA Doç. Dr. Nureddin KARAKAŞ Müdür Yardımcısı

31. Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda bulunur. İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı Müdür Yardımcısı Sağlık Müdürü

32. Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, ünvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. İmza İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Sağlık Müdürü Sağlık Müdür Yardımcısı Şube Müdürü

33. Onay: Onay gereken yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak OLUR yazılır. “OLUR”un altında mutlaka tarih yer alır.

34. Örnek: T.C SAĞLIK BAKANLIĞI Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi BAŞHEKİMLİK MAKAMINA ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….… Ömer ŞAHAN Hastane Müdürü OLUR 15/04/2010 Prof Dr Hamit OKUR Başhekim

35. Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle onaya katılır.Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

36. Örnek: T.C İSTANBUL VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü VALİLİK MAKAMINA ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….… (İmza) Prof. Dr. Ali İhsan DOKUCU Sağlık Müdürü Uygun görüşle arz ederim 20.04.2010 (İmza)‏ Ahmet AYDIN Vali Yardımcısı OLUR …/…/2010 (İmza)‏ Muammer GÜLER Vali

37. Ekler: Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanın soluna konulan “ EK/EKLER:” şeklinde yazılır. Ek adeti birden fazla ise maddeler halinde doküman yapılarak, aynı maddeye dahil olan adet sayı birden fazla ise parantez içinde adet sayısı yazılır

38. EKLER:1- Yazı Örneği (….sayfa)2- Yönetmelik (…Sayfa)‏

39. Dağıtım : Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol esas alınarak belirtildiği bölümdür. “EKLER” den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna DAĞITIM yazılır. Ek yoksa dağıtım eklerin yerini alır.

40. EKLER: 1-Yazı örneği (.... sayfa)‏ 2-Yönetmelik(….sayfa)‏ DAĞITIM: Gereği : Bilgi: Haseki Eğitim Araştırma Hastanesi Fatih Sağlık Grup Başkanlığı

41. Paraf : Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirtilen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Yazı alanının solunda yer alır. Unvan kısaltılarak da yazılabilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar onay yolu ile alınır. Paraflayanın adının baş harfi ve soyadı büyük harflerle yazılır.

42. Örnek: …./…../2010 Yz. : M. MİRAL …./...../2010 Şb. Şf. : D.ÖZCAN …./… /2010 Şb. Md. :M.AKMAN

43. Koordinasyon: Başka birimle iş birliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak koordinasyon yazılır. İş birliğine dahil olan personelin unvan ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

44. Örnek: …./…../…./ Mem:R. ŞAHİN …./......./…../Şef :E. ALİM …./… /…../ Müd Yard: A. FAYETÖRBAY …./…./…../ Hast. Müd: Ö. ŞAHAN …../…./…./ Başh. Yard: Dr. S. SÜERDEM Koordinasyon …./……../……../ Huk Müş: A. USTA …../……./……../ Huk Müş Y.: N.ÖZCAN

45. Adres: Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.

46. Örnek: EK: 1- Onay (1)‏ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Dr. Kerim Gökay Cad. Göztepe Kadıköy İstanbul Ayrıntı Bilgi İçin Rukiye ŞAHİN Telefon: 0216.566.40.00 Fak: 0216. 566.40.23 e.Posta İstanbul eah.13.@gov.tr. Elektronik ağ: www.goztepehas.gov.tr

47. Gizli Yazılar: Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlik derecesi ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

48. GİZLİT.C.İSTANBU VALİLİĞİİl Sağlık Müdürlüğüiki satır aralığı SAYI :………………………………. 20.10.2009 KONU:………………………………. İki-dört satır aralığı GÖNDERİLEN MAKAM İki satır aralığı İlgi : a)…………………………………………………………………………………………………………………. b)…………………………………………………………………………………………………. İki satır aralığı ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………………………. İki-dört satır aralığı (İmza)‏ Adı Soyadı Unvanı Uygun satır aralığı EKLER : 1-Yazı örneği (….sayfa)‏ 2-Rapor (….sayfa)‏ GİZLİ

49. İvedi ve günlü Yazılar, Tekit Yazısı: Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkle belirtilir.Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır. 

50. T.C. ÇOK ACELEİSTANBU VALİLİĞİİl Sağlık Müdürlüğüiki satır aralığı SAYI :………………………………. 20.10.2010 KONU:………………………………. İki-dört satır aralığı GÖNDERİLEN MAKAM İki satır aralığı İlgi : a)…………………………………………………………………………………………………………………. b)…………………………………………………………………………………………………. İki satır aralığı ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………………………. İki-dört satır aralığı (İmza)‏ Adı Soyadı Unvanı Uygun satır aralığı EKLER : 1-Yazı örneği (….sayfa)‏ 2-Rapor (….sayfa)‏