3 tema. Audito procesas

1. 3 tema. Audito procesas I. Audito problemos Problemų formulavimas Auditas gali būti vidaus ir išorės. Formuluojant vidaus audito problemas siekiama: išvardinti visas ar bent jau didžiąją tų problemų dalį; aprėpti kuo daugiau organizacijos veiklos sričių; pasitelkti kuo platesnį įvairių organizacijos specialistų bei vadovų ratą;

2. Formuluojant vidaus audito problemas siekiama: • paskirstyti išryškintas problemas pagal jų prioritetus; • įvertinti vidaus auditorių ir ekspertų galimybes atlikti norimą patikrinimą • numatyti laiką, lėšas ir kitus resursus, būtinus norint atlikti kiekvienos veiklos rūšies auditą.

3. Formuojant išorės audito problemas tikslinga: • sudaryti įvairių ministerijų, departamentų, sistemų veiklos spragų sąrašą; • aprėpti svarbiausias veiklos rūšis, kurios kelia abejonių dėl jų skaidrumo, ekonomiškumo, efektyvumo, veiksmingumo; • pasitelkti nepriklausomus ekspertus bei užsienio specialistus;

4. Išskiriamos ypač aktualios problemos: • atsižvelgus į jų svarbą, • valstybės prestižą, tarptautinius įsipareigojimus, • laukiamą efektą; • įvertinus išorės auditorių, nepriklausomų ekspertų bei užsienio šalių specialistų galimybes atlikti pageidaujamą auditą; • Numačius kiekvienos ministerijos, departamento, sistemos veiklos audito trukmę, terminus, lėšas, resursus.

5. Vidaus audito problemų išryškinimasLengvinančios aplinkybės: • daugmaž apibrėžtas objektas, vykdantis tą ar kitą funkciją, • ganėtinai aiškios sąsajos tarp įvairių sistemos dalių, • lengvai nustatomos atsakomybės, atskaitomybės bei funkcijų paskirstymas nagrinėjamoje organizacijoje ar sistemoje,

6. Vidaus audito problemų išryškinimasLengvinančios aplinkybės: • dažnai žinomi organizacijos ar sistemos veiklos trūkumai, • vadovai supranta sistemos vizijos, misijos, strateginio planavimo svarbą ir stengiasi jais vadovautis.

7. Tikslinant preliminariai suformuluotą problemą būtina: • išnagrinėti tos problemos esmę, paskirstant ją į dalines problemas ar uždavinius; • nustatyti sąsajas tarp apibrėžtų dalinių problemų ir uždavinių; • išskirti funkcijas, atliekant kurias turėtų būti realizuoti norimi tikslai ir uždaviniai;

8. Tikslinant preliminariai suformuluotą problemą būtina: • atrinkti padalinius ar sistemos dalis, kurios vykdo šias funkcijas; • suformuluoti preliminarias hipotezes, paaiškinančias nepatenkinamus nagrinėjamos veiklos rezultatus; • apibendrinus iškeltas hipotezes apibrėžti audito problemą.

9. Tikslų medis • grafiniu būdu interpretuojami visi daliniai tikslai ar uždaviniai, įtakojantys nagrinėjamos veiklos efektyvumą; • sudarant šį medį būtina pasikviesti suinteresuotų struktūrinių padalinių vadovus bei kitus specialistus, gerai suvokiančius nagrinėjamos veiklos ypatumus. • šis tikslų medis nuolat tobulinamas, kol nebus galiausiai suformuluota audito problema.

10. Nagrinėjant organizacijos funkcijas, reikėtų: • išvardinti visas numatytas funkcijas, įtakojančias nagrinėjamos veiklos efektyvumą; • apsvarstyti, ar jos teisingai paskirstytos tarp įvairių organizacijos padalinių bei valdymo lygmenų; • išskirti dubliuojančias ar nereikalingas funkcijas; • nustatyti, kokios papildomos funkcijos turėtų būti vykdomos ir preliminariai, kas jas turėtų vykdyti;

11. Nagrinėjant organizacijos funkcijas, reikėtų: • išnagrinėti atsakomybės ir atskaitomybės paskirstymo aspektus; • jei numatoma steigti papildomus struktūrinius padalinius, kokias funkcijas jiems priskirti ir už ką jie atsakys.

12. Hipotezių formulavimas • Iškelti kuo daugiau priežasčių ar hipotezių, nusakančių veiklos trūkumų šaltinius. • sudaryti tų hipotezių struktūrinę schemą: • tai palengvintų jų atranką, • leistų išbraukti dubliuojančias ar artimas viena kitai hipotezes, • paskirstyti jas pagal įvairius požymius, • palengvintų audito problemos formulavimo procedūrą.

13. Vidaus audito atlikimo galimybių įvertinimas: • įvertinti iškeltų problemų kiekį, • palyginti jį su vidaus auditorių skaičiumi, • įvertinti tokių auditorių kvalifikaciją, • nustatyti kiekvienos veiklos analizės trukmę, • jų eiliškumą, • turimus resursus • ir kitus veiksnius.

14. Etatinių vidaus auditorių funkcijos: • specialių savianalizės metodikų rengimas, • jų platinimas, aiškinimas, • surinktų duomenų apibendrinimas ir analizė, • išvadų, rekomendacijų, pasiūlymų ir ataskaitų rengimas.

15. Išorės audito problemų formulavimas: • audito objektas gali būti labai didelis ir sudėtingas, • ypatingą reikšmę įgyja tarpusavio ryšių tarp įvairių to objekto sudėtinių dalių nustatymas, • nelengva išsiaiškinti atsakomybės ir atskaitomybės paskirstymo problemas, • sunku nustatyti, kokios funkcijos yra priskirtinos konkrečiam struktūriniam vienetui ar valdymo lygmeniui, • kas ir kaip turėtų koordinuoti bendrą struktūrinių padalinių veiklą ir t.t.

16. Preliminarus išorės audito problemų formulavimo procesas apima: • valstybės, ministerijų, departamentų ar kitų svarbių valstybės mastu sistemų veiklos trūkumų identifikavimą; • minėtų objektų identifikuotų veiklos trūkumų sąrašo sudarymą; • preliminarus kiekvienos nepatenkinamos veiklos problemos formulavimą

17. Preliminarus išorės audito problemų formulavimo procesas apima: • atrinktų problemų prioritetų nustatymą; • preliminarų būtinų kiekvienai problemai spręsti laiko, lėšų ir kitų resursų įvertinimą; • AAI ir kitų institucijų, galinčių dalyvauti atliekant išorės auditą, galimybių įvertinimą; • išorės audito veiklos plano kitiems metams ir strateginio plano ilgesniam laikotarpiui sudarymą.

18. Identifikuojant audito problemas reikia: • Išnagrinėti svarbiausius ir patikimus informacijos šaltinius, kuriuose pateiktos išvados dėl valstybės ar kokios nors jos sistemos veiklos ekonomiškumo, efektyvumo ir veiksmingumo; • Išnagrinėti panašias situacijas kitose šalyse, kur toks darbas buvo atliktas, ir kritiškai įvertinti ten aptiktas problemas.

19. Identifikuojant audito problemas reikia: • Atsižvelgti, kad veiklos ekonomiškumas, efektyvumas ir veiksmingumas įvairiuose šaltiniuose gali būti. vertinamas skirtingai: • kuo daugiau šaltinių paremia kokią nors išvadą, tuo ši išvada patikimesnė; • jei šaltiniai ženkliai skiriasi patikimumo laipsniu, reikėtų vadovautis tik patikimų šaltinių duomenimis; • jei skirtingų šaltinių duomenys maždaug vienodai patvirtina ir paneigia kokią nors išvadą, reikėtų formuluoti dvi hipotezes ir tikrinti jas audito metu.

20. Identifikuojant audito problemas reikia: • būtina išnagrinėti preliminarių audito problemų visumą: • pažiūrėti, kaip jos atrodo kartu, • sudaryti visų identifikuotų problemų sąrašą, • nustatyti tarp jų įvairias sąsajas, • pavaizduoti jas bendroje schemoje.

21. Audito planas • įvertinus audito institucijų galimybės sudaromas iškeltų problemų audito planas. • Numatomi konkretūs audito terminai bei kas jį atliks. • Tokie planai turėtų būti žinomi visoms institucijoms, tiesiogiai vykdančioms ar dalyvaujančioms realizuojant šią veiklą.

22. Audito problemos aprašas (memorandumas) 1. Bendroji dalis: • preliminarios analizės pagrindiniai teiginiai, • jos planas, • audito objektas, • preliminarios analizės rezultatai, 2. Atrinktos bei suformuluotos audito problemos

23. Strateginis planavimas • Ypatumai: • tikrinamų objektų įvairovė, • jų dydis, • veiklos rūšių aibė, • nagrinėjamos veiklos periodas, • atliktų auditų išvadų, pasiūlymų ir rekomendacijų įgyvendinimo kontrolė • šio proceso sudėtingumas.

24. Strateginiame plane reikia numatyti: • kokios organizacijos ar sistemos bus tikrinamos ilgalaikėje perspektyvoje, • kada tokius tikrinimus planuojama atlikti. • kiekvieno audito tikslus ir uždavinius; • bendrą visų auditų misiją; • audito institucijų viziją; • atliktų auditų rekomendacijų įgyvendinimo strategiją;

25. Strateginiame plane reikia numatyti: • auditorių atrankos ir kvalifikacijos kėlimo strategiją; • audito standartų rengimo bei jų tobulinimo uždavinius; • audito vadovų, instrukcijų ir kitos medžiagos, reikalingos norint kokybiškai atlikti auditą, rengimo uždavinius; • audito sistemos reformos misiją, tikslus ir uždavinius.

26. Sudarant audito institucijų strateginius planus būtina: • išnagrinėti tikrinamas veiklas reglamentuojančias koncepcijas , • susijusias su tomis veiklomis programas, • atsižvelgti į pokyčius.

27. Valstybės ilgalaikės raidos strategijos tikslai: • valstybės valdymo sistemą pertvarkyti remiantis sisteminiu požiūriu ir vadybos pagrindais; • optimizuoti viešojo administravimo institucijų funkcijas ir jų skaičių; • standartizuoti vidinę struktūrą; • sukurti valstybės valdymo organizavimo ir veiklos priežiūros sistemą; • suvienodinti centrinės viešojo administravimo sistemos institucijų sąrangą;

28. Valstybės ilgalaikės raidos strategijos tikslai: • aiškiai nustatyti kiekvienos viešojo administravimo institucijos kompetencijos sritis, • glaudžiai susijusius klausimus pavesti tvarkyti vienai valstybės institucijai; • suformuoti valstybinio valdymo organizavimo ir veiklos priežiūros mechanizmą; • sumažinti valstybės valdymui skirtas lėšas, pirmiausia mažinant valstybės institucijų ir tarnautojų skaičių;

29. Valstybės ilgalaikės raidos strategijos tikslai: • nustatyti paprastas ir skaidrias vykdomosios valdžios įvairių institucijų sprendimų priėmimo procedūras; • aiškiai apibrėžti valdžios funkcijas; • atskirti centrinės, regioninės ir vietinės valdžios funkcijas, o jų įgaliojimų padalijimą grįsti racionaliu interesų ir savivaldos principų derinimu; • decentralizuoti ir dekoncentruoti valstybės valdymą, išplėsti savivaldybių teises sumažinant jų pavaldumą centrinei valdžiai; • sukurti optimalią teritorinio valdymo sistemą;

30. Valstybės ilgalaikės raidos strategijos tikslai: • nustatyti optimalius centrinio valdymo institucijų, aukštesniųjų administracinių vienetų ir savivaldos institucijų ryšius; • įgyvendinti teritorinio valdymo reformą; • vietinę valdžią priartinti prie žmonių, nustatant optimalų savivaldybių skaičių; • sukurti sąlygas sudaryti profesionalių valstybės tarnautojų korpusą; • nustatyti valstybės institucijų ir pareigūnų veiklos ribas; • nustatyti valstybės institucijų ir valstybės tarnautojų individualią atsakomybę už jų padarytus pažeidimus; • užtikrinti valstybės tarnautojų pastovumą ir profesionalumą; • užtikrinti tinkamą Lietuvos interesų atstovavimą ES institucijose narystės ES sąlygomis

31. NVV principai • pagrindinis dėmesys skiriamas rezultatams ir asmeniniai vadybininko atsakomybei; • kuriamos lankstesnės valdymo struktūros; • keičiami reikalavimai personalui; • priėmimo į darbą terminai ir sąlygos; • aiškiai apibrėžiami organizaciniai ir personalo komplektavimo klausimai; • nustatomi darbų atlikimo rodikliai;

32. NVV principai • aukštieji valstybės tarnautojai yra daugiau politizuoti, negu neutralūs; • viešojo sektoriaus institucijos siekia plačiau panaudoti privataus sektoriaus metodus; • siekiama mažinti valstybės vaidmenį gaminant prekes ir teikiant visuomenei paslaugas, plečiant privatizacijos procesą ir taikant kitus rinkos veiksnius;

33. NVV principai • depolitizuoti daugelį viešojo sektoriaus, ypač ekonominių sprendimų priėmimo, procedūrų ir pavesti jas profesionaliems ekspertams; • įgyvendinti tikslius standartus ir vykdymo vertinimus; • skirti daugiau dėmesio ne procesui, o rezultatų kontrolei; • naikinti didelius padalinius ir kurti mažus savarankiškus padalinius; • plėtoti viešajame sektoriuje konkurencines tendencijas [16; 29; 30].

34. Ypatingas dėmesys strateginiuose audito institucijų planuose skiriamas • atliktų patikrinimų:išvadų, • pasiūlymų • bei rekomendacijų įgyvendinimo strategijoms. • intensyviai stebimas pokyčių procesas, • aprėpiamas ilgas laikotarpis, • siekiama pašalinti nukrypimus nuo generalinės reformų strategijos • priversti patikrintas institucijas padaryti reikalingus pokyčius.

35. Audito ataskaita Nuo ataskaitos kokybės ženkliai priklauso: • ar bus realizuotos audito išvados, • kaip jos bus įgyvendintos, • per kurį laikotarpį tai bus padaryta, • koks bus jų įdiegimo laipsnis.

36. Audito ataskaita • Ataskaita faktiškai rašoma vos pradėjus konkretų patikrinimą: • surinktus duomenis bandoma tikslingai išdėstyti, • protokoluojami įvairūs audito veiksmai, • sudaromos lentelės, • braižomi brėžiniai, • formuluojamos įvairios tarpinės išvados, hipotezės, • aprašomi taikomi tyrimų metodai ir pan.

37. Surinktą informaciją būtina: • tinkamai apdoroti, • logiškai išdėstyti, • iliustruoti • ir, svarbiausia, pagrįsti parengtas išvadas, rekomendacijas ir pasiūlymus. • Audito ataskaitos rengimą tikslinga pradėti nuo jos pabaigos,

38. Audito išvados • skirstomos pagal prioritetus, • nustatoma, kurias iš jų galima pagrįsti patikimai, • kurias – tik iš dalies, • kurių reikia atsisakyti, jei joms patvirtinti nerasta patikimos informacijos. • Auditorių išvados ir rekomendacijos turi būti susijusios su iškeltomis hipotezėmis. • Jei reikšmingos hipotezės nei patvirtintos, nei paneigtos, reikia tęsti patikrinimą.

39. Audito išvados • Kiekvienai išvadai pagrįsti paskiriamas atsakingas auditorius. Jis: • Kruopščiai atrenka visą informaciją; • Vertina jos tikslumą ir patikimumą; • Vengia galimų informacijos apdorojimo trūkumų: • Subjektyvizmo; • Nekompetentingumo; • Arogancijos; • Korupcinių veiksnių.

40. Audito išvados • Kiekviena auditorių išvada yra tarsi teismo nuosprendis! • Reikėtų maksimaliai išvengti nepakankamai pagrįstų teiginių: • Turi vyrauti maksimalus atvirumas ir geranoriškas bendradarbiavimas su tikrinamos organizacijos darbuotojais. • Pastarieji turi jaustis ne kontroliuojamaisiais, o kontrolės proceso dalyviais, siekiančiais bendro tikslo: • pagerinti organizacijos veiklą, • geriau panaudojant turimus resursus, • diegti įvairias inovacijas.

41. Bendradarbiavimas • aptarti galimų problemų sprendimo būdus, • numatyti naujus funkcijų bei atsakomybės paskirstymo variantus, • pokyčius valdymo struktūrose, • surasti sėkmingai dirbantiems tarnautojams atitinkamas pareigas.

42. Bendradarbiavimo ypatumai • Išsakomi tik įvairių problemų sprendimo metmenis. • Vengiama pernelyg didelės jų detalizacijos. • Būtina suprasti institucijos problemas. • Atsižvelgti į tas pasekmes, kurios neišvengiamai palies tikrinamą organizaciją. • Objektyvumas - svarbiausias bet kokio audito kriterijus. • Surinkti duomenys yra išvadų pagrindas. • Tačiau jų interpretacija gali būti pakoreguota. • Pakoregavimas suprantamas kaip situacijos paaiškinimas ir galimų kliūčių panaikinimo būdų pateikimas.

43. Tvarkant surinktą medžiagą, • reikia įvertinti: • ar gauti kiekvienai išvadai patvirtinti audito įrodymai, • kiek jie išsamūs ir patikimi, • ar su jais yra susipažinusi tikrinamos organizacijos vadovybė, • ar yra raštiškai įforminta jų nuomonė.

44. Audito įrodymai: • juos būtina susieti su preliminariai iškeltomis audito problemomis, • pageidautina, kad audito įrodymai būtų susiję su skirtingų šaltinių duomenimis, • kad jie apibūdintų situaciją kokybiniais ir kiekybiniais kriterijais, • kad tie kriterijai būtų tinkamai atrinkti, • kad kriterijų taikymas būtų korektiškas.

45. Audito įrodymai: • turi būti pateikti suprantamai, • ypač gerai juos turi suprasti politikai, • politikai gali nesuvokti metodologinių audito subtilybių ir išnagrinėtų giluminių ryšių, • pateiktos išvados turi būti įtikinamos, • ataskaita negali būti rašoma abstrakčiai, nesirūpinant, kam ji yra skirta.

46. Svarbus audito įrodymų pateikimo būdas: • nuo jo ženkliai priklauso, kaip bus realizuotos parengtos audito išvados. • kuo geriau bus suvoktas išvadų pagrįstumas, tuo didesnė tikimybė, kad į jas bus tinkamai sureaguota, • kartais jos pateikiamos pakopomis, • kitos organizacijos mokosi, • audito įrodymų pateikimo praktika – tai svarbus indėlis į audito teoriją, • ši praktika naudojama keliant auditorių kvalifikaciją, • pridedami panaudotų kriterijų paaiškinimai.

47. Audito ataskaitų vertinimo kriterijai • audito turinio sąsajos laipsniu su nagrinėjama audito problema, • panaudotų duomenų patikimumu, • išvadų objektyvumu ir pagrįstumu, • informacinio aprūpinimo laipsniu, • galimybe palyginti duomenys įvairiuose laiko tarpsniuose, • suprantamumu.

48. Audito ataskaitos turinys: • anotacija, • įžanga, • pasirinktas audito modelis, • audito proceso gairės, • audito objekto aprašas, • kruopščiai parengti audito įrodymai, • išvados, rekomendacijos ir pasiūlymai, • priedai.

49. Ataskaita pateikiama: • tikrinamai organizacijai, • politikams, • pareigūnams, kurie kuruoja tikrinamos organizacijos veiklą ar domisi jos veikla, atlikdami kitas jiems priskirtas funkcijas. • Audito ataskaita skelbiama organizacijos vadovybės susirinkime.

50. Reikalavimai personalui • Kiekvienas auditorius prižiūri jam priskirtą sritį: • Nagrinėja specialią literatūrą, • lankosi konferencijose bei seminaruose • diskutuoja su kolegomis bei įvairių sričių specialistais, • nustato galimas audito problemas, • sudaro “idėjų atsargų”banką.