ĮGYVENDINAMŲ PROJEKTŲ PRIEŽIŪRA

1. ĮGYVENDINAMŲ PROJEKTŲ PRIEŽIŪRA Parengė E. Dadurkaitė

2. Turinys • Bendroji informacija • Pagrindinės finansavimo ir administravimo sutarties nuostatos • Ataskaitų teikimas • Mokėjimo prašymai • Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita • Ataskaita po projekto užbaigimo

3. BENDROJI INFORMACIJA • Projekto vykdytojas tiesiogiai bendrauja su įgyvendinančiąja institucija – VšĮ Lietuvos verslo paramos agentūra (toliau – LVPA). • Kiekvienas projektas turi jam priskirtą projektų vadovą ir finansų vadovą. • Vykdant projekto veiklas, iškilus neaiškumams, projekto vykdytojas turėtų kreiptis į jam priskirtą projektų vadovą.

4. BENDROJI INFORMACIJA Visi dokumentai LVPA gali būti siunčiami: • elektroniniu paštu dokumentai@lvpa.lt, • faksu, • registruotu paštu arba • pristatomi asmeniškai, tačiau turi būti teikiami su lydraščiu. • Mokėjimo prašymai ir ataskaitos siunčiamos tik paštu arba pristatomos asmeniškai. • Rengiant LVPA raštišką dokumentą (paklausimą, lydraštį, informacinį raštą ir kt.) rekomenduojama naudoti dokumento šabloną (Sutarties 5 priedas).

5. FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIS • Sutartį sudaro specialiosios ir bendrosios sąlygos. • Specialiosiose sąlygose yra nustatoma: • maksimalus tinkamų išlaidų ir maksimalus finansavimo sumos dydis; • projekto veiklų įgyvendinimo pradžia ir pabaiga. Maksimali projekto veiklų įgyvendinimo trukmė 24 mėn.; • Ataskaitų teikimo tvarka; • Kitos specialiosios sąlygos (ar įmonė atitinka deminimis reikalavimus – sutarties 10.10 punktas).

6. FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIS • Tinkamų išlaidų apmokėjimo būdai: – išlaidų kompensavimo – sąskaitų apmokėjimo ir – avansas. • Projekto vykdytojas gali pasirinkti vieną iš paminėtų tinkamų išlaidų apmokėjimo būdų arba gali taikyti visus.

7. PAGRINDINĖS FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES NUOSTATOS • Visos numatytos projekto veiklos bei fiziniai veiklų įgyvendinimo rodikliai privalo būti pasiekti projekto veiklų įgyvendinimo laikotarpiu. • Visos tinkamos finansuoti išlaidos turi būti patirtos projekto veiklų įgyvendinimo laikotarpiu. • Jei kurios nors projekto veiklos vykdymas nukeliamas ir (ar) pratęsiamas daugiau nei 3 mėnesius, turi būti keičiamas projekto veiklų įgyvendinimo grafikas ir, paaiškinant veiklų vėlavimo priežastis, pristatomas derinti LVPA.

8. PAGRINDINĖS FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES NUOSTATOS • Mokėjimo prašymai turi būti teikiami pagal iki sutarties pasirašymo patvirtintą mokėjimo prašymų teikimo grafiką. • Mokėjimo prašymų teikimo grafikas atnaujinamas kiekviename mokėjimo prašyme. • Mokėjimo prašymai privalo būti teikiami ne rečiau kaip kas 90 kalendorinių dienų (net jei nebuvo patirta Projekto išlaidų). • Jeigu susidaro 70 000 Lt patirtų išlaidų suma, mokėjimo prašymą būtina pateikti iki kito mėnesio 15 dienos. • Jeigu iki mokėjimo prašymo teikimo dienos nesusidaro 70 000 Lt suma, teikiamas “nulinis” mokėjimo prašymas. • Projekto vykdytojas, norėdamas pateikti mokėjimo prašymą vėliau nei numatyta Mokėjimo prašymų teikimo grafike, turi tai suderinti su LVPA ir ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki mokėjimo prašymo pateikimo termino pabaigos pateikti prašymą ir tokio prašymo motyvus.

9. PAGRINDINĖS FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES NUOSTATOS • Projekto vykdytojas, pirkdamas prekes, paslaugas ar darbus ir pasirašydamas pirkimo - pardavimo sutartis didesnėms sumoms nei tam numatyta lėšų projekto biudžete, prisiima atsakomybę dėl susidariusio išlaidų skirtumo padengimo. • Projekto vykdytojas turi užtikrinti, kad du kartus nebus finansuotos tos pačios prekės, paslaugos ar darbai (dvigubas finansavimas).

10. PAGRINDINĖS FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES NUOSTATOS • Visinukrypimai nuo planuoto projekto įgyvendinimo, keičiantys: • projekto apimtį, • išlaidas, • pratęsiantys projekto įgyvendinimo laikotarpį ar • kitaip keičiantys projektą ar • Sutartyje nustatytus Projekto vykdytojo įsipareigojimus, • turi būti suderinti su LVPA. • Projekto vykdytojas privalo raštu informuoti LVPA apie visus pakeitimus, susijusius su Sutartimi ir projekto įgyvendinimu. • Pakeitimai susiję su išlaidomis turi būti suderinti iki mokėjimo prašymo pateikimo.

11. PAGRINDINĖS FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES NUOSTATOS Sutarties pakeitimai gali būti atliekami trimis būdais: • Projekto vykdytojui raštu informuojant LVPA apie pakeitimus; • Sutarties Šalims bendru sutarimu pasirašant papildomą susitarimą dėl Sutarties pakeitimo; • Ministerijai ir (arba) kitai valstybės institucijai vienašališkai priėmus sprendimą.

12. PAGRINDINĖS FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES NUOSTATOS Sutartis turi būti keičiama Sutarties Šalims pasirašant papildomą susitarimą dėl Sutarties pakeitimo (esminis Sutarties pakeitimas), jeigu: • išlaidų kategorijos sumos nukrypimas nuo Sutartyje nustatytos sumos yra didesnis kaip 20 procentų; • mažėja planuotos Projekto stebėsenos rodiklių reikšmės; • keičiasi Projekto vykdytojo teisinė forma; • būtina pakeisti Projekto įgyvendinimo laikotarpį; • keičiasi Projekto veiklos ir (arba) techniniai sprendimai, turintys esminę įtaką Projekto apimčiai, tikslams ir uždaviniams; • yra kitų nenumatytų aplinkybių, turinčių esminę įtaką Projekto apimčiai, tikslams ir uždaviniams.

13. PAGRINDINĖS FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES NUOSTATOS Projekto vykdytojui pakanka raštu informuoti LVPA apie Projekto pakeitimus (neesminis Sutarties pakeitimas): • kurie nėra nurodyti Sutarties bendrųjų sąlygų 10.4 punkte ir • kurie neturi esminio poveikio: • projekto apimčiai, • tikslams ir uždaviniams.

14. PAGRINDINĖS FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES NUOSTATOS Ministerija ir (arba) kita valstybės institucija turi teisę vienašališku sprendimu pakeisti Sutartį (taip pat ją nutraukti), kai: • ji priima sprendimą sumažinti, sustabdyti arba nutraukti Projekto finansavimą ir (arba) nutraukti Sutartį ir (arba) pareikalauti grąžinti išmokėtas Projekto finansavimo lėšas ar jų dalį, kai Projekto vykdytojas nesilaiko Sutarties nuostatų; • keičiasi Lietuvos Respublikos ir (arba) Europos Sąjungos teisės aktų nuostatos, dėl kurių reikia keisti Sutartį.

15. ATASKAITOS Už projekto veiklas projekto vykdytojas atsiskaito: • Teikdamas mokėjimo prašymus; • Pateikęs galutinę projekto įgyvendinimo ataskaitą; • Teikdamas ataskaitas po projekto užbaigimo.

16. MOKĖJIMO PRAŠYMAI • Pasirašius Projekto finansavimo ir administravimo sutartį iš bendrai finansuojamų Europos Sąjungos fondų lėšų projektų duomenų mainų svetainės (toliau – DMS) Projekto vadovas atsiunčia arba atsisiunčiate patys dalinai užpildyta mokėjimo prašymo formą. • Mokėjimo prašymas turi būti pildomas vadovaujantis Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija, patvirtinta Lietuvos Respublikos finansų ministro 2010 m. sausio 15 d. įsakymu Nr.1K-011. • Mokėjimo prašymo pateikimo data laikoma jo registravimo LVPA data.Jei Projekto vykdytojas mokėjimo prašymą teikia paštu, turi įvertinti galimą mokėjimo prašymo siuntimo laiką. • LVPA pateikiama popierinė ir elektroninė mokėjimo prašymo versijos. Abejose versijoje pateikti duomenys turi sutapti. • Kartu su mokėjimo prašymu pateikiami išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo(jeitaikoma) dokumentai.

17. MOKĖJIMO PRAŠYMAI Mokėjimo prašymas yra Excel formato dokumentas, kurį sudaro: 1. bendroji dalis; 2. projekto įgyvendinimo ir Stebėsenos rodiklių dalis (MPD1): Projekto 2.1. projekto įgyvendinimo dalis (MPD1. Veiklos); vadovas 2.2. Stebėsenos rodiklių dalis (MPD1. Rodikliai); 2.3. pateiktų ir (arba) patvirtintų bei planuojamų teikti mokėjimo prašymų duomenų dalis (MPD1. MP grafikas); 3. sąskaitų apmokėjimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas (MPD2. Finansų SĄ); vadovas 4. išlaidų kompensavimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas (MPD3. IK).

19. MOKĖJIMO PRAŠYMO 2 LENTELĖS PILDYMAS • Mokėjimo prašymo 2 dalyje “Projekto įgyvendinimas” skiltyje “Faktinis veiklos vykdymo laikotarpis” turi būti nurodomi realūs veiklų įgyvendinimo terminai – jeigu veikla nėra pradėta įgyvendinti arba nėra baigta įgyvendinti, tuomet atitinkamos datos rašyti nereikia. Jeigu vėluojama įgyvendinti veiklą, skiltyje “Komentaras” būtina nurodyti vėlavimo priežastis. • Kai veikla faktiškai pradėta vykdyti, bet nebaigta, mokėjimo prašymo 2 dalies „Projekto įgyvendinimas“ skiltyje „Komentaras“ turėtų būti nurodomas pasiektos planuotos reikšmės procentas ir nurodoma kas yra atlikta vykdant atitinkamą veiklą. • Kai veikla faktiškai baigta įgyvendinti, 2 dalies „Projekto įgyvendinimas“ skiltyje „Komentaras“ nurodomi veiklos baigtumą įrodantys dokumentai.

20. MOKĖJIMO PRAŠYMO 2 LENTELĖ Faktinės veiklų įvykdymo datos negali būti keičiamos su kiekvienu mokėjimo prašymu. Nepildoma, jeigu veikla nėra pradėta įgyvendinti. Nepildoma, jeigu veikla nėra pabaigta Nurodomos veiklų vykdymo vėlavimo priežastys; Pateikiama platesnė informacija apie atliktas veiklas. Sistemos užpildyti laukeliai

21. MOKĖJIMO PRAŠYMO 3 LENTELĖS PILDYMAS • Mokėjimo prašymo 3 dalyje “Stebėsenos rodikliai” nurodytų rodiklių skaičiavimo ir atsiskaitymo už juos tvarka numatyta atitinkamos priemonės projektų finansavimo sąlygų aprašo priede “Stebėsenos rodiklių skaičiavimo metodika”. • Rodiklis “Projektai, skirti verslo produktyvumui didinti, įskaitant mažų ir vidutinių įmonių projektus” pasiekiamas pilnai įgyvendinus projektą. Mokėjimo prašyme pildoma pasiekta reikšmė gali būti 0 arba 1. • Rodiklis “Pritraukta privačių investicijų” pildomas augančiai. Teikiant tarpinius mokėjimo prašymus skaičiuojamas tik nuosavas indėlis. Su galutiniu mokėjimo prašymu įtraukiamos ir pridėtinės vertės mokesčio išlaidos bei kitos numatytos ir faktiškai patirtos netinkamos išlaidos.

22. MOKĖJIMO PRAŠYMO 3 LENTELĖ Stebėsenos rodiklis “Verslo aplinkos gerinimo projektai”pasiekiamas pabaigus projektą, todėl jo reikšmė gali būti tik 0 arba 1 Sistemos užpildyti laukeliai

23. MOKĖJIMO PRAŠYMO 4 LENTELĖS PILDYMAS • Pildant mokėjimo prašymą šią lentelę rekomenduojama pildyti paskutinę, kuomet užpildytos visos kitos MP dalys, nes į tam tikras šios lentelės grafas skaičiai persikelia iš finansinės dalies. • 4 lentelės dalyje “Planuojami pateikti mokėjimo prašymai” nurodomi mokėjimo prašymų teikimo terminai ir planuojamos deklaruoti tinkamos finansuoti išlaidos - turi būti nurodomi visi tolesni numatyti pateikti mokėjimo prašymai (teikiamas mokėjimo prašymas neturi būti traukiamas). • Pildant planuojamus pateikti mokėjimo prašymus būtina nurodyti mokėjimo prašymo tipą – tarpinis (T), avansinis (A), galutinis (G). • Planuojamų tarpinių/avansinių mokėjimo prašymų pateikimo datos gali būti tikslinamos (neviršijant 90 dienų nuo paskutinio teikto mokėjimo prašymo). Galutinio mokėjimo prašymo data negali būti keičiama. • Išlaidų planavimas pagal projekto išlaidų kategorijas nėra būtinas – planuojamo teikti mokėjimo prašymo tinkamos finansuoti išlaidų sumos nereikia skaidyti pagal išlaidų kategorijas.

24. MOKĖJIMO PRAŠYMO 4 LENTELĖ (MP TEIKIMO GRAFIKAS) Pildyti nebūtina!

25. GALUTINĖ PROJEKTO ĮGYVENDINIMO ATASKAITA • Galutinės projekto įgyvendinimo ataskaitos forma yra patvirtinta Lietuvos Respublikos finansų ministro 2008-04-24 įsakymu Nr. 1K-154 (atnaujinimai 2011 m. gegužės 31 d. įsakymu Nr. 1K-201). • Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita teikiama kartu su galutiniu mokėjimo prašymu ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų po veiklų įgyvendinimo pabaigos. • Su galutiniu mokėjimo prašymu ir galutine projekto įgyvendinimo ataskaita būtina pateikti: • fizinių veiklų įgyvendinimo rodiklių pasiekimą; • Įmonių, gavusių deminimis pagalbą, sąrašus; • viešumo priemonių įvykdymą įrodančius dokumentus. • Iki galutinės ataskaitos pateikimo dienos būtina suderinti su LVPA fizinių veiklos įgyvendinimo ir Stebėsenos rodiklių nepasiekimą(jei reikalinga). • Apie galutinės ataskaitos pildymą: • http://www.lvpa.lt/Puslapiai/Video.aspx?vid=24

26. ATASKAITA PO PROJEKTO UŽBAIGIMO • Projekto vykdytojas privalo 5 metus nuo galutinės Projekto įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo dienos kasmet ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams teikti LVPA ataskaitas po Projekto užbaigimo. • Ataskaitos po projekto užbaigimo forma yra patvirtinta Lietuvos Respublikos finansų ministro 2008-04-24 įsakymu Nr. 1K-154 (atnaujinimai 2010 m. sausio 15 d. įsakymu Nr. 1K-011).

27. AČIŪ UŽ JŪSŲ DĖMESĮ