Plan de f rmation

1. Plan de f rmation Guide méthod logique • Délégation Régionale Première Couronne  CNFPT 145, avenue Jean Lolive – 93695 PNATIN Cedex

2. Ce guide méthodologique a été réalisé par Annick REZZI pour le CNFPT avec le concours de Marie-Odile REMAZEILLES (ville d’Aulnay-sous-Bois), Catherine RIOUX (ville de Champigny-sur- Marne), Josette GALANTIN (Communauté d’agglomération de Plaine Centrale et ville de Créteil), Stéphane GUNER (ville de Gennevilliers), Bouchera KHOUADER (ville d’Ivry-sur-Seine), Patricia LECORRE (Ville de Pantin), Elisabeth MARCEAU (Communauté d’agglomération de Plaine Commune), Sylvain MACIA (ville de Rueil-Malmaison), Marnia ALLEK (ville de Saint Denis), Alice DRENO (Ville de Saint Ouen), Joëlle RIVALAIN (Département des Hauts-de-Seine), Elisabeth CLAUDEL et Claire NAMONT (Département du Val-de-Marne), Sylvie DOISELET (Ville d’Arcueil), Guy MAGA (Ville de Bagnolet), Marie-Pierre TOUTOUX (Ville de Cachan), Pierre BORDAS (Ville de Charenton-le-Pont), Laurence RIO (Ville de Choisy-le-Roi), Françoise VIGNES (Ville de Fresnes), Clothilde SERVEL (Ville de Meudon), Marie-Thérèse NICOLAS (Ville de Rosny-sous-Bois), Claire GRANDINO (Ville de Malakoff) En collaboration avec Mercédès BLANCHET et Christophe LEMOINE du CNFPT 1ère Couronne Plan de formation – Guide méthodologique

3. Ce guide n’a pas valeur de modèle… Il a été élaboré à partir d’un recensement des pratiques de responsables formation actuellement en poste… Plan de formation – Guide méthodologique La méthode qu’il propose nécessite d’être adaptée aux ressources et au mode d’organisation de chaque collectivité… Un questionnaire en annexe peut vous aider à délimiter le périmètre de ces ressources…

4. Avant Propos La réforme de la formation professionnelle peut constituer un véritable atout pour les collectivités territoriales : Plan de formation – Guide méthodologique elle renforce le droit individuel à la formation, le rend plus « lisible » en créant un cadre de références commun à tous les acteurs… elle devra permettre un nouvel élan dans l’accompagnement individuel des agents des collectivités…

5. Sommaire Rappel des textes Un plan de formation : pour quoi faire ? Comment procéder ? Fiches pratiques Plan de formation – Guide méthodologique

6. Plan de formationGuide méthodologique Rappel des textes

7. Rappel des textes Loi du 12 juillet 1984 : obligation d’établir un plan de formation Plan de formation – Guide méthodologique Pour prévoir les actions de formation des agents qui correspondent aux objectifs à moyen terme de la collectivité.

8. Rappel des textes • Loi du 19 février 2007 : introduction de la notion • de « formation tout au long de la vie » et accroissement de l’individualisation des parcours • Formation pour l’insertion ou la réinsertion des agents : par exemple, actions de lutte contre l’illettrisme. • Formation pour l’adaptation de l’agent à son milieu professionnel: formation d’intégration pour toutes les catégories. • Formation pour le développement des compétences de l’agent : formation de professionnalisation et de perfectionnement. • Formation pour la progression de la carrière: formation de préparation aux concours. Plan de formation – Guide méthodologique

9. Rappel des textes • Loi du 19 février 2007 : • renforcement de l’obligation et précision du contenu « a minima » du plan de formation • Les formations statutaires d’intégration et de professionnalisation. • Les préparations aux concours et aux examens professionnels. • Les actions de perfectionnement. • Les actions demandées au titre du droit individuel à la formation (DIF). Plan de formation – Guide méthodologique

10. Rappel des textes • Les collectivités ont le choix d’y ajouter d’autres actions : • les actions liées à l’apprentissage de la langue française, • Les démarches de validation des acquis de l’expérience (VAE), • Les bilans de compétences. Plan de formation – Guide méthodologique

11. Plan de formationGuide méthodologique Un plan de formation, pour quoi faire ?

12. Un plan de formation pour quoi faire ? • Les enjeux actuels • Le développement régulier des compétences des collectivités territoriales : accompagner l’adaptation des agents y compris par la formation professionnelle… • Un contexte professionnel de • plus en plus complexe : ▪ une logique de projets multi partenariaux pour les cadres, ▪ des changements fréquents de réglementation, ▪ une exigence croissante du public… Plan de formation – Guide méthodologique Et donc une faculté d’adaptation croissante qui passe aussi par le développement des compétences…

13. Un plan de formation pour quoi faire ? • Les enjeux actuels – suite • La nécessité des changements de métier et le phénomène d’usure professionnelle croissants : accompagner les reclassements y compris par la formation. • Dans certains cas, les transferts de personnels liés à la décentralisation : les intégrer, y compris par la formation professionnelle. • Le « papy boom » annoncé : prévoir et accompagner les départs, y compris par la formation professionnelle, même si la prévision est complexe du fait de la réforme du système de retraite. Plan de formation – Guide méthodologique

14. Le plan de formation : un des outils de la gestion prévisionnelle • Pour sortir de la gestion « au coup par coup ». • En définissant des objectifs et des priorités. Plan de formation – Guide méthodologique • En mobilisant l’ensemble des acteurs : les élus et la direction générale, l’encadrement, les agents. • Et parvenir ainsi à clarifier les besoins réels de formation.

15. Le plan de formation, c’est : • formaliser une politique de formation, • rechercher une meilleure adéquation • entre emploi et formation, Plan de formation – Guide méthodologique • consolider ce qui existe, • les besoins à court terme • accompagner les évolutions prévisibles. • les besoins à moyen terme

16. Plan de formationGuide méthodologique Comment procéder ?

17. 6 étapes proposées pour élaborer le plan de formation Définir des axes stratégiques Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme Arbitrer les propositions aux différents niveaux de décision Formaliser le plan de formation Faire approuver le plan de formation par le comité technique paritaire (CTP) Suivre la mise en œuvre du plan de formation Plan de formation – Guide méthodologique

18.  Définir des axes stratégiques • Les élus et la direction générale sont les acteurs essentiels de cette définition. • Initiateurs et décideurs, • leurs orientations cadrent le plan de formation, outil d’accompagnement du projet municipal… • et peuvent ensuite permettre d’aider aux arbitrages. Plan de formation – Guide méthodologique • Ils analysent les atouts et les difficultés de la collectivité, • au regard de ses missions et de ses projets : par exemple, accompagner la montée en compétences des cadres de la collectivité.

19.  Définir des axes stratégiques • La formalisation des axes peut aussi • être déléguée à la • Direction des Ressources Humaines, • au responsable formation, à l’encadrement… • La DRH et/ou le responsable formation affinent les axes en croisant plusieurs «sources» : • les productions écrites des élus et de la direction générale en matière d’orientations locales, d’axes de progrès, • les projets de service, • les propositions des partenaires sociaux, • les obligations imposées par des évolutions réglementaires, • et parfois le recueil des besoins proprement dit… Plan de formation – Guide méthodologique

20.  Définir des axes stratégiques • Ensuite la Direction des Ressources Humaines, et/ou le responsable formation • et/ou l’encadrement… • synthétisent et analysent les éléments recueillis, • reformulent les axes forts, • puis les font valider par la direction générale et/ou les élus. Plan de formation – Guide méthodologique Quand des axes « forts » existent, il ne faut pas qu’ils débouchent sur une exclusion systématique a priori de besoins individuels qui ne leur correspondent pas.

21. Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • Le recueil des besoins collectifs, • le rôle des cadres : • Temps 1 • A partir des missions actuelles de leur service, ils repèrent : • les points forts, • les points à améliorer. • Dans les points à améliorer, ils relèvent : • ce qui renvoie à l’organisation, • ce qui renvoie à un déficit de compétences. Plan de formation – Guide méthodologique

22.  Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • Le recueil des besoins collectifs, • le rôle des cadres : • Temps 2 • A partir des orientations politiques • et/ou de leur propre projet de service, • ils définissent les éventuelles nouvelles compétences à développer • pour faciliter la nécessaire adaptation. Plan de formation – Guide méthodologique Cette double démarche gagne à être réalisée en réunion avec les agents du service.

23. Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • Le recueil des besoins individuels, • trois scénarii : Scénario 1 La collectivité a mis en place une modalité annuelle : l’entretien d’évaluation du travail. Scénario 2 La collectivité n’a pas de modalité d’entretien. Scénario 3 La collectivité a une modalité d’entretien mais le recueil se fait aussi par les autres canaux. • Un outil indispensable quelque soit le scénario, • la fiche de poste : • décrit la mission, les activités actuelles et les compétences requises pour leur exercice, • peut aussi définir mission, activités et compétences souhaitées dans l’avenir, • permet de repérer les écarts et de mieux nommer les besoins de formation. Plan de formation – Guide méthodologique

24. Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • Le recueil des besoins individuels, 3 scénarii : • Scénario 1 • La collectivité a mis en place une modalité annuelle : • l’entretien d’évaluation du travail. • L’agent et son cadre analysent le travail de l’année : • points forts et difficultés. • Ils réfléchissent aux évolutions éventuelles : • fixation d’objectifs. • Ils déterminent les besoins de formation de l’agent. Plan de formation – Guide méthodologique

25. Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • Le recueil des besoins individuels, 3 scénarii : • Scénario 2 • La collectivité n’a pas de modalité d’entretien. • Le recueil se fait par questionnaire ou fiche de recensement. • Il peut être confié aux correspondants formation : fonction présente dans les collectivités de taille importante. • Il peut encore se faire en partie lors d’entretiens individuels menés par le service formation. • Les bilans de stage en intra sont aussi une occasion de recueillir des souhaits de formation complémentaire… Plan de formation – Guide méthodologique

26. Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • Le recueil des besoins individuels, 3 scénarii : • Scénario 3 • La collectivité a une modalité d’entretien mais le recueil se fait aussi par les autres canaux : • questionnaire ou fiche de recensement, • entretiens individuels menés par le service formation, • bilans de stage en intra. Plan de formation – Guide méthodologique

27. Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • Le recueil des besoins • et l’intégration de la réforme • L’agent est «acteur de sa formation». • La formation se conçoit «tout au long» de sa vie professionnelle. • Dans ce nouveau contexte, l’entretien sera centré sur la formation pour : • amener un agent qui ne se formait pas avant à le faire, • le faire participer à la définition de son parcours individuel. Plan de formation – Guide méthodologique

28. Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • Le recueil des besoins et l’intégration de la réformeTrois cas de figure proposés • Cas de figure 1 et 2 • Les outils • le projet de service, la fiche de poste, la fiche d’évaluation… • la réglementation… • les fiches Métier, les itinéraires de formation, l’offre de formation… • L’agent vient d’intégrer son service • Questionnement centré sur les activités, les savoir-faire requis, les habilitations réglementaires. • L’agent est en poste • Questionnement sur ses points forts, ses difficultés, son adaptation aux éventuels changements intervenus dans l’année. • L’agent souhaite évoluer dans sa carrière ou changer de métier  • Questionnement centré sur sa motivation, son projet, ses objectifs, sa connaissance des voies d’accès et des ressources disponibles. Plan de formation – Guide méthodologique • Cas de figure 3 • Les dispositifs • démarche de VAE, • bilan de compétences et dispositifs d’aide à l’orientation, • droit individuel à la formation.

29. Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • La mise en œuvre du DIF, objet d’une négociation : • les pistes… • Les demandes de préparation aux concours à l’initiative de l’agent. • Les modules complémentaires à la VAE. • Les formations liées à un projet de reconversion. • Les formations proposées par la collectivité en lien avec l’activité professionnelle des agents et auxquelles ils s’inscrivent volontairement… Les modalités de mise en œuvre du DIF peuvent faire l’objet d’un chapitre du règlement de formation. Plan de formation – Guide méthodologique

30.  Recueillir les besoins collectifs et individuels en intégrant la réforme • Le croisement du recueil des besoins collectifs et individuels Le travail de synthèse du service se fait d’autant mieux que les synthèses précédentes prévoient des priorités. • Il se fait par le biais de synthèses successives • Par les services, les directions, les pôles, • puis par le service Formation. Plan de formation – Guide méthodologique

31. Arbitrer les propositions aux différents niveaux de décision • La contribution des chefs de service à l’arbitrage réside dans : • l’analyse des besoins de leur services et de leurs agents, • les priorités qu’ils définissent. Plan de formation – Guide méthodologique Un questionnement systématique peut les y aider : Le besoin exprimé est-il en lien avec un projet de service ? Est-il compatible avec l’organisation actuelle du service ? La formation prévue contribuera-t-elle à résoudre une difficulté ? Correspond-elle à un besoin de mise en conformité avec la réglementation en vigueur ? Est-elle en rapport avec une évolution du métier ? Combien coûte-t-elle ?

32. Arbitrer les propositions aux différents niveaux de décision • L’arbitrage par le service formation • À partir des axes stratégiques définis en amont. • En fonction d’un certain nombre de critères quand les besoins des services ne sont pas hiérarchisés : • l’existence ou non d’un projet de service, • l’existence d’un écart important en matière de compétences requises pour l’exercice de la mission, • la contrainte budgétaire. Plan de formation – Guide méthodologique

33. Arbitrer les propositions aux différents niveaux de décision Certaines collectivités ont un comité de pilotage qui rend les arbitrages. Il comprend, en règle générale, les élus, les membres de la direction générale et les représentants du personnel. • L’arbitrage par les élus • et/ou la direction générale Plan de formation – Guide méthodologique • Pour décider quand les hiérarchisations précédentes ne sont pas suffisantes. • Mais aussi pour réorienter parfois.

34. Formaliser le plan de formation • La formalisation doit satisfaire des critères de fond : • c’est un outil de «cadrage» dans sa dimension «politique de formation», • il doit être lisible et dynamique, • il ne s’apparente pas à un règlement de formation. • La formalisation doit répondre aux exigences de la réforme : • En donnant une visibilité sur les formations statutaires. • La formalisation gagne aussi à être «standardisée» • a minima pour faciliter la lecture par le CNFPT, partenaire destinataire du document. Plan de formation – Guide méthodologique

35. Faire approuver le plan de formation par le comité technique paritaire (CTP) • Le plan formalisé est soumis au Comité Technique paritaire. • Il fait l’objet d’un vote, puis il est transmis au CNFPT. Plan de formation – Guide méthodologique

36.  Suivre la mise en œuvre du plan de formation • Le plan de formation est mis en œuvre. • Elaboration de cahier des charges pour les actions organisées en intra. • Utilisation de tableaux de suivi du DIF et des formations statutaires… • Réalisation de bilans «à chaud» et «à froid» des actions de formations réalisées en intra. Suivre les modalités initiées par la réforme affirme encore davantage le besoin d’un logiciel adapté et performant pour parvenir à assurer le suivi administratif, financier logistique de la mise en œuvre du plan. Plan de formation – Guide méthodologique

37. Annexes  Le questionnaire d’analyse de l’existant  Les rubriques d’une fiche de poste  Les grilles d’aide à la définition des besoins  Les rubriques du plan de formation  Le règlement de formation  Lexique Plan de formation – Guide méthodologique

38.  Questionnaire de l’analyse de l’existantd’après Jacques GUIGUE - CNFPT Plan de formation – Guide méthodologique

39.  Questionnaire de l’analyse de l’existantd’après Jacques GUIGUE - CNFPT Plan de formation – Guide méthodologique

40.  Questionnaire de l’analyse de l’existantd’après Jacques GUIGUE - CNFPT Plan de formation – Guide méthodologique

41.  Questionnaire de l’analyse de l’existantd’après Jacques GUIGUE - CNFPT Plan de formation – Guide méthodologique

42. Les rubriques d’une fiche de poste Plan de formation – Guide méthodologique

43. Les rubriques d’une fiche de poste Plan de formation – Guide méthodologique

44. Les grilles d’aide à la définition des besoins Plan de formation – Guide méthodologique 1Ces questions doivent être évoquées dès l’entrée en fonction en collaboration avec la DRH.

45. Les grilles d’aide à la définition des besoins Plan de formation – Guide méthodologique 1 Ces questions doivent être évoquées dès l’entrée en fonction en collaboration avec la DRH.

46. Les grilles d’aide à la définition des besoins Plan de formation – Guide méthodologique

47. Les grilles d’aide à la définition des besoins Plan de formation – Guide méthodologique

48.  Les rubriques du plan de formation • Présentation de la collectivité et de sa politique de formation. • Axes ou objectifs ou thématiques prioritaires (par exemple : mettre en œuvre une politique de développement durable au sein de la collectivité ou améliorer la qualification des agents de catégorie C) … • Tableaux synthétiques par directions et/ou services à l’intérieur desquels on trouve un nombre variable de données : ▪ intitulé des actions, ▪formations inter/intra, ▪effectif concerné, ▪nombre de groupes, ▪métier concerné, ▪coût de l’action, ▪objectif visé et résultat attendu, ▪délais de mise en œuvre… Plan de formation – Guide méthodologique Nous vous proposons un exemple de présentation sous forme de tableaux du recueil des besoins. Ces tableaux pourraient permettre de rendre compte dans le plan de formation des prévisions des effectifs d’agents à former et des dispositifs dans lesquels ces formations se dérouleront.

49.  Les rubriques du plan de formation quelques exemples Plan de formation – Guide méthodologique

50.  Les rubriques du plan de formation quelques exemples Plan de formation – Guide méthodologique