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Einfache Dokumentenverwaltung

Einfache Dokumentenverwaltung. Dipl. Ing. Thomas Mickley jw Consulting GmbH http://www.jwconsulting.de. Hanau, den 04.02.2003. Inhalt. Dokumente und Objektverknüpfung Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept

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Einfache Dokumentenverwaltung

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Presentation Transcript

  1. Einfache Dokumentenverwaltung Dipl. Ing. Thomas MickleyjwConsulting GmbH http://www.jwconsulting.de Hanau, den 04.02.2003

  2. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  3. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  4. Dokumente • Geschäftsdokumente (Anforderungen, Bestellungen, Lieferavis,...) • Spezifikationen, Ausschreibungen, Pflichtenhefte,... • Produktdaten (Produktbeschreibungen, Gebrauchsanweisungen, Bedienungshinweise, Packungsbeilagen, Anwendungsdokumentationen,...) • Arbeitsergebnisse (Forschungsberichte, Analyseergebnisse, Konzepte, Spektren, CAD-Zeichnungen, Konfigurationen, Bilder, ...)

  5. Dokumentenformate • Browserlesbare Formate (z.B. mit plug-ins) • html • pdf • doc, xls, ppt • sxw, sxc, sxi • jpg, gif, tiff, bmp • xml, xsl • java • mpeg • wmp • CAD…, z.B. chemische Formeln

  6. Dokumentenverknüpfung • Geschäftsdokument, z.B. Untersuchungsbericht ist beispielsweise verknüpft mit • Textdokumenten (darunter z.B. Methodenbeschreibung) • Bildern • Spektren • Tabellen • Faktura • Dokument, z.B. Methodenbeschreibung ist beispielsweise verknüpft mit • Geschäftsdokumenten • Spektren… D.h. es gilt eine n : m Beziehung.

  7. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  8. Dokumentenhierarchie und Schlagwörter • Dokumente können entsprechend eines Thesaurus in einen Hierarchiebaum eingeordnet werden, z.B. • Entwicklungsberichte • Anstriche • Wetterfeste Anstriche • Innenanstriche • Spezielle Beschichtungen • Kunststoffbeschichtungen • … • Außerdem oder stattdessen können Dokumente mit Schlagwörtern versehen werden, z.B. • bleihaltig • wasserlöslich • UV-beständig • …

  9. Dokumentenklassifizierung • Zusätzlich können Hierarchieknoten und Dokumente klassifiziert und mit Attributen versehen werden. • Dokumente können miteinander verknüpft werden z.B. • AGB • Verfahrensanweisungen • Richtlinien • …

  10. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  11. Aufbau eines einfachen Dokumentenservers • Betriebssystem Windows oder Linux • Einrichtung eines hierarchischen Fileverzeichnisses, z.B. periodisch geordnet. • Wahl geeigneter Datei – Idente, z.B. eineindeutige Nummern und zusätzlich aussagefähiger (ASCII) Beschreibungen. Dabei können die betriebssystemabhängigen Dateilängen ausgeschöpft werden. • Verfügbarkeit des Dokumentenservers im LAN für R/3, Webserver und Dokumentenquellen, z.B. Laborgeräte. • Die Verknüpfung der Dokumente zu den Geschäftsprozessen erfolgt im R/3 oder auf dem Webserver. Zur Wiederauffindbarkeit werden die Informationen auf beiden Systemen synchron gehalten.

  12. Langzeitspeicherung • Bei Generationswechsel des Betriebssystems ist der Dokumentenserver upzudaten. • Dabei sollte nach längerer Zeit auch eine Umspeicherung der Dokumente auf eine neue Hardware vorgenommen werden. • In größeren Abständen sind die Formate der Dokumente zu prüfen und gegebenenfalls auch upzudaten.

  13. Ausfallkonzept • Heiße Redundanz z.B. durch: • 2. Server • Raid-System • Kalte Redundanz z.B. durch: • CD oder DVD Kopien • 2. Festplatte

  14. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  15. Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos • Systematisierung in Baumstruktur • Darstellung und Erreichbarkeit der Dokumente über das Intranet mittels Browser • Einfache Pflege

  16. Browser

  17. Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos • Einfache Administration in Excel • Hierarchie ist frei definierbar • Dokumente können zentral oder dezentral gespeichert werden

  18. Administration in Excel

  19. Administration in Excel • Pflege des Menübaumes in Excel • Aus Excel heraus erfolgt: • Aktualisierung der Datenbank • Aktualisierung der Benutzeroberfläche

  20. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, SAP R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  21. Integration von Web, R/3 und Dokumentenserver Webbrowser SAPGUI FTP FTP Dokumenten Server Web Server SAP Webbrowser SAPGUI SAPGUI Webbrowser

  22. Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen

  23. Zugriff vom Webserver – Dokumente ansehen

  24. Zugriff vom SAP R/3 – Anzeige der Dokumente aus Web

  25. Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente

  26. Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente

  27. Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen

  28. Zuordnung Dokumente • Dokumente können folgenden Objekten zugeordnet werden: • Auftragskopf • Probe • Stammdaten (Dienstleistungen)

  29. Zugriff über Webbrowser und SAPGUI • Zugriff vom SAP • Lesend • Schreibend • Zugriff vom Webserver über Browser • Lesend • Schreibend • Zugriffe werden über Berechtigungen gesteuert

  30. Speicherung beliebiger Dokumente • Alle Arten von Dokumenten sind verwendbar • Browser lesbare Formate empfohlen • Bilder (jpg, gif, bmp) • Acrobat (pdf) • Word (doc) • Excel (xls) • usw.

  31. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  32. Warum sollten Sie jwConsulting in Ihre Projekte einbeziehen ? jwConsulting hat Erfahrungen und praxiserprobte Lösungen bei • dem Aufbau einfacher Dokumentenserver • der Verwaltung von Dokumenten mittels SAP R/3 und Webservern • der betriebswirtschaftlich richtigen Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsprozessen • der Kopplung von SAP R/3 Systemen mit Webservern und der dafür notwendigen Stammdatensynchronisation • der Nutzung von Webbrowsern ohne Lernaufwand

  33. Was wäre Ihr Vorteil bei der Einbeziehung von jwConsulting? Ihr Vorteil wäre • eine professionelle Beratung und Projektarbeit in der Chemie, Pharmazie und Medizin, • web- und/oder SAP R/3 basierte Speziallösungen entsprechend Ihren Anforderungen, • eine garantierte Termineinhaltung und • ein vorher vereinbartes Kostenbudget.

  34. Einfache Dokumentenverwaltung Dipl. Ing. Thomas MickleyjwConsulting GmbH http://www.jwconsulting.de Hanau, den 04.02.2003

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