Načrtovanje v visokošolskih knjižnicah: oblikovanje strateškega dokumenta CMK

1. Načrtovanje v visokošolskih knjižnicah: oblikovanje strateškega dokumenta CMK mag. Anamarija Rožić-Hristovski, dr.med. Centralna medicinska knjižnica

2. Uvod Vloga strateškega načrtovanja Cilji projekta Proces strateškega načrtovanja Okolje CMK Načrtovanje v CMK Oblikovanje strateškega dokumenta Zaključek Vsebina predstavitve

3. Uvod • Novi izzivi za visokošolske knjižnice • Strateško usmerjanje energije in sredstev • Pomen strateškega načrtovanja v knjižnicah • Doseganje zastavljenih ciljev • Sistematični razvoj ponudbe

4. Vloga strateškega načrtovanja • Omogoča delovanje v spremenjenih okoliščinah • Prevrednotenje nalog in ciljev • Pomoč pri izoblikovanju najpomembnejših nalog • Povečanje učinkovitosti • Orodje za komunikacijo znotraj in zunaj knjižnice

5. Cilji projekta • Opredelitev pomena in pristopov k strateškemu načrtovanju v knjižnicah • Analiza okolja CMK in sedanjega načrtovanja • Oblikovanje strateškega dokumenta CMK

6. Ravni načrtovanja • Strateško: 3-5 let • Taktično: 1-2 let • Operativno: do 1 leta

7. Koraki pri načrtovanju • Priprava načrta • Izdelava načrta • Uresničevanje načrta

8. Priprava • Razjasniti namen • Opredeliti ključne udeležence • Kdo bo razvijal plan • Opredeliti ovire • Razjasniti vloge in odgovornosti • Orisati proces komunikacije

9. Izdelava načrta • Pripraviti izjavo o poslanstvu • Pripraviti izjavo o viziji • Oceniti notranje in zunanje okoliščine • Oceniti potrebe uporabnikov • Zastaviti naloge • Zastaviti cilje

10. Uresničevanje načrta • Zasnovati delovne korake in časovni potek • Dodeliti odgovornosti • Izdelati krizni načrt • Razviti strategijo obveščanja • Opredeliti merila za vrednotenje načrta

11. Okolje CMK • Organiziranost in položaj • Zaposleni • Ponudba virov in storitev • Uporabniki

12. Načrtovanje v CMK • Nestabilne razmere • Taktično in operativno načrtovanje • Različni povodi za načrtovanje • V proces vključeni vsi vpleteni sodelavci • Načrti predstavljeni na sestankih oddelkov in knjižnice • Določene odgovorne osebe in izvajalci

13. Načrtovane dejavnosti CMK • Avtomatizacija izposoje • Izgradnja knjižničnih zbirk • Izobraževanje uporabnikov • Izobraževanje knjižničnih delavcev • Marketing knjižničnih storitev • Izgradnja digitalne knijžnice • Pridobivanje dodatnih finančnih sredstev • Letne naloge oddelkov in knjižnice

14. Razlogi za strateško načrtovanje v CMK • Priprave na uvedbo problemsko naravnanega pouka na MF • Povečevanje potreb uporabnikov • Finančne omejitve

15. Priprava na načrtovanje • Sodelovanje vseh udeležencev procesa: dekan in tajnik MF, Kurikularna komisija, Knjižnični odbor, skupine uporabnikov z MF ter zaposleni v knjižnici • Ustanovitev Komisije za načrtovanje

16. Namen strateškega načrtovanja • Izdelava uporabnega strateškega načrta • Izboljšati čut za vlogo knjižnice • Pridobiti povratne informacije • Upoštevanje medsebojnih odvisnosti • Opredeliti splošne potrebe po virih • Uresničiti čut za skupno vizijo • Izboljšati komunikacijo na ravni fakultete • Zagotoviti podporo zunaj knjižnice

17. Izdelava in uresničevanje načrta • Izdelava po opisanem postopku: 6-12 mesecev • Uresničevanje: • Dinamika odvisna od virov • 3 leta

18. Zaključek • Strateško planiranje: • Prevrednotenje odnosov s pripadajočo skupnostjo • Sprememba pogleda skupnosti na knjižnico in dostop do neizkoriščenih virov • Povezovanje knjižnice z notranjimi in zunanjimi strukturami • Vloga povezovanja, sodelovanja in tekočega obveščanja za širšo podporo