SPRAWOZDANIE CZĘŚCIOWE / KOŃCOWE z wykonania zadania publicznego

1. SPRAWOZDANIE CZĘŚCIOWE / KOŃCOWEz wykonania zadania publicznego ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ(-YCH)/PODMIOTU (-ÓW), O KTÓRYM (-YCH) MOWA W ART. 3 UST. 3 USTAWY Z DNIA 24 KWIETNIA 2003 r. O DZIAŁALNOSCI POŻYTKU PUBLICZNEGO I O WOLONTARIACIE (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm), REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO

2. Wprowadzenie • Sprawozdanie częściowe lub końcowe składa się w terminie wyznaczonym w umowie. • Sprawozdanie należy wypełnić komputerowo, maszynowo lub pismem drukowanym. • Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione (w przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: „nie dotyczy”. • Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza sprawozdania. UWAGA! Zadanie publiczne winno byś realizowane i rozliczone zgodnie z umową, która określa zakres i warunki realizacji i rozliczenia zadania publicznego; załącznikami stanowiącymi integralną część umowy, tj.: • ofertą; • zaktualizowanym kosztorysem; • zaktualizowanym harmonogramem zadania publicznego ! Wszelkie zmiany w strukturze finansowania projektu, terminach realizacji czy też zmiany merytoryczne powinny być zgłaszane na bieżąco, pisemnie w związku z koniecznością sporządzenia aneksu do umowy.

3. WZÓR SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE1))2) z wykonania zadania publicznego ................................................................................. (tytuł zadania publicznego) w okresie od ................ do ................. określonego w umowie nr .............. zawartej w dniu .............................................................. pomiędzy Zarządem Powiatu Wrocławskiego a ......................................................................................................... (nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji3)) Data złożenia sprawozdania4) ………………....................... Niepotrzebne skreślić Wypełnić zgodnie z § 1 pkt. 1 umowy Wypełnić zgodnie z § 2 pkt. 1 umowy Podać nr umowy Podać datę zawarcia umowy Wypełnia Starostwo Powiatowe

4. Część I. Sprawozdanie merytoryczne • Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. ! Punkt 1 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 6 część III złożonej oferty

5. 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty.5) Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji. ! Punkt 2 sprawozdania jest odpowiedzią w szczególności na pkt 9część III złożonej oferty

6. 3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie  ! Za inwestycję uważa się zakupy przekraczające wartość 3.500 zł / jednostkę zakupową (środek trwały).

7. 4. Opis osiągniętych rezultatów. Rezultaty są to bezpośrednie i natychmiastowe efekty zrealizowanego zadania publicznego, które powinny ściśle odnosić się do zakresu projektu i wyznaczonego w nim celu. Rezultaty twarde – policzalne rezultaty, które osiągnęła organizacja realizując zadanie publiczne, np. ilość zorganizowanych wystaw, przeprowadzonych koncertów, imprez sportowych, liczba ich uczestników, ilość wydanych publikacji, wykonanych prac artystycznych. Rezultaty miękkie – korzyści trudno mierzalne, np. poprawa wyników sportowych, naukowych, wzrost świadomości, umiejętność pracy w zespole, itp. ! Jeżeli podane w sprawozdaniu wartości różnią się od zaplanowanych w złożonej ofercie to należy wyjaśnić przyczyny takiej sytuacji.

8. 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania. Należy podać informacje o liczbach związanych z realizacją zadania. Grupujemy wg rezultatów twardych i miękkich z podaniem konkretnych wartości liczbowych, np. ilość osób uczestniczących w konkursie, imprezie kulturalnej , sportowej, ilość wycieczek, liczba wydanych katalogów, ilość plakatów, ulotek, itp.. ! Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 10.

9. Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów z kosztorysu z zachowaniem wszystkich występujących w kosztorysie pozycji i w tej samej kolejności Wypełnić tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym

10. Dokumentowanie pracy społecznej członków organizacji i wolontariuszy 1.Wolontariusze: • porozumienie wolontariackie (umowa); • karta pracy wolontariusza; 2.Członkowie stowarzyszenia: • karta pracy członków stowarzyszenia; ! Jeżeli świadczenie wolontariusza wykonywane jest przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie. (art..44. pkt 4.) ! Wolontariuszowi, który wykonuje świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni, korzystający zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. (art..46. pkt 3.)

11. 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Kolumna musi być odzwierciedleniem tabeli: ”Całość zadania” – pkt 2 część IV oferty, znajdującej się w złożonej ofercie lub zaktualizowanym kosztorysie Kolumna ma odzwierciedlać rzeczywiste źródła i koszty realizowanego zadania ! Procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego wynosi nie więcej niż: OKREŚLONY W UMOWIE (§ 4 pkt 2).

12. Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków: ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym Należy opisać wybrane pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień, podać uzasadnienia dokonanych przesunięć. Powinny się tu znaleźć również informacje na temat ewentualnego zwiększenia kosztów całkowitych zadania jak i również zwrotu niewykorzystanych środków. • Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania przekazanej dotacji zgodnie z celem, na jaki ją uzyskał, i na warunkach określonych niniejszą umową. Dotyczy to także ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji, oraz odsetek bankowych od przekazanych przez Zleceniodawcę środków, które należy wykorzystać wyłącznie na realizację zadania publicznego (§ 2 pkt 3 umowy. • Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej dotacji, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy w terminie do 15 dni od zakończenia realizacji zadania publicznego (§ 11 pkt 1,4 umowy)

13. 4. Zestawienie faktur (rachunków). Nr dokumentu księgowego w prowadzonej ewidencji księgowej ! Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać: numer dokumentu księgowego, datę wystawienia dokumentu księgowego, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi.

14. Każda faktura (rachunek) powinna: • Być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie • Zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: • z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta • jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę (osoby) odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy (zgodnie ze statutem organizacji).

15. Opis faktury: Drugostronnie wymieniona faktura / rachunek dotyczy zakupu / zapłaty za _____________________________________________________ zgodnie z umową Nr __________________ z dnia ____________ na realizację zadania:____________________________________ Opłacono ze środków własnych / z dotacji Powiatu Wrocławskiego na realizację powyższego Zadania. Podpis osoby (osób) upoważnionej oraz pieczęć firmowa

16. Wszelkie wydatki związane z realizacja zadania muszą być • poniesione w okresie realizacji zadania. • Do sprawozdania nie załącza się oryginałów faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. • W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę. • „Załącznik do sprawozdania końcowego stanowią potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur, rachunków dokumentujących koszty związane z realizacją zadania pokryte z dotacji przekazanej przez Zleceniodawcę” (§ 9 pkt 3 umowy).

17. Część III. Dodatkowe informacje ........................................................................................................................... ......................................................................................................................... .............................................................................................................................. Załączniki: 1. Kopie faktur, rachunków (umów cywilnoprawnych wraz z rachunkami) opłaconych z dotacji 2. ............................................................ 3. ............................................................ Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). Należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne informacje mające bezpośredni związek z realizacją zaplanowanego zadania

18. Podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych

19. Wypełnia Starostwo Powiatowe Wypełnia Starostwo Powiatowe

20. UWAGA !!! • Przekazane środki finansowe z dotacji Zleceniobiorca jest zobowiązany wykorzystać nie później niż do dnia zakończenia realizacji zadania publicznego ! • Kwotę dotacji niewykorzystaną w terminie Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego ! • Od niewykorzystanej kwoty dotacji zwróconej po terminie, naliczane są odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych i przekazywane na rachunek bankowy Zleceniodawcy ! • Sprawozdania należy składać zgodnie z terminami podanymi w umowie !!! • Proszę o przekazanie wraz ze sprawozdaniami kopii wszystkich faktur dotyczących realizacji zadania publicznego potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez oferenta. • Proszę o dołączanie do sprawozdań protokołów odbioru nagród, list uczestników zadania, plakatów, ulotek, informacji z prasy i innych informacji dotyczących realizowanego zadania publicznego.

21. W składanych sprawozdaniach należy dokładnie sprawdzić w części rozliczeniowej prawidłowość wpisywanych kwot z faktur jak również wszystkie wyliczenia. • Proszę wypełniać wszystkie pola i dokonywać wszystkich wymaganych skreśleń w składanych sprawozdaniach. • W przypadku poprawiania kwoty, lub innych zapisów w sprawozdaniach należy zaparafować zmianę. • Należy z wyprzedzeniem informować o wszelkich zmianach terminów realizacji zadań oraz o ich przyczynach ( wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z umową wymagają pod rygorem nieważności zawarcia w formie pisemnej aneksu) !!! • Proszę o przekazywanie z wyprzedzeniem zaproszeń na poszczególne imprezy.