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Mantova, 10 marzo 2009

Il progetto AURORA Piccoli campi, grandi problemi. Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo. Mantova, 10 marzo 2009. L’acronimo di Aurora. Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico.

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Mantova, 10 marzo 2009

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Presentation Transcript

  1. Il progetto AURORA Piccoli campi, grandi problemi Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Mantova, 10 marzo 2009

  2. L’acronimo di Aurora Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico

  3. I promotori Direzione Generale per gli archivi - Servizio III, poi II Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI Università degli Studi di Padova

  4. L’obiettivo principale Ridurre gli effetti negativi della mancanza di standard per la descrizione del corrispondente e la redazione dell’oggetto nel protocollo informatico La registrazione di protocollo è un atto pubblico (di fp) e il suo documento, il registro di protocollo, deve essere redatto con la solennità che merita, evitando pressapochismi e sciatterie.

  5. Le date di avvio 11 dicembre 2007Archivi 23, lancio dell’iniziativa 31 dicembre 2007oltre 70 adesioni, ridotte a 40 11 gennaio 2008DDA costitutivo

  6. Le riunioni nazionali 12 febbraio 2008: Bologna, 1ª riunione plenaria 16 aprile 2008: Milano, Sottogruppo corrispondente 24 aprile 2008: Roma, Sottogruppo oggetto 16 giugno 2008: Roma, Coordinatori 26 giugno 2008: Roma, 2ª riunione plenaria 22 settembre 2008: Ragusa, 3ª riunione plenaria 16 dicembre 2008: Roma, 4ª riunione plenaria

  7. L’apertura alla comunità scientifica Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa a disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora. • 176 richieste • 45 Aurora tester • ICA e Archivalia

  8. La foto di Aurora Foto di Giuseppe Menardi (Associazione Astronomica Cortina) scattata il 20 novembre 2003 e ceduta gratuitamente per Aurora www.cortinastelle.it

  9. Il lessico Non più “mittente” o “destinatario”, ma corrispondente. • Mittente si usa solo per l’arrivo e destinatario solo per la partenza. • Il corrispondente si descrive (date determinate regole, l’operazione è procedurale) • L’oggetto si redige (l’operazione è intellettuale)

  10. La struttura Si tratta di raccomandazioni, non di regole prescrittive. • 7 Raccomandazioni di carattere generale • 24 Raccomandazioni per il corrispondente • 13 Raccomandazioni per l’oggetto • 14 Raccomandazioni per il software

  11. Le statistiche di Aurora 1/2 Alcuni dati statistici: • 1 anno di progetto • 8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi • 40 amministrazioni pubbliche + ANAI • 44 Aurora tester • 69 Raccomandazioni • 2.700 e-mail scambiate (*) (*) Nota interna: oltre 120.

  12. Le statistiche di Aurora 2/2 • Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta, modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester una media di oltre 85 volte • Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a testa per ogni versione, il tempo trascorso nei lavori delle riunioni plenarie e dei sottogruppi, Aurora è costata complessivamente oltre 180 giorni di “lavoro uomo”

  13. Cosa resta da fare?

  14. La revisione linguistica Il prof. Cortelazzo farà la revisione linguistica: • Semplificazione del testo • Indice di leggibilità

  15. La revisione editoriale • 5 marzo 2009Rilascio della versione beta di Aurora (fino a “I regali”) • 31 marzo 2009Rilascio de “Il tramonto prima di Aurora (Protochorror)” • 30 aprile 2009Rilascio dell'Atlante diplomatico

  16. La disseminazione 2009 Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD10 marzo 2009Lecce - Università del Salento27 marzo 2009 Napoli - Archivio di Stato2 aprile 2009 Torino - Regione Piemonte22 aprile 2009Trieste - Archivio di Stato, Scuola di APD27 aprile 2009

  17. Sito web - Area dei materiali didattici Un’area dedicata agli operatori, dalla quale poter scaricare i materiali o i rispettivi link per la formazione interna e per la moltiplicazione culturale: • Allegato per il Manuale di gestione • Aurora in pillole • Slides e materiali per esercitazioni www.unipd.it/archivio/progetti/aurora

  18. Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010) ICA - Traduzione in inglese (Martignon) Archivalia - Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)

  19. Piccoli campi, grandi problemi

  20. Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa leggiera, che ’l disputar lungamente delle massime questioni senza conseguir verità nissuna Galileo Galilei, 1609

  21. La definizione del problema: il corrispondente Con l’introduzione dell’informatica, l’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario) ha provocato: a) proliferazione di record contradditori o incompleti b) inefficienza nella ricerca c) perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica)

  22. La definizione del problema: l’oggetto L’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione dell’oggetto provoca: a) iper-sintesi o iper-analisi b) inefficienza nella ricerca c) mediocrità nelle descrizioni d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi

  23. Gli effetti incertezza tempo ridondanze

  24. Il perimetro di un piccolo problema Nell’ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di gestione informatica dei documenti), la redazione dell’anagrafica e la redazione dell’oggetto rappresentano un piccolo problema, ma non un problema piccolo. Un piccolo problema, però, che genera enormi effettinegativi sulla organizzazione e la ricerca documentale.

  25. Il corrispondente Il corrispondente (mittente nel caso di un documento in arrivo e il destinatario o i destinatari, nel caso di un documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al medesimo protocollo), deve essere memorizzato in una apposita banca dati. La banca dati deve essere implementata in modo da consentire l’efficiente individuazione del soggetto, garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.

  26. Tiscali, in Località  Sailletta

  27. L’oggetto L’oggetto è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione. Bisogna trovare un equilibrio tra analisi e sintesi, tenendo presente la correttezza della lingua, come in un algoritmo. È un’operazione intellettuale, che non prevede la pedestre trascrizione dell’oggetto eventualmente presente. Serve agli organi di governo e di gestione per ragioni di conoscenza e di efficienza della macchina amministrativa.

  28. Grazie per l’attenzione! Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo gianni.penzo@unipd.it www.unipd.it/archivio/progetti/aurora

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