Cuadro de Mando Integral (CMI)

1. Cuadro de Mando Integral (CMI) ACOMPAÑAMIENTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL DEL MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA

2. Cuadro de Mando Integral “Herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporciona a la alta dirección y a los funcionarios responsables, una visión comprensible de la organización o de su área de responsabilidad. La información aportada por el CMI, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades organizativas, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización.[1]” [1] Norma UNE 66174 de Noviembre de 2003 en su apartado 3.8.

3. Componentes de CMI • Indicadores de gestión, impacto y riesgo (nivel estratégico, táctico y operativo) • Tableros de Control • Mapa Estratégico Institucional • Mapa de Riesgo Institucional • Mapa de Relaciones de Indicadores • Panel de Control

4. Diseño de indicadores CMI

5. Diseño de Indicadores Definición: “Los indicadores de desempeño son variables cuantitativas o una relación entre variables que permite medir el grado de cumplimiento del objetivo a evaluar.”

6. Diseño de Indicadores Indica los indicadores de gestión, impacto y riesgo, que se deben monitorear para asegurar el logro de los objetivos específicos.

7. DISEÑO DE TABLEROS DE CONTROL CMI

8. Tableros de Control • El tablero de control es un instrumento de control diseñado para brindar información clave al tomador de decisiones sobre el grado de cumplimiento de las metas establecidas en el plan estratégico. • Cómo mínimo se establecen tres rangos: Satisfactorio (cumple o supera la meta establecida), Aceptable (Está ligeramente por debajo de la meta) e Inaceptable (Se encuentra muy lejos de la meta establecida).

9. Tablero de Control Requerimientos de información • Objetivo Estratégico • Alcance • Nombre del indicador • Meta del indicador • Peso del indicador • Rangos de alerta • Valor actual del indicador • Nivel organizacional que evalúa • Índices ponderados

10. Tablero de Control Valor Obtenido del Cumplimiento del Objetivo por Nivel de Gestión. Se obtiene mediante la sumatoria de la multiplicación del Peso del Indicador por el Valor Obtenido en cada uno de los indicadores por Nivel de Gestión. Ejemplo del Valor Institucional Obtenido: 0,25 * 76,13 = 24,98 0,25 * 76,59 = 28,38 0,25 * 77,92 = 28,38 0,25 * 74,92 = 22,77 76,27 Porcentaje de Cumplimiento del Objetivo. Se obtiene de la división del Valor Obtenido a Nivel Institucional entre el Valor del Rango Promedio de Aceptación para el Cumplimiento del Objetivo: (76,27 /83,8) * 100 = 91% Valor del Indicador a Nivel Institucional, se calcula mediante la sumatoria de la multiplicación del porcentaje de responsabilidad por nivel de gestión por el valor actual del indicador en cada nivel de gestión: 0,33 * 75 = 24,98 0,33 * 86 = 28,38 0,33 * 69 = 22,77 76,13 Meta Institucional: Establecida en el Diseño de Indicadores Peso del Indicador para cumplir con el objetivo por Nivel de Gestión Rangos de Alerta % de Responsabilidad por Nivel de Gestión Valor del Indicador en tiempo real por Nivel de Gestión Semáforo de Alerta: Rojo: Incumplimiento Amarillo: Aceptable Verde: Satisfactorio Índice Ponderado por Nivel de Gestión, Suma 1

11. DISEÑO MAPA ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL CMI

12. Mapa Estratégico Institucional Muestra las relaciones existentes entre los 30 Objetivos Institucionales del MS, mostrando claramente cuando un objetivo genera algún tipo de impacto directo o indirecto sobre otro(s). Código de Colores del Mapa Estratégico Evidencia los objetivos en los cuales se presenta alguna problemática y permite establecer el cumplimiento ponderado de la estrategia en función de dichos objetivos

13. Mapa Estratégico Función del Ministerio de Salud Nivel de cumplimiento de objetivo. Se obtiene del Tablero de Control Objetivo específico del Plan Estratégico

14. Funciones del Ministerios de Salud Objetivos Específicos del Plan Estratégico Nivel Ponderado de Cumplimiento de cada Objetivo: % de Contribución * Nivel de Cumplimiento 0.02* 91= 1,82

15. Grado de Contribución al Marco Estratégico Nivel de Cumplimiento del Marco Estratégico. Aparece en el Mapa Estratégico

16. Mapa Estratégico Institucional 27 Nivel de Cumplimiento: 27

17. MAPA DE RIESGO CMI

18. Tableros de Riesgo “Permite obtener información que apoye la toma de decisiones orientada a ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable y así promover, de manera razonable, el logro de objetivos institucionales”

19. Nivel de Cumplimiento Mapa de Riesgo

20. DISEÑO MAPA DE RELACIONES CAUSA - EFECTO CMI

21. Relaciones Causa - Efecto Señala las relaciones de causa-efecto entre indicadores, las cuales deben ser identificadas para asegurar el cumplimiento de los mismos.

22. Relaciones Causa - Efecto Estratégicos Tácticos Operativos Muestra los aspectos en los cuales se debe poner atención si existe un incumplimiento del objetivo

23. DISEÑO DE PANEL DE CONTROL CMI

24. Panel de Control • El panel de control es otro instrumento que se basa en el modelo de administración en una página. • A través del diseño del panel de control, el tomador de decisiones identifica los objetivos e indicadores que le resultan prioritarios. • Se diseñan paneles de control para cada tomador de decisiones, en nuestro caso para cada responsable de unidad organizativa.

25. Panel de Control Permite mantener un control del desempeño de la organización con el fin de minimizar el tiempo de reacción ante oportunidades de mejora o situaciones no deseadas que afecten la consecución de sus objetivos.

26. Relaciones entre Componentes CMI Mapa Estratégico Institucional Diseño de Indicadores Tablero de Control Panel de Control Relaciones Causa -Efecto Mapa de Riesgo

27. Desagregación de componentes del CMI para el MS Estrategia del Ministerio de Salud (1) Indicadores (455) Objetivos (30) Funciones (24) Funciones Estratégicas (5) Objetivos Estratégicos (4) Divisiones Organizacionales (3)

28. Priorización de Indicadores Indicadores a monitorear en el inmediato, corto, mediano y largo plazo

29. Objetivo de la Priorización: Establecer el orden en que los indicadores del Cuadro de Mando Integral se iniciarán a monitorear en el inmediato, corto, mediano y largo plazo (considerando su impacto, compromiso y viabilidad) a partir de que la Dirección General de Salud, en coordinación con la Unidad de Planificación Estratégica Institucional defina el inicio de su medición. Criterios de Priorización

30. Instrumento Utilizado para la Priorización de Indicadores Desarrollo Científico y Tecnológico en Salud

31. Priorización de Indicadores • Los indicadores fueron evaluados con base en los criterios seleccionados por las Unidades del Nivel Central y las Direcciones Regionales. • De acuerdo a la información recopilada se valoró el criterio que mejor se ajustara para cada uno de los indicadores de cada una de las funciones estratégicas del Ministerio de Salud. • La priorización fue asignada de acuerdo a las observaciones indicadas, que mejor reflejaban las condiciones de impacto, compromiso y viabilidad de cada uno de los indicadores.

32. Priorización de Indicadores Asignada

33. Monitoreo de Indicadores Reporte de Monitoreo de Indicadores

34. Objetivos del Monitoreo de Indicadores

35. Reporte Monitoreo de Indicadores del CMI • Se manejan dentro del Equipo de Trabajo de cada Unidad Organizativa. Indicadores Operativos Nivel Local Nivel Regional Nivel Central Encargado del Proceso en el Nivel Local Encargado del Proceso en el Nivel Regional Encargado del Proceso en el Nivel Central Monitoreo de Indicadores del Nivel Local Monitoreo de Indicadores del Nivel Regional Monitoreo de Indicadores del Nivel Central Indicadores Operativos Indicadores Operativos Indicadores Operativos Reporte Reporte Toma de Decisiones Reporte

36. Reporte Monitoreo de Indicadores del CMI Deben ser reportados a la Dirección General de Salud. Indicadores Estratégicos y Tácticos DGS (Toma de Decisiones) Reporte a la DGS Reporte al Director Regional Nivel Local Director Regional Reporte a la DGS Encargado de Proceso en el Nivel Local Indicadores Estratégicos y Tácticos Indicadores Estratégicos y Tácticos Monitoreo de Indicadores del Nivel Local Consolidación de Información del Nivel Local y Monitoreo de Indicadores del Nivel Regional Monitoreo de Indicadores del Nivel Central Indicadores Estratégicos y Tácticos Encargado de Proceso en el Nivel Regional Encargado de Proceso en el Nivel Central Reporte al Nivel Regional Nivel Regional Nivel Central

37. Valores Períodos Anteriores Valor Actual Nombre del Indicador Alcance Meta Gráfico Histórico Valor Mínimo Permitido Acciones Correctivas o de Mejoramiento Factores que han afectado el valor del indicador (Favorable y/o Desfavorablemente) Reporte Estratégico - Táctico Responsable de la Medición Función Estratégica Evaluada

38. Oficio Reporte de Indicadores Estratégico-Tácticos

39. Tareas Claves (Ejecutadas y Pendientes) Reporte Operativo

40. Oficio Reporte de Indicadores Operativos

41. Reporte sobre la Sede Regional Reporte sobre las Áreas Rectoras de Salud Reporte Estratégico-Táctico Nivel Regional

42. Frecuencia de Medición Frecuencia de Medición de los Indicadores • La Frecuencia está determinada en la Tabla de Diseño de Indicadores.

43. Frecuencia de Medición de los Indicadores • La Frecuencia está determinada en la Tabla de Diseño de Indicadores.

44. Plan de Implementación Cuadro de Mando Integral

47. ¿Preguntas u observaciones? Muchas Gracias