PREPARAÇÃO PARA A BANCA EXAMINADORA

1. PREPARAÇÃO PARA A BANCA EXAMINADORA

2. TÓPICOS A SEREM ABORDADOS Introdução • O Examinador Voluntário - O que é / Benefícios - Competências Necessárias • Características Requeridas e Posturas Indesejáveis para um Examinador • Código de Ética • Atuando como Examinador - Responsabilidades, Produtos e Clientes do Examinador - Condições para designação como Examinador • Processo de avaliação

3. INTRODUÇÃO • O Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade – PGQP – foi lançado em outubro de 1992, com o objetivo de estimular, articular e promover ações visando tornar competitivos os produtos e serviços das organizações do RS, por meio da melhoria da qualidade e produtividade.

4. INTRODUÇÃO Você foi convidado para participar do treinamento de Preparação para a Banca Examinadora do Prêmio Qualidade RS - PGQPe, ao ser aprovado, passará a integrar um seleto grupo de profissionais que contribuem voluntariamente, com seu conhecimento e experiência em gestão, voluntariamente, para ajudar a melhorar a qualidade e o nível de competitividade das organizações do nosso País. Este pré-curso é uma atividade que antecede o curso presencial de Preparação para a Banca Examinadora. Bons estudos!

5. 1.O Examinador Voluntário

6. O QUE É pelo Exercício da Cidadania, pois todo o trabalho que o examinador realiza é voluntário. Isto causa também satisfação pessoal. Atuar como Examinador é uma atividade voluntária que: desenvolve a pessoa como indivíduo;

7. O QUE É Atuar como Examinador é uma atividade voluntária que: • desenvolve a pessoa como indivíduo; • aumenta o conhecimento em Gestão Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras organizações, fará uma análise individual e posteriormente de consenso. Tudo isto permitirá conhecer muito bem o Sistema de Gestão das Organizações.

8. O QUE É Atuar como Examinador é uma atividade voluntária que: • desenvolve a pessoa como indivíduo; • aumenta o conhecimento em Gestão e • amplia a experiência profissional. Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras organizações, tendo a oportunidade de desenvolver a capacidade gerencial em organizações diferentes da sua.

9. BENEFÍCIOS ADICIONAIS DE SER UM EXAMINADOR VOLUNTÁRIO Aumento da Rede de Relacionamento - Network A avaliação sempre é feita em conjunto com outras pessoas e esta é uma excelente oportunidade para trocar informações, conhecimento e ampliar a sua rede de relacionamentos. Reconhecimento - Cada vez mais se tem dado valor para as pessoas que atuam como voluntários e examinadores dos prêmios regionais e setoriais. Aumento da empregabilidade -Acompanhe e faça uma análise das pessoas que participam dos processos de avaliação. Certamente estão tendo reconhecimentos diferenciados.

10. BENEFÍCIOS ADICIONAIS DE SER UM EXAMINADOR VOLUNTÁRIO Prestígio Profissional – cadavezmais tem se dado valor para as pessoasqueatuamcomovoluntárias e examinadores dos prêmiosregionais e setoriais. Intercâmbio Profissional com outrosvoluntários e organizações – a avaliação é semprerealizadaemconjunto com outrosprofissionais, e esta é umaexcelenteoportunidadeparatrocarinformações, conhecimentos e ampliarsuarede de relacionamentos. Uso do Termo de Adesão – é um documentoprevistoem Lei, queprova o número de horas de trabalhovoluntário, e queprotege o voluntário, a instituiçãoqueestádisponibilizando o trabalhovoluntário e a queestárecebendo o voluntário.

11. BENEFÍCIO DE SER VOLUNTÁRIO • Autodesenvolvimento profissional • Prestígio profissional • Aumento da empregabilidade • Exercício da cidadania • Intercâmbio profissional - Networking • Desenvolvimento da capacidade gerencial

12. RECONHECIMENTO DO VOLUNTÁRIO

13. RECONHECIMENTO DO VOLUNTÁRIO

14. RECONHECIMENTO DO VOLUNTÁRIO Cerimônia do Prêmio Qualidade RS 2011

15. SER EXAMINADOR • Para atuar como examinador é necessário atender a alguns requisitos, baseados no ideograma “CHA” • Conhecimentos • Habilidades • Atitudes • Vamos ver cada um deles agora!

16. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa

17. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa Você precisa conhecer e dominar os 8 Critérios de Excelência: * Liderança * Estratégias e Planos * Clientes * Sociedade * Informações e Conhecimento * Pessoas * Processos * Resultados

18. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa Você precisa ter conhecimentos sobre os principais Conceitos de Qualidade, entre eles podemos citar: * PDCA * 5 S * MASP * entre outros

19. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa Durante o processo de avaliação de uma candidata, você está representando o Programa, por isso precisa ter um conhecimento mínimo sobre o mesmo.

20. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa Você estará com o Relatório de Gestão da candidata e o Guia de Avaliação dos Critérios e utilizando estes dois instrumentos deverá identificar as evidências que comprovem o atendimento de cada um dos requisitos dos critérios/ itens. Isto também deverá acontecer durante e após o processo de visita.

21. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa A condução acontece antes, durante e após a visita, pois em todos os momentos é preciso estar atento as etapas e prazos do Prêmio Qualidade RS

22. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa Sobre a atual situação das evidências apresentadas para o atendimento dos requisitos.

23. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa "Não tome partido". Seja justo em suas decisões.

24. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa Ouça com atenção a sua equipe e as pessoas da organização.

25. SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS Programa Seja ético, conduza os trabalhos de acordo com o planejado, cumprindo os prazos e tarefas estabelecidos.

26. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR Existem algumas características que precisam estar presentes nos examinadores. Vamos ver algumas delas a partir de agora: * Capacidade de análise É muito importante para o estudo e entendimento do Relatório da Gestão, pois é nesta análise que o examinador compreende a sistemática da organização. * Respeito aos procedimentos Respeitar as etapas e as orientações do Programa e ler atentamente oManual da Banca Examinadora. Respeitar as regras da organização durante a visita.

27. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR * Organização: Organização é essencial para obter um bom resultado na elaboração dos relatórios, na visita, no cumprimento dos prazos, na elaboração do relatório de avaliação final. * Facilidade de comunicação: A comunicação é importante entre a equipe de examinadores, com o juiz relator e com a organização durante a visita. A boa comunicação facilitará a condução da visita, a forma de colocar os questionamentos e de conduzir a visita harmoniosamente. * Trabalho em equipe: O trabalho do examinador é realizado em equipe: Examinador Líder, um ou dois Examinadores e Juiz Relator.

28. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR * Discrição: Ser reservado em suas palavras e atos, confidencialidade. * Foco na tarefa: Focar no objetivo do trabalho, manter sempre a objetividade. * Disciplina: Seguir os prazos e a agenda estabelecidos.

29. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR * Empatia Capacidade psicológica para se identificar com o "EU" de outro, conseguindo sentir o mesmo que este nas situações e circunstâncias vivenciadas (ser receptivo). * Visão sistêmica Visão do todo de uma organização, da inter-relação entre as áreas, com o ambiente externo.

30. POSTURAS INDESEJÁVEIS PARA UM EXAMINADOR Estas características devem estar ausentes durante todo o processo de avaliação do Prêmio Qualidade RS Descomprometimento Rigidez Arrogância Atitude antiética Prepotência Passividade Inconseqüência Inflexibilidade Dispersão

31. 2.Código de Ética

32. CÓDIGO DE ÉTICA Todos os membros da Banca Examinadora do Premio Qualidade RS, bem como os demais colaboradores estão regidos por um Código de Ética, definido sob as mesmas bases do Prêmio Nacional da Qualidade - PNQ, onde estes assumem compromissos com princípios éticos nas seguintes regras: • Regras de Conduta • Regras de Confidencialidade • Regras sobre Conflito de Interesses

33. REGRAS DE CONDUTA É rigorosamente vedado aos examinadores: • aceitar honorários, comissão ou atenções pessoais que representem valor, de organizações avaliadas/candidatas atuais ou de anos anteriores, que possam, de alguma maneira, gerar suspeitas quanto à integridade do processo de premiação; • oferecer serviços de consultoria ou qualquer tipo de assessoramento para organizações que tenha avaliado, por pelo menos dois anos após o ciclo de premiação; • usar informações privilegiadas decorrentes do processo de avaliação, como forma de obter vantagens pessoais ou de oferecer serviços profissionais; • utilizar ou reproduzir, em benefício próprio, para fins comerciais ou de recebimento de vantagens diretas ou indiretas sem prévia autorização, quaisquer materiais ou publicações de propriedade da instituição gestora;

34. REGRAS DE CONDUTA É rigorosamente vedado aos examinadores (continuação): • falar, apresentar-se ou executar qualquer atividade em nome da instituição gestora, sem estar devidamente autorizado para tal; • comunicar-se com as organizações avaliadas/candidatas solicitando documentação, informações ou esclarecimentos sobre o Relatório da Gestão, o planejamento da visita ou quaisquer outros assuntos relativos ao processo de premiação, sem autorização prévia da instituição gestora; • usar a logomarca da instituição gestora ou do Prêmio Qualidade RS como identificação de sua condição de examinador, assim como a colocação em seu cartão de visita; e • identificar-se como examinador do Prêmio Qualidade RS sem que tenha participado efetivamente da análise da organização candidata daquele ciclo ou sem informar o ano em que isto ocorreu. A condição de membro da Banca Examinadora deve ser informada da seguinte forma: “Examinador/Examinador Líder–Prêmio Qualidade RS 2008”.

35. REGRAS DE CONFIDENCIALIDADE Os Examinadores obrigam-se a tomar as seguintes precauções, com o objetivo de manter a confidencialidade de todas as informações obtidas durante o processo de avaliação: • salvaguardar as informações recebidas durante o processo de avaliação, relativas as organizações candidatas atuais ou de ciclos anteriores, evitando discuti-las até mesmo com familiares, pessoas de seu relacionamento, outros examinadores e colegas de profissão, exceto quando esta troca de informações fizer parte do processo de avaliação; • não revelar o nome das organizações candidatas, atuais ou de ciclos anteriores, nem mesmo revelar sua identidade de alguma outra forma indireta; • não reproduzir ou divulgar as informações do Relatório da Gestão ou de qualquer outro documento utilizado no processo de avaliação das organizações candidatas; e • não revelar a outros membros da banca examinadora, as organizações candidatas ou à instituição gestora, seja durante as atividades de treinamento, de avaliação ou de julgamento, sua condição de consultor ou sua participação na preparação de uma candidata ao Prêmio Qualidade RS.

36. REGRAS SOBRE CONFLITO DE INTERESSES Os Examinadores obrigam-se a manifestar a condição de conflito de interesses sempre que fatores objetivos ou subjetivos (estreito relacionamento, experiências passadas ou preconceitos em relação a organização candidata) os impedirem de avaliar ou julgar de maneira independente e imparcial, ou puderem prejudicar a imagem da instituição gestora ou do processo de premiação. Dentre os fatores objetivos são claramente definidos três níveis de conflito de interesses no processo de avaliação: • relacionamento direto, quando o Examinador possui um vínculo empregatício ou profissional com a organização avaliada/candidata, ou com um fornecedor ou cliente importante para a organização candidata. Inclui-se neste nível a existência de relacionamento familiar (parentes de primeiro grau), pessoal e social com funcionários da organização candidata.

37. REGRAS SOBRE CONFLITO DE INTERESSES • propriedade significativa, quando uma parte importante dos bens pessoais do Examinador é, ou possa vir a ser, influenciada pela organização candidata. Inclui-se neste nível a participação acionária. • concorrência, quando o Examinador está diretamente envolvido com concorrentes da organização candidata, através de relações de trabalho, de posse de ações, etc. A não-observação do código de ética implica a exclusão do Examinador dos próximos ciclos do Sistema de Avaliação da Gestão e do Prêmio Qualidade RS.

38. 3.Atuando como Examinador

39. CONDIÇÕES PARA DESIGNAÇÃO COMO EXAMINADOR Um voluntário, para ser examinador do Prêmio Qualidade RS, terá sua avaliação realizada considerando os seguintes itens: • Desempenho no curso de interpretação dos critérios de avaliação • Avaliação do instrutor durante o curso presencial de Examinador: • Trabalho Individual - Análise do Caso para Estudo • Exercício do conteúdo Pré-curso • Pontuação individual • Redação de comentários • Participação em ciclos anteriores (quando aplicável)

40. SER EXAMINADOR Baseado nos itens anteriores o instrutor habilita o voluntário como: • Examinador • Examinador Líder

41. SER EXAMINADOR • Análise curricular; • Acesso a computador e internet; • Se veterano, bom desempenho em anos anteriores (relatório de boa qualidade, entregue no prazo e conduta de acordo com o Código de Ética e orientações recebidas); • Experiência profissional para avaliar gestão; • Inexistência declarada de conflito de interesse com a organização; • Disponibilidade de agenda; e • Capacidade de liderança, para o examinador líder. Uma vez sendo habilitado como examinador ou examinador líder, o voluntário poderá ser designado para atuar (dependendo da necessidade do Programa), no Prêmio Qualidade RS, observando-se os requisitos:

42. RESPONSABILIDADES Examinador • Cumprir o Código de Ética; • Realizar a avaliação; • Seguir as orientações do Manual do Examinador; • Cumprir os prazos da coordenação do Prêmio e do examinador líder; • Em caso de dúvida sobre o processo, contatar o examinador líder ou o Coordenador do Prêmio. Examinador Líder • Cumprir o Código de Ética; • Liderar o processo de avaliação; • Seguir as orientações do Manual do Examinador; • Cumprir os prazos da coordenação do Prêmio; • Em caso de dúvida sobre o processo, contatar o Coordenador do Prêmio.

43. PRODUTOS E CLIENTES • Qual o principal produto do examinador? • Relatório de avaliação - RA com comentários que agreguem valor para as candidatas e coerente com a pontuação • Os clientes dos examinadores são: • A organização avaliada (candidata) • A banca de juízes • A Instituição Gestora do Prêmio O RA é o resultado do trabalho da Banca Examinadora.

44. PLANILHA RA A ferramenta que será utilizada pela equipe examinadora e que resultará no produto final a ser entregue ao cliente é a planilha RA, que faz parte do Kit do Examinador, disponível para donwload no hotsite do PQRS2012. Existe uma planilha RA para análise de candidatas Medalha e outra para candidatas Troféu. Este arquivo contém todas as planilhas necessárias ao processo. Uma das planilhas é a Ajuda, onde explica o que deve ser feito em cada etapa.

45. 4.Processo de Avaliação

46. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ANÁLISE INDIVIDUAL • Esta etapa é realizada pelos examinadores individualmente de acordo com as informações recebidas nos treinamentos preparatórios, nos documentos enviados e conforme orientações complementares da coordenação do Premio. • Durante a análise individual, os examinadores não têm conhecimento sobre os demais membros da equipe. Ao final da análise e até a data acordada, os examinadores devem enviar sua avaliação individual para a coordenação. • Os examinadores podem utilizar o Fórum Examinador / Juiz para tirar as dúvidas sobre análise do RG. • Dúvidas de processo devem ser direcionadas para a Secretaria Executiva – PGQP.

47. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ANÁLISE DE CONSENSO A etapa de consenso inicia após a divulgação das candidatas que irão para a visita, ou não: • O Examinador Líder conversa com a equipe e busca o consenso de uma data presencial para o consenso. • A reunião de consenso é conduzida pelo Examinador Líder e seu objetivo é definir a pontuação de consenso da equipe e preparar os tópicos de visita, no caso da candidata a ser visitada. • O consenso da equipe deve ser enviado através do portal para análise do juiz, até 15 dias antes da visita. • Se a candidata não passou para a etapa da visita, o Examinador Líder coordena as atividades para, além de consensar a pontuação, preparar os comentários e a Conclusão Geral.

48. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA A seleção das candidatas que serão visitadas dependerá da capacidade de processo do Prêmio. Etapa 1 – Definição da data e agenda Ao informar as candidatas que passaram para etapa de visita, a candidata tem conhecimento dos examinadores designados, podendo manifestar algum conflito de interesses. O Examinador Líder consensa com a equipe sugestões de data dentro da semana escolhida pela candidata na inscrição. Examinador Líder consensa com a organização data da visita e informa data no portal. 

49. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA Etapa 2 – Logística As candidatas com mais de 99 colaboradores (excluindo unidades de corporação) pagam as despesas dos examinadores. Por esta razão equipe verifica com a candidata se ela providenciará logística ou se o examinador organiza e as despesas são ressarcidas posteriormente. Examinadores de candidatas com menos de 99 colaboradores e de unidades de corporação providenciam logística e encaminham comprovantes para o PGQP para ressarcimento.

50. PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA Etapa 3 – Preparação da visita A preparação da visita consiste na realização de uma reunião da equipe examinadora para definição e consenso dos pontos de verificação, bem como para planejamento do cumprimento da agenda. Esta etapa é fundamental para a boa condução da visita. Deve haver interação entre equipe examinadora e juiz, de forma que todos os pontos a serem verificados sejam levantados e apontados.