Preparação para a Banca Examinadora PBE-2010 Pré-curso

1. Preparação para a Banca Examinadora PBE-2010 Pré-curso

2. Convite Olá! Seja bem vindo a mais uma etapa da Preparação da Banca Examinadora do Prêmio Qualidade RS 2010. Eu sou o João Sabido, e vou lhe acompanhar durante este pré-curso. Vamos em frente e... BONS ESTUDOS!!!

3. Orientação Este pré-curso é uma atividade que antecede o curso presencial de Examinador. Nos próximos slides você terá contato com conteúdos tais como: requisitos e reconhecimentos de um examinador, código de ética e mapa do negócio. No final deste pré-curso você encontrará exercícios que deverão ser respondidos e entregues ao instrutor no dia do treinamento presencial.

4. Pronto para iniciar? Atuar como Examinador é uma atividade voluntária que desenvolve a pessoa como indivíduo, aumenta o conhecimento e amplia a experiência profissional. Vamos começar conhecendo o que é necessário para se tornar um examinador e suas vantagens?

5. Introdução A partir de agora vamos conhecer um pouco mais sobre a atuação do Voluntário Examinador. Você verá os seguintes itens: * Competências necessárias * Características importantes * Benefícios de Ser Voluntário * Reconhecimento do Voluntário

6. Competências Necessárias Para atuar como voluntário é necessário atender a alguns requisitos, baseados no ideograma "CHA" * Conhecimento * Habilidade * Atitude Vamos ver cada um deles agora!

7. Competências Necessárias

8. Competências Necessárias Você precisa conhecer e dominar os 8 Critérios de Avaliação: * Liderança * Estratégias e Planos * Clientes * Sociedade * Informações e Conhecimento * Pessoas * Processos * Resultados

9. Competências Necessárias Você precisa ter conhecimentos sobre os principais Conceitos de Qualidade, entre eles podemos citar: * PDCA * 5 S * MASP * entre outros

10. Competências Necessárias Durante o processo de avaliação de uma candidata, você está representando o PGQP, por isso precisa ter um conhecimento mínimo sobre o mesmo. Acesse o Portal: www.portalqualidade.com/pgqp e veja a seção "O PGQP".

11. Competências Necessárias Você estará com o Relatório de Gestão da candidata e o Guia de Avaliação dos Critérios e utilizando estes dois instrumentos deverá identificar as evidências que comprovem o atendimento de cada um dos requisitos dos critérios. Isto também deverá acontecer durante e após o processo de visita.

12. Competências Necessárias A condução acontece antes, durante e após a visita, pois em todos os momentos é preciso estar atento as etapas e prazos do Prêmio Qualidade RS.

13. Competências Necessárias Sobre a atual situação das evidências apresentadas para o atendimento dos requisitos.

14. Competências Necessárias "Não tome partido". Seja justo em suas decisões.

15. Competências Necessárias Ouça com atenção a sua equipe e as pessoas da organização.

16. Competências Necessárias Seja ético, conduza os trabalhos de acordo com o planejado, cumprindo os prazos e tarefas estabelecidos.

17. Características Requeridas Existem algumas características que precisam estar presentes nos examinadores. Vamos ver algumas delas a partir de agora: * Capacidade de análise É muito importante para o estudo e entendimento do Relatório da Gestão, pois é nesta análise que o examinador compreende a sistemática da organização. * Respeito aos procedimentos Respeitar as etapas e as orientações do PGQP e ler atentamente o Manual da Banca Examinadora. Respeitar as regras da organização durante a visita.

18. Características Requeridas * Organização: Organização é essencial para obter um bom resultado na elaboração dos relatórios, na visita, no cumprimento dos prazos, na elaboração do relatório de avaliação final. * Facilidade de comunicação: A comunicação é importante entre a equipe de examinadores, com o juiz e com a organização durante a visita. A boa comunicação facilitará a condução da visita, a forma de colocar os questionamentos e de conduzir a visita harmoniosamente. * Trabalho em equipe: O trabalho do examinador é realizado em equipe: Examinador Líder, um ou dois Examinadores e Juiz.

19. Características Requeridas * Discrição: Ser reservado em suas palavras e atos, confidencialidade. * Foco na tarefa: Focar no objetivo do trabalho, manter sempre a objetividade. * Disciplina: Seguir os prazos e a agenda estabelecidos.

20. Características Requeridas * Empatia Capacidade psicológica para se identificar com o "EU" de outro, conseguindo sentir o mesmo que este nas situações e circunstâncias vivenciadas (ser receptivo). * Visão sistêmica Visão do todo de uma organização, da inter-relação entre as áreas, com o ambiente externo.

21. Características Indesejáveis Estas características devem estar ausentes durante todo o processo de avaliação do Prêmio Qualidade RS (PQRS): Descomprometimento Rigidez Arrogância Atitude antiética Prepotência Passividade Inconseqüência Inflexibilidade Dispersão

22. Exercício Características Examinador Este exercício deve ser respondido no Caderno de Exercícios disponível para download no site do PQRS, link Pré-curso, que deve ser entregue ao instrutor no curso presencial. Leia atentamente as questões abaixo e assinale a alternativa correta: São características requeridas para os examinadores: ( ) Empatia e rigidez ( ) Passividade e disciplina ( ) Discrição e prepotência ( )Foco na tarefa e empatia São características indesejáveis para os examinadores: ( )Passividade e empatia ( )Arrogância e discrição ( )Prepotência e rigidez ( )Inconseqüência e organização Foco na tarefa significa: ( )Focar no trabalho que está sendo executado pelo entrevistado ( )Focar no objetivo do trabalho ( )Focar nas atividades que ocorrem paralelamente ao entrevistado ( )Focar nas anotações

23. Voluntário em prol da Qualidade Ser Examinador não é apenas trabalho! Existem benefícios profissionais, pessoais e sociais ao realizar este processo. E mais, você está tendo acesso aos critérios de avaliação que são iguais em todo o Brasil, assim está apto para atuar em outros Estados, pois o conhecimento recebido neste treinamento poderá ser aplicado em qualquer prêmio setorial ou regional.

24. Benefícios de ser voluntário Conheça alguns benefícios em ser voluntário: Auto desenvolvimento profissional - Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras organizações, fará uma análise individual e posteriormente de consenso. Tudo isto permite conhecer muito bem o Sistema de Gestão das Organizações. Prestigio profissional - Cada vez mais se tem dado valor para as pessoas que atuam como voluntários e examinadores dos prêmios regionais e setoriais. Aumento da empregabilidade - Acompanhe e faça uma análise das pessoas que participam dos processos de avaliação, certamente estão tendo reconhecimentos diferenciados.

25. Benefícios de ser voluntário Exercício da Cidadania - todo o trabalho que o examinador realiza é voluntário. Intercâmbio Profissional com outros voluntários e organizações - a avaliação sempre é feita em conjunto com outras pessoas e esta é uma excelente oportunidade para trocar informações, conhecimento e ampliar a sua rede de relacionamentos. Desenvolvimento da capacidade gerencial - você tem acesso a todos os critérios de avaliação da organização, tendo a oportunidade de desenvolver a capacidade gerencial em organizações diferentes da sua.

26. Reconhecimento do voluntário Depois de tanto trabalho, esforço e dedicação para que as organizações participantes do Prêmio Qualidade RS sejam avaliadas e reconhecidas, nada mais justo que reconhecer o trabalho dos Examinadores. Veja nos próximos slides quais são estes reconhecimentos, certamente eles contribuem para divulgar e motivar a sua atuação em outros ciclos do Prêmio.

27. Reconhecimento do voluntário Abaixo algumas formas de reconhecimento que o PGQP utiliza para o reconhecimento dos examinadores do Prêmio Qualidade RS. Todos os anos, no dia da cerimônia de entrega do Prêmio Qualidade RS, é realizada a publicação de um encarte especial dos resultados do PQRS, neste encarte são divulgados os nomes de todos os examinadores que atuaram. Um caderno de circulação estadual. Carta enviada a todos os dirigentes das organizações em agradecimento pela disponibilização e participação de seu colaborador como Examinador do Prêmio Qualidade RS.

28. Reconhecimento do voluntário Abaixo algumas formas de reconhecimento que o PGQP utiliza para o reconhecimento dos examinadores do Prêmio Qualidade RS. Todos os examinadores atuantes recebem um diploma pela sua atuação como voluntário em prol do desenvolvimento da Qualidade no Estado do Rio Grande do Sul. Os examinadores que atuam como Examinador Líder recebem um diploma diferenciado, destacando a sua responsabilidade no processo.

29. Habilitação do Examinador • Um voluntário, para ser examinador do PQRS, terá sua avaliação realizada considerando os seguintes itens: • 1) Desempenho no curso de Interpretação de Critérios • 2) Desempenho neste pré-curso • 3) Avaliação do instrutor durante o curso presencial de Examinador: • 3.1) Trabalho Individual - Análise do Estudo de Caso • 3.2) Pontuação individual • 3.3) Redação de comentários • 4) Participação em ciclos anteriores (quando aplicável)

30. Processo Examinador Baseado nos itens anteriores o instrutor habilita o voluntário como: Interno Examinador Examinador Líder Uma vez sendo habilitado como examinador ou examinador líder, o voluntário poderá ser designado para atuar (dependendo da necessidade do PGQP), no Prêmio Qualidade RS 2010.

31. Processo Examinador • Qual o principal produto do examinador? • Relatório de avaliação - RA com comentários que agreguem valor para as candidatas e coerente com a pontuação • Os clientes dos examinadores são: • A organização avaliada (candidata) • A banca de juízes • A Instituição Gestora do Prêmio

32. Revisão Muito bem! Estamos concluindo esta etapa do pré-curso, antes de seguir para o próximo passo, revise os itens abordados até aqui! As competências necessárias para ser examinador As características do examinador Os benefícios em ser voluntário Os reconhecimentos aos examinadores A habilitação de um examinador

33. Exercício Atuação Examinador Este exercício deve ser respondido no Caderno de Exercícios disponível para download no site do PQRS, link Pré-curso, que deve ser entregue ao instrutor no curso presencial. Leia atentamente cada uma das questões e marque Verdadeiro ou Falso ( ) Rigidez e prepotência são características esperadas de um bom examinador. Trabalho em equipe e visão sistêmica são características importantes para um examinador. Aumento da empregabilidade e prestígio profissional são considerados como benefícios de atuar como voluntário. O reconhecimento e o agradecimento ao trabalho voluntário é feito, também, através da publicação do Nome do Voluntário em todos os jornais de circulação estadual. O RA é o produto final que o examinador entrega a seus clientes. ( ) ( ) ( ) ( )

34. Código de Ética

35. Introdução "Você sabia que a atitude é um fator decisório para ser Voluntário de qualquer entidade?" Para orientar o voluntário, o PGQP possui o Código de Ética que contém regras indispensáveis para um bom desempenho e está dividido em três temas, sendo: * CONDUTA * CONFIDENCIALIDADE * CONFLITO DE INTERESSE O voluntário do PGQP não basta ser tecnicamente excelente, a atitude (postura) deve ser adequada.

36. Código de Ética - Conduta CONDUTA São orientações referentes à atuação prática, ou seja, ao aceitar a atividade tenha cuidado com todos os itens que serão apresentados no próximo passo: Vamos ver...

37. Código de Ética - Conduta ANOTE AÍ!!! As regras de conduta não permitem que você: Aceite honorários, comissões ou atenção pessoal da organização avaliada; Ofereça ou aceite trabalhos de consultoria/assessoramento, por pelo menos dois anos após ter feito a avaliação; Use informações privilegiadas decorrentes do processo de avaliação, como forma de beneficio pessoal ou profissional;

38. Código de Ética - Conduta Você não deve: Utilizar ou reproduzir materiais de propriedade do PGQP; Comunicar-se com a organização avaliada para solicitar documentos, informações ou esclarecimentos sem a autorização do PGQP; Usar a logomarca do PGQP como identificação de sua condição de voluntário; Apresentar-se em nome do PGQP sem estar devidamente autorizado; Identificar-se como voluntário sem a efetiva participação ou sem informar o ano em que a atuação ocorreu.

39. Código de Ética - Confidencialidade CONFIDENCIALIDADE São orientações aos voluntários para manter o sigilo de todas as informações sobre as organizações avaliadas. Vamos saber quais são estas regras nos próximos passos...

40. Código de Ética - Confidencialidade * Salvaguardar as informações recebidas durante o processo de avaliação atuais ou de ciclos anteriores. É permitido apenas quando a troca de informações for entre pessoas que fazem parte do processo de avaliação; * Não revelar o nome das organizações, atuais ou de ciclos anteriores, nem mesmo revelar sua identidade de alguma outra forma indireta;

41. Código de Ética - Confidencialidade * Não reproduzir ou divulgar as informações do Relatório da Gestão ou de qualquer outro documento utilizado no processo de avaliação; * Não revelar aos examinadores ou às organizações, durante as atividades de treinamento, avaliação ou julgamento, sua condição de consultor ou sua participação na preparação de uma candidata ao Prêmio Qualidade RS.

42. Código de Ética – Conflito Interesse CONFLITO DE INTERESSE Os voluntários obrigam-se a manifestar conflito de interesse sempre que fatores objetivos ou subjetivos, como estreito relacionamento, experiências passadas ou preconceitos em relação à organização avaliada, os impedirem de avaliar de maneira independente e imparcial, ou prejudicarem a imagem do PGQP ou do processo de premiação.

43. Código de Ética – Conflito Interesse Veja quais são os principais tipos de conflito de interesse que podem existir no processo de avaliação do Prêmio Qualidade RS: Relacionamento direto - quando o voluntário possui um vínculo empregatício ou profissional com a organização avaliada, ou com um fornecedor ou cliente importante para a organização avaliada. Além da existência de relacionamento familiar (parentes de primeiro grau), pessoal e social com funcionários da organização avaliada. Propriedade significativa - quando uma parte importante dos bens pessoais do voluntário é, ou possa vir a ser, influenciada pela organização avaliada. Inclui-se neste nível a participação acionária; Concorrência - quando o voluntário está diretamente envolvido com concorrentes da organização avaliada, através de relações de trabalho, de posse de ações, etc.

44. Situações indesejáveis Veja na lista abaixo, algumas das situações indesejáveis já ocorridas durante as visitas e que não podem acontecer no PQRS: • Oferecer serviço de consultoria; • Atender celular durante a visita; • Comprar imóvel ou carro no dia da visita; • Contratar um fornecedor novo para a minha empresa durante a visita à candidata, estando a todo momento em contato com a minha empresa por telefone; • Contar para os meus colegas qual empresa que avaliei; • Revelar informações da candidata lidas no RG ou verificadas na visita; Para assegurar uma boa avaliação é fundamental que o VOLUNTÁRIO esteja presente de “corpo e alma” na avaliação, tanto na leitura e análise do RG, como na visita. Programe-se! Agende-se!

45. Orientações para uma visita de sucesso Preste muita atenção sobre cada uma das orientações listadas, elas são decisivas para uma visita de sucesso: • Não levar gravador, câmera, filmadora para o local • Observar todas as normas de segurança, higiene e ambientais da candidata • Não discutir questões do tipo: observações pessoais, do grupo, elogios, críticas, etc, sem assegurar privacidade total • Não aceitar presentes, brindes ou atenções pessoais que possam representar valor • Ser pontual nos compromissos. Cumprir agenda ! • Estar consciente de ser um convidado. Seja educado e gentil ! • Comunicar-se com a Secretaria Executiva do PGQP se houver problemas durante a visita; • Não entrevistar pessoas que não sejam da força de trabalho;

46. Orientações para uma visita de sucesso ANOTE ... Evitar transparecer indecisão; Procurar obter privacidade para entrevistar os interlocutores; Ao solicitar documentos para análise e verificação na sala de apoio, identifique-os para posterior devolução ao cedente. Não levar material das candidatas como relatórios, documentação... Cumprimentar e agradecer CADA entrevistado, pela cooperação.

47. Código de Ética Sempre que você presenciar a infração de alguma dessas regras, relate ao PGQP. Use os diversos canais de comunicação: e-mail, portal, telefone, reunião, carta. O importante é fazer esta informação chegar ao conhecimento do PGQP. Para finalizarmos este conteúdo do Código de Ética, no próximo slide teremos um exercício.

48. Exercício Código de Ética Este exercício deve ser respondido no Caderno de Exercícios disponível para download no site do PQRS, link Pré-curso, que deve ser entregue ao instrutor no curso presencial. Leia atentamente cada uma das questões e marque Verdadeiro ou Falso Posso me beneficiar da condição de avaliador ou examinador citando, por exemplo, no currículo esta atuação e o respectivo ano, observando o Código de Ética. ( ) Durante a visita posso oferecer meus serviços para ajudar a organização na solução dos problemas de adequação ao modelo de gestão do PGQP e distribuir o meu cartão de visita para os dirigentes. ( ) Não há problemas em aceitar lanche, café ou almoço oferecidos pela organização avaliada durante a visita. ( ) Ao final da visita, durante a reunião de encerramento, emito meu parecer em relação à premiação. ( ) ( ) Posso utilizar informações obtidas durante a visita desde que a fonte esteja identificada.

49. Mapa do Negócio Vamos agora relembrar o Mapa do Negócio, item estudado durante o treinamento de Interpretação dos Critérios e que é de fundamental importância para que você, Examinador, consiga realizar uma excelente avaliação da organização candidata ao PQRS 2010.

50. Mapa do Negócio O entendimento deste mapa é importante, ele será usado na próxima atividade.