Top redenen voor het falen van DMS-implementaties!

1. Top redenen voor het falen van DMS-implementaties! ...en hoe proberen die te vermijden. FREDERIK ROSSEEL

2. Succesfactoren voor IT-projecten

3. Van DMS naar ECM... En verder ECM BPM DAM DRM KM Collabor-ation Output Routing DMS WCM Reporting Capture Portal Workflow RM Archiving Search Mobility TCM

4. Kent u dit? ... en ellenlange lijsten met technische vereisten.

5. Top redenen waarom ECM projecten falen: • 44%=Underestimated process and organizational issues • 32%=Lack of knowledge or training among our internal staff • 30%=Project derailed by internal politics • 29%=Uneven usage due to poor procedures and lack of enforcement • 21%=Underestimated the effort to distill and migrate content • 20%=Excessive "scope creep" • 19%=Failed to address taxonomy and metadata concerns • 18%=Low user acceptance due to poor design or clumsy implementation • 16%=Failed to think or benefits/issues beyond our business unit. (bron AIIM)

6. Redenen voor falen: Nummer 7

7. Redenen voor falen: Nummer 6

8. Redenen voor falen: Nummer 5

9. Redenen voor falen: Nummer 4

10. Redenen voor falen: Nummer 3

11. Redenen voor falen: Nummer 2

12. Redenen voor falen: Nummer 1

13. Redenen voor falen: Plaatsen 8 tot 11

14. Perceptie bij falende DMS-implementaties Dure en lange implementaties die vaak niet voldoen aan de gebruikersbehoeften

15. Dé succesfactor bij ECM: Change Management • Doel: Samen met de eindgebruikers en management zorgen... ... dat iedereen op de hoogte is en betrokken is bij het project ... voor een goede behoeftendefinitie ... voor de keuze van het goede product ... dat de oplossing voldoende getest wordt ... dat de uitrol en implementatie goed gepland wordt. • Een paar basisprincipes: • Werken met “kampioenen” • Goede en veel communicatie

16. AdLib Methodologie

17. Awareness / Besef Doel: Creëerbesef en kennis over ECM en wat het voor de organisatiekanbetekenen. • Vragen: • Watis ECM? • Watzijn de belangrijkste disciplines? • Watkan het biedenaanonzeorganisatie? • Impact van ECM? • Willen we “paperless”? • Hoe: • Workshops • Presentaties • Communicatie vanuit het management

18. Define / Definieer Doel: Definieer de behoeften en vereisteninzake ECM en DMS • Vragen: • Watwillen we bereiken? • Watzijnonzebehoeften? • Watzijn de projecten met de grootstetoegevoegdewaarde? • In welk proces inschakelen? • Zijn we klaarvoor ECM en is het welietsvoorons? • Hoe: • ECM Assessment • Interviews • Behoeftendefinitie • Onderbouwen van de business case • Opstellen van een projectinventaris

19. Learn / Leer Doel: Doe ervaring op en leer wat ECM is • Vragen: • Kunnen we ECM integreren in onzeomgeving? • Hoe gaanonzegebruikersermeeom? • Is het welietsvoorons? • Wat is de goedeoplossingvoorons? • Wat zijn de implicaties voor ons? • Hoe: • Volgen van opleidingen • Opzetten van een Proof-of-Concept, pilootproject, ... • Productdemo’s • Kies de goedeoplossing

20. Implement / Implementeer Doel: Bouween ECM oplossing die aangepast is aanonzegebruikers-, omgevings-, en technologischebehoeften • Vragen: • Wat is de technischeomgeving? • Hoe moeten we de oplossingaanpassenaanonzebehoeften? • Welk team hebben we nodig? • Hoe: • Zorgvooreengoedontwerp van de oplossing • Iteratief werken, verfijnen van de wensen • Test zorgvuldig • Migreer de informatie

21. Benchmark / Evalueer Doel: Zorgervoordat de oplossing en de mensenaangepastblijvenaan de vereisten. • Vragen: • Welkeopleidingenzijnnodig? • Hoe kunnen we onzeoplossingverbeteren? • Voldoetallesnogaan de context? • Hoe: • Uitrolplan • Opleiding van het operationele team • Continuevalueren van de oplossing • Releasematig werken • ECM Health check

22. Succesfactoren voor IT-projecten

23. Vragen?