BAĞIMSIZ DENETİM 8.BÖLÜM İKİNCİ KISIM HAZIRLAYANLAR: BÜŞRA KOCAOĞLAN HACER KAYA

1. BAĞIMSIZ DENETİM 8.BÖLÜM İKİNCİ KISIM HAZIRLAYANLAR: BÜŞRA KOCAOĞLAN HACER KAYA

2. 3.SATIN ALMA İŞLEMLERİNİN TEST EDİLMESİ Satın alma işlemleri; ticari mal, hammadde ve malzeme alışları ile duran varlık alışlarını ve hizmet alışlarını kapsar. Satın alınan varlıklar ilgili varlık hesabına borç, satın alınan hizmetler ise ilgili maliyet gideri hesabına borç, satıcılar veya diğer ticari borçlar hesabına alacak kaydedilir.

3. SATIN ALMA İŞLEMLERİNİN TEST EDİLMESİ • Satın Alma İşlemlerine İlişkin Kontrol Amaçları ve Prosedürleri • Satın Alma İşlerine İlişkin Kontrol Testleri

4. A. Satın Alma İşlemlerine İlişkin Kontrol Amaçları ve Prosedürleri • Satın Alma İsteğinde Bulunma • Sipariş Verme • Teslim Alma • Depolama • Satın Alma İşlemlerini Kaydetme

5. 1.Satın Alma İsteğinde Bulunma Yetki Amacı: Satın alma işlemleri, yetki verilen personelin, satın alma ihtiyacını belirlemesiyle başlatılmalıdır. Kontrol Prosedürleri: • -Stok, üretim, kullanım veya satış amacıyla hammadde, malzeme ve ticari mal satın alınması ihtiyacını belirleyen personelin bir üst yöneticisi tarafından satın alma isteği onaylanmalıdır. • -Satın alma istek fişinde, satın alınacak hammadde ve malzemelerin teknik özellikleri ve miktarı belirtilmelidir. • - Ekonomik sipariş miktarı ve sipariş verme noktası önceden belirlenmiş olmalıdır.

6. -Satın alma istek fişleri, bütçe kısmı tarafından ayrıca onaylanmalıdır.-Belirli bir parasal tutarın üzerindeki sarın alma işlemlerinin başlatılması yetkisi üst düzey yöneticilerine verilmelidir.Bütünlük amacı: Tüm satın alma istekleri işleme konmalıdır.Kontrol Prosedürleri:-satın alma isteklerinin etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak, gerekli bilgileri belirlemek ve belgelemek amacıyla satın alma istek fişleri kullanılmalıdır.

7. -Satın alma istek fişleri, satın alınacak malzemenin kullanılmasından sorumlu olan yönetici tarafından onaylanmalıdır. • -Satın alınacak malzemenin işletmede gerekli olacağı zaman istek fişinde belirtilmelidir. • -Satın alma fişi onaylandığında, bir nüshası fişi düzenleyen birimde kalır, diğer nüshası satın alma bölümüne veya kısmına gönderilir.

8. Yetki amacı: Satın alınması istenilen mal ve hizmetlerin satıcılara sipariş edilmesi yetkisi, satın alma bölümüne veya kısmına verilmelidir. Kontrol Prosedürleri: • -Satın alma bölümü, onaylanmış satın alma istek fişine dayanarak sipariş düzenlemelidir. • -Sipariş fişini düzenleyen personelin bir üst yöneticisi tarafından sipariş onaylanmalıdır. • -Sipariş fişleri kullanılmadan önce numaralandırılmalıdır. • -Sipariş fişlerinin tümünü onaylı olup olmadığı ve numara sırasına göre kullanılıp kullanılmadığı başka bir personel tarafından zaman zaman gözden geçirilmelidir.

9. -Sipariş fişleriyle bu fişlerin dayanağı olan satın alma fişleri, bu fişleri düzenlemeyen personel tarafından karşılaştırılmalıdır. • -Sipariş fişlerine satın alma memurunun satın alacağı malın teknik özellikleri tam olarak yazılmalıdır. • -Piyasadan yapılan alımlarda, satın alma memuruna satın alma yetkisi ile beraber gerekli piyasa araştırması yapmasına yetecek zaman verilmelidir. • -Satın alınacak mal ve hizmetlerin fiyat, kalite, miktar ve diğer satın alma koşullarını düzenleyen satın alma şartnameleri hazırlanmalıdır.

10. -Satın alma fonksiyonu yerel birimlere devredildiği işletmelerde, her yerel birimde neyin satın alınacağı önceden belirlenmeli, birimler arasında rekabet ortamı yaratılmamalıdır.-Satın alınacak malın miktarı ile satıcının satabileceği miktara ilişkin bilgilerin, satın alma personeline verilmesiyle pazarlık koşulların işletmek lehine kolaylaştırılmalıdır.-Satın alma bölümü, satıcıların teslim etme, kalite ve maliyet gibi koşullara ilişkin yeterliliğini belirlemek amacıyla satıcı değerleme dosyaları tutmalıdır.

11. 3.Teslim Alma Yetki amacı: Sipariş edilen ve satıcı tarafından gönderilen malzemeler, yönetimin belirlediği yetkilere uygunluk olarak teslim alınmalı ve kabul edilmelidir. Kontrol Prosedürleri: • -Teslim alma işlemleri, satın alma ve muhasebe bölümlerinden ayrı bir bölüm ya da kısım tarafından yürütülmelidir. • -Teslim alma bölümü, satılardan gelen malzemelerin, sipariş fişinde yazılı olan miktar, kalite ve teknik özelliklere uygun olup olmadığını araştırmaktan sorumlu olmalıdır.

12. -Teslim alma raporlarını numara sırasına göre kullanılıp kullanılmadığı ve iptal edilenlerin nedenleri başka bir personel tarafından araştırılmalıdır.-Teslim alma raporları ile sevk irsaliyelerinin ve sipariş fişlerinin karşılaştırılıp karşılaştırılmadığı başka bir personel tarafından gözden geçirilmelidir. Gözden geçirme karşılaştırmayı yapan kişiler dışındaki personel tarafından yapılmamalıdır.-Teslim alma raporlarında malzemeleri teslim alma tarihi, satıcıya ilişkin bilgiler, malzemenin türü, miktarı ve teknik özellikleri belirtilmelidir.

13. -Teslim alma bölümü, gelen ilk madde ve malzemeleri inceleyip, sipariş fişi ve satıcının gönderdiği sevk irsaliyesi ile karşılaştırdıktan sonra teslim alma raporu hazırlamalıdır.-Teslim alma raporları önceden basılı seri numarasına göre kullanılmalıdır.-Teslim alınan malzemelerin sipariş miktarından az veya çok olması durumda malzemenin kabul edilmesi veya edilmemesi bakımından bir kural benimsenmelidir.-Sipariş düzenlenmeden gelmiş mallar kabul edilmemelidir

14. 4. Depolama • Varlıkları Koruma Amacı: Satın alınan mal malzeme ve diğer varlıklara erişim, sadece yetkili personele sınırlandırılmalıdır. • Kontrol Prosedürleri • -Depolama fonksiyonuna ilişkin kontrol prosedürleri, teslim alma fonksiyonuna ilişkin kontrol prosedürlerine benzer. Ambar personeli teslim aldığı malzemeleri incelemeli ve saymalı, teslim aldığı malzemeyi sipariş fişi ve teslim alma raporu ile karşılaştırılmalıdır. • -Ambara sadece astın alma istek fişi, sipariş fişi ve teslim alma raporu olan malzemeler kabul edilmelidir. • -Ambar personeline satın alma ile ilgili belgeleri düzenleme ve onaylama yetkisi verilmemelidir.

15. Mutabakat Amacı: Satın alınan mal, malzeme ve diğer varlıkların ambarda mevcut miktarları, belirli aralıklarla sorumluluk kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.Kontrol Prosedürleri:-Ambar yönetimi tarafından stok kartları tutulmalıdır.-Ambar giriş ve çıkış fişlerinde malzemenin türü, miktarı, niteliği ve kod numarası bulunmalıdır.-Stok kartlarının doğruluğu ambar giriş ve çıkış işlerinin puantajı yapılarak sağlanmalıdır. Bu işlem stok kartlarını tutmayan ve ambar fişlerini düzenlemeyen personel tarafından yapılmalıdır.

16. -Ambar personeli teslim alma raporlarını imzalamalı, malzeme giriş ve çıkışı sadece ambar memurunun düzenleyeceği ve yöneticisinin onaylayacağı belgelere dayandırılmalıdır.-Ambardan malzeme ve diğer varlıklar tespit edildiğinde, teslim alan istekte bulunan bölümsen olmalı ve ambar çıkış fişini imzalamalıdır.-Ambar memurunun mevcut olmadığı zamanlarda ambardan malzeme alınması ve ambara girilmesi yasaklanmalıdır.

17. 5. Satın Alma İşlemlerini Kaydetme • Bütünlük Amacı: Tüm satın alma işlemleri kaydedilmelidir. • Kontrol Prosedürleri • -Alış faturalarının ilgili sipariş fişleri ve teslim alma raporlarıyla karşılaştırmasına kadar, satın alınan malların kaydedilmesine izin verilmemelidir. • -Alış faturasıyla diğer belgeler karşılaştırıldıktan sonra mahsup fişlerine ve alış bordrosuna kaydedilmelidir. • -Mahsup fişleri ve alış bordroları basılı seri numarası taşımalıdır.

18. -Genel muhasebe bölümü personeline satın alma işlemlerinin yürütülmesi, ilgili belgelerin düzenlenmesi ve onaylanması ile varlıkların korunması yetkisi verilmemelidir.Gerçeklik Amacı: Satın alma kayıtları gerçek işlemleri yansıtmalıdır.Kontrol Prosedürleri:-Satın alma ile ilgili yevmiye maddeleri alış faturalarına ve diğer destekleyici belgelere dayandırılmalıdır.

19. B. Satın Alma İşlerine İlişkin Kontrol Testleri İşletmelerde satın alma işlemleri, tutar bakımından ve işlem sayısı bakımından büyüktür. İşletmelerde üretim ve pazarlama fonksiyonlarının etkin bir şekilde yerine getirilebilmesi için, satın alma işlemlerine ilişkin iç kontrol sisteminin yeterli düzeyde kurulması ve etkin bir şekilde işletilmesi gerekir. Satın alma işlemlerinin hacminin yeterli ve etkin olmasını gerektirir.

20. Satın alma personelinin uzmanlığı ve dürüstlüğü, iyi bir iç kontrol çevresi oluşturmada önemlidir. Satın alma personeli, satıcılarla yüz yüze ilişki kurduklarından, satın alınacak malın fiyatı, kalite gibi konularda anlaşmalara katılabilirler. personel satıcıların çeşitli baskıları altında kalabilir. Aynı şekilde, teslim alma ve depo personelinin dürüst olmaması, malların teslim alınmasında ve korunmasında yolsuzluklara yol açar. Sonuç olarak, satın alma işlemlerinin hacmi büyük olduğundan, hata ve yolsuzluk olasılığı yükselir.

21. Kontrol testleri, denetlenen işlemlere göre farklı olmakla birlikte satın alma işlemlerine ilişkin kontrol testlerinde en çok uygulanabilen denetim prosedürleri şunlardır: • Kontrol prosedürlerinin işleyişinin kanıtını gösteren belgeleri incele, • İşbölümünün uygulanmasına ilişkin gözlemlerde bulun. • Tamamlanmış muhasebe işlemlerini incele,

22. 4. ÖDEME İŞLEMLERİNİN TEST EDİLMESİ • Ödeme işlemleri: dar anlamda, alacaklılara para olarak yapılan ödemeleri kapsar. Geniş anlamda; çek ve senetlerin ciro veya keşide edilerek alacaklılara verilmesi ödeme olarak yorumlanmaktadır. • Ödeme yapmaya neden olan borçlar; ticari işlemlerden doğabileceği gibi, ücretler, vergiler ve sigorta primi kesintilerinin ödenmesi, ortaklara kar payı ödenmesi, tahvil faizlerinin ve anaparaların ödenmesi gibi çeşitli ödemeye konu olan olaylardan da doğabilir.

23. 4.1. Ödemelere İlişkin Kontrol Amaçları ve Prosedürleri Yetki Amacı: Çek ve senetlerin keşide edilmesi ve ciro edilmesi işlemleri yönetimin verdiği yetkilere dayandırılmalıdır. Kontrol Prosedürleri: • Çek ve senetleri keşide eden ve ciro eden personel satın alma işlemlerinden, satın alma ile ilgili belgelerin düzenlenmesinden sorumlu olmalıdır. • Çek ve senet hazırlama ve imzalama yetkisi finansman yetkisi finansman bölümü personeline verilmelidir.

24. İşletmenin kontrol prosedürleri ve faaliyetleri hakkında bilgi sahibi olan kişilere çek ve senetleri imzalama yetkisi verilmelidir. • Çek ve senetler birden fazla kişi tarafından imzalanmalıdır. • Çek ve senetler, gerektiği şekilde düzenlenmiş ve onaylanmış belgelere dayanılarak hazırlanıp hazırlanmadığı incelendikten sonra imzalanmalıdır. • Çek ve senetlerin imzalanması sırasında ilgili belgelerin tekrar çek ve senet düzenlenmesinde kullanılmaması için, imzalayanlar tarafından belgeler üzerine işaret konmalıdır.

25. -Çek ve senetlerin satıcıya gönderilmesi veya teslim edilmesi amacıyla çek ve senet bordrosu düzenleniyorsa, imzaya yetkili olanlar tutarlar ve ödeme yapılacak kişi bakımından bordroları incelemeli ve belgelerle karşılaştırılmadır. • -Çek ve senetlerin alış bordrosu ve mahsup fişlerine uygunluğu bu belgeleri düzenlemeyen ve imzalamayan bir personel tarafından doğrulanmalıdır. • Gerçeklik, Bütünlük ve Sınıflandırma Amaçları: Tüm ödemeler gerçek satın alma işlemlerine dayanmalı ve muhasebe dönemi bakımından doğru olarak satıcı hesaplarına, yevmiye ve büyük defterlere kaydedilmelidir.

26. Varlıkları Koruma Amacı: Mevcut çek ve senetler ile boş çekler güvenli yerlerde saklanmalı, bunlara ve muhasebe kayıtlarına erişim yetkili personelle sınırlandırılmalıdır. • Mevcut çek ve senetlerle boş çekler kasada saklanmalı ve sadece yetkili personelin kasaya girmesine izin verilmelidir. • Karşılaştırma çek ve senetleri korumakla sorumlu olmayan personel tarafından yapılmalıdır. • Mevcut çek ve senetlerle boş çekler tutanak karşılığında bunları ciro edene ve boş çekleri düzenleyene devredilmelidir.

27. Çek ve senetleri korumakla yetkilendirilen kişi bunları imzalamaya yetkili olmamalıdır. • Çek düzenlemede önceden imzalanmış boş çekler kullanılmamalıdır. • Banka hesapları ile yapılan karşılaştırmalar sonucu bulunan farklılıklar raporlanmalıdır. • Hamiline yazılı çek ve senet keşide edilmemelidir. • Kullanılan ve kullanılmayan çekler haftada bir kayıtlarla karşılaştırılmalıdır.

28. 4.2.Ödeme İşlemlerine İlişkin kontrol Testleri • Denetçinin ödeme işlemlerine ilişkin iç kontrol sistemi hakkında bilgi edinmesi ve kontrol riskini değerlemesinde izleyeceği yöntemler, diğer işlem türlerinde izlenen adımların ve alınan kararların aynısıdır. • Denetçi ödeme işlemlerine ilişkin iç kontrol sistemi hakkında bilgi edindikten sonra, kontrol riskinin ilk değerlemesini yapar.

29. Ödemelerine ilişkin kontrol testlerinde en çok uygulanabilir denetim prosedürleri şunlardır: • 1. Kontrol prosedürlerinin işleyişinin kanıtını gösteren belgeleri incelemek • 2. İş bölümünün uygulanışına ilişkin gözlemlerde bulunmak • 3. Tamamlanmış muhasebe işlemlerini incelemek

30. Kontrol testleri tamamlandığında, denetçi, ödeme işlemlerine ilişkin kontrol riskinin son değerlemesini yapar. Son değerleme kontrol testlerinin sonuçlarının analizi ve ilk değerleme düzeyi temel alınır. Denetçi, kontrol testlerinin sonuçlarının analizinde hem mevcut kontrol prosedürlerinden sapmaların sayısını hem de sapmaların nedenlerini göz önüne alır.

31. 5. ÜCRET İŞLEMLERİ • Ücret işlemleri; maaş ve ücretleri, satış personeli primlerini ikramiyeleri personele dağıtılacak kar paylarını, sosyal sigorta primlerini ve gelir vergisi kesintilerini kapsar. • Ücret işlemleri sırasıyla aşağıdaki işlem gruplarından oluşur: • Personeli işe alma, • Çalışma süresini belirleme, • Ücret bordrosu hazırlama, • Ücreti ödeme, • Sosyal sigorta primleri ve muhtasar beyannameleri hazırlama ve ödeme, • Kaydetme.

32. 5.1. Ücret İşlemleri İle İlgili Kontrol Amaçları ve Prosedürleri5.1.1. Personeli İşe Alma Yetki Amacı: personelin işe alınması, ücret hadlerini belirleme, kesintileri belirleme, personelin statüsünde değişiklik yapma ve personeli işten çıkarma işlemleri yönetimin belirlediği yetkilere uygun olarak yapılmalıdır. Kontrol Prosedürleri: Personel politikalarının yürütülmesi sorumluluğu genellikle personel bölümüne verilir.

33. Personelin işe alınması, işten çıkarılması, ücret hadlerinin belirlenmesi ve bu hadlerde değişiklik yapılmasının ayrıntıları yönetmelik ve genelgelerde belirtilmelidir. • İşe giriş için başvuruların nitelikleri, iş gereklerinde belirtilen esaslara ve işe alma politikalarına göre değerlenmelidir. • İşe alma, iş değişikliği yapma, ücret hadlerini belirleme ve değiştirme, işten çıkarma belgelendirilmelidir. • Personel dosyalarına erişim personel bölümündeki yetkili personelle sınırlandırılmalıdır.

34. 5.1.2. Çalışma Süresini Belirleme Yetki Amacı: Çalışan süreye göre ödeme yapılan işletmelerde çalışma süresi, özellikle fazla çalışma yönetimin belirlediği yetkilere dayanmalı ve onaylanmalıdır. Kontrol Prosedürleri: İşe gelmeyen ve hayali personel için işçi saat kartlarının kullanılmasını önlemek amacıyla kartlar bir personelin gözetiminde kullanılmalı ve başka bir personelin yerine kart basımı yasaklanmalıdır.

35. Personelin işe girdiği ve işten ayrıldığı zamanı belgelemek için en yaygın kullanılan kontrol prosedürü işçi saat kartlarıdır. Gözetimci personel tarafından günlük devamsızlık raporları hazırlanmalıdır. Bir personelin hangi işlerde ne kadar süre çalıştığını belgelemek için her personel için günlük işçilik çizelgeleri ve puantaj çizelgeleri kullanılmalıdır. Fazla çalışma süresi, personelin çalıştığı bölüm veya kısım yöneticileri tarafından personel bölümüne ayrıca raporlanmalıdır.

36. 5.1.3. Ücret Bordrosu Hazırlama Yetki Amacı: Ücret bordrosu, yönetimin belirlediği yetkilere uygun olarak hazırlanmalıdır. Kontrol Prosedürleri: Ücret bordrosunun hazırlanması, ücret hadlerine ve çalışan süreye göre brüt ücretlerin, kesintilerin ve brüt ücretlerin hesaplanmasını kapsar-Ücret bordrosu hazırlayan personel çekleri imzalamaktan sorumlu olmamalıdır. Personele üretim miktarına göre ödeme yapılıyorsa bordrolar üretim raporları ile uygunluğu salanmış üretim kayıtlarına dayandırılmalıdır.

37. 5.1.3. Ücret Bordrosu Hazırlama • Yetki Amacı: Ücret bordrosu, yönetimin belirlediği yetkilere uygun olarak hazırlanmalıdır. • Kontrol Prosedürleri: • Ücret bordrosunun hazırlanması, ücret hadlerine ve çalışan süreye göre brüt ücretlerin, kesintilerin ve brüt ücretlerin hesaplanmasını kapsar-Ücret bordrosu hazırlayan personel çekleri imzalamaktan sorumlu olmamalıdır. • Personele üretim miktarına göre ödeme yapılıyorsa bordrolar üretim raporları ile uygunluğu salanmış üretim kayıtlarına dayandırılmalıdır.

38. 5.1.4. Ücretleri Ödeme Gerçeklik Amacı: ücretler onaylanmış ve verilen yetkilere göre düzenlenmiş verilere dayandırılarak gerçek çalışanlara ödenmelidir. Kontrol Prosedürler: Ücret bordrosu finansal bölümüne, çalışanlara ödeme yapma yetkisi verir. Ödeme, para olarak veya çekle yapılabilir. Çalışanlara nakit ödeme yapılıyorsa, sadece net ücretler tutarı bankadan çekilmelidir. Bankadan paranın çekilebilmesi için net ücretler tutarı kadar bir çekin keşide edilip, yetki verilen personel tarafından çekilmesi, paranın tahsili, taşınması ve ödenmesi sırasında koruma ile ilgili önlemlerin alınması gerekir.

39. Gerçeklik Amacı: ücretler onaylanmış ve verilen yetkilere göre düzenlenmiş verilere dayandırılarak gerçek çalışanlara ödenmelidir. Kontrol Prosedürler: • Ücret bordrosu finansal bölümüne, çalışanlara ödeme yapma yetkisi verir. Ödeme, para olarak veya çekle yapılabilir. • Çalışanlara nakit ödeme yapılıyorsa, sadece net ücretler tutarı bankadan çekilmelidir. • Bankadan paranın çekilebilmesi için net ücretler tutarı kadar bir çekin keşide edilip, yetki verilen personel tarafından çekilmesi, paranın tahsili, taşınması ve ödenmesi sırasında koruma ile ilgili önlemlerin alınması gerekir.

40. 5.1.5 ücret Kesintileri Kontrol Amacı: Sosyal sigorta primleri bildirgeleri ve muhtasar beyannameler doğru olarak hazırlanmalı ve zamanında ödenmelidir. Kontrol Prosedürleri: • Ücret kesintilerinin hesaplanmasında, her personele ait kesinti tutarını kesintiler toplamı ile puantajı yapılmalıdır. • Bordro hazırlayan personelden başka bir personel tarafından kesintilerin yasalara uygunluğu ve hesaplanmanın doğruluğu sağlanmalıdır. • Yasalara kesintiler dışındaki diğer kesintiler belgelere dayandırılmalıdır. • Ödemelerde çek kullanılmalıdır.

41. 5.1.6 Ücret İşlemlerini Kaydetme Bütünlük, Değerleme, Sınıflandırılma ve Zamanlılık Amaçları: Ücret kayıtları gerçek ücretleri göstermeli ve hesap adı, tutar ve muhasebe dönemi bakımından doğru olarak kaydedilmelidir. Kontrol Prosedürleri: • Ücret işlemlerini kaydeden muhasebe personeli bordro hazırlamamalı ve ödeme yapmamalıdır. • Personelin brüt ücretlerini hesaplayan ve işçilik giderlerini günlük işçilik çizelgelerine kaydeden personel, yevmiye ve büyük defter kayıtlarını tutmamalıdır.

42. 5.2. Ücret İşlemlerine İlişkin kontrol Testleri Denetçinin, ücret işlemlerine ilişkin iç kontrol sistemi hakkında bilgi edinmesi ve kontrol riskini değerlemesi, satın alma ve ödeme işlerine ilişkin iç kontrol sistemi hakkında bilgi edinme ve kontrol riskini değerlemede izlenen aşamalara ve yöntemlere benzer. Denetçi, iç kontrol soru formu uygular, gözlemlerde bulunur, belgeleri gözden geçirir.

43. Ücret işlemlerine ilişkin kontrol testlerinde en çok uygulanabilir denetim prosedürleri şunlardır: 1.Kontrol prosedürlerinin işleyişinin kanıtını gösteren belgeleri incele, 2. İşbölümünün uygulamasına ilişkin gözlemlerde bulun, 3. Tamamlanmış muhasebe işlemlerini incele,

44. KIYMETLİ VAKTİNİZİ BİZE AYIRDIĞINIZ İÇİN TEŞEKKÜRLER…