Les civils de la Défense : Réduire de 20 % le fardeau de la dotation

1. Les civils de la Défense : Réduire de 20 % le fardeau de la dotation Sous-comité des RH CCS-P 1 juin 2009

2. Les civils de la Défense : Aperçu de l’effectif • Effectif civil du MDN : Environnement de gestion • Près de 70 % de l’effectif civil relèvent des gestionnaires militaires • 75 % des employés travaillent à l’extérieur de la RCN • 86,6 % des civils sont embauchés pour une période indéterminée Cadres 0,5  % Services scientifiques et professionnels Opérations 9,7 % Services techniques 10,4 % 34,0 % 17,0 % Soutien administratif 26,0 % Services administratifset service extérieur

3. Effectif civil total : • 29,424 (31 mars 09) Yellowknife28 Goose Bay39 Gander41 Cold Lake 407 St. John’s 56 Edmonton 708 Bagotville 258 Dundurn127 Comox254 Wainwright 416 Halifax 3,397 Valcartier 1,628 Nanoose 35 Shilo350 Ottawa-Gatineau8,662 Suffield 777 Aldershot 53 Petawawa 889 Winnipeg 701 Esquimalt 2,708 Gagetown 1,101 Moose Jaw 44 Greenwood 332 North Bay 90 Montréal 1,993 Kingston 1,656 Borden 1,205 London 89 Trenton 626 Toronto426 3 Employés civils par lieu de travail LÉGENDE Forces terrestres Forces aériennes Forces maritimes Formation QGDN Commandement du Canada

4. Responsabilités de gestion des RH civiles SM/CEMD Autorité fonctionnelle - SMA (RH-Civ) Niveau 1 (militaires et civils) Politique et programmesstratégiques Niveau 2 (formations et DG) Base ou unité (commandants et directeurs) Intégration du rôle touchant la prestation de services régionauxet la mise en œuvre des stratégies Environnement habilitant : politiques, programmes, processus,formation et outils

5. Objectif de la SMA (RH-Civ) : Réduire le fardeau de la dotation • En partenariat avec les gestionnaires, les RH-Civ vont : • fournir une orientation et un leadership fonctionnels pour garantir un effectif civil durable, compétent et productif; • demander aux gestionnaires et fournisseurs de services de RH de toutes les régions du Canada de communiquer l’objectif et l’importance du renouvellement de la fonction publique et de ses répercussions sur le MDN; • revoir et analyser les pratiques et processus actuels de gestion des RH afin de cerner des moyens de réduire le fardeau de la dotation; • améliorer la réceptivité des fournisseurs de services de RH aux exigences de la direction des ressources humaines civiles du MDN et des FC; • mettre en œuvre un plan d’action et en assurer le suivi (voir l’annexe A).

6. Centres de gravité : Relever les défis de la main-d’œuvre et du milieu de travail Situation actuelle :Capacité opérationnelle de l’organisation • Le cadre de dotation et les processus connexes sont considérés comme un « écheveau de règles », et cette situation a une incidence négative sur les exigences opérationnelles du MDN et des FC Situation souhaitée :Participation éclairée de la gestion du MDN et des FC • La gestion du personnel civil doit se faire en partenariat, ce qui suppose la participation éclairée et l’engagement continu des gestionnaires (militaires et civils)

7. Voici d’où nous sommes partis…. Mise à jour du contenu - Exposés de la SMA (RH-Civ) pour les FC Stratégie de planification de la relève Répertoiredesévaluations Répertoire desDTC Outils de tests en ligne Nouvelles mesures du rendement Marketing et communications Examen du contenuRH-Civ (PP 1-5) Foire de l’emploi Plan de sensibilisation Mise en œuvre de la délégationen matière dedotation Amélioration des technologies de prestation desservices Activités d’aménagement organisationnel Examen du programmede formation des RH Troussed’informationsur la dotationcollective Examen desnormes deservice Re- lancement du coursde GRHC Stratégies de dotation Évaluationinformelle Stratégie derecrutement Projet pilote deprestation de services du Groupe des matériels Projet des DTC Fichierélectroniquedes postes Stratégie d’apprentissage - FS de RH Planification des RH etdes activités Répertoiredes critèresde mérite Collaboration avec le GRFC Examen desexigences - Sécurité, ELS PRS Simplification/ des processus opérationnels –Systèmes d’infoautomatisés Calendrier etvidéo

8. Éléments d’un plan d’action : découpage thématique Recrutement et sensibilisation Apprentissage Planification Classification Dotation Harmonisation des politiques Planification desRH et des activités PRS Cadre de planification de la relève Activités liées à la structure organisationnelle Nouvelles mesuresdu rendement - Examen des normes de service Fichierélectroniquedes postes - Répertoire des DTC Projet des DTC Simplification des processus opérationnels –Systèmes d’information automatisés Plan desensibilisation - (foires de l’emploi, calendrier, vidéo et collaborationavec le GRFC) Stratégie de recrutement Marketing et communications Infrastructure habilitante (p. ex., sites Web et systèmes) Nouvelles mesures de rendement – Examen des normes de service Stratégies de dotation (trousse d’information sur la dotation collective, répertoire des critères de mérite) Mise en œuvre de ladélégation en matière de dotation Nouveaux mécanismes (répertoire des évaluations, outils de tests en ligne) Examen des processus opérationnels (évaluation informelle, projet pilote de prestation de services du Groupe des matériels, examen des exigences - sécurité, ELS) Amélioration des technologies de prestation de services Mise à jour ducontenu RH-Civ - Exposés pour la haute direction des FC Revoir le programme deformation des RH Donner une version à jour du cours GRHC Examen du contenu RH-Civ (PP 1-5) Stratégie d’apprentissage pour les fournisseurs de services de RH 9

9. Réaliser la mission de la Défense : 2008-2009 Les 4 B (bonne personne, bonnes compétences, bon moment, bon endroit) Mesure du rendement, surveillance et établissement des rapports Renouvellement de la FP : Élément du plan d’action ministériel : réduction de 20 % du fardeau de la dotation Harmonisation des politiques Planification Classification Recrutement etsensibilisation Dotation Apprentissage Infrastructure habilitante Politiques et pratiques du MDN Autorité fonctionnelle Cadre législatif (LMFP-LEFP)

10. Exemple : Planification Mesures : • Fournir des conseils et des services directement aux gestionnaires pour appuyer les processus de planification intégrés des activités et des RH sur plusieurs années, y compris les processus de planification de la relève (Journées de la Force terrestre, de la Force maritime et de la Force aérienne) • Les gestionnaires mobilisent directement les fournisseurs de services de RH, dès le début des discussions et des consultations touchant la planification et la mise en œuvre, y compris les activités de restructuration et d’aménagement de l’organisation Résultats : • Des prévisions plus pertinentes et plus détaillées des exigences en RH-Civ, y compris de meilleurs plans de recrutement stratégique, pour : • harmoniser les plans opérationnels et les plans des RH-Civ, élaborer des stratégies de dotation ciblées (moins de processus, plus de nominations et utilisations appropriées des employés occasionnels), réduire le niveau d’effort (gestionnaires, fournisseurs de services de RH) et embaucher plus rapidement en respectant les 4 B

11. Exemple – Classification Mesures : • Mobilisation sur la conception organisationnelle et consultation dès le début de son processus • Simplifier le processus de classification en utilisant les descriptions de travail collectives pour tous les types de postes du MDN Résultats : • Éviter des coûts pouvant atteindre régulièrement 9 M$ par année au chapitre des efforts déployés par les gestionnaires et les fournisseurs de services de RH • Descriptions de travail collectives qui s’appuient sur une classification juste et transparente, réduction des efforts relatifs à la rédaction des descriptions de travail et à la classification des postes (gestionnaires et fournisseurs de services de RH) • Dotation immédiate (processus prenant quelques jours plutôt que quelques mois)

12. Exemple – Recrutement et sensibilisation Mesures : • Élaborer et mettre en œuvre des stratégies pluriannuelles, y compris pour financer le maintien de certains effectifs opérationnels et professionnels clés • Promouvoir une plus grande utilisation des programmes de recrutement déjà offerts par le gouvernement du Canada (p. ex. Programme de recrutement postsecondaire, Programme des stagiaires en gestion, intégration des étudiants) au moyen d’une stratégie de communication globale et de processus de dotation ciblée visant à rehausser le profil du MDN aux yeux du public et d’attirer de nouveaux talents Résultats : • Des activités de sensibilisation mieux ciblées et fondées sur des plans opérationnels et des plans de RH de meilleure qualité, y compris des stratégies de recrutement tenant compte des groupes désignés aux fins de l’équité en emploi • Concentrer les efforts et les investissements (20 M$) sur les groupes présentant des écarts au chapitre du profil démographique et de la disponibilité sur le marché du travail

13. Exemple – Dotation Mesures : • Simplifier et rationnaliser les processus et pratiques propres à la dotation • tirer profit de la technologie pour soutenir les processus améliorés touchant les activités et les RH; ce processus est encore trop lent • Abandonner les processus individuels pour adopter des mesures de planification collectives de la dotation (voir la diapo 11) Résultats : • Nouvelles structures de prestation de services et outils plus modernes (structure de prestation de services de RH du Groupe des matériels; répertoire des évaluations, mars 2009; amélioration des répertoires des énoncés des critères de mérite et des descriptions de travail collectives; élaboration d’un énoncé des exigences qui sera mis à l’essai en ligne) • Conseils et services en matière de RH fournis au bon moment et de la bonne façon, ce qui augmente l’efficacité des processus de dotation

14. Exemple – Apprentissage Mesures : • Mise à jour et reprise du cours Gestion des RH-Civ à titre de cours obligatoire pour les nouveaux superviseurs et gestionnaires (civils et militaires) • En collaboration avec les gestionnaires et les clients, examen du programme de formation des RH visant à cerner d’autres exigences en matière de formation • p. ex. mise à jour du contenu des PP 1-5 (au cours des deux ou trois prochains exercices), mise à jour et officialisation du programme de perfectionnement du groupe PE (fin de l’exercice 2008-2009), stratégie d’apprentissage (continue) pour les fournisseurs de services de RH, élaboration d’une nouvelle stratégie des programmes de formation (fin de l’exercice 2009-2010) Résultat : • Augmentation importante du nombre de nouveaux événements visant à soutenir l’apprentissage des gestionnaires et des fournisseurs de services à partir de leur plan d’apprentissage personnel

15. Mesure de la réussite : Indicateurs clés de la réussite en matière de gestion • Des plans de RH qui facilitent l’élaboration, la formulation et la mise en œuvre de stratégies • meilleure sensibilisation des intervenants (gestionnaires, employés, représentants syndicaux, etc.) • Stratégies d’embauche qui permettent un recrutement et une dotation en temps opportun • p. ex. des processus moins nombreux, un plus grand nombre de nominations par processus, un meilleur usage des descriptions de travail collectives, des exigences plus simples en matière de sécurité ou de langue • La satisfaction des clients a autant de poids que la responsabilisation • Des processus équitables et transparents contribuent à la création d’un milieu de travail productif • les « 4 B » (la bonne personne, possédant les bonnes qualifications, au bon endroit, au bon moment)

16. Continuer notre voie à suivre • Meilleure intégration de la planification des activités et des RH ainsi que des stratégies pluriannuelles • Recours plus général aux descriptions de travail collectives • Stratégies de mise en œuvre ciblées pour la gestion de la dotation à l’échelle nationale et régionale • Amélioration de la formation et des communications destinées aux gestionnaires et aux fournisseurs de services de RH