Recomendaciones al manual de gestión de programas conjuntos del MDG-F

1. Recomendaciones al manual de gestión de programas conjuntos del MDG-F Oficiales de Coordinación ALC Primer Taller MDG-F Cartagena de Indias Junio 2009

2. Comentarios generales • Es necesario un manual de referencia para los programas conjuntos, pero que sea flexible de acuerdo a la realidad de cada país. • El manual debe plasmar los mínimos de los JP. • Falta homologar terminología en el texto. CGP ó EGP?? • Inclusión de un glosario de términos. • Hubiera sido mejor un ejercicio de revisión de un borrador completo del manual y no por partes.

3. Estructura de Gobernanza • Aclarar atribuciones del comité directivo y comité de gestión. • El texto no subraya la importancia del rol del CR en el comité directivo nacional. • Clarificación del rol de la oficina del CR en la implementación/gestión del JP.

4. Modelos de Gestión 1 • Mejor definición de la composición/estructura del comité de gestión. En especial los roles de NNUU y Gobierno. • Se proponen dos niveles del comité de gestión: uno ampliado y otro más técnico del Gobierno y NNUU que se reúne más frecuentemente. • Comité Directivo es co-presidido por CR y Gobierno y el Comité de Gestión debe avalar el Coordinador.

5. Modelo de Gestión 2 • Simplificación de la estructura. • “Comisión coordinadora” debería ser “comité de gestión<2 del programa. • Mejorar canales de coordinación en esa estructura. • Quitar lo de los equipos operativos por efecto • Establecer periodicidad de las reuniones • Definir supervisión del coordinador del programa para que la agencia/institución líder asuma la responsabilidad del mismo. • Actas/minutas de las reuniones como documento legal de accountability. • Incluir representantes de las agencias en el comité de gestión para lograr mayor compromiso de las agencias. • OSC debería tener representación en el comité de gestión.

6. Modelo de Géstion 3 • Se propone quitar el comité interagencial. La agencia líder debe tener en sus funciones espacios de debate interagencial para no agregar otro elemento a la estructura. • Se sugiere no tener agencia lider por efecto. • Definir criterios para la selección de una agencia líder. • Agregar roles y responsabilidades de la agencia líder.

7. TOR Unidad de Coordinación • Unidad de coordinación debe tener un rol técnico y dejar rol político a otras instancias. • M&E podría/debería ser externo a la unidad de coordinación. • Necesidad de incluir mapa conceptual en la planificación. • Seguimiento realidad política y social del país en implementación. • Asegurar traspaso de conocimiento entre funcionarios de Gobierno. • Plan de comunicación sostenible y redes de comunicación interna. • Movilización de recursos debería estar a cargo de otra dependencia jerarquicamente más alta.

8. Próximos Pasos luego de aprobado el programa • Comunicación oficial de la aprobación al CDN y actores participantes (agencias y asociados). • La agencia líder y a la institución líder coordinan y facilitan el proceso de ajuste del PC de acuerdo a las observaciones y sugerencias del MDGF. • Realizar las revisiones necesarias para el doc del Prog conjunto • Revisar y ajustar el plan anual de trabajo. • Completar y adecuar el Plan de S y E vinculado a la rendición de cuentas, presentación de informes. • Revisión y definición de líneas de base • Desarrollar una estrategia y plan de comunicación. • Revisar el modo de gestión y procesos administrativos. • Asegurar la armonización en los criterios sobre los rubros de gastos de las Agencias

9. Próximos Pasos luego de aprobado el programa • Organización del lanzamiento oficial para asegurar las firmas del documento del PC. • Preparación de las solicitudes de fondos para el primer desembolso. • Envío al MDGF el documento firmado y al MDTF los formularios para el primer desembolso. • Enviar documentos firmados a los jerarcas de las agencias e instituciones y socios participantes. • El o la Coordinador (a) Residente convocan al comité de gestión o comité directivo ampliado para oficializar el arranque del programa. • La agencia líder y la institución líder convocan a las instancias operativas que acompañan la implementación del programa. • Establecer los procesos de contratación de los Coordinadores, personal de M&E y administrativo, definir mecanismos de selección común, tabla de honorarios homologada y definición de los TOR. • Definición de infraestructura y equipo necesario para la ejecución. • Inicio del proceso de implementación del programa conjunto